Bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling i private barnehager

Krav om internkontroll

Krav om internkontroll

Barnehageeier skal ha internkontroll for å sikre at barnehagen oppfyller kravene i barnehageloven om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling (barnehageloven kapittel V med forskrifter). Kravene til internkontroll følger av barnehageloven § 9.

Målet med internkontrollen er at brudd på regelverket forebygges, avdekkes og følges opp på en hensiktsmessig måte.

Hvem skal utføre internkontroll

Barnehageeier er ansvarlig for internkontrollen i barnehagen. Utførelsen av alle aktiviteter i internkontrollen kan likevel delegeres nedover i barnehagen. Styrer/daglig leder i barnehagen kan få oppgaver knyttet til internkontroll, og igjen kunne delegere videre på hensiktsmessig måte. Samtidig er det en forutsetning at delegeringen er forsvarlig, og at den som delegerer oppgaver, følger med på hvordan oppgavene blir ivaretatt i praksis. Man kan delegere oppgaver, men ikke ansvaret for oppgavene. Vurderinger av internkontrollen med risikovurderinger og tilpasninger må barnehageeier gjøre på et helhetlig og overordnet nivå.

Nærmere om kravene til internkontroll

Internkontrollen må være egnet til å nå målet om regelverksetterlevelse.

Internkontrollen skal være systematisk og tilpasset barnehagens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Dette stiller krav til hvilket omfang internkontrollen skal ha og hvordan internkontrollen i barnehagen skal innrettes. Disse tilpasningene gjelder ikke bare for vurderingen av hvor omfattende internkontrollen må være samlet sett, men også ved vurdering av de ulike aktivitetene isolert sett. Arbeidet med internkontrollen skal ikke være tilfeldig, hendelsesbasert eller spontant.

Ved internkontroll skal barnehageeier:

  • Utarbeide en beskrivelse av barnehagens hovedoppgaver, mål og organisering: Det kan for eksempel gjøres som en oversikt over lederstrukturer, rapporterings- og styringslinjer, delegeringer, funksjonsbeskrivelser med beskrivelse av ansvar og oppgaver for personell innen et bestemt arbeidsområde og så videre. Barnehageeieren kan vise til delegeringsreglement og andre relevante dokumenter som for eksempel forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver.
  • Ha nødvendige rutiner og prosedyrer for å sikre at kravene om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling følges: Hva som er nødvendig vil blant annet bero på en konkret vurdering av risiko for avvik. Det følger indirekte av kravet at rutinene og prosedyrene må gjelde for barnehagen, gjøres kjent og være tilgjengelige. I hvilken grad rutinene og prosedyrene skal dokumenteres skriftlig, må vurderes i lys av dokumentasjonskravet (se punkt nedenfor).
  • Avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik: Både konstaterte avvik og risiko for avvik skal følges opp. Allerede oppståtte feil skal korrigeres. Samtidig må barnehagen forebygge at feil oppstår. Barnehagen må skaffe oversikt over områder hvor det er fare for manglende etterlevelse av lover og forskrifter. Videre må barnehagen sette inn relevante forebyggende og risikoreduserende tiltak for å hindre og forebygge regelbrudd. Dette må barnehagen gjøre både i et kortsiktig og et langsiktig perspektiv.
  • Dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig: Dokumentasjonskravet gjelder de ulike delene av internkontrollen som systemer, rutiner, instrukser og liknende, og selve gjennomføringen av konkrete kontroller og aktiviteter. Det er ikke krav om en bestemt systematikk eller dokumentasjonsmåte. Hva som er nødvendig må barnehagen vurdere ut fra målet med internkontrollen og barnehagens risikoforhold, størrelse, egenart og aktiviteter. Dette vil normalt tilsi at de viktigste delene av internkontrollen må dokumenteres. En høy risiko for avvik innenfor et område vil for eksempel tilsi at barnehagen skriftlig dokumenterer rutiner og andre prosedyrer. Selv om det er nødvendig for barnehagen å ha rutiner for hvordan den skal utføre de lovpålagte oppgavene, kan kravet til å ha en rutine være oppfylt selv om rutinen ikke er nedfelt i en skriftlig prosedyre.
  • Evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll: Evaluering og forbedring er viktig i arbeidet med internkontroll for å sikre systematisk oppfølging og utvikling som til enhver tid er tilpasset barnehagens virksomhet.

Bestemmelsen om internkontroll i barnehageloven er tilsvarende som internkontrollkravet etter kommuneloven. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har utarbeidet en veileder om internkontroll i kommunesektoren, med utgangspunkt i kravene i kommuneloven. Selv om veilederen omhandler kommuneloven, kan den likevel ha overføringsverdi når det gjelder beskrivelsen av de ulike kravene til innholdet i internkontrollen. Veilederen finner du her.