Utdanningsdirektoratets system for brukeradministrasjon (UBAS)
UBAS styrer brukertilgang til flere av våre nettjenester. En bruker kan i UBAS bli gitt tilgang til flere tjenester og kan benytte samme pålogging til disse.
Logg inn med UBAS
Disse tjenestene bruker UBAS for tilgangsstyring:
- BASIL – Innrapportering for barnehager
- Elevundersøkelsen, Foreldreundersøkelsen og Lærerundersøkelsen
- Foreldreundersøkelsen for barnehager
- Lærlingundersøkelsen og Lærebedriftundersøkelsen
- ElevtallPrivateGrunnskoler – Korreksjonsordningen
- GSI – Grunnskolens informasjonssystem
- Innsamlingsportalen – data fra private videregående skoler
- Høring
- Kompetanseutvikling – oppfølging søknader om videreutdanning
- EPF-ekstern – søknad om prosjektmidler
- NSR – Nasjonalt skoleregister
- NBR – Nasjonalt barnehageregister
- NOR – Nasjonalt register for opplæringskontor
- NLR – Nasjonalt register for lærebedrifter
- NPR – Nasjonalt register for PP-tjenesten
- RefLex – egenvurdering av regelverksetterlevelse
- Statistikksystemet
- Qlik – analysebrett
- Ståstedsanalyse for skole
- Ståstedsanalyse for PPT
- TertialRappStatsforvalter – tertialrapportering fra statsforvalterne
- Tavla – tilskudd, prosjektmidler, tilsyn og godkjenning
- Tilsyn
Distribuert administrasjon av brukere
Administrasjon av brukere i UBAS følger organiseringen av sektoren:
- Utdanningsdirektoratet gir administrasjonsrettigheter til statsforvalteren
- Statsforvalteren gir administrasjonsrettigheter til kommuner og fylkeskommuner (skoleeiere og barnehagemyndighet) og til private skoler
- Kommunen eller fylkeskommunen gir administrasjonsrettigheter til barnehager, offentlige skoler, opplæringskontor og PP-tjenesten
Alle som har administrasjonsrettigheter i UBAS kan delegere slike rettigheter til andre i samme enhet eller underliggende enheter.
Logg inn i UBAS for å administrere brukere
Hvordan få brukernavn og passord?
Hvem som gir deg tilganger i UBAS, avhenger av hvilken rolle du har og hvor du jobber.
| Jobber som | Ta kontakt med |
|---|---|
| Ansatt på skole, opplæringskontor, barnehage eller i PP-tjenesten | Leder eller styrer eller den de har delegert administrasjonsrettigheter til |
| Skoleleder i offentlig skole | Skoleeier (kommune eller fylkeskommune) |
| Styrer i barnehage eller eier av privat barnehage | Barnehagemyndighet i kommunen |
| Leder på opplæringskontor | Fylkeskommunen i det fylket hvor opplæringskontoret ligger |
| Leder i PP-tjenesten | Den kommunen/fylkeskommunen som PP-tjenesten er tilknyttet |
| Skoleleder i privatskole | Statsforvalteren i det fylket skolen ligger |
| Offentlig skoleeier | Statsforvalteren i det fylket skolen ligger |
| Barnehagemyndighet i kommune | Statsforvalteren i det fylket barnehagen ligger |
| Statsforvalteren | Utdanningsdirektoratet |
| Revisor for privat barnehage eller skole | Styrer i barnehage eller skoleleder |
Bruk av Feide og ID-porten i UBAS
Fra 2022 blir UBAS gradvis faset ut og erstattet med nyere fellesløsninger (Feide, ID-porten, Altinn Autorisasjon). Som et ledd i dette vil stadig flere tjenester som benytter UBAS sette krav om autentisering med Feide eller ID-porten ved pålogging. Det gir en sikrere autentisering.
Det er fortsatt UBAS brukeradministratorer som registrerer hvem som skal ha hvilke tilganger til tjenestene. Det registreres fortsatt i UBAS, selv om brukere benytter Feide eller ID-porten til autentisering.
For de som skal logge seg inn som UBAS brukeradministrator er det krav om autentisering med Feide eller ID-porten fra 5. september 2022.
Første gang du benytter Feide eller ID-porten sammen med UBAS blir du bedt om å registrere deg med en Udir-konto hvis du ikke har dette fra før. Udir-kontoen blir brukt til å sende deg engangskode med SMS.
For å bruke ID-porten må du også være registrert med en Udir-konto. Du kan selv sjekke på minkonto.udir.no om du har en Udir-konto og eventuelt hvilke systemer og roller du har tilgang til.
Tilgang i UBAS ved sammenslåing eller oppsplitting av kommuner og fylkeskommuner
Det skjer ikke noen automatisk fjerning eller oppretting av tilganger når det oppstår nye enheter (kommuner/fylkeskommuner/statsforvaltere), eller når det eventuelt gjenoppstår tidligere enheter.
UBAS brukeradministratorer må få vite hvilke personer som skal være med i nye kommuneadministrasjoner. UBAS brukeradministratorer skal sørge for at det er de riktige personene som etter kommunesammenslåing eller oppsplitting har UBAS-tilgang til en ny kommune. UBAS brukeradministratorer hos offentlige barnehage- og skoleeiere kan selv gi tilgang for sine barnehager og skoler.
UBAS-brukere med tilgang til en nedlagt kommune/fylkeskommune beholder tilgangen inntil den blir manuelt slettet av en UBAS brukeradministrator. I en overgangsperiode vil man ofte ha behov for å beholde tilgang til den nedlagte, samtidig som man får tilgang til den nye.
Noen kan også ha behov for å få tilgang til tidligere kommuner/fylkeskommuner som de ikke hadde tilgang til fra før. For at barnehage- og skoleeiere skal få tilgang til historiske tall fra tidligere kommuner/fylkeskommuner, må de gis tilgang til disse i UBAS.
Tilgang til nye kommuner/fylkeskommuner skal ikke gjøres ved å opprette nye, duplikate brukerregistreringer i UBAS for samme person. Det er den eksisterende UBAS-brukeren for en person som må gis rollen(e) i ny kommune/fylkeskommune (i tillegg til de tidligere, fortsatt relevante rollene som brukeren har fra før). Eventuell endring av e-postadresse må også gjøres på den eksisterende UBAS-brukeren for en person. Dersom UBAS brukeradministrator har problem med å få gjort dette, ta kontakt med statsforvalteren for hjelp.
Brukerveiledning UBAS