Årsrapport 2020

Styring og internkontroll

Overordna vurdering av styringa

Styringa av verksemda tek utgangspunkt i verksemds- og økonomiinstruksen, det årlege tildelingsbrevet med tillegg til tildelingsbrev gjennom året. Plan- og budsjettprosessen for direktoratet følgjer eit fast årshjul som er tilpassa etatsstyringsprosessene frå departementet. Det blir arbeidd godt med internkontroll på område som tilskotsforvaltning, oppfølging av lover og forskrifter, HMS og tryggleik og beredskap. Vi har rutinar og prosessar som skal førebyggje uønskte hendingar, og set inn tiltak ved auka risiko. Direktoratet har også gode rutinar for økonomikontroll internt.

Tilstanden for styring og kontroll i 2020 blir samla sett vurdert som god.

Vi viser elles til oversendinga av ei eiga utgreiing om direktoratet sitt arbeid med internkontroll til departementet våren 2020. Når det gjeld tilskotsforvaltning og styringa av underliggjande verksemder, viser vi til eigne rapportar til departementet med frist 30. april 2021.

Styring og kontroll av oppdragsporteføljen

Direktoratet har gode rutinar for å ta imot og handtere oppdraga frå departementet. Alle oppdrag blir vurderte av leiinga før dei blir fordelte i organisasjonen og går inn i den samla oversikta over oppdragsporteføljen. Frå 2018 omfattar denne oversikta alle pålagde oppgåver frå departementet: faste oppdrag, oppdrag som er gitt i tidlegare år, og som framleis er i gang, og oppdraga for året. Alle oppdraga blir knytte opp mot brukareffektmåla for å sikre ein god samanheng mellom aktivitet og mål.

Innretninga på oversikta over oppdrag blir vurdert løpande. I 2020 har oversikta vorte ytterlegare vidareutvikla for å gi leiinga betre støtte.

Utdanningsdirektoratet gjennomfører tertialvise risikovurderingar med utgangspunkt i forventningane frå departementet for året og enkelte faste oppdrag som er under endring. Vurderinga omfattar heile organisasjonen: avdelingar, divisjonar/stab og leiing. Organisasjonen blir beden om å løfte fram vesentlege risikoar knytte til den samla måloppnåinga til direktoratet. Vi identifiserer moglege risikoar og vurderer kva toleranse for risiko som er akseptabel. Deretter utarbeider vi ei oversikt over risikonivåa. Den gjer det enklare å velje kva risikoar det bør setjast i verk tiltak for (risikostyring).

Risikovurdering i 2020

Dei identifiserte risikoområda på verksemdsnivå er melde inn til departementet, og det er gjort greie for tiltak og status for dei områda som vart melde inn i 1. tertial i rapporten for 2. tertial 2020. Dette er område som har hatt stor merksemd i organisasjonen i 2020, og tiltak er sette inn. Fleire av desse områda vil krevje løpande merksemd frå leiinga også inn i 2021.

I tillegg har direktoratet levert eigne oversikter og rapportar over risiko og tiltak knytt til handtering av koronasituasjonen. Desse har vorte kompletterte med ein løpande dialog om utviklinga.

Utvikling av styring og kontroll

Vi har frå 2020 fått ein ny struktur på og balanse mellom instruks og tildelingsbrev. Direktoratet opplever at den nye strukturen bidreg til at styringa blir tydelegare. Dermed dannar han eit betre utgangspunkt for forståinga for og arbeidet med prioriteringar og oppdrag og dermed også for rapportering og dialog om resultat. Direktoratet opplever vidare at det er merksemd på rutinane rundt utsending og omfanget av tilleggsoppdrag gjennom året. Dette er viktige tema for løpande dialog mellom direktorat og departement sidan det handlar om rammene for handlingsrommet og moglegheita direktoratet har til langsiktig planlegging.

Vi opplever at vi i dag har ein relasjon der vi i fellesskap vidareutviklar måten departementet styrer direktoratet på. I forlenginga av dette ser vi fram til den kommande prosessen med å fornye og revidere fellesdokumentet Styring, kommunikasjon og samarbeid på bakgrunn av dei endringane i styringa som har skjedd i seinare år.

I 2020 har direktoratet gjort ei vurdering av behovet for internrevisjon i tråd med R-117 Internrevisjon i statlige virksomheter, fastsett av Finansdepartementet. Udir gjennomførte ei vurdering i 2016 og var dermed pålagt å gjennomføre ei ny vurdering i 2020. Gjennomgangen dannar eit viktig grunnlag for vidare utvikling av styringa i direktoratet. Det er vedteke at direktoratet i 2021 skal gjennomføre ein heilskapleg og enkeltståande revisjon. Basert på denne revisjonen vil vi ta stilling til om det er behov for ein permanent internrevisjonsfunksjon i direktoratet. I tillegg vil vi internt vurdere behovet for tiltak for heilskapleg styring innan den teknologiske porteføljen vår.

Styring av underliggjande verksemder

Utdanningsdirektoratet styrer fylkesmannen i samsvar med styringssystemet som Kommunal- og moderniseringsdepartementet innførte frå 2016. I 2020 har vi gjennomført styringsmøte med enkelte embete ut ifrå ei risiko- og vesentlegvurdering. Nokre embete har gått gjennom krevjande samanslåingsprosessar som får betydning for oppgåveløysinga og måloppnåinga vår. I styringsmøta har vi derfor teke opp tema som kompetanse og kapasitet, einskapleg praksis i embetet, leiarforankring og kvalitetssikring av oppgåveløysinga. I tillegg har vi gjennomført eit oppfølgingsmøte med Fylkesmannen i Innlandet.

I 2020 har embeta vore avgjerande for oppfølginga vår av barnehage- og opplæringssektoren under pandemien. Jamleg informasjon, rapportering og tett dialog har bidrege til at vi har kunna vurdere konsekvensane av smitteverntiltaka raskt og å finne gode og tilpassa løysingar til det beste for barn og unge.

Udir har ansvar for styringa av den statlege samiske opplæringsverksemda. Den består av styret for dei samiske vidaregåande skolene i Karasjok og Kautokeino og Åarjelsamien vierhtiesåafoe (Sørsamisk kunnskapspark). I styringsdialogen inngår tildelingsbrev, supplerande tildelingsbrev, rapportering og eit årleg etatsstyringsmøte i tillegg til kontaktmøte ved behov. Vi har hatt eit etatsstyringsmøte og eit kontaktmøte med kvar av dei to verksemdene i 2020.

Styret for dei samiske vidaregåande skolene vart utnemnt 1. august 2017 med to års funksjonstid. Inntrykket Udir har, er at styret fungerer godt. Gitt dei utviklingsoppgåvene skolene står overfor med tanke på innføring av nye læreplanar og ny struktur for yrkesfag, vart det sett på som fornuftig å vidareføre dagens styre for ein ny toårsperiode. Styret er derfor vidareført med den dåverande samansetninga frå 1. august 2019 til 30. juli 2021.

Arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap

Utdanningsdirektoratet har i 2020 revidert ROS-analysen for samfunnstryggleik og beredskap. Risiko for uønskte hendingar som kan ramme direktoratet, er analysert og gjort greie for. ROS-analysen skal bidra til auka tryggleik og beredskap i Utdanningsdirektoratet, han aukar medvitet og kunnskapen om risiko, og han dannar eit grunnlag for å gjere prioriteringar og forbetringar i tryggleiks- og utviklingsarbeidet.

Direktoratet har utarbeidd ein handlingsplan for å følgje opp middels og høg risiko i verksemda. Handlingsplanen forankrar ansvaret for oppfølging av tiltak i den enkelte divisjonen og avdelinga. ROS-analysen og handlingsplanen bidreg til auka tryggleik og beredskap ved at risikoanalysen er gjennomgått og forankra i leiinga, og ved at tiltaka i handlingsplanen blir prioriterte og følgde opp i verksemda. Tryggingsarbeidet har vorte forsterka gjennom året ved at direktoratet har fått auka ressursar i arbeidet med informasjonstryggleik.
Direktoratet har etablerte rutinar for behandling av avvik. Desse er gjorde kjende og tilgjengelege for alle tilsette på intranettet. I 2020 har uønskte hendingar blitt rapportert og behandla effektivt i organisasjonen. Ved behandling av avvika blir leiinga i direktoratet involvert i avgjerdene. Direktoratet legg vinn på å lukke avvik raskt for å avgrense eventuelle skadar, komme tilbake til normaltilstanden og å gjere tiltak for å hindre gjentaking.

Vi vedlikeheld krise- og beredskapsplanane våre årleg. Då pandemien trefte Noreg tidleg i 2020, oppdaterte vi pandemiplanen vår og utarbeidde kontinuitetsplanar som har danna eit grunnlag for beredskap, samarbeid, kommunikasjon og kontinuitet gjennom pandemiperioden.

Det har vore gjennomført og evaluert ei beredskapsøving i 2020. Øvinga vart planlagd og gjennomført for å øve opp støttefunksjonar i handteringa av alvorlege hendingar som kan ramme tilsette i direktoratet, og for å identifisere behov for forbetringar. Etter øvinga er det utarbeidd ein handlingsplan for å vidareutvikle rolleskildringar, rutinar og kompetanse i støttefunksjonane når det gjeld ansvar og oppgåver innanfor tryggleik og beredskap.

Likestilling

I Utdanningsdirektoratet er vi 345 tilsette ved utgangen av 2020, 220 kvinner og 125 menn. Dette gir oss ein kvinneandel på 63,8 prosent og ein mannsandel på 36,2 prosent. I toppleiinga er det fem kvinner og to menn. Vi har 23 avdelingsdirektørar¹³ med ei fordeling på 62,5 prosent kvinner og 37,5 prosent menn.

Alle i Utdanningsdirektoratet er tilsett i hundreprosentstillingar. Dette inneber at Utdanningsdirektoratet ikkje har nokon tilsette som jobbar ufrivillig deltid. Nokre av dei tilsette har likevel behov for å jobbe i reduserte stillingar i ein periode av ulike årsaker, eksempelvis delvis omsorgspermisjon, studiepermisjon eller permisjon i samband med eiga helse. Ved utgangen av 2020 jobbar 5,5 prosent (19 tilsette) i reduserte stillingar, 16 kvinner og 3 menn.

Av våre tilsette er 5,5 prosent (19 tilsette) tilsett i mellombelse stillingar anten på engasjement eller i vikariat. Dette gjeld 10 kvinner og 9 menn. Av dei 19 tilsette i mellombelse stillingar er 8 lærlingar. Av desse 3 kvinner og 5 menn.

I 2020 er det teke ut i alt 340,5 veker foreldrepermisjon i Utdanningsdirektoratet, 240,4 veker for kvinner og 92,1 veker for menn. I 2020 har 15 kvinner teke ut foreldrepermisjon, og den gjennomsnittlege permisjonslengda har vore 16,6 veker. Tilsvarande har 13 menn teke ut foreldrepermisjon, og her er den gjennomsnittlege permisjonslengda 7,1 veker.
Lønnsfordelinga mellom kjønna i Utdanningsdirektoratet er jamn, og vi har ikkje grunnlag for seie noko anna enn at det kjem av individuelle forskjellar i lønnsfastsetjing. Menn ligg noko høgare enn kvinner totalt sett på verksemdsnivå og på rådgivar- og seniorrådgivarnivå, medan kvinner ligg noko høgare enn menn på leiarnivå. Tabellen nedanfor viser gjennomsnittslønna totalt og fordelt på kjønn på verksemdsnivå og for dei mest brukte stillingskodane i direktoratet. Alle nytta stillingskodar i direktoratet er drøfta med dei tillitsvalde. Stillingsnivåa er baserte på eksisterande stillingskategoriar, der nivå 1 viser oversikt på verksemdsnivå¹⁴. Nivå 2 viser oversikt på leiarnivå¹⁵, medan nivå 3 og 4 viser oversikt på høvesvis seniorrådgiver- og rådgivarnivå.

Utdanningsdirektoratet har etablerte rutinar for handtering av mobbing og trakassering og rutinar for varsling. Direktoratet har eit IA-utval som jobbar spesifikt med inkluderande arbeidsvilkår. IA-utvalet består at to tilsettrepresentantar, HR-direktøren og ein sekretær for utvalet frå HR. Utvalet har to møte i halvåret og arbeidsmøte ved behov.

I samband med endring i likestillings- og diskrimineringslova og ei styrkt aktivitets- og forklaringsplikt, har IA-utvalet gjennomført eit eige arbeid knytt til likestilling. Utvalet har gjort ei vurdering og kartlegging av diskrimineringsrisiko. Det er utført ein gjennomgang av eksisterande rutinar, prosedyrar og retningslinjer innanfor ulike personalpolitiske område og risikovurderingar i høve til krav i regelverket. Det er også vurdert om det eksisterer fysiske eller organisatoriske forhold som gir tilsette ulike moglegheiter for å lykkast. Konklusjonen frå utvalet er at det ikkje finst tydeleg risiko for diskriminering på grunn av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgåver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsetjing, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk eller kombinasjonar av desse. Ein tilsetjingsprosess kan påverkast av den såkalla likskapseffekten. Personlege haldningar kan umedvite påverke utval av kandidatar til intervju og i verste fall føre til diskriminering. Mangfald og rekruttering er planlagt som tema for møte i den utvida leiargruppa våren 2021. Tiltaket skal evaluerast hausten 2021.

Helse, miljø og tryggleik

I Utdanningsdirektoratet blir det jobba systematisk med helse-, miljø- og tryggingsarbeid for å sikre eit godt arbeidsmiljø for alle tilsette. HMS-handboka vår legg til rette for at arbeidet med helse, miljø og tryggleik blir handtert i samsvar med krav i lover og forskrifter. Arbeidsmiljøutvalet har kvartalsvise møte der det blir gjennomført risikovurdering knytt til HMS og fremja tiltak på området ved behov. I samband med utbreidd bruk av heimekontor som følgje av pandemien, vart det gjennomført to interne spørjeundersøkingar om arbeidstilhøve og arbeidsmiljø. Resultata viste at dei fleste tilsette i perioden har opplevd at heimekontor fungerer godt, men at det sosiale arbeidsmiljøet har vore dårlegare enn normalt. Det er i løpet av hausten sett inn ei rekkje tiltak for å styrkje det sosiale arbeidsmiljøet. I tilknyting til dei årlege HMS-vekene var psykososialt arbeidsmiljø tema i alle avdelingar, og det er etablert ulike sosiale arenaer digitalt.

Ergonomi og fysisk tilrettelegging på heimekontor er følgt opp gjennom digital arbeidsplassvurdering via bedriftshelsetenesta og utlån og heimkøyring av kontorutstyr. Det er tilrettelagt for fysisk trening gjennom ei utvida ordning for trening i arbeidstida og digitale treningstilbod.

Kommunikasjon

Alle krisetilstandar berører kommunikasjon, og ei uvanleg langdregen og alvorleg krise som pandemien vi er inne i, fører til uvanleg store belastningar, også på kommunikasjonsfunksjonen. Direktoratet har vore opptekne av at vi har måtta ruste oss for både å ha høg gjennomføringsevne for kommunikasjonstiltak i samband med pandemien samtidig som ordinære oppdrag og sentrale utviklingsprosessar i minst mogleg grad skal bli skadelidande. I mars sette vi derfor ned ei lita gruppe kommunikatørar (under 1/3 av dei tilsette av staben) som nesten utelukkande har arbeidd med kommunikasjonstiltak om korona, medan resten av staben i hovudsak kunne ta dei andre oppgåvene. I arbeidet knytt til pandemien har vi lagt mest vekt på informasjon til skoleeigarar, rektorar og regional stat, men også lærarar og i noka grad elevar og foreldre har vore målgrupper. I tillegg har vi i stor grad betent media og svart på mange førespurnader derfrå.

Koronasidene på udir.no har vorte ein referanse for skoler og barnehagar i praktiseringa av svært mange sider av smittevern og opplæring med 3,3 millionar besøk og gode tilbakemeldingar frå sektoren. Sidene har måtta gjennomgå mange revideringar etter kvart som pandemien endra seg, og det har nok vore krevjande for mange å følgje med på alle endringane, men dei har vore heilt nødvendige med ein smittesituasjon i stadig endring. I tillegg har vi produsert mange filmar, mellom anna for sosiale medium, som har hatt rekordstor spreiing i denne tida (1,4 millionar visningar i perioden mars–desember).

I arbeidet med desse kommunikasjonsoppgåvene har vi hatt særs tett, tverrsektoriell kontakt med andre verksemder på direktoratsnivå, både når det gjeld kommunikasjon og direkte til faglinjene. FHI har stått i ei særstilling her, men det har vore eit godt samarbeid med fleire, som Helsedirektoratet og BUFdir. I tillegg har den interne informasjonen vore viktig, både informasjon om aktiviteten i direktoratet i ei tid der dei fleste i langt mindre grad er til stades på arbeidsplassen, informasjon om smittevern og informasjon om dei mange ordinære aktivitetane til direktoratet. Ei anna viktig oppgåve har vore å nytte den interne kommunikasjonen til å skape samhald og fellesskap i ei tid med hovudsakleg digital kontakt. Verksemdsleiaren har hatt ei avgjerande rolle her.

Vidare er det etablert eigne møteplassar for å sikre god informasjon til tilsette, leiarar, tillitsvalde og verneombodet om oppdaterte retningslinjer og rutinar for heimekontor, og for å sikre relevante tilbakemeldingar for drifta av verksemda.

Samtidig med eit press utan sidestykke på informasjon om korona har det vore viktig at alle dei andre, ordinære aktivitetane har kunna gå sin gang og at vi har kunna formidle informasjon om dei til sektoren. I denne tida har det vore sentralt å ha kommunikasjon med sektoren for å vidareutvikle læreplanvisninga som gir støtte til heilskapleg bruk av dei nye læreplanane. Det har vore 2,6 millionar besøk i den digitale visninga av LK20 i 2020. Heilskapen i det nye læreplanverket har vore meir besøkt enn det som var tilfellet med LK06, noko som kan tyde på at visninga fungerer etter intensjonen. Læreplanvisninga er vidareutvikla med eit verktøy for å planleggje opplæring i samarbeid med kollegaer. Planleggingsverktøyet har no 57 000 unike brukarar og har vorte godt mottekne i sektor. Kommunikasjonen med brukarar har vore eit berande element i utviklinga av læreplanvisninga og planleggingsverktøyet og har i 2020 omfatta brukartestar, fokusgrupper, individuelle intervju, tilbakemeldingsskjema, dialog på Facebook, e-postar, Spørsmål til Skole-Norge og analyse av nettstatistikk.

Offentlege innkjøp 

Det er i 2020 lyst ut 41 konkurransar. Dette er ein liten nedgang frå 2019, då det vart gjennomført 48 konkurransar. Statens innkjøpssenter har teke seg av fleire fellesavtalar for staten, og det fører til færre konkurransar hos oss. I tillegg til dei ordinære konkurransane har vi hatt 40 uttak på rammeavtalane våre der vi har gjennomført minikonkurransar i dei tilfella vi har rammeavtalar med meir enn ein leverandør.

Vi har interne retningslinjer for å følgje opp at lov og forskrift for offentlege innkjøp blir følgde.

Fellesføringar – inkluderingsdugnaden

I 2020 er det tilsett 39 medarbeidarar (inkludert 4 lærlingar). Ved utlysing går det fram i annonseteksten at arbeidsstyrken i Utdanningsdirektoratet i størst mogleg grad skal spegle mangfaldet i befolkninga, og at personar med minoritetsbakgrunn og personar med nedsett funksjonsevne blir oppmoda til å søkje.

Utdanningsdirektoratet har eit søkjelys på søkjarar med nedsett funksjonsevne og hol i CV-en og har gode rutinar for å avdekkje slike kandidatar i søkjarmassen. Det har vore nokre få søkjarar med hol i CV-en, og berre 10 prosent av søkjarar med denne bakgrunnen har vore innkalla til intervju. Ingen av desse nådde opp og vart tilsett. Det har også vore få søkjarar med nedsett funksjonsevne, og berre nokre få har vore kvalifiserte i samsvar med utlysinga og blitt innkalla til intervju. I 2020 har vi ein tilsetjingsandel på 4,3 prosent frå denne søkjargruppa.

Vi ser at sjølv om direktoratet har rutinar for rekruttering av personar med hol i CV-en og nedsett funksjonsevne, lykkast vi i lita grad å tilsetje søkjarar frå desse målgruppene.

Direktoratet planlegg tiltak som på kort sikt skal bidra til inkludering av personar som elles har vanskar med å komme i jobb, og som på lengre sikt skal bidra til at fleire personar med nedsett funksjonsevne eller hol i CV-en kan kvalifisere seg til ei tilsetjing. Planlagde tiltak er å tilby fleire plassar for arbeidstrening gjennom Nav og deltaking i traineeprogrammet i staten. I tillegg skal det utarbeidast ein rekrutteringspolicy som skal innehalde ambisjonar og verkemiddel for auka mangfald i direktoratet og bidra til å sikre systematisk arbeid på området.

^{13 Ved utgangen av 2020 er 2 av 23 avdelingsdirektørstillingar vakante. I desse to stillingane fungerer to seniorrådgivarar mellombels som avdelingsdirektørar.
14 Direktøren og lærlingar inngår ikkje i utrekninga av gjennomsnittslønn totalt og fordelt på kjønn på nivå 1.
15 Direktøren, og dessutan to seniorrådgivarar som fungerer som avdelingsdirektørar, inngår ikkje i tala på nivå}