Administrere Lærling-, Lærebedriftsundersøkelsen og Årlig rapportering
Forberede og bestille
Lærlingundersøkelsen, Lærebedriftsundersøkelsen og Årlig rapportering gjennomføres på høsten.
- Vi åpner undersøkelsene for gjennomføring 15. oktober.
- Siste dag for gjennomføring er 20 desember.
I forkant av gjennomføring må fylkeskommunene sikre utvalgene for undersøkelsene.
Se punktet: Oppdater registeret i VIGO.
Fylkeskommunen skal kvalitetssikre «sine utvalg» mellom 1. og 30. september.
Lærlingundersøkelsen:
Det er obligatorisk for fylkeskommunene å gjennomføre Lærlingundersøkelsen, jf. forskrift til opplæringsloven § 2-3a og forskrift til friskoleloven § 2-3a.
Det er frivillig for lærlingene og lærekandidatene å svare.
Lærebedriftsundersøkelsen:
Lærebedriftsundersøkelsen har ikke en egen hjemmel. Fylkeskommunene velger derfor selv om de vil gjennomføre Lærebedriftsundersøkelsen blant lærebedriftene i sine fylker. I de fylkene der undersøkelsen gjennomføres er det frivillig for bedriftene å svare.
Årlig rapportering:
Rapporteringen mellom lærebedrift og fylkeskommune er lovpålagt jf. opplæringsloven § 4-7 og forskrift § 11-3.
Den årlige rapporteringen består av rapporteringsspørsmål og dokumentasjonsspørsmål. Både rapporteringsspørsmål og dokumentasjonsspørsmål er obligatoriske og ikke anonyme.
- Medlemsbedriftene skal svare på dokumentasjonsspørsmålene.
- Opplæringskontoret skal svare på rapporteringsspørsmålene, basert på hva medlemsbedriftene svarer på dokumentasjonsspørsmålene.
- Frittstående lærebedrifter skal kun svare på rapporteringsspørsmålene.
Lærlingundersøkelsen:
- Lærlinger og lærekandidater som har vært i lære i mer enn 11 måneder per 1. oktober, skal svare på Lærlingundersøkelsen.
- Utdanningsdirektoratet henter informasjon fra VIGO-registeret om hvem dette gjelder.
Lærebedriftsundersøkelsen:
- Lærebedriftsundersøkelsen sendes til faglige ledere i lærebedrifter som har lærlinger eller lærekandidater med løpende lærekontrakt per 1. oktober.
- Lærebedriftene kan være frittstående lærebedrifter og bedrifter som er medlem av et opplæringskontor (medlemsbedrifter).
- Utdanningsdirektoratet henter informasjon fra VIGO-registeret om hvilke lærebedrifter dette gjelder.
Årlig rapportering:
- Årlig rapportering sendes ut til opplæringskontorer, medlemsbedrifter og frittstående lærebedrifter som har lærlinger eller lærekandidater med løpende lærekontrakt per 1. oktober.
- I opplæringskontorene er det daglig leder som skal svare på Årlig rapportering
- I medlemsbedrifter og frittstående lærebedrifter er det en faglig leder som skal svare på Årlig rapportering.
Nærmere beskrivelser av utvalgene for de ulike undersøkelsene:
Spørsmålene i Lærlingundersøkelsen
Formålet med Lærlingundersøkelsen er at lærlinger og lærekandidater skal få si sin mening om læringsmiljøet og arbeidsmiljøet i lærebedriften.
Spørsmålene i Lærlingundersøkelsen ble endret i 2018 og justert ytterligere i 2020..
Spørsmålene i Lærebedriftsundersøkelsen
Undersøkelsen «Årlig rapportering» og «Lærebedriftsundersøkelsen» er koblet sammen og blir sendt ut samlet. Etter at den ansvarlige ved lærebedriften har svart på spørsmålene i Årlig rapportering, får personen mulighet til å svare på spørsmålene i Lærebedriftsundersøkelsen.
Formålet med Lærebedriftsundersøkelsen er å få informasjon som knytter seg til læringsmiljøet og arbeidsmiljøet i lærebedriften. Den som svarer på undersøkelsen, gjør dette på vegne av bedriften.
Spørsmålene i Lærebedriftsundersøkelsen ble endret i 2018.
Behandling av personopplysninger
Når vi viser resultater fra undersøkelsen kan man ikke se hvem som har svart hva og det er lagt opp til strenge regler for visning av resultater fra undersøkelsene. Dette gjelder for lærebedriften, opplæringskontoret, fylkeskommunen og de statlige utdanningsmyndighetene. Dette er gjort for å redusere faren for indirekte gjenkjenning av personer som har svart.
Ved utlevering av grunnlagsdata til forskningsformål, blir forskerne pålagt å følge direktoratets regler for konfidensialitet og må underskrive på en taushetserklæring
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i Lærlingundersøkelsen er personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e og art. 9 nr. 2 bokstav g, hvor det supplerende nasjonale rettslige grunnlaget er forskrift til opplæringsloven § 2-4.
Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i Lærebedriftsundersøkelsen er personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav a og art. 9 nr. 2 bokstav a, som gjelder samtykke til behandling av personopplysninger.
Behandlingsansvar
Utdanningsdirektoratet er behandlingsansvarlig for Lærlingundersøkelsen og Lærebedriftsundersøkelsen. Det betyr at vi har ansvaret for å sikre at personopplysningene blir behandlet riktig og etter gjeldende personvernregelverk. Vår databehandler drifter det tekniske i undersøkelsene på vegne av oss og må følge det samme regelverket om personopplysninger.
Fylkeskommunen har behandlingsansvar for Årlig rapportering. Utdanningsdirektoratet har derfor ikke tilgang til personopplysninger knyttet til Årlig rapportering.
Fylkeskommunen har ansvaret for at de som svarer på undersøkelsene er godt informert om formålet med undersøkelsene og hvordan personopplysninger som samles inn behandles.
Fylkeskommunen er ansvarlig for at lærlingene, faglige ledere og opplæringskontorer er registrert med all relevant informasjon.
Fra tidligere gjennomføringer har vi sett at det er mangler i registrene. Riktig e-postadresse og mobilnummer er en forutsetning for at undersøkelsene kan nå lærlingene og lærebedriftene.
Sett derfor av tid til å rydde i registeret og til å oppdatere nødvendig informasjon i god tid før 1. oktober.
Slik går du fram for å sjekke listen:
- Listen finner du ved å logge deg inn på fylkeskommunens ftp-område. Ta kontakt med vigo@ist.com ved spørsmål om brukernavn og passord.
- Sjekk at listen inneholder riktig e-post/mobilnummer til lærlinger og lærekandidater som har vært i lære i mer enn 11 måneder per 1. oktober.
- Sjekk at listen inneholder riktig e-post/mobilnummer til faglig leder. Uttrekket skal inneholde en faglig leder pr lærebedrift/medlemsbedrift. Det er den faglige lederen som har flest lærlinger, som blir trukket ut.
- Eventuelle rettelser skal gjøres i VIGO.
- Fristen for å gjøre rettinger i VIGO er 30. september kl. 12.00. Det er viktig at fristen overholdes da nytt og endelig uttrekk gjøres 1. oktober.
- Retting i nasjonale register (NxR). Det er noen fylker som har bedrifter som ikke er registrert riktig i de nasjonale registrene NOR (nasjonalt register for opplæringskontorer) og NLR (nasjonalt registrer for lærebedrifter). Dersom dette ikke rettes opp i, vil ikke disse bedriftene være med i uttrekket til høstens undersøkelse.
Nærmere beskrivelser av utvalgene for de ulike undersøkelsene:
Beskrivelse av utvalget til Lærlingundersøkelsen
Beskrivelse av utvalget til Lærebedriftsundersøkelsen
Både fylkeskommunen og opplæringskontorer kan administrere Lærling- og Lærebedriftsundersøkelsen og Årlig rapportering.
UBAS-pålogging
For å styre hvem som får administrere undersøkelsene, skal fylkeskommunen bruke Utdanningsdirektoratets brukeradministrasjonssystem (UBAS).
Dersom du er ny bruker, eller har glemt passordet ditt, kan du få tilsendt nytt passord via e-post. Skoleeierne får rettigheter av statsforvalteren.
Utdanningsdirektoratet oppfordrer opplæringskontorer til å bruke UBAS-pålogging for å administrere undersøkelsene. Opplæringskontorer skal kontakte fylkeskommunen i det fylket hvor opplæringskontoret ligger for å få tildelt brukernavn og passord i UBAS.
Les mer om UBAS og hvem som kan hjelpe med tilgang.
Alternativ pålogging for Opplæringskontorer
Opplæringskontorer kan også bruke brukernavn og passord som de får tilsendt av fylkeskommunen på e-post i forbindelse med Årlig rapportering.
Brukernavn og passord er personlige
Brukernavn og passord er personlige og skal ikke deles av flere brukere. Hvis det er flere personer ved et opplæringskontor, skoleeier eller hos statsforvalteren som skal ha tilgang, må dere opprette disse som brukere med tilganger i UBAS. Brukernavnet er identisk med den ansattes e-postadresse, og den ansatte velger selv passord.
Før undersøkelsene gjennomføres, kan det være nyttig å diskutere hva slags resultater dere forventer. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i tidligere resultater, for så å vurdere hvor fylkesresultatene bør ligge. Det er viktig å huske på at de to undersøkelsene skal inngå som en del av arbeidet med kvalitetsutvikling i fagopplæringen.
Denne vurderingen bør gjøres i dialog med andre sentrale aktører, som yrkesopplæringsnemnda og opplæringskontorene. Dersom sentrale aktører har klare forventninger til resultatene, vil de også engasjere seg i innhentingen av data. Slik kan de bli pådrivere for høyere deltakelse.
For hjelp til teknisk support send en e-post til vår tekniske leverandør Conexus: support@conexus.no.
For andre henvendelser send en e-post til post@udir.no.
Merk at det er fylkeskommunen som er behandlingsansvarlig og som har det forvaltningsmessige ansvaret for Årlig rapportering. Henvendelser om Årlig rapportering som ikke handler om teknisk support bes derfor rettes til Vigo IKS eller den enkelte fylkeskommune.
Gjennomføre
I bestilling- og rapportportalen kan Fylkeskommunen og opplæringskontorene sende ut undersøkelsene, følge med på hvor mange som har besvart og sende purringer. I den samme portalen kan Fylkeskommunen og opplæringskontorene følge med på resultatene og ta ut rapporter fra årets og tidligere års gjennomføringer.
Logg inn for lærlinger og faglige ledere
I bestillingsportalen kan Fylkeskommunen:
- Sende ut Lærlingundersøkelsen til sine lærlinger og lærekandidater
- Sende ut Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen til opplæringskontorer og frittstående lærebedrifter
- Se svar fra opplæringskontoret og medlemsbedrifter på Årlig rapportering
I bestillingsportalen kan Opplæringskontoret:
- Sende ut Lærlingundersøkelsen til sine lærlinger og lærekandidater
- Sende ut Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen til sine medlemsbedrifter
- Se svar fra medlemsbedrifter på Årlig rapportering
- Besvare Årlig rapportering for opplæringskontoret
Utsendelse til lærlinger tilknyttet et opplæringskontor
Fylkeskommunen kan samarbeide med opplæringskontorene for utsendelse av undersøkelsen til lærlinger og lærekandidater som er tilknyttet et opplæringskontor.
Et opplæringskontor kan ha lærlinger som tilhører ulike fylker. Fylkeskommunen og opplæringskontoret sender derfor ikke nødvendigvis ut undersøkelsen til det samme utvalget lærlinger. Det er derfor viktig at fylkeskommunen har god dialog med opplæringskontorene rundt utsendelser av Lærlingundersøkelsen.
Utsendelse til lærlinger tilknyttet en frittstående lærebedrift
Fylkeskommunen må sende ut Lærlingundersøkelsen til lærlinger og lærekandidater som tilhører en frittstående lærebedrift.
Oppfølging og purring
Både fylkeskommuner og opplæringskontorer kan følge med på status for utsendelse og minne bedriftene på svarfristen på Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen via e-post og SMS. Dette kan gjøres i bestillings- og rapportportalen.
Noen fylkeskommuner har erfaring med at flere påminnelser øker svarprosenten. En tommelfingerregel er at det ikke bør sendes mer enn 3 purringer til en og samme mottaker, og at det bør gå ca. 1 uke mellom hver påminnelse/purring.
Det er bare lærlinger og lærekandidater som ikke har svart på undersøkelsen som vil motta purring.
SMS-utsendelser
Lærlingundersøkelsen kan sendes ut på e-post og SMS. Det er kvoter på utsendelser av SMS. I 2020 er det også mulig for opplæringskontorene å sende ut og purre Lærlingundersøkelsen på SMS.
- Fylkeskommunene har 7 SMS-utsendelser
- Opplæringskontorene har 3 SMS-utsendelser
Merk! En SMS-utsendelse telles som 1 uavhengig av hvor mange den sendes ut til. Vi anbefaler derfor å inkludere flest mulige lærlinger og lærekandidater hver gang det sendes ut SMS-invitasjon og SMS-purringer.
Undersøkelsene Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen er koblet sammen og blir sendt ut samlet. Etter at en ansvarlig ved lærebedriften har svart på spørsmålene i Årlig rapportering, får personen mulighet til å svare på spørsmålene i Lærebedriftsundersøkelsen.
Utsendelse av Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen
For å sikre at alle mottar Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen må:
- Fylkeskommunen sende ut undersøkelsen Årlig rapportering til alle opplæringskontorer og frittstående lærebedrifter. Opplæringskontorene vil kun motta Årlig rapportering, mens de frittstående lærebedriftene vil motta både Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen i samme lenke.
- Opplæringskontorene sender ut undersøkelsen Årlig rapportering til sine medlemsbedrifter. Medlemsbedriftene vil motta både Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen i samme lenke.
Merk! Det er ikke behov for å sende ut Lærebedriftsundersøkelsen separat, dersom fylkeskommunen og opplæringskontorene sender ut Årlig rapportering som beskrevet over.
Oppfølging og purring
Både fylkeskommuner og opplæringskontorer kan følge med på status for utsendelse og minne bedriftene på svarfristen på Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen via e-post og SMS. Dette kan gjøres i bestillings- og rapportportalen.
Noen fylkeskommuner har erfaring med at flere påminnelser øker svarprosenten. En tommelfingerregel er at det ikke bør sendes mer enn 3 purringer til en og samme mottaker, og at det bør gå ca. 1 uke mellom hver påminnelse/purring.
Oppfølging og purring av Årlig rapportering
- Fylkeskommunen kan sende purring på undersøkelsen Årlig rapportering til opplæringskontorer. Det er kun opplæringskontorer som ikke har svart på Årlig rapportering som vil motta purringen.
- Fylkeskommunen kan sende purring på undersøkelsen Årlig rapportering til frittstående lærebedrifter. Det er kun lærebedrifter som ikke har svart på Årlig rapportering som vil motta purringen. Merk! når bedriftene svarer på Årlig rapportering vil de bli videresendt til Lærebedriftsundersøkelsen.
- Opplæringskontorene kan sende purring på undersøkelsen Årlig rapportering til sine medlemsbedrifter. Det er kun medlemsbedrifter som ikke har svart på Årlig rapportering som vil motta purringen. Merk! når bedriftene svarer på Årlig rapportering vil de bli videresendt til Lærebedriftsundersøkelsen.
Oppfølging og purring av Lærebedriftsundersøkelsen
Det er flere måter å purre på manglende svar på Lærebedriftsundersøkelsen. Alle frittstående lærebedrifter og medlemsbedrifter som mottar purring på Årlig rapportering, vil bli videresendt til Lærebedriftsundersøkelsen dersom de svarer på Årlig rapportering.
Etter 15. november kan Lærebedriftsundersøkelsen sendes separat fra Årlig rapportering.
- Fylkeskommunen kan sende purring på Lærebedriftsundersøkelsen til frittstående lærebedrifter og medlemsbedrifter.
- Opplæringskontoret kan sende purring til sine medlemsbedrifter.
Alle bedrifter som ikke har svart på Lærebedriftsundersøkelsen vil motta purringen uavhengig av om de har mottatt purring på Årlig rapportering. Mottakere som verken har svart på Årlig rapportering eller Lærebedriftsundersøkelsen vil kunne motta dobbelt opp med purringer dersom det sendes ut purring på Årlig rapportering samtidig som det sendes ut purring på Lærebedriftsundersøkelsen.
SMS-utsendelser
Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen kan sendes ut på e-post og SMS. Det er kvoter på utsendelser av SMS. I 2020 er det også mulig for opplæringskontorene å sende ut og purre Årlig rapportering og Lærebedriftsundersøkelsen på SMS.
- Fylkeskommunene har 5 SMS- utsendelser for utsendelse av Årlig rapportering
- Opplæringskontorene har 5 SMS-utsendelser for utsendelse av Årlig rapportering
- I tillegg er det lagt til rette for å at fylkeskommunen kan sende ut 3 SMS for separat purring av Lærebedriftsundersøkelsen.
Merk! En SMS-utsendelse telles som 1 uavhengig av hvor mange den sendes ut til. Vi anbefaler derfor å inkludere flest mulige mottakere hver gang det sendes ut SMS-invitasjon og SMS-purringer.
Det er laget en egen brukerveiledning for opplæringskontorer som beskriver hvordan Opplæringskontorer kan gå frem for å sende ut og purre på undersøkelsene.
Mange av opplæringskontorene har lærlingsamlinger i løpet av høsten. Fylkeskommunen kan avtale med opplæringskontorene slik at lærlingene får tid til å gjennomføre undersøkelsen på samlingen. På disse samlingene kan opplæringskontorene gi hjelp dersom lærlingene har spørsmål til undersøkelsen.
Fylkene som legger opp til et slikt samarbeid med opplæringskontorene, forteller at dette er det viktigste enkelttiltaket for å få så mange som mulig til å svare på Lærlingundersøkelsen.
Følge opp
I rapportportalen kan fylkeskommunen og opplæringskontor se sine resultater for Lærling- og Lærebedriftsundersøkelsen, samt nasjonale tall.
Resultater for Årlig rapportering ligger i bestillingsportalen.
I 2018 ble Lærling og Lærebedriftsundersøkelsen revidert, og antall spørsmål ble redusert. I 2020 ble spørsmålene for Lærlingundersøkelsen justert ytterligere basert på erfaringer med de nye spørsmålene.
Endringer i spørsmål gjør at resultatene fra 2018 og fremover ikke kan sammenlignes med tidligere årganger. Endringene som ble gjort i 2020 vil markeres der det ikke er mulig å sammenligne spørsmål. I rapportportalen skilles det mellom spørsmål fra 2012-2017 og fra 2018 og fremover i tid.
Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en veileder for bruk av rapportportalen (PDF).
For informasjon om hvordan logge inn i rapportportalen se punktet: Logg inn i bestillings- og rapportportalen
Kommune- og regionreformen får konsekvenser for visning av resultater for eiernivå
- Opplæringskontorene vil kunne se sine resultater uavhengig av endret regionstruktur, men visningen i rapportportalen blir endret for sammenslåtte fylkeskommuner.
- Undersøkelser fra og med våren 2020 samles inn og vises på ny kommune- og regionstruktur.
- Tidligere årganger av undersøkelsene ligger på fylkesstrukturen de ble samlet inn på. Som eksempel vil ikke Viken fylkeskommune ha data for Lærlingundersøkelsen 2019. Data for dette året blir liggende på henholdsvis Akershus, Buskerud og Østfold.
Visninger av resultater bakover i tid i nye/sammenslåtte fylkeskommuner
- I nye, sammenslåtte fylkeskommuner trenger påloggede brukere UBAS-tilgang til både den nye fylkeskommunen og gamle fylkeskommuner som inngår i den nye fylkeskommunen.
- På eiernivå er det ikke mulig å se resultater fra flere gamle, nedlagte enheter samtidig. Brukere må veksle mellom ulike enheter via «rullegardin».
Etter at undersøkelsen er analysert, kan fylkeskommunen samle sentrale aktører til en felles gjennomgang av resultatene. Det varierer hvem fylkeskommunen inviterer, men det er vanlig at opplæringskontorene er med.
Variasjon mellom fag, år, opplæringskontor og fylker kan være gode utgangspunkt for å reflektere over hva som fungerer. Det gir også et godt grunnlag for å utforme tiltak for kvalitetsutvikling.
Oppfølging av lærebedrifter og opplæringskontor
Resultatene av Lærlingundersøkelsen og Lærebedriftundersøkelsen kan være faste poster på møtet med lærebedrifter og opplæringskontor. Her kan dere gjennomgå resultatene, og drøfte og prioritere tiltak. Vi anbefaler å sette mål for områder som bør forbedres, og finne tiltak for å nå målene.
Vær oppmerksom på spesielle funn som krever umiddelbar oppfølging.
Resultatene kan også legges fram for yrkesopplæringsnemnda og for fylkestinget.
Lærlingundersøkelsen og Lærebedriftundersøkelsen gir kunnskapsgrunnlag som kan brukes i arbeidet med utvikling av kvalitet i opplæringen.
De fylkeskommunene som aktivt bruker og følger opp resultatene, opplever at opplæringskontorer og lærebedrifter engasjerer seg når undersøkelsen skal gjennomføres neste gang. Dette engasjementet bidrar til at flere lærlinger besvarer undersøkelsen.
God svarprosent gir også mer pålitelige resultater.