Bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling i private barnehager

Barnehagen skal oppbevare regnskapsmateriale og annen dokumentasjon som kreves etter økonomiforskriften, i tråd med bokføringsloven § 13. Til forskjell fra bokføringsloven, gjelder oppbevaringsplikten i ti år etter regnskapsårets slutt.

Hovedkravet er oppbevaring i Norge, selv om selve bokføringen kan skje mot en server stående i utlandet (eksempelvis nettsky). Paragraf 7-5 i bokføringsforskriften fastslår at oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale kan skje i andre EØS-stater uten søknad til Skattedirektoratet. Melding om hvordan lagring er organisert, erstatter i disse tilfellene kravet om søknad. Skattedirektoratet har foreløpig godkjent Finland, Sverige, Danmark og Island som de landene som oppfyller vilkårene for den nye ordningen. Les om dette på Skatteetaten sine nettsider.

Dokumentasjonen skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Videre skal dokumentasjonen kunne framlegges i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør tilsyn.

Etter bokføringsloven § 13 regnes dette som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale:

• årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning,
• spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering,
• dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen,
• revisors skriftlige kommunikasjon med styret etter revisorloven § 9-5,
• avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning,
• korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning,
• utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte,
• prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift