Utdanningsdirektoratets system for brukeradministrasjon (UBAS)

UBAS styrer brukertilgang til flere av våre nettjenester. En bruker kan i UBAS bli gitt tilgang til flere tjenester og kan benytte samme pålogging til disse.

Logg inn med UBAS

Disse tjenestene bruker UBAS for tilgangsstyring:

  • BASIL – Innrapportering for barnehager
  • Elevundersøkelsen, Foreldreundersøkelsen og Lærerundersøkelsen
  • Foreldreundersøkelsen for barnehager
  • Lærlingundersøkelsen og Lærebedriftundersøkelsen
  • ElevtallPrivateGrunnskoler – Korreksjonsordningen
  • GSI – Grunnskolens informasjonssystem
  • Innsamlingsportalen – data fra private videregående skoler
  • Høring
  • Kompetanseutvikling – oppfølging søknader om videreutdanning
  • EPF-ekstern – søknad om prosjektmidler
  • NSR – Nasjonalt skoleregister
  • NBR – Nasjonalt barnehageregister
  • NOR – Nasjonalt register for opplæringskontor
  • NLR – Nasjonalt register for lærebedrifter
  • NPR – Nasjonalt register for PP-tjenesten
  • RefLex – egenvurdering av regelverksetterlevelse
  • Statistikksystemet
  • Qlik – analysebrett
  • Ståstedsanalyse for skole
  • Ståstedsanalyse for PPT
  • TertialRappStatsforvalter – tertialrapportering fra statsforvalterne
  • Tavla – tilskudd, prosjektmidler, tilsyn og godkjenning
  • Tilsyn

Distribuert administrasjon av brukere

Administrasjon av brukere i UBAS følger organiseringen av sektoren:

  1. Utdanningsdirektoratet gir administrasjonsrettigheter til statsforvalteren
  2. Statsforvalteren gir administrasjonsrettigheter til kommuner og fylkeskommuner (skoleeiere og barnehagemyndighet) og til private skoler
  3. Kommunen eller fylkeskommunen gir administrasjonsrettigheter til barnehager, offentlige skoler, opplæringskontor og PP-tjenesten

Alle som har administrasjonsrettigheter i UBAS kan delegere slike rettigheter til andre i samme enhet eller underliggende enheter.

Logg inn i UBAS for å administrere brukere

Hvordan få brukernavn og passord?

Hvem som gir deg tilganger i UBAS, avhenger av hvilken rolle du har og hvor du jobber.

Tabellen viser hvem du skal ta kontakt med:
Jobber somTa kontakt med
Ansatt på skole, opplæringskontor, barnehage eller i PP-tjenestenLeder eller styrer eller den de har delegert administrasjonsrettigheter til
Skoleleder i offentlig skoleSkoleeier (kommune eller fylkeskommune)
Styrer i barnehage eller eier av privat barnehageBarnehagemyndighet i kommunen
Leder på opplæringskontorFylkeskommunen i det fylket hvor opplæringskontoret ligger
Leder i PP-tjenesten Den kommunen/fylkeskommunen som PP-tjenesten er tilknyttet
Skoleleder i privatskoleStatsforvalteren i det fylket skolen ligger
Offentlig skoleeierStatsforvalteren i det fylket skolen ligger
Barnehagemyndighet i kommuneStatsforvalteren i det fylket barnehagen ligger
StatsforvalterenUtdanningsdirektoratet
Revisor for privat barnehage eller skoleStyrer i barnehage eller skoleleder

Bruk av Feide og ID-porten i UBAS

Fra 2022 blir UBAS gradvis faset ut og erstattet med nyere fellesløsninger (Feide, ID-porten, Altinn Autorisasjon). Som et ledd i dette vil stadig flere tjenester som benytter UBAS sette krav om autentisering med Feide eller ID-porten ved pålogging. Det gir en sikrere autentisering.

Det er fortsatt UBAS brukeradministratorer som registrerer hvem som skal ha hvilke tilganger til tjenestene. Det registreres fortsatt i UBAS, selv om brukere benytter Feide eller ID-porten til autentisering.

For de som skal logge seg inn som UBAS brukeradministrator er det krav om autentisering med Feide eller ID-porten fra 5. september 2022.

Første gang du benytter Feide eller ID-porten sammen med UBAS blir du bedt om å registrere deg med en Udir-konto hvis du ikke har dette fra før. Udir-kontoen blir brukt til å sende deg engangskode med SMS.

For å bruke ID-porten må du også være registrert med en Udir-konto. Du kan selv sjekke på minkonto.udir.no om du har en Udir-konto og eventuelt hvilke systemer og roller du har tilgang til.

Tilgang i UBAS ved sammenslåing eller oppsplitting av kommuner og fylkeskommuner

Det skjer ikke noen automatisk fjerning eller oppretting av tilganger når det oppstår nye enheter (kommuner/fylkeskommuner/statsforvaltere), eller når det eventuelt gjenoppstår tidligere enheter.

UBAS brukeradministratorer må få vite hvilke personer som skal være med i nye kommuneadministrasjoner. UBAS brukeradministratorer skal sørge for at det er de riktige personene som etter kommunesammenslåing eller oppsplitting har UBAS-tilgang til en ny kommune. UBAS brukeradministratorer hos offentlige barnehage- og skoleeiere kan selv gi tilgang for sine barnehager og skoler.

UBAS-brukere med tilgang til en nedlagt kommune/fylkeskommune beholder tilgangen inntil den blir manuelt slettet av en UBAS brukeradministrator. I en overgangsperiode vil man ofte ha behov for å beholde tilgang til den nedlagte, samtidig som man får tilgang til den nye.

Noen kan også ha behov for å få tilgang til tidligere kommuner/fylkeskommuner som de ikke hadde tilgang til fra før. For at barnehage- og skoleeiere skal få tilgang til historiske tall fra tidligere kommuner/fylkeskommuner, må de gis tilgang til disse i UBAS.

Tilgang til nye kommuner/fylkeskommuner skal ikke gjøres ved å opprette nye, duplikate brukerregistreringer i UBAS for samme person. Det er den eksisterende UBAS-brukeren for en person som må gis rollen(e) i ny kommune/fylkeskommune (i tillegg til de tidligere, fortsatt relevante rollene som brukeren har fra før). Eventuell endring av e-postadresse må også gjøres på den eksisterende UBAS-brukeren for en person. Dersom UBAS brukeradministrator har problem med å få gjort dette, ta kontakt med statsforvalteren for hjelp.

Brukerveiledning UBAS