Årsrapport 2021

Overordna vurdering av styringa

Styringa av verksemda tek utgangspunkt i verksemds- og økonomiinstruksen, det årlege tildelingsbrevet med tillegg til tildelingsbrev gjennom året. Plan- og budsjettprosessen for direktoratet følger eit fast årshjul som er tilpassa etatsstyringsprosessane frå departementet. Det blir arbeidd godt med internkontroll på område som tilskotsforvaltning, oppfølging av lover og forskrifter, HMS og sikkerheit og beredskap. Vi har rutinar og prosessar som skal førebygge uønskte hendingar, og set inn tiltak ved auka risiko. Direktoratet har også gode rutinar for økonomikontroll internt.

Tilstanden for styring og kontroll i 2021 blir samla sett vurdert som god.

Når det gjeld tilskotsforvaltning og styringa av underliggande verksemder, viser vi til eigne rapportar til departementet med frist 30. april 2022.

Styring og kontroll av oppdragsporteføljen

Direktoratet har gode rutinar for å ta imot og handtere oppdraga frå departementet. Alle oppdrag blir vurderte av leiinga før dei blir fordelte i organisasjonen og går inn i den samla oversikta over oppdragsporteføljen. Frå 2018 omfattar denne oversikta alle pålagde oppgåver frå departementet: faste oppdrag, oppdrag som er gitt i tidlegare år, og som framleis er i gang, og oppdraga for året. Alle oppdraga blir sett i lys av brukareffektmåla for å sikre ein god samanheng mellom aktivitet og mål. Innretninga på oversikta over oppdrag blir vurdert kontinuerleg.

Utdanningsdirektoratet gjennomfører og identifiserer moglege risikoar og vurderer kva toleranse for risiko som er akseptabel. Deretter utarbeider vi ei oversikt over risikonivåa. Denne oversikta gjer det enklare å velje kva risikoar det bør settast i verk tiltak for (risikostyring).

Risikovurdering i 2021

Identifiserte risikoområde på verksemdsnivå blir melde inn til departementet, og det blir gjort greie for tiltak og status. I 2021 blei det ikkje avdekt risikoar som det var naturleg å varsle departementet om. Risikovurdering er ein kontinuerleg prosess som krev merksemd frå leiinga også i 2022.

I tillegg har direktoratet levert eigne oversikter og rapportar over risiko og tiltak for handtering av koronasituasjonen. Desse har blitt kompletterte med ein kontinuerleg dialog om utviklinga.

Utvikling av styring og kontroll

Vi har frå 2020 fått ein ny struktur på og balanse mellom instruks og tildelingsbrev. Direktoratet opplever at den nye strukturen bidreg til at styringa blir tydelegare. Dermed dannar han eit betre utgangspunkt for forståinga for og arbeidet med prioriteringar og oppdrag og dermed også for rapportering og dialog om resultat. Direktoratet opplever vidare at det er merksemd på rutinane for utsending og omfanget av tilleggsoppdrag gjennom året. Dette er viktige tema for den kontinuerlege dialog mellom direktoratet og departementet sidan det handlar om rammene for handlingsrommet og moglegheita direktoratet har til langsiktig planlegging.

Vi opplever at vi i dag har ein relasjon til departementet der vi i fellesskap vidareutviklar styringa av direktoratet. I forlenginga av dette ser vi fram til den kommande prosessen med å fornye og revidere fellesdokumentet Styring, kommunikasjon og samarbeid på bakgrunn av dei endringane i styringa som har skjedd i seinare år.

I 2020 gjorde direktoratet ei ny vurdering av behovet for internrevisjon i tråd med R-117 Internrevisjon i statlige virksomheter, som er fastsett av Finansdepartementet.
Det blei då vedteke at direktoratet i 2021 skulle gjennomføre ein heilskapleg og enkeltståande revisjon. Denne revisjonen skal danne utgangspunkt for ei vurdering av om det er behov for ein permanent internrevisjonsfunksjon i direktoratet.

Det blir jobba med å lage ei oversikt over område med behov for heilskapleg styring innanfor den teknologiske porteføljen til direktoratet og forslag til tiltak for å sikre heilskapleg styring. Arbeidet vil halde fram inn i neste år, og det er derfor for tidleg å konkludere om det permanente behovet for formålstenleg organisering. Saka blir følgd opp i 2022.

Styring av underliggande verksemder

Pandemihandteringa har prega samarbeidet og styringa av statsforvaltarane også i 2021. Vi har hatt tett kontakt og samarbeid med statsforvaltarane om oppfølginga av barnehage- og skoleeigarar, og gjennom jamleg rapportering har dei beskrive tilstanden i sektoren. Statsforvaltarane har vore viktige bidragsytarar for at informasjon om smittevern og det midlertidige regelverket blir forstått og etterlevd. Statsforvaltarane har bidrege til at barn og elevar får innfridd rettane sine. Som ein konsekvens av dette er planlagde styringsmøte med enkelte statsforvaltarar forskyvde til våren 2022. Der det har vore behov, har vi gjennomført digitale fagmøte med utdanningsdirektøren. I tillegg har vi gjennomført tre felles fagmøte med alle utdanningsdirektørar til stades.

Dei statlege samiske verksemdene, Styret for dei samiske vidaregåande skolane, Karasjok og Kautokeino og Åarjelsamien vierhtiesåafoe / Sørsamisk kunnskapspark, skal gi språkopplæring i minoritetsspråka nordsamisk, sørsamisk og lulesamisk. Dei samiske vidaregåande skolane skal i tillegg gi eit vidaregåande opplæringstilbod i og på samisk. I 2021 har Udir gjort ei rekke grep for å forbetre styringa og eigarskapen av desse verksemdene. Mellom anna har vi straumlinjeforma styringa etter statleg standard, avklart roller og ansvar mellom etatsstyrar og verksemdene, mellom Udir og statsforvaltarane og mellom Udir og fylkeskommunen i Troms og Finnmark. Vi har i tillegg sørgt for kompetanseheving på sentrale tema som skolemiljø og spesialpedagogikk. Regelverk eller anna rammeverk er retta inn mot ein kommunal, fylkeskommunal eller privat eigar. For dei samiske verksemdene må det gjerast tilpassingar. Dette er vi godt i gang med ved hjelp av eksterne ressursar. Det fører til at styringa av dei statlege samiske verksemdene er kostbar og svært ressurskrevjande. Vi har likevel prioritert dette for å bidra til at desse elevane får det språk- og opplæringstilbodet dei har krav på, og eit godt læringsutbytte som kvalifiserer til læreplass, arbeid eller vidare utdanning.

Arbeidet med samfunnssikkerheit og beredskap

Arbeidet med pandemien har prega verksemda også i 2021. Den øvste leiinga i direktoratet har handtert krisearbeidet, som gjennom delar av året har vore organisert med krisestab. Vi har jobba kontinuerleg med beredskaps- og kontinuitetsplanlegging for å sikre leveransar frå direktoratet. Vi har bidrege med innspel til Koronakommisjonen, men også arbeidd med læringspunkt internt og saman med Kunnskapsdepartementet. Arbeidet til direktoratet med pandemien er elles omtalt der det er relevant i årsrapporten.

Direktoratet har revidert ROS-analysen for samfunnssikkerheit i november 2021. Dei områda som blei identifiserte med høgast risiko, handlar om uautorisert tilgang til informasjon, for eksempel ved feil eller eit IT-angrep, tenestenektangrep og svindel. IT-angrep via utru tenarar er også identifisert som ein mogleg trussel. Direktoratet har sett i verk tryggingsmekanismar for å minske risikoen for å bli ramma av slike angrep.

Vi reviderte krise- og beredskapsplanverket vårt i november 2021. Planverket omfattar følgande:

• krisehandteringsplan for Udir
• varslingsrutinar for avvik
• varslingsliste med alternativ kontaktinformasjon
• tiltakskort for leiinga og støttefunksjonar
• krisekommunikasjonsplan
• beredskapsplan for koronavirus
• kontinuitetsplanar

Direktoratet gjennomførte kriseøving 10. desember 2021. Dei viktigaste læringspunkta frå øvinga er at nøkkelpersonar i sikkerheits- og beredskapsarbeidet, HR-medarbeidarar og andre støttefunksjonar må vere godt kjende med rolla si og oppgåvene sine i ein krisesituasjon for å gi god støtte til kriseleiinga. Vidare har vi lært at

• direktoratet skal ha oppdaterte tiltakskort for leiinga og støttefunksjonar, som er lett tilgjengeleg
• støttefunksjonane skal gå gjennom beredskapsrutinane sine og sørge for at dei er tilstrekkeleg detaljerte
• rutinane for å hente ut pårøranderegisteret skal vere øvd på av alle i HR-funksjonen, og det skal vere rutinar for oppdatering og for enkel tilgang til pårøranderegisteret for alle i HR-funksjonen

Likestilling

Aktivitets- og utgreiingsplikta

Kjønnsfordeling blant tilsette

I Utdanningsdirektoratet er vi 368 tilsette ved utgangen av 2021, 238 kvinner og 130 menn. Dette gir oss ein kvinnedel på 64,7 prosent og ein mannsdel på 35,3 prosent. Kjønnsfordelinga i 2021 er dermed omtrent lik som førre år. I toppleiinga er det seks kvinner ² og éin mann, som er ei lita endring frå i fjor. Vi har 24 avdelingsdirektørar ³ med ei fordeling på 54,2 prosent kvinner og 45,8 prosent menn, noko som er ei jamnare fordeling mellom kjønna enn tidlegare år.

Lønnsfordeling mellom kjønn

Å bidra til likelønn er eit av dei fastsette måla i den lokale lønnspolitikken til Utdanningsdirektoratet. Målet blir følgt opp i gjennomføringa av lokale lønnsforhandlingar og ved fastsetting av lønn ved nye stillingar. Før stillingar blir lyste ut, blir kunngjeringsteksten med tilhøyrande lønnsspenn og stillingskode drøfta mellom arbeidsgivaren og dei tillitsvalde.

Kvalifikasjonskrav, ansvar og oppgåver til dei to største stillingskategoriane i Utdanningsdirektoratet, rådgivar og seniorrådgivar, er fastsett i lokal lønnspolitikk og er tilsvarande for alle tilsette på desse stillingsnivåa.

Vi har gjennomført ei lønnskartlegging i Utdanningsdirektoratet i 2021 ved å sjå på alle lønnsartar og vurdert lønn for likt arbeid. Lønnsfordelinga mellom kjønna i Utdanningsdirektoratet er jamn, og vi har ikkje grunnlag for seie noko anna enn at det kjem av individuelle forskjellar i lønnsfastsetting. På verksemdsnivå har forskjellen mellom kvinner og menn jamna seg ut i løpet av 2021. Menn ligg noko høgare enn kvinner totalt sett på verksemdsnivå og på rådgivar- og seniorrådgivarnivå, mens kvinner ligg noko høgare enn menn på leiarnivå. Ved utgangen av 2021 har menn ei gjennomsnittslønn i direktoratet som ligg ca. kr 4000 høgare enn kvinner, mens forskjellen ved utgangen av 2020 var på ca. kr 7900. Tilsvarande er forskjellen i lønn mellom menn og kvinner redusert med ca. kr 4800 på seniorrådgivarnivå i 2021. På leiarnivå ligg kvinner framleis noko høgare enn menn lønnsmessig, men forskjellen er mindre enn ved utgangen av 2020. Kvinner har no ei gjennomsnittslønn på ca. kr 18 200 meir enn menn på leiarnivå. På rådgivarnivå har kvinner ved utgangen av 2021 marginalt meir enn menn i gjennomsnittslønn, ca. kr 700, mens ved utgangen av fjoråret låg menn ca. kr 9000 høgare enn kvinner på dette nivået.

Tabellen nedanfor viser gjennomsnittslønna totalt og fordelt på kjønn på verksemdsnivå og for dei mest brukte stillingskodane i direktoratet. Alle nytta stillingskodar i direktoratet er drøfta med dei tillitsvalde. Stillingsnivåa er baserte på eksisterande stillingskategoriar, der nivå 1 viser oversikt på verksemdsnivå ⁴. Nivå 2 viser oversikt på leiarnivå⁵ , mens nivå 3 og 4 viser oversikt på høvesvis seniorrådgivar- og rådgivarnivå.

Utfyllande rapportering etter likestillings- og diskrimineringslova § 26 a er å finne i vedlegget til årsrapporten (Aktivitets- og utgreiingsplikta).

Fellesføringar – inkluderingsdugnaden

I 2021 er det tilsett 67 medarbeidarar (inkludert 4 læringar og ein medarbeidar på pensjonistavtale). Ved utlysing går det fram i kunngjeringsteksten at mangfald er viktig for både arbeidsmiljøet vårt og jobben vi skal gjere. Vi oppmodar spesielt personar med innvandrarbakgrunn, nedsett funksjonsevne eller hol i CV-en om å søke.

I tillegg skal det utarbeidast retningslinjer for rekruttering som skal innehalde ambisjonar og verkemiddel for auka mangfald i direktoratet og bidra til å sikre systematisk arbeid på området. Utdanningsdirektoratet har merksemd på søkarar med innvandrarbakgrunn, nedsett funksjonsevne eller hol i CV-en, og direktoratet har gode rutinar for å avdekke slike kandidatar i søkarmassen. Søkarar som kjenner seg igjen i ein av desse kategoriane, kan krysse av for dette når dei søker på ei stilling i direktoratet. Vi kallar inn minst éin kvalifisert søkar til intervju i kvar gruppe. Vi har hatt få kvalifiserte søkarar med innvandrarbakgrunn, og i 2021 blei 15,2 prosent av søkarane i denne gruppa kalla inn til intervju, og 1,9 prosent med denne bakgrunnen blei tilsette. Det var nokre søkarar med hol i CV-en, og 12,2 prosent av søkarane med denne bakgrunnen blei kalla inn til intervju. Ingen av desse nådde opp og blei tilsette. Når det gjeld søkarar med nedsett funksjonsevne, har 24,1 prosent av dei vore kvalifiserte i samsvar med kunngjeringa og blitt kalla inn til intervju. I 2021 har vi ikkje tilsett nokon frå denne søkargruppa.

Vi ser at sjølv om direktoratet har rutinar for rekruttering av personar med innvandrarbakgrunn, hol i CV-en og nedsett funksjonsevne, lykkast vi i liten grad med å tilsette søkarar frå desse målgruppene. Vi har likevel tilsett søkarar frå dei ulike målgruppene i inkluderingsdugnaden som sjølve ikkje har opplyst om dette i søknadsprosessen, og som dermed ikkje inngår i dei rapporterte tala.

Inkludering og mangfaldsrekruttering er teke inn som del av styringsinformasjonen til direktoratet i 2021. Styringsinformasjonen gir ei oversikt over dei mest sentrale trekka ved personalsituasjonen i direktoratet. Inkludering og mangfald har med utgangspunkt i dette også blitt løfta som tema for møte i utvida leiargruppe i 2021. Dette har bidrege til å synleggjere status og gjere organisasjonen bevisst på forbetringsområde. HR-avdelinga har vidare jobba med kompetanseheving innanfor inkludering og mangfald. HR-avdelinga har mellom anna aktivt nytta HR-faglege nettverk med kompetanse på temaet og delteke på webinar om inkludering og mangfaldsrekruttering for å styrke fagleg bistand til rekrutterande leiarar.

Direktoratet planlegg tiltak som på kort sikt skal bidra til å inkludere personar som elles har vanskar med å komme i jobb, og som på lengre sikt skal bidra til at fleire personar blir tilsette. I 2021 har vi etablert eit tettare samarbeid med Nav om korleis vi kan rekruttere fleire personar med hol i CV-en og nedsett funksjonsevne. Planlagde tiltak er å tilby fleire plassar for arbeidstrening gjennom Nav og deltaking i traineeprogrammet i staten. Vi planla å lyse ut ei traineestilling i 2021, men på grunn av press på interne ressursar som følge av koronapandemien såg vi oss nøydde til å utsette utlysinga til 2022.

Helse, miljø og sikkerheit

I Utdanningsdirektoratet blir det jobba systematisk med helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid for å sikre eit godt arbeidsmiljø for alle tilsette. HMS-handboka vår legg til rette for at arbeidet med helse, miljø og sikkerheit blir handtert i samsvar med krav i lover og forskrifter. Arbeidsmiljøutvalet har kvartalsvise møte der det blir gjennomført risikovurdering knytt til HMS og fremma tiltak på området ved behov.

Også i 2021 har oppfølginga av HMS-arbeidet i Utdanningsdirektoratet vore prega av koronapandemien. Pandemien har ramma kontorstadene våre med omsyn til heimekontor og nærvær i svært ulik grad. Forskjellar i smittesituasjonen ved dei fire kontorstadene våre har derfor påverka kva verkemiddel og kva tilrettelegging som har vore nødvendig å sette i verk på kvar enkelt kontorstad. Oppgåva til direktoratet som arbeidsgivar har overordna handla om å legge til rette for eit forsvarleg arbeidsmiljø, sikre faglege leveransar, og sørge for medråderett og involvering.

I 2021 har vi hatt ein brei og involverande prosess for å sette rammer for nærvær og bruk av heimekontor. I pandemihandteringa har det framleis vore viktig å legge til rette for arbeid frå heimekontor med tiltak for å ta hand om fysisk og psykisk helse. Vidare har det vore viktig å utarbeide retningslinjer for ein hybrid arbeidskvardag for periodane då det har vore mogleg å vere til stades på kontoret. I 2021 gjorde vi ei foreløpig evaluering av korleis vi som arbeidsgivar handterte pandemien. Når det gjeld dei overordna rammene for ein hybrid arbeidskvardag, vil vi halde fram utprøvinga i 2022 og justere og tilpasse rammene på bakgrunn av erfaringane vi gjer oss.

I Utdanningsdirektoratet gjennomførte vi medarbeidarundersøking våren 2021, og resultata har blitt følgde opp i avdelingane og på verksemdsnivå i løpet av året. Resultata på verksemdsnivå blir vurderte som gode målt opp mot forskingsbaserte tilrådingar og kvalitetsmål for samanliknbare verksemder. Resultata frå undersøkinga viser at det er forholdsvis små endringar i resultata for direktoratet samla sett samanlikna med undersøkinga som blei gjennomført i 2019. Det er grunn til å tru at dei stabile resultata mellom anna kjem av god omstillingsevne hos leiarane og medarbeidarane våre og ein fleksibel og robust organisasjon.

Hausten 2021 gjennomførte vi dei årlege HMS-vekene, der hovudtemaa var sikkerheit og personvern. Det blei gjennomført faglege og sosiale aktivitetar på kontora våre, og det var mogleg å delta digitalt.

Kommunikasjon

Som i 2020 har korona vore høgt prioritert i kommunikasjonsarbeidet vårt. Ved endringar i tiltak har vi vore raskt ute med informasjon til sektorane våre, via udir.no og e-post. Vi har også vore i kontakt med media ved å svare på førespurnader om korona, alt frå spørsmål om kunnskapsgrunnlaget, til regelverk og våre vurderingar og anbefalingar. Det viktigaste kommunikasjonsarbeidet er likevel å sørge for at eigarar, barnehagar og skolar til kvar tid finn oppdatert, tydeleg og nyttig informasjon på udir.no om dei reglane og anbefalingane som gjeld. Vi har også prioritert informasjon og rettleiing om ulike problemstillingar som oppstår, for eksempel om når det er mogleg å redusere opningstid eller stenge, og kva krav som gjeld for opplæring heime. Det er viktig at koronasidene blir opplevde som relevante og nyttige, og då er det avgjerande at vi kjenner til kva sektorane våre treng til kvar tid. Jamlege møte mellom Udir og statsforvaltarane har vore spesielt viktig for at vi har denne innsikta. Vi har også vore nøye på å fjerne informasjon som ikkje lenger er relevant, med mål om at brukarane skal få aktuell og godt prioritert koronainformasjon. Spørjingar til eigarar og leiarar i barnehagar og skolar hausten 2021, tyder på at dei opplever informasjonen som relevant og forståeleg, og at det er lett å finne fram i han på udir.no. I 2021 har om lag 10 prosent av trafikken på udir.no vore på koronasidene våre.

Kunnskapsgrunnlaget vårt har spelt ei veldig viktig rolle i Udir si handtering av koronapandemien, også i kommunikasjonsarbeidet. Det er eit godt eksempel på kor viktig det er at vi har eit godt, oppdatert og tilgjengeleg kunnskapsgrunnlag. Vi har i 2021 jobba vidare med å realisere ambisjonen om god kunnskapsformidling, mellom anna gjennom nye statistikksider og analysebrett på udir.no. Vi har gjennomført fleire brukartestar for å sikre at statistikken blir formidla på ein brukarvennleg måte. Vi er også i gang med eit nytt konsept for forskingsformidling.

Endringar i eksamen etter nye læreplanar er eit stort arbeid som krev mange ressursar i direktoratet, også på kommunikasjon. Mange stemmer i sektoren har etterspurt meir openheit om arbeidet. I 2021 har vi halde fram med å dele eksempeloppgåver som viser forslag til endringar, og be om innspel. Forslaga møter ein del kritikk i enkelte fag, sjølv om det ikkje har vore like mykje offentleg debatt om endringane som i 2020. Ei ekstern arbeidsgruppe skal våren 2022 gi Udir råd om endringar i eksamen i matematikk. Vi deler aktivt frå dette arbeidet og prøver å gi innblikk i diskusjonane til arbeidsgruppa, slik at brukarane våre får ei betre forståing av arbeidet med endringane.

Udir.no er ein viktig nettstad for at sektorane vi jobbar for, skal få løyst mange av arbeidsoppgåvene sine. I 2021 hadde vi 14,4 millionar besøk. Besøkstala har auka jamt dei siste åra, med ein topp i koronaåret 2020.

I 2021 dreidde vi store delar av ressursbruken over frå utvikling av udir.no til innhaldsforvaltning. Dei siste tre åra har vi hatt store utviklingsoppgåver på udir.no, særleg med læreplanvisning, planleggingsverktøyet for nye læreplanar, digital visning av ny tilbodsstruktur og analysebrett. Dette har kravd store delar av ressursane i nettgruppa, og derfor har vi hatt eit etterslep på innhaldsforvaltning. I 2021 starta vi jobben med å gå gjennom mange innhaldsområde som ikkje har vore reviderte på lenge, slik at alt innhald skal halde god kvalitet. Innhaldet vårt skal hjelpe brukarane med å løyse oppgåvene sine, det skal vere lett å finne og forstå, det skal vere korrekt, og vi skal unngå ein overveldande informasjonsflaum. Ved utgangen av 2021 har vi betre kontroll over innhaldet på udir.no, og vi har planar for dei aller fleste innhaldsområda som framleis treng noko arbeid. Vi er også i rute med å oppfylle krav om universell utforming som gjeld frå 2023.

Offentlege innkjøp

Det er i 2021 lyst ut 36 ordinære konkurransar. Dette er ein liten nedgang frå 2020, då det blei gjennomført 41 konkurransar. Statens innkjøpssenter har teke seg av fleire fellesavtalar for staten, og dette – i tillegg til at vi har veldig mange rammeavtalar – fører til færre konkurransar hos oss. I tillegg til dei ordinære konkurransane har vi lyst ut og tildelt 70 minikonkurransar under rammeavtalane våre. Dette er vesentleg fleire enn i 2020, då vi lyste ut 40 minikonkurransar.

Vi har interne retningslinjer for å følge opp at lover og forskrifter for offentlege innkjøp blir følgde.

^{2 Ved utgangen av 2021 er det to ledige stillingar på stabs- og divisjonsleiarnivå. I desse to stillingane fungerer ein seniorrådgivar og ein avdelingsdirektør som høvesvis stabs- og divisjonsdirektør.
3 Ved utgangen av 2021 fungerer ein seniorrådgivar midlertidig som avdelingsdirektør.
4 Direktøren, lærlingar og medarbeidar på pensjonistavtale inngår ikkje i utrekning av gjennomsnittslønn totalt og fordelt på kjønn på nivå 1.
5 Direktøren, og dessutan to seniorrådgivarar som fungerer som avdelingsdirektørar, inngår ikkje i tala på nivå 2.}