Årsmelding fra barnehagen og opplysninger fra kommunen

• 17. november 2023: BASIL åpner for kommunen.
• 1. desember 2023: BASIL åpner for barnehagene.
• 10. januar 2024: Kommunene har godkjent årsmeldingene for alle barnehagene og levert eget skjema for kommunen.
• 31. januar 2024 kl. 23:59: Statsforvalterens frist for å kvalitetssikre årsmeldingsskjemaene og kommuneskjemaene.
• 1. februar 2024 kl. 00:00: BASIL er stengt.

Kommunen setter en frist for barnehagene og orienterer om fristen for innlevering.

Dere bør gi barnehagene en frist som gjør at dere selv er i stand til å overholde fristen for godkjenning av barnehageskjemaene.

I BASIL er det lagt inn opplysninger om den enkelte barnehage basert på registerdata fra Virksomhets- og foretaksregisteret og Nasjonalt barnehageregister.

Kommunen kan sjekke at alle barnehager ligger i BASIL fra og med 18. november. Dersom barnehager mangler i løsningen, må informasjon om dette sendes til basil@udir.no så raskt som mulig. Husk å oppgi barnehagens organisasjonsnummer.

Barnehager som ikke er registret i Virksomhets- og foretaksregisteret vil ikke bli registrert i BASIL. Det er derfor viktig at kommunen passer på at barnehageeieren så raskt som mulig sørger for at manglende barnehager blir korrekt registrert i Virksomhets- og foretaksregisteret

Vær spesielt oppmerksom på barnehager som er lagt ned, er nyåpnet eller har skiftet eier.

Barnehagens e-postadresse blir overført fra BASIL til Nasjonalt barnehageregister og Virksomhets- og foretaksregisteret. Kommunen bør derfor passe på at de kommunale barnehagene oppgir e-post adresser som er i tråd med kommunens praksis vedrørende e-postadresser.

Dersom det er registrert feil e-postadresse eller navn på styrer skal dette endres i Nasjonalt Barnehageregister (NBR) av barnehagen selv.

For å endre informasjonen må du være logget på i NBR. Pålogging gjøres ved å benytte samme brukernavn og passord som ved pålogging i BASIL. Det er kommunen som har ansvar for å tildele brukernavn og passord i UBAS.

Du får da mulighet til å endre opplysningene som er feil. Husk å trykke på knappen 'Lagre' nederst på siden etterpå. Opplysningene oppdateres få dager etter at det er endret i NBR.

Kommunen og barnehagen bruker UBAS (Utdanningsdirektoratets brukeradministrasjonssystem) for å logge seg inn i BASIL.

Dere kan lese mer om UBAS her.

Kommunen skal tildele tilgangen til BASIL til barnehagene i UBAS.

Dere videreformidler informasjon til barnehagene om innlogging i BASIL og frister. I BASIL ligger det en mal som dere kan bruke for å sende ut informasjon.

Alle barnehager i kommunen som er i drift 15. desember skal levere årsmeldingsskjema.

Barnehagen og kommunen rapporterer via rapporteringsløsningen BASIL (Barnehage-statistikk-innrapporteringsløsning). 

Kommunen fyller ut skjemaet med opplysninger om barnehagemyndigheten og foreldrebetaling i kommunen. Skjemaet finner dere i BASIL under «Kommuneskjema». 

Opplysningene gjelder både kommunale og ikke-kommunale barnehager og omhandler:

• kommunens satser for inntektsgradert foreldrebetaling og søskenmoderasjon
• antall husholdninger og antall barn som har dekkes av disse ordningene
• kommunens totale kostnader til inntektsgradert foreldrebetaling.
• kostnader til betalingsfritak for foreldre ved vedtak om spesialpedagogisk hjelp
• eventuelt andre ordninger for reduksjon i foreldrebetalingen

Informasjonen i årsmeldingen omhandler:

• opplysninger om kommunen og barnehagen
• barnehagens organisering
• opplysninger om antall barn i barnehagen
• minoritetsspråklige barn i barnehagen
• barn med nedsatt funksjonsevne, spesialpedagogisk hjelp og tegnspråkopplæring
• foreldrebetaling
• opplysninger om stillinger og personale
• beredskap

Kommunen skal purre på de barnehagene som ikke leverer innen fristen eller som leverer et mangelfullt eller feilaktig utfylt skjema. BASIL er tilrettelagt for at dere kan purre ved å sende e-post til barnehager som ikke har levert innen gitt frist.

Statsforvalteren skal følge opp kommunene og

• ha oversyn med innsamlingen
• gi faglig veiledning
• purre på kommuner
• kvalitetssikre innrapporterte data

Statsforvalteren gir administrasjonsrettigheter til kommunen for UBAS-pålogging.

Kommunens frist for godkjenning er 11. januar 2023.

Kommunen skal passe på at de opplysningene barnehagen har levert i årsmeldingsskjemaet stemmer overens med den informasjonen kommunen har om barnehagen.

Dere må kontrollere opplysningene nøye. I år vil kommunene kunne se de samme advarslene som barnehagen ser, når de leverer skjemaene. Dere kan også eksportere utvalgte data fra årsmeldingen til Excel eller bruke basilrapport.udir.no for å se rapporteringen av flere barnehager på samme tid. Dette kan være til hjelp når dere godkjenner barnehagens rapportering.

Skjemaene gir viktig styringsinformasjon til kommunene, staten, foreldre og andre interesserte.

Tallene publiseres i

• BASIL Rapportportal (krever brukernavn og passord)
• Nasjonalt barnehageregister
• Barnehagefakta.no
• Statistikk om barnehager

Kommunale og ikke-kommunale barnehageeiere plikter å legge fram tjenestedata, jf. barnehageloven § 48 andre ledd.

Opplysningene samles inn av Statistisk sentralbyrå og Utdanningsdirektoratet. Statistisk sentralbyrå vil, i medhold av lov av 21. juni 2019 nr 32 om offisiell statistikk og Statistisk sentralbyrå § 10 benytte oppgavene til utarbeidelse av offisiell statistikk.

Utdanningsdirektoratet er ansvarlig for innsamling av statistikk om barnehager gjennom BASIL.

Innsyn og offentlighet

Offentlighetsloven inneholder regler for hvordan vi skal behandle forespørsler om innsyn fra offentligheten, for eksempel fra media. Utgangspunktet etter offentlighetsloven er at dokumenter er åpne for innsyn, jf. § 3. I enkelte tilfeller kan/skal vi unnta opplysninger og dokumenter fra offentligheten. Dette gjelder spesielt når andre hensyn veier tyngre enn hensynet til åpenhet, som for eksempel å beskytte enkeltpersoner.

Både forvaltningsloven og offentlighetsloven inneholder regler om når vi skal, eller kan, unnta opplysninger fra offentlighet. Offentlighetsloven gir også en rett til innsyn i sammenstilling av opplysninger som ligger lagret i et organ sine databaser, så lenge sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter, jf. § 9.

Justis- og beredskapsdepartementet har skrevet en veileder til offentlighetsloven. Den inneholder informasjon om unntakene i offentlighetsloven, og gir nyttig veiledning når vi skal vurdere om vi skal gi innsyn i et dokument.

Taushetsplikt og taushetsbelagte opplysninger 

Alle som jobber i stat og kommune er bundet av reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven kapittel 3. Taushetsplikten innebærer at vi har en plikt til å hindre at andre får kjennskap til opplysninger om noens personlige forhold og enkelte drifts- og forretningsforhold, jf. forvaltningsloven § 13. 

Opplysninger som er omfattet av taushetsplikten skal derfor alltid unntas fra innsyn. Dette gjelder også ved sammenstilling av tall fra databaser hvor enkelte tall kan føre til indirekte identifisering av enkeltpersoner.

For eksempel i en liten barnehage med få barn er det lettere å identifisere hvilket barn som mottar spesialpedagogisk hjelp, enn i en stor barnehage med flere barn med spesialpedagogisk hjelp. Når vi vurderer om en opplysning gjelder noens personlige forhold, må vi vurdere de konkrete forholdene i hver enkelt sak.

I Basil skal vi unnta opplysninger som direkte og indirekte identifiserer noens personlige forhold. Dette gjelder særlig ved små forhold hvor det foreligger fare for indirekte identifisering av enkeltpersoner. Vurderingen må gjøres i hvert enkelt tilfelle. 

I årsmeldingen vil dere ofte kunne unnta:

• 6 åringene slås sammen med 5-åringene
• Punkt om minoritetsspråklige barn
• Punkt om barn med spesialpedagogisk hjelp (flertallet av 6 åringene får nettopp spesialpedagogisk hjelp)

Noen ganger skal vi også unnta tall for antall ansatte som gir minoritetsspråklig hjelp eller jobber med barn/barnegrupper som krever ekstraressursinnsats (spesialpedagogisk hjelp), ettersom dette kan si noe om omfanget. Totalsummen kan ved små enheter, identifisere barn og deres personlige forhold.

I kommuneskjema vil det noen ganger også være behov for å unnta tall for årstimer til pedagoger og assistenter som gir spesialpedagogisk hjelp, dersom denne informasjonen kan identifisere et barn eller behov hos barnet.

Se informasjon om hva som kan unntas i resultatregnskapet