Administrere Lærlingundersøkelsen og Lærebedriftsundersøkelsen

Forberede og bestille

  •  

    Lærlingundersøkelsen, Lærebedriftsundersøkelsen og Årlig rapportering gjennomføres på høsten.

    • Vi åpner undersøkelsene for gjennomføring 15. oktober.
    • Siste dag for gjennomføring er 20 desember.

    I forkant av gjennomføring må fylkeskommunene sikre utvalgene for undersøkelsene.

    Se punktet: Oppdater registeret i VIGO.

    Fylkeskommunen kan kvalitetssikre «sine utvalg» mellom 1. og 30. september.

     

  • Lærlingundersøkelsen:

    Det er obligatorisk for fylkeskommunene å gjennomføre Lærlingundersøkelsen, jf. forskrift til opplæringsloven § 2-3a og forskrift til friskoleloven § 2-3a.

    Det er frivillig for lærlingene og lærekandidatene å svare.

    Lærebedriftsundersøkelsen:

    Lærebedriftsundersøkelsen har ikke en egen hjemmel. Fylkeskommunene velger derfor selv om de vil gjennomføre Lærebedriftsundersøkelsen blant lærebedriftene i sine fylker. I de fylkene der undersøkelsen gjennomføres er det frivillig for bedriftene å svare.

    Årlig rapportering:

    Rapporteringen mellom lærebedrift og fylkeskommune er lovpålagt jf. opplæringsloven § 4-7 og forskrift § 11-3.

    Den årlige rapporteringen består av rapporteringsspørsmål og dokumentasjonsspørsmål. Både rapporteringsspørsmål og dokumentasjonsspørsmål er obligatorisk og ikke anonyme.

    • Medlemsbedriftene skal svare på dokumentasjonsspørsmålene.
    • Opplæringskontoret skal svare på rapporteringsspørsmålene, basert på hva medlemsbedriftene svarer på dokumentasjonsspørsmålene.
    • Frittstående lærebedrifter skal kun svare på rapporteringsspørsmålene.
  • Lærlingundersøkelsen: 

    • Lærlinger og lærekandidater som har vært i lære i mer enn 11 måneder per 1. oktober, skal svare på Lærlingundersøkelsen.
    • Utdanningsdirektoratet henter informasjon fra VIGO-registeret om hvem dette gjelder. 

    Lærebedriftsundersøkelsen: 

    • Lærebedriftsundersøkelsen sendes til faglige ledere i lærebedrifter som har lærlinger eller lærekandidater med løpende lærekontrakt per 1. oktober.
    • Lærebedriftene kan være frittstående lærebedrifter og bedrifter som er medlem av et opplæringskontor (medlemsbedrifter).
    • Utdanningsdirektoratet henter informasjon fra VIGO-registeret om hvilke lærebedrifter dette gjelder. 

    Årlig rapportering:

    • Årlig rapportering sendes ut til opplæringskontorer, medlemsbedrifter og frittstående lærebedrifter som har lærlinger eller lærekandidater med løpende lærekontrakt per 1. oktober.
      • I opplæringskontorene er det daglig leder som skal svare på årlig rapportering
      • I medlemsbedrifter og frittstående lærebedrifter er det en faglig leder som skal svare på årlig rapportering.

    Nærmere beskrivelser av utvalgene for de ulike undersøkelsene:

    Beskrivelse av utvalget til Lærlingundersøkelsen

    Beskrivelse av utvalget til Lærebedriftsundersøkelsen

  • Fylkeskommunen er ansvarlig for at lærlingene, faglige ledere og opplæringskontorer er registrert med all relevant informasjon.

    Fra tidligere gjennomføringer har vi sett at det er mangler i registrene. Riktig e-postadresse og mobilnummer er en forutsetning for at undersøkelsene kan nå lærlingene og lærebedriftene.

    Sett derfor av tid til å rydde i registeret og til oppdatere nødvendig informasjon i god tid før 1. oktober.

    Nærmere beskrivelser av utvalgene for de ulike undersøkelsene: 

    Beskrivelse av utvalget til Lærlingundersøkelsen

    Beskrivelse av utvalget til Lærebedriftsundersøkelsen

     

  • Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

    Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i Lærlingundersøkelsen er personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e og art. 9 nr. 2 bokstav g, hvor det supplerende nasjonale rettslige grunnlaget er forskrift til opplæringsloven § 2-3a og forskrift til friskoleloven § 2-3a.

    Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i Lærebedriftundersøkelsen er personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav a og art. 9 nr. 2 bokstav a, som gjelder samtykke til behandling av personopplysninger.

    Behandlingsansvar

    Utdanningsdirektoratet har delt behandlingsansvar for Læring- og Lærebedriftsundersøkelsen sammen med fylkeskommunene. De behandlingsansvarlige har ansvaret for å sikre at opplysningene blir behandlet riktig og etter gjeldende personvernregelverk. Conexus drifter det tekniske i undersøkelsen på vegne av Utdanningsdirektoratet og må følge samme regelverk om personopplysninger.

    Fylkeskommunen er alene behandlingsansvarlig for Årlig rapportering. Udir har derfor ikke tilgang til personopplysninger knyttet til Årlig rapportering.

    Behandling av personopplysninger

    Når vi viser resultater fra undersøkelsen kan man ikke se hvem som har svart hva og det er lagt opp til strenge regler for visning av resultater fra undersøkelsene – det gjelder for lærebedriften, opplæringskontoret, fylkeskommunen og de statlige utdanningsmyndighetene. Dette er gjort for å redusere faren for indirekte gjenkjenning av personer som har svart.

    Ved utlevering av grunnlagsdata til forskningsformål, blir forskerne pålagt å følge direktoratets regler for konfidensialitet og må underskrive på en taushetserklæring

  • Fylkeskommunen har ansvaret for at de som svarer på undersøkelsene er godt informert om formålet med undersøkelsene og hvordan personopplysninger som samles inn behandles. 

    Informasjon til lærlinger og lærebedrifter 

  • Både fylkeskommunen og opplæringskontorer kan administrere Lærling- og Lærebedriftsundersøkelsen og årlig rapportering.

    UBAS-pålogging

    For å styre hvem som får administrere undersøkelsene, skal fylkeskommunen bruke Utdanningsdirektoratets brukeradministrasjonssystem (UBAS).

    Dersom du er ny bruker, eller har glemt passordet ditt, kan du få tilsendt nytt passord via e-post. Skoleeierne får rettigheter av Fylkesmannen.

    Udir oppfordrer opplæringskontorer til å bruke UBAS-pålogging for å administrere undersøkelsene. Opplæringskontorer skal kontakte fylkeskommunen i det fylket hvor opplæringskontoret ligger for å få tildelt brukernavn og passord i UBAS.

    Les mer om UBAS og hvem som kan hjelpe med tilgang.

    Alternativ pålogging for Opplæringskontorer

    Opplæringskontorer kan også bruke brukernavn og passord som de får tilsendt av fylkeskommunen på e-post i forbindelse med årlig rapportering.

    Brukernavn og passord er personlige

    Brukernavn og passord er personlige og skal ikke deles av flere brukere. Hvis det er flere personer ved et opplæringskontor, skoleeier eller hos Fylkesmannen som skal ha tilgang, må dere opprette disse som brukere med tilganger i UBAS. Brukernavnet er identisk med den ansattes e-postadresse, og den ansatte velger selv passord.

  • Det kan være lurt å gjøre seg kjent med spørsmålene på forhånd. 

    Spørsmålene fra Lærlingundersøkelsen

    Formålet med Lærlingundersøkelsen er at lærlinger og lærekandidater skal få si sin mening om læringsmiljøet og arbeidsmiljøet i lærebedriften. Lærlingundersøkelsen gjennomføres på høsten. Det er obligatorisk for fylkeskommunene å gjennomføre undersøkelsen. Det er frivillig å svare på Lærlingundersøkelsen.

    Spørsmålene fra Lærebedriftsundersøkelsen

    Formålet med Lærebedriftsundersøkelsen er å få informasjon som knytter seg til læringsmiljøet og arbeidsmiljøet i lærebedriften. Den som svarer på undersøkelsen, gjør dette på vegne av bedriften. Lærebedriftsundersøkelsen gjennomføres på høsten. Den delen som er obligatorisk å svare på, heter årlig rapportering. Spørsmålene som ikke er obligatoriske, er Lærebedriftsundersøkelsen. Disse blir sendt ut samlet.

  • Før undersøkelsene gjennomføres, kan det være nyttig å diskutere hva slags resultater dere forventer. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i tidligere resultater, for så å vurdere hvor fylkesresultatene bør ligge. Det er viktig å huske på at de to undersøkelsene skal inngå som en del av arbeidet med kvalitetsutvikling i fagopplæringen

    Denne vurderingen bør gjøres i dialog med andre sentrale aktører, som yrkesopplæringsnemda og opplæringskontorene. Dersom sentrale aktører har klare forventninger til resultatene, vil de også engasjere seg i innhentingen av data. Slik kan de bli pådrivere for høyere deltakelse.

  • Send en e-post til post@udir.no eller til vår tekniske leverandør Conexus, om dere har spørsmål.

Gjennomføre

  • I bestillings- og rapportportalen kan Fylkeskommunen sette i gang undersøkelsene, følge med på hvor mange som har besvart og sende purringer. I den samme portalen kan Fylkeskommunen følge med på resultatene og ta ut rapporter fra årets og tidligere års gjennomføringer.

    Logg inn i bestillings- og rapportportalen

    Påminnelse og purringer

    Det er viktig å minne lærlingene og faglige ledere på svarfristen via e-post og SMS. Dette kan dere gjøre i bestillings- og rapportportalen. Noen fylkeskommuner har erfaring med at flere påminnelser øker svarprosenten.

    En påminnelse fra noen lærlingen kjenner hos opplæringskontoret eller i bedriften er en effektiv påminnelse. 

  • Mange av opplæringskontorene har lærlingsamlinger i løpet av høsten. Fylkeskommunen kan avtale med opplæringskontorene slik at lærlingene får tid til å gjennomføre undersøkelsen på samlingen. På disse samlingene kan opplæringskontorene gi hjelp dersom lærlingene har spørsmål til undersøkelsen.

    Fylkene som legger opp til et slikt samarbeid med opplæringskontorene, forteller at dette er det viktigste enkelttiltaket for å få så mange som mulig til å svare på Lærlingundersøkelsen.

    Premier gir høyre svarprosent

    Flere av fylkene lokker med premietrekning for å motivere lærlingene til å svare.

Følge opp

  • I 2018 ble lærling og lærebedriftsundersøkelsen justert blant annet ved at antall spørsmål ble redusert. Dette gjør at resultatene ikke kan sammenlignes med tidligere årganger. Endringene skal evalueres i samarbeid med NTNU. Evalueringen vil danne grunnlaget for en revidering av begge undersøkelsene i 2020.

    Fylkeskommunene og opplæringskontorene kan hente ut resultatene for 2018 og 2019 fra både Lærlingundersøkelsen og Lærebedriftundersøkelsen i bestillings- og rapportportalen. Her kan man også sammenligne egne resultatene med andre fylker og nasjonale tall. Tallene for lærlingundersøkelsen fra 2018 og 2019 vil ikke publiseres i Skoleporten.

  • Logg inn i bestillingsportalen og velg fanen hvor det står  "Lærebedriftsundersøkelsen". Velg deretter fanen "Brukere".

    I listen over brukerne så vil du få opp et ikon i kolonnen helt til høyre (se bilde). Klikk på denne og du vil kunne se enkeltbesvarelsene fra Lærebedriftsundersøkelsen.

  • Etter at undersøkelsen er analysert, kan fylkeskommunen samle sentrale aktører til en felles gjennomgang av resultatene. Det varierer hvem fylkeskommunen inviterer, men det er vanlig at opplæringskontorene er med.

    Variasjon mellom fag, år, opplæringskontor og fylker kan være gode utgangspunkt for å reflektere over hva som fungerer. Det gir også et godt grunnlag for å utforme tiltak for kvalitetsutvikling.

    Oppfølging av lærebedrifter og opplæringskontor

    Resultatene av Lærlingundersøkelsen og Lærebedriftundersøkelsen kan være faste poster på møtet med lærebedrifter og opplæringskontor. Her kan dere gjennomgå resultatene, og drøfte og prioritere tiltak. Vi anbefaler å sette mål for områder som bør forbedres, og finne tiltak for å nå målene.

    Vær oppmerksom på spesielle funn som krever umiddelbar oppfølging.

    Resultatene kan også legges fram for yrkesopplæringsnemnda og for fylkestinget.

  • Lærlingundersøkelsen og Lærebedriftundersøkelsen er en del av kvalitetssystemet i fagopplæringen. Vi har laget en modell som illustrerer dette systemet.

    Gå til modellen Kvalitet i fagopplæringen.

  • De fylkeskommunene som aktivt bruker og følger opp resultatene, opplever at opplæringskontorer og lærebedrifter engasjerer seg når undersøkelsen skal gjennomføres neste gang. Dette engasjementet bidrar til at flere lærlinger besvarer undersøkelsen.

    God svarprosent gir også mer pålitelige resultater.

Fant du det du lette etter?

0/250
0/250

Tusen takk for hjelpen!