Administrere brukerundersøkelser i skole og voksenopplæring

Det er frivillig å gjennomføre Foreldreundersøkelsen i skole og Lærerundersøkelsen. Begge undersøkelsene er gratis å gjennomføre.

• Skolene kan bestille og gjennomføre undersøkelsene fra 8. november.
• Siste dag for gjennomføring er 20. desember.

Vi minner om at skoleeier har tilgang til bestillingsportalen tre arbeidsdager før gjennomføringen starter.

Foreldreundersøkelsen i skole og Lærerundersøkelsen vil gjennomføres som vanlig denne høsten.

Gjennomføringsperioden er fra 8. november til 20. desember, altså seks uker. Bestillingsportalen vil være åpen for skoleeiere tre virkedager før gjennomføringsperioden starter.

Elevundersøkelsen har fått en ny administrerings- og gjennomføringsløsning. 

Behandling av personopplysninger

Den som svarer oppgir ikke navn og det er lagt opp til svært strenge regler for visning av resultater fra undersøkelsene både til skolene selv, skoleeierne og de statlige utdanningsmyndighetene. Dette er gjort for å redusere faren for indirekte gjenkjenning av personer som har svart.

Ved utlevering av grunnlagsdata til forskningsformål, blir forskerne pålagt å følge direktoratets regler for konfidensialitet og må underskrive på en taushetserklæring.

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i Lærerundersøkelsen og Foreldreundersøkelsen i skole er personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav a og art. 9 nr. 2 bokstav a, som gjelder samtykke til behandling av personopplysninger.

Behandlingsansvar

Utdanningsdirektoratet er behandlingsansvarlig for Lærerundersøkelsen og Foreldreundersøkelsen i skole. Det betyr at vi har ansvaret for å sikre at personopplysningene i disse undersøkelsene blir behandlet riktig og etter gjeldende personvernregelverk. Vår databehandler drifter det tekniske i undersøkelsene på vegne av oss og må følge det samme regelverket om personopplysninger.

• GDPR i barnehage og skole

Skolene skal sørge for at de som svarer på undersøkelsene er godt informert om formålet med undersøkelsene og hvordan personopplysninger som samles inn behandles. Her kan dere laste ned informasjonsark i PDF om dette.

Lærerundersøkelsen

• Informasjon om Lærerundersøkelsen (bokmål)
• Informasjon om Lærerundersøkelsen (nynorsk)

Foreldreundersøkelsen i skolen

• Informasjon om Foreldreundersøkelsen i skolen (bokmål)
• Informasjon om Foreldreundersøkelsen i skolen (nynorsk)
• Informasjonom Foreldreundersøkelsen i skolen (arabisk)
• Informasjonom Foreldreundersøkelsen i skolen (engelsk)
• Informasjonom Foreldreundersøkelsen i skolen (nordsamisk)
• Informasjonom Foreldreundersøkelsen i skolen (polsk)
• Informasjonom Foreldreundersøkelsen i skolen (somali)

Skolens ledelse bør lage en lokal gjennomføringsplan for undersøkelsene.

Gjennomføringsplanen bør være konkret og inneholde

• hvem som er ansvarlig for undersøkelsene
• hvilke undersøkelser skolen skal gjennomføre
• tiltak for å bevisstgjøre elever, lærere og foreldre på formålet med og innholdet i undersøkelsen de skal svare på
• praktiske gjennomføringstiltak som bidrar til at resultatene blir til å stole på
• tiltak for at resultatene følges opp i form av systematisk kvalitetsarbeid som involverer elever, lærere, foreldre og eventuelle andre

Den som har ansvar for undersøkelsen, skal 

• gjøre seg kjent med hensikten med undersøkelsene, innholdet i dem og den tekniske løsningen
• legge forholdene praktisk til rette for å kunne gjennomføre undersøkelsene
• sjekke hva som er nytt i brukerundersøkelsene denne gjennomføringsperioden
• bestille undersøkelsen(e)

For å styre hvem som får administrere undersøkelsene, skal du bruke Utdanningsdirektoratets brukeradministrasjonssystem (UBAS). 

Dersom du er ny bruker, eller har glemt passordet ditt, kan du få tilsendt nytt passord via e-post:

• Ansatte på skolen får rettigheter av skoleleder eller den som er ansvarlig.
• Skoleleder eller ansvarlig får tilgangsrettigheter av skoleeier.
• Skoleeierne får rettigheter av statsforvalteren.
• Private skoler får rettigheter av statsforvalteren direkte.

Les mer om UBAS og hvem som kan hjelpe med tilgang.

Brukernavn og passord er personlige

Brukernavn og passord er personlige og skal ikke deles av flere brukere. Hvis det er flere personer ved en skole, skoleeier eller hos statsforvalteren som skal ha tilgang, må dere opprette disse som brukere med tilganger i UBAS. Brukernavnet er identisk med den ansattes e-postadresse, og den ansatte velger selv passord.

Hvem kan bestille undersøkelser?

Det er bare skolene som har rettigheter til å bestille brukerundersøkelsene. De som skal svare på en undersøkelse, får utdelt et brukernavn eller tilsendt påloggingslenke av skolen.

Bestillingsportalen

• Skoleleder eller den som er ansvarlig for å gjennomføre undersøkelsene på skolen, må bestille undersøkelsen i bestillings- og rapportportalen. Det er gratis å bestille både obligatoriske og frivillige undersøkelser.
• Merk at dere kan bestille undersøkelsene uavhengig av hverandre.

Logg inn i bestillings- og rapportportalen

Brukerveiledning til bestillingsportalen (pdf)

Når du bestiller en undersøkelse, skal du gjøre tre ting

1. Velg spørsmål

• Lærerundersøkelsen og Foreldreundersøkelsen i skole: Du  kan velge fritt mellom spørsmålsbolkene.

Skoleeier kan legge inn forhåndsdefinerte spørsmålsbolker i Lærerundersøkelsen og Foreldreundersøkelsen for skolene. Skoleeier får tilgang til bestillingsportalen på tre utvalgte dager.

2. Registrer deltagere

• Lærerundersøkelsen og Foreldreundersøkelsen i skole: Du skal gi hver gruppe/gjennomføring et navn og angi antall (alternativt e-post-adresser og/eller mobilnummer til) lærere, foreldre eller voksne som skal svare.

3. Sett i gang undersøkelsen

• Når du trykker på knappen ”Sett i gang”, aktiveres et brukernavn som du kan hente ut og gi, eventuelt sende på e-post eller SMS, til alle som skal svare på undersøkelsene.
• Vi anbefaler at dere legger til rette for at foreldrene svarer én gang for hver enkelt elev i Foreldreundersøkelsen. Det vil si at foreldre med flere barn på skolen bør få muligheten til å svare en gang per barn.

Erfaringer fra tidligere gjennomføringer av Foreldreundersøkelsen

• Skoler som inviterer foreldre ved hjelp av SMS får høyere svarprosent enn andre skoler.
• Det er viktig å bruke muligheten for å purre to ganger etter at invitasjonen er sendt ut. Kun de som ikke har svart blir purret.
• Svarprosenten sank desto flere bolker med spørsmål skolene hadde valgt å legge inn i undersøkelsen. Det er viktig å prioritere bort alle spørsmål dere ikke er spesielt interessert i.

Utdanningsdirektoratet må godkjenne lokale spørsmål

Hvis dere har et behov for å kartlegge noe i elevenes læringsmiljø som ikke dekkes av de obligatoriske spørsmålene eller de tilgjengelige tilleggsspørsmålene, kan skoleeiere lage egne, lokale spørsmål.

Disse spørsmålene kan ikke ha et annet formål enn det som gjelder for resten av brukerundersøkelsene. Utdanningsdirektoratet må derfor godkjenne spørsmålene før de legges inn i undersøkelsen.

De lokale spørsmålene skilles ut

De egendefinerte spørsmålene skilles ut fra de andre spørsmålene i undersøkelsen ved en tekst som blant annet forklarer at spørsmålene som nå følger ikke er del av den ordinære undersøkelsen.

Kostnad ved å legge inn lokale spørsmål

Det koster 4 000 kroner eks. mva. per skole å få lagt til egendefinerte spørsmål. Kontakt oss på elfu@udir.no dersom dere ønsker å legge inn egne, lokale spørsmål.

Frist

Frist for å melde inn lokale spørsmål er 1. august for gjennomføring på høsten.

Den som er invitert til å svare på undersøkelsen, velger selv språk etter innlogging.

Lærerundersøkelsen

• norsk (bokmål og nynorsk)

Foreldreundersøkelsen

• norsk (bokmål og nynorsk)
• nordsamisk
• engelsk
• arabisk
• somali
• polsk 

Skoler som ikke har tilgang til undersøkelsen i bestillingsportalen, er IKKE korrekt registrert. Skoleeier eller skoleleder skal påse at aktuell skole er korrekt registrert i Nasjonalt skoleregister.

Veileder: Slik registrerer du skolen din korrekt i NSR. 

Når du trykker på knappen ”Sett i gang” i bestillingsportalen, aktiveres en liste med upersonlige brukernavn. Disse kan du kan hente ut og gi til alle som skal svare på undersøkelsene. Du kan gi dem fysisk, eller sende dem ut som invitasjon med påloggingslenke på e-post eller SMS.

Skolene kan velge å sende ut invitasjon til alle undersøkelsene på epost. For Foreldreundersøkelsen kan skolene også sende invitasjon på SMS. Det er mulig å sende påminnelse til de som ikke har svart. Utdanningsdirektoratet ser også at SMS-tjenesten er tidsbesparende og øker svarprosenten. Tjenesten er gratis.   

Den som skal svare på en undersøkelse, skal logge seg på med det brukernavnet hun eller han har fått utdelt fra skolen, eller gå inn via påloggingslenken som er tilsendt per epost eller SMS. De som skal svare på undersøkelsen kan logge seg inn og ut av undersøkelsene så mange ganger de har behov for.

All kobling mot brukernavnet blir brutt når undersøkelsen avsluttes. Da vil det vil ikke være mulig å spore opp respondenten.

Tekniske krav til nettlesere

De til enhver tid to siste versjonene av nettleserne Microsoft Edge, Chrome, Mozilla Firefox og Safari støttes.

Temaer i undersøkelsene

• Lærerundersøkelsen
• Foreldreundersøkelsen

Bruk temaene i undersøkelsen til å få vite hva vi undersøker og hva som ligger i begrepene vi spør om. 

Spørsmål i undersøkelsene

• Lærerundersøkelsen
• Foreldreundersøkelsen
• Fagopplæring i skolen

Sjå resultat i rapportportalen

Når gjennomføringsperioden for Lærerundersøkinga, Foreldreundersøkinga er over kan skolen sjølv finne fullstendige resultat for sin skole i rapportportalen.

Sjå brukarrettleiing for rapportportalen (pdf)

Foreldreundersøkinga

Kvifor bør skolen gjennomføre Foreldreundersøkinga?

Eit godt foreldresamarbeid er ein viktig ressurs for skolen både for å styrkje utviklinga av eit godt læringsmiljø og for å skape gode læringsresultat. Direktoratet anbefaler at skoleleiinga presenterer innhaldet i Foreldreundersøkinga for FAU/SU, og gjer greie for korleis undersøkinga og arbeidet med undersøkinga kan gå inn i arbeidet med å vidareutvikle skolen. Ein diskusjon om ein skal eller ikkje skal gjennomføre Foreldreundersøkinga, kan i seg sjølv bidra til å halde ved like eit allereie godt forhold mellom skolen og heimane. Alternativt kan ein slik diskusjon vere ein mogleg veg å gå for å betre relasjonen.

Det er mange måtar å gjere dette på; her blir éin variant skissert.

Før møtet i FAU/SU

Meld inn undersøkinga som sak på FAU/SU-møte. Legg ved lenkje til spørsmåla i undersøkinga og anbefal FAU/SU-representantane om å lese gjennom spørsmåla før møtet.

Vurder også om det er føremålstenleg samtidig å informere foreldra om skolens arbeid med å førebu, gjennomføre og følgje opp resultata frå Elevundersøkinga. Ein del tema og spørsmål i Elevundersøkinga og Foreldreundersøkinga kan ein med fordel sjå i samanheng.

Før FAU/SU-møtet er det viktig at skoleleiinga sjølv reflekterer over om det er behov for å gjennomføre Foreldreundersøkinga, og kva for spørsmål som eventuelt kunne vere relevante å ha med.

• Kva er grunngivinga for å gjennomføre undersøkinga?
• Kva er grunngivinga for å ta med dei valde spørsmåla?
• Korleis kan FAU/SU og andre trekkjast inn i oppfølgingsarbeidet?
• Har skolen tidlegare gjennomført Foreldreundersøkinga?
• Kva for erfaringar gjorde ein seg eventuelt da?

Viktig å få presisert og avklart på FAU/SU-møtet

Informer foreldrerepresentantane om at skolen kan nytte Foreldreundersøkinga dersom det er ønskjeleg, og at skolen sjølv kan bestemme kva for temabolkar i undersøkinga som skal takast med. Det er vidare mogleg å setje ein lokal frist for å svare på undersøkinga, men ho må gjennomførast innanfor bestemte periodar haust og vår.

Det er frivillig for foreldra å svare, og det er mogleg å hoppe over spørsmål ein ikkje ønskjer å svare på.

• Ønskjer FAU/SU å gjennomføre Foreldreundersøkinga? Kvifor?
• Kva for temabolkar med spørsmål er det eventuelt interesse for å ha med i undersøkinga?

For å få ein høgast mogleg svarprosent er det mellom anna viktig at undersøkinga ikkje inneheld for mange spørsmål. Ta berre med spørsmålsbolkar de planlegg å følgje opp resultata frå i etterkant. Hugs at det er mogleg å gjennomføre Foreldreundersøkinga både vår og haust, så det kjem fleire moglegheiter.

Direktoratet anbefaler at foreldra kan svare på Foreldreundersøkinga ein gong per barn.

FAU/SU bør lage ein plan for å informere om og motivere foreldra til å svare på Foreldreundersøkinga. Ei moglegheit er å sende dei utvalde spørsmåla og grunngivinga for å ha dei med til klassekontakten. Alternativt eller i tillegg kan det vere ein idé å presentere spørsmåla og grunngivinga i plenum på eit foreldremøte.

Enkelte skolar har god erfaring med å ha pc-ar og innloggingsinformasjon til undersøkinga tilgjengeleg i samband med utviklingssamtalar/konferansetimar eller foreldremøte. Det har gitt god deltaking og eit større engasjement.

Skoleeigaren bør vurdere om det er føremålstenleg å koordinere ei gjennomføring av Foreldreundersøkinga på alle skolane. Dersom skolane til dømes gjennomfører Foreldreundersøkinga med dei same spørsmålsbolkane, kan skoleeigaren leggje til rette for erfaringsutveksling og kunnskapsutvikling om skole-heim-samarbeid i rektorkollegiet. Det kan òg være relevant å samarbeide med kommunale foreldreutval (KFU), dersom det organet er etablert i kommunen.

Korleis følgje opp resultata etter gjennomføringa?

Kor høg vart svarprosenten? Kva bør han vere? Slike spørsmål er til ein viss grad interessante, men det er viktig å ikkje bruke for mykje tid på desimalar og statistikk. Det viktigaste med resultata frå undersøkinga er å få til samtalar om ulike forhold som vi kan arbeide med på skolen. Kom raskast mogleg i gang med samtalen om ulike tema i Foreldreundersøkinga, og kva for annan informasjon de har om temaet.

Moglege spørsmål å jobbe ut frå:

• Kva viser resultata frå Foreldreundersøkinga?
• Kva for annan informasjon har vi tilgjengeleg frå til dømes Elevundersøkinga og munnlege kjelder? Ønskjer vi å gjere noko med det?
• Kva for tiltak kan vere aktuelle å ta i bruk?
• Meir informasjon, eige foreldremøte, føredragshaldar eller liknande?
• Kven skal vere ansvarleg for at vedtaket blir følgt opp?
• Når skal vi vurdere om situasjonen er forbetra?
• Kven gjer det?

Eit døme

Dersom de får ein høg svarprosent, kan vi gå ut frå at svara er representative for alle foreldra som vart inviterte til å svare. Men kva dersom få foreldre har svart? Kan vi likevel bruke resultata dersom til dømes berre 10 prosent av dei inviterte svarte? Ja, det kan de, men med ein låg svarprosent er ikkje resultata representative. Resultata er likevel ei kjelde til informasjon om temaet ein prøvde å kartleggje. Vi kan alltid spørje oss sjølve om svara som er komne inn, skisserer ein ønskt eller uønskt situasjon.

Ein skole var interessert i å kartleggje korleis foreldra opplevde skolens handtering av mobbing. Resultatet vart slik: 

• Er resultatet som forventa?
• Kvar på skalaen ønskjer vi at foreldra skal krysse av?
• Kva kan vi gjere for å få det til?

I FAU/SU kan skolens leiing og foreldrerepresentantane diskutere om svara er som forventa. Har vi annan informasjon som tilseier noko anna? I tillegg bør dei drøfte om tilstanden som kjem fram i resultata frå Foreldreundersøkinga og annan informasjon som er tilgjengeleg, beskriv ein ønskt situasjon. Er det slik vi vil ha det på denne skolen? Kva for tiltak kan vi eventuelt setje inn for å endre situasjonen? Kven følgjer opp tiltaket, og når evaluerer vi resultatet? Kven evaluerer?

Tilsvarande vurderingar kan og bør gjerast for alle andre spørsmål som foreldra har fått. Motivasjonen for å svare på ein ny invitasjon til Foreldreundersøkinga avheng til ein viss grad av oppfølginga av tidlegare gjennomførte undersøkingar. Det er derfor viktig at skolen og FAU/SU får synliggjort kva for tiltak som er sette inn etter ei gjennomføring, og at dei blir følgde opp og evaluerte.

Les om utlevering av taushetsbelagte opplysningar til forskning.