Utdanningsdirektoratets system for brukeradministrasjon (UBAS)

Administrasjon av brukere i UBAS følger organiseringen av sektoren:

1. Utdanningsdirektoratet gir administrasjonsrettigheter til statsforvalteren.
2. Statsforvalteren gir administrasjonsrettigheter til kommuner og fylkeskommuner (skoleeiere og barnehagemyndighet) og til private skoler.
3. Kommunen eller fylkeskommunen gir administrasjonsrettigheter til barnehager, offentlige skoler, opplæringskontor og PP-tjenesten.

Alle som har administrasjonsrettigheter i UBAS kan delegere slike rettigheter til andre i samme enhet eller underliggende enheter.

Hvordan få brukernavn og passord?

Hvem som gir deg tilganger i UBAS, avhenger av hvilken rolle du har og hvor du jobber.

Når kommuner eller fylkeskommuner blir slått sammen eller splittet opp, må UBAS brukeradministratorer få vite hvilke personer som skal være med i nye kommuneadministrasjoner. Tilgangen gis ikke automatisk til de som hadde tilgang i den nedlagte kommunen.

UBAS brukeradministratorer skal sørge for at det er de riktige personene som etter kommunesammenslåing eller oppsplitting har UBAS-tilgang til en ny kommune. UBAS brukeradministratorer hos offentlige barnehage- og skoleeiere kan selv gi tilgang for sine barnehager og skoler.

Det skal ikke opprettes duplikate brukerregistreringer til personer som var registrert i den nedlagte kommunen. Det er den eksisterende UBAS-brukeren for en person som må gis rollen(e) i ny kommune/fylkeskommune. Eventuell endring av e-postadresse må også gjøres på den eksisterende UBAS-brukeren for en person.

Dersom UBAS brukeradministrator har problem med å få gjort dette, ta kontakt med statsforvalteren for hjelp.

Tilgang til informasjon for en nedlagt kommune/fylkeskommune

UBAS-brukere med tilgang til en nedlagt kommune/fylkeskommune beholder tilgangen inntil den blir manuelt slettet av en UBAS brukeradministrator. I en overgangsperiode vil man ofte ha behov for å beholde tilgang til den nedlagte, samtidig som man får tilgang til den nye.

Noen kan også ha behov for å få tilgang til tidligere kommuner/fylkeskommuner som de ikke hadde tilgang til fra før. For at barnehage- og skoleeiere skal få tilgang til historiske tall fra tidligere kommuner/fylkeskommuner, må de gis tilgang til disse i UBAS.

Fra 2022 blir UBAS gradvis faset ut og erstattet med nyere fellesløsninger (UIDP, Feide, ID-porten, Altinn Autorisasjon). 

Første fase: UBAS med krav om sterk autentisering

Stadig flere tjenester som benytter UBAS vil nå sette krav om autentisering med Feide eller ID-porten ved pålogging. Det gir en sikrere autentisering.

Det er fortsatt UBAS brukeradministratorer som registrerer hvem som skal ha hvilke tilganger til tjenestene. Det registreres fortsatt i UBAS, selv om brukere benytter Feide eller ID-porten til autentisering.

Første gang du benytter Feide eller ID-porten sammen med UBAS blir du bedt om å registrere deg med en Udir-konto hvis du ikke har dette fra før. Udir-kontoen blir brukt til å sende deg engangskode med SMS.

For å bruke ID-porten må du også være registrert med en Udir-konto. Du kan selv sjekke på minkonto.udir.no om du har en Udir-konto og eventuelt hvilke systemer og roller du har tilgang til.

Andre fase: UBAS vil gradvis erstattes helt av nyere påloggingsløsninger

De tjenestene som i dag bruker UBAS vil etter hvert bli erstattet av nye versjoner på nye tekniske plattformer. Det innebærer også at de etter overgangen kun vil benytte de nye påloggingsløsningene. Da skal tildeling av roller og tjenestetilganger som hovedregel gjøres i Altinn, og ikke lenger i UBAS. Vi vil informere per tjeneste om når og hvordan dette skal gjøres. I perioden 2023–2024 vil dette gjelde blant annet

• den nye Elevundersøkelsen
• Skoleportalen (arvtaker til Tavla)
• BASIL
• GSI