Administrere Lærlingundersøkelsen

Lærlingundersøkelsen gjennomføres på høsten.

• Vi åpner undersøkelsene for gjennomføring 15. oktober.
• Siste dag for gjennomføring er 20. desember.
• Resultatene publiseres 2. januar.

I forkant av gjennomføring må fylkeskommunene sikre utvalgene for undersøkelsene.

Se punktet: Oppdater registeret i VIGO.

Fylkeskommunen skal kvalitetssikre «sine utvalg» mellom 1. og 30. september.

Det er obligatorisk for fylkeskommunene å gjennomføre Lærlingundersøkelsen, jf. forskrift til opplæringsloven § 2-3a og forskrift til friskoleloven § 2-3a.

Det er frivillig for lærlingene og lærekandidatene å svare.

• Lærlinger og lærekandidater som har vært i lære i mer enn 11 måneder per 1. oktober, skal svare på Lærlingundersøkelsen.
• Utdanningsdirektoratet henter informasjon fra VIGO-registeret om hvem dette gjelder. 

Nærmere beskrivelse av utvalget til Lærlingundersøkelsen

Formålet med Lærlingundersøkelsen er at lærlinger og lærekandidater skal få si sin mening om læringsmiljøet og arbeidsmiljøet i lærebedriften.

Spørsmålene i Lærlingundersøkelsen ble endret i 2018 og justert ytterligere i 2020.

• Spørsmålene i Lærlingundersøkelsen

Behandling av personopplysninger

Når vi viser resultater fra undersøkelsen kan man ikke se hvem som har svart hva og det er lagt opp til strenge regler for visning av resultater fra undersøkelsene. Dette gjelder for lærebedriften, opplæringskontoret, fylkeskommunen og de statlige utdanningsmyndighetene. Dette er gjort for å redusere faren for indirekte gjenkjenning av personer som har svart.

Ved utlevering av grunnlagsdata til forskningsformål, blir forskerne pålagt å følge direktoratets regler for konfidensialitet og må underskrive på en taushetserklæring

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i Lærlingundersøkelsen er personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e og art. 9 nr. 2 bokstav g, hvor det supplerende nasjonale rettslige grunnlaget er forskrift til opplæringsloven § 2-4.

Behandlingsansvar

Utdanningsdirektoratet er behandlingsansvarlig for Lærlingundersøkelsen. Det betyr at vi har ansvaret for å sikre at personopplysningene blir behandlet riktig og etter gjeldende personvernregelverk. Vår databehandler drifter det tekniske i undersøkelsene på vegne av oss og må følge det samme regelverket om personopplysninger.

GDPR i barnehage og skole

Fylkeskommunen har ansvaret for at de som svarer på undersøkelsene er godt informert om formålet med undersøkelsene og hvordan personopplysninger som samles inn behandles. 

Her kan dere laste ned informasjonsark i PDF om dette:

• Informasjon om Lærlingundersøkelsen (bokmål)
• Informasjon om Lærlingundersøkelsen (nynorsk)

Fylkeskommunen er ansvarlig for at lærlingene, faglige ledere og opplæringskontorer er registrert med all relevant informasjon.

Fra tidligere gjennomføringer har vi sett at det er mangler i registrene. Riktig e-postadresse og mobilnummer er en forutsetning for at undersøkelsene kan nå lærlingene og lærebedriftene.

Sett derfor av tid til å rydde i registeret og til å oppdatere nødvendig informasjon i god tid før 1. oktober.

Slik går du fram for å sjekke listen:

• Listen finner du ved å logge deg inn på fylkeskommunens ftp-område. Ta kontakt med vigo@ist.com ved spørsmål om brukernavn og passord.
• Sjekk at listen inneholder riktig e-post/mobilnummer til lærlinger og lærekandidater som har vært i lære i mer enn 11 måneder per 1. oktober.
• Sjekk at listen inneholder riktig e-post/mobilnummer til faglig leder. Uttrekket skal inneholde en faglig leder pr lærebedrift/medlemsbedrift. Det er den faglige lederen som har flest lærlinger, som blir trukket ut.
• Eventuelle rettelser skal gjøres i VIGO.
• Fristen for å gjøre rettinger i VIGO er 30. september kl. 12.00. Det er viktig at fristen overholdes da nytt og endelig uttrekk gjøres 1. oktober.
• Retting i nasjonale register (NxR). Det er noen fylker som har bedrifter som ikke er registrert riktig i de nasjonale registrene NOR (nasjonalt register for opplæringskontorer) og NLR (nasjonalt registrer for lærebedrifter). Dersom dette ikke rettes opp i, vil ikke disse bedriftene være med i uttrekket til høstens undersøkelse.

Nærmere beskrivelse av utvalget til Lærlingundersøkelsen

Både fylkeskommunen og opplæringskontorer kan administrere Lærlingundersøkelsen.

UBAS-pålogging

For å styre hvem som får administrere undersøkelsene, skal fylkeskommunen bruke Utdanningsdirektoratets brukeradministrasjonssystem (UBAS).

Dersom du er ny bruker, eller har glemt passordet ditt, kan du få tilsendt nytt passord via e-post. Skoleeierne får rettigheter av statsforvalteren.

Utdanningsdirektoratet oppfordrer opplæringskontorer til å bruke UBAS-pålogging for å administrere undersøkelsene. Opplæringskontorer skal kontakte fylkeskommunen i det fylket hvor opplæringskontoret ligger for å få tildelt brukernavn og passord i UBAS.

Les mer om UBAS og hvem som kan hjelpe med tilgang

Alternativ pålogging for Opplæringskontorer

Opplæringskontorer kan også bruke brukernavn og passord som de får tilsendt av fylkeskommunen på e-post i forbindelse med Årlig rapportering.

Brukernavn og passord er personlige

Brukernavn og passord er personlige og skal ikke deles av flere brukere. Hvis det er flere personer ved et opplæringskontor, skoleeier eller hos statsforvalteren som skal ha tilgang, må dere opprette disse som brukere med tilganger i UBAS. Brukernavnet er identisk med den ansattes e-postadresse, og den ansatte velger selv passord.

Før undersøkelsene gjennomføres, kan det være nyttig å diskutere hva slags resultater dere forventer. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i tidligere resultater, for så å vurdere hvor fylkesresultatene bør ligge. Det er viktig å huske på at de to undersøkelsene skal inngå som en del av arbeidet med kvalitetsutvikling i fagopplæringen. 

Denne vurderingen bør gjøres i dialog med andre sentrale aktører, som yrkesopplæringsnemnda og opplæringskontorene. Dersom sentrale aktører har klare forventninger til resultatene, vil de også engasjere seg i innhentingen av data. Slik kan de bli pådrivere for høyere deltakelse.

Vi har utviklet brukerveiledninger til systemene:

• Brukerveiledning – adminstrasjon av brukerundersøkelser i fagopplæring (pdf)
• Brukerveiledning – rapportportalen (pdf)

For hjelp til teknisk support send en e-post til vår tekniske leverandør Conexus: support@conexus.no.

For andre henvendelser send en e-post til post@udir.no.  

Merk at det er fylkeskommunen som er behandlingsansvarlig og som har det forvaltningsmessige ansvaret for Årlig rapportering. Henvendelser om Årlig rapportering som ikke handler om teknisk support bes derfor rettes til Vigo IKS eller den enkelte fylkeskommune.

I bestilling- og rapportportalen kan Fylkeskommunen og opplæringskontorene sende ut undersøkelsene, følge med på hvor mange som har besvart og sende purringer. I den samme portalen kan Fylkeskommunen og opplæringskontorene følge med på resultatene og ta ut rapporter fra årets og tidligere års gjennomføringer.

Logg inn for lærlinger og faglige ledere

Se også «Brukernavn og passord for administratorer» for informasjon om hvordan få tilgang til portalen

I bestillingsportalen 

• kan Fylkeskommunensende ut Lærlingundersøkelsen til sine lærlinger og lærekandidater 
• kan Opplæringskontoret sende ut Lærlingundersøkelsen til sine lærlinger og lærekandidater

Utsendelse til lærlinger tilknyttet et opplæringskontor

Fylkeskommunen kan samarbeide med opplæringskontorene for utsendelse av undersøkelsen til lærlinger og lærekandidater som er tilknyttet et opplæringskontor.

Et opplæringskontor kan ha lærlinger som tilhører ulike fylker. Fylkeskommunen og opplæringskontoret sender derfor ikke nødvendigvis ut undersøkelsen til det samme utvalget lærlinger. Det er derfor viktig at fylkeskommunen har god dialog med opplæringskontorene rundt utsendelser av Lærlingundersøkelsen. 

Utsendelse til lærlinger tilknyttet en frittstående lærebedrift

Fylkeskommunen må sende ut Lærlingundersøkelsen til lærlinger og lærekandidater som tilhører en frittstående lærebedrift. 

Oppfølging og purring

Dette kan gjøres i bestillings- og rapportportalen.

Noen fylkeskommuner har erfaring med at flere påminnelser øker svarprosenten. En tommelfingerregel er at det ikke bør sendes mer enn 3 purringer til en og samme mottaker, og at det bør gå ca. 1 uke mellom hver påminnelse/purring.

Det er bare lærlinger og lærekandidater som ikke har svart på undersøkelsen som vil motta purring.

SMS-utsendelser

Lærlingundersøkelsen kan sendes ut på e-post og SMS. Det er kvoter på utsendelser av SMS. I 2020 er det også mulig for opplæringskontorene å sende ut og purre Lærlingundersøkelsen på SMS.

• Fylkeskommunene har 7 SMS-utsendelser
• Opplæringskontorene har 3 SMS-utsendelser

Merk! En SMS-utsendelse telles som 1 uavhengig av hvor mange den sendes ut til. Vi anbefaler derfor å inkludere flest mulige lærlinger og lærekandidater hver gang det sendes ut SMS-invitasjon og SMS-purringer.

Mange av opplæringskontorene har lærlingsamlinger i løpet av høsten. Fylkeskommunen kan avtale med opplæringskontorene slik at lærlingene får tid til å gjennomføre undersøkelsen på samlingen. På disse samlingene kan opplæringskontorene gi hjelp dersom lærlingene har spørsmål til undersøkelsen.

Fylkene som legger opp til et slikt samarbeid med opplæringskontorene, forteller at dette er det viktigste enkelttiltaket for å få så mange som mulig til å svare på Lærlingundersøkelsen.

I rapportportalen kan fylkeskommunen og opplæringskontor se sine resultater for Lærlingundersøkelsen.

Resultater for Årlig rapportering ligger i bestillingsportalen.

I 2018 ble Lærlingundersøkelsen revidert, og antall spørsmål ble redusert. I 2020 ble spørsmålene for Lærlingundersøkelsen justert ytterligere basert på erfaringer med de nye spørsmålene.

Endringer i spørsmål gjør at resultatene fra 2018 og fremover ikke kan sammenlignes med tidligere årganger. Endringene som ble gjort i 2020 vil markeres der det ikke er mulig å sammenligne spørsmål. I rapportportalen skilles det mellom spørsmål fra 2012–2017 og fra 2018 og fremover i tid.

For informasjon om hvordan logge inn i rapportportalen se punktet: Logg inn i bestillings- og rapportportalen

Kommune- og regionreformen får konsekvenser for visning av resultater for eiernivå

• Opplæringskontorene vil kunne se sine resultater uavhengig av endret regionstruktur, men visningen i rapportportalen blir endret for sammenslåtte fylkeskommuner.
• Undersøkelser fra og med våren 2020 samles inn og vises på ny kommune- og regionstruktur.
• Tidligere årganger av undersøkelsene ligger på fylkesstrukturen de ble samlet inn på. Som eksempel vil ikke Viken fylkeskommune ha data for Lærlingundersøkelsen 2019. Data for dette året blir liggende på henholdsvis Akershus, Buskerud og Østfold.

Visninger av resultater bakover i tid i nye/sammenslåtte fylkeskommuner

• I nye, sammenslåtte fylkeskommuner trenger påloggede brukere UBAS-tilgang til både den nye fylkeskommunen og gamle fylkeskommuner som inngår i den nye fylkeskommunen.
• På eiernivå er det ikke mulig å se resultater fra flere gamle, nedlagte enheter samtidig. Brukere må veksle mellom ulike enheter via «rullegardin».

Les mer om UBAS og hvem som kan hjelpe med tilgang

Etter at undersøkelsen er analysert, kan fylkeskommunen samle sentrale aktører til en felles gjennomgang av resultatene. Det varierer hvem fylkeskommunen inviterer, men det er vanlig at opplæringskontorene er med.

Variasjon mellom fag, år, opplæringskontor og fylker kan være gode utgangspunkt for å reflektere over hva som fungerer. Det gir også et godt grunnlag for å utforme tiltak for kvalitetsutvikling.

Oppfølging av lærebedrifter og opplæringskontor

Resultatene av Lærlingundersøkelsen kan være faste poster på møtet med lærebedrifter og opplæringskontor. Her kan dere gjennomgå resultatene, og drøfte og prioritere tiltak. Vi anbefaler å sette mål for områder som bør forbedres, og finne tiltak for å nå målene.

Vær oppmerksom på spesielle funn som krever umiddelbar oppfølging.

Resultatene kan også legges fram for yrkesopplæringsnemnda og for fylkestinget.

Lærlingundersøkelsen gir kunnskapsgrunnlag som kan brukes i arbeidet med utvikling av kvalitet i opplæringen. 

De fylkeskommunene som aktivt bruker og følger opp resultatene, opplever at opplæringskontorer og lærebedrifter engasjerer seg når undersøkelsen skal gjennomføres neste gang. Dette engasjementet bidrar til at flere lærlinger besvarer undersøkelsen.

God svarprosent gir også mer pålitelige resultater.