Barn og elevers personvernrettigheter
Barnet eller eleven dere behandler personopplysninger om har rettigheter som barnehagen og skolen må ivareta.
Dere kan oppleve at foreldrene spør om hvordan dere overholder barnas personvernrettigheter. For barn i barnehagen og på barne- og mellomtrinnet er det naturlig at det er foreldrene som spør om dette, men husk at barna også kan spørre selv. På ungdomstrinnet og i videregående opplæring er det kanskje mer naturlig at elevene tar et større ansvar for selv å bruke sine rettigheter.
Artikkel 13 og 14 i personvernforordningen
Retten til informasjon innebærer at dere må gi kort og forståelig informasjon om hvordan dere behandler personopplysningene. Informasjonen skal være lett tilgjengelig. Språket skal være klart og enkelt, særlig når informasjonen er rettet mot barn.
Barnehager og skoler har ikke plikt til å gi informasjon dersom barnet/eleven og foreldrene allerede har tilgang til informasjonen, for eksempel gjennom en hjemmeside. Dere har likevel plikt til å være åpne om hva dere gjør med personopplysningene.
Dere kan informere på ulike måter, som gjennom personvernerklæringer på nettsiden deres, eller i egne informasjonsskriv. Utgangspunktet er at dere skal gi informasjonen skriftlig.
Eksempel på informasjonsskriv
Eksempel på personvernerklæring
Informasjon og åpenhet (Datatilsynet)
Informasjon dere skal gi når dere samler inn opplysningene direkte fra barnet eller eleven
Når dere samler inn personopplysningene direkte fra barnet eller eleven selv skal dere informere om
- hva dere skal bruke opplysningene til (formålet)
- det som gjør at dere har lov til å behandle personopplysningene (behandlingsgrunnlaget)
- hvem som er behandlingsansvarlig og hvordan de kan kontaktes
- opplysningene vil bli utlevert til andre, og i så fall til hvem
- opplysningene skal overføres til tredjeland (land utenfor EU/EØS), i de tilfellene der det er aktuelt
I tillegg kan dere være forpliktet til å gi mer informasjon enn dette. Dere skal gi ytterligere informasjon når det er relevant eller det er nødvendig for å sikre en rettferdig og åpen behandling.
Informasjon dere skal gi når dere samler inn opplysningene fra andre
Når dere samler inn personopplysninger om et barn eller en elev fra andre enn barnet/eleven selv, skal barnet/eleven og foreldrene i tillegg til punktene ovenfor få informasjon om
- de aktuelle kategoriene av personopplysninger som er samlet inn (alminnelig eller særlig kategori)
- hvor dere har fått opplysningene fra
I tillegg kan barnehagen eller skolen være forpliktet til å gi mer informasjon enn dette. Også her skal dere gi ytterligere informasjon når det er relevant eller det er nødvendig for å sikre en rettferdig og åpen behandling.
Artikkel 15 i personvernforordningen
Barnet eller eleven og/eller foreldrene har rett til å be om innsyn i hvordan dere behandler personopplysningene om dem, og kan be om å få vite hvilke opplysninger dere har lagret. Innsyn er viktig for å kunne ivareta sine rettigheter, som å rette eller slette uriktige opplysninger.
De kan også be om å få en kopi av alle opplysningene om barnet eller eleven.
Enkelte av skolenes IT-systemer ivaretar blant annet retten til innsyn ved at elever og foreldre kan se hvilke opplysninger dere behandler om dem. For læringsplattformer som bruker Feide kan brukeren logge seg inn på innsyn.feide.no og se hvilke tjenester de har godtatt, og hvilken informasjon tjenestene henter inn.
Når barnet, eleven eller foreldrene ber om innsyn skal dere gi det uten ugrunnet opphold, og normalt senest innen en måned.
Artikkel 16 i personvernforordningen
Hvis et barn, en elev eller en forelder mener dere behandler uriktige opplysninger om dem, kan de kreve at dere retter opplysningene eller supplerer med tilleggsopplysninger. De må sannsynliggjøre at opplysningene er feil, og opplyse om hva som er riktig.
Hvis dere for eksempel har registrert feil adresse på foreldrene eller feil alder på barnet eller eleven, må dere rette ved å erstatte det som er feil med korrekte opplysninger. Dreier det seg om mer skjønnsmessige vurderinger av barnet eller eleven, som en vurdering av språkutvikling, som foreldrene mener er feil, vil det som oftest være riktig å heller supplere vurderingen med foreldrenes synspunkter. Mener foreldrene at vurderingen er feilaktig, kan de kreve å få registrert innsigelsene eller meningene sine om hva som er riktig.
Artikkel 17 i personvernforordningen
I enkelte tilfeller kan barnet, eleven eller foreldrene kreve at dere sletter personopplysninger. Dette kalles også «retten til å bli glemt».
Barn, elever og foreldre kan blant annet kreve sletting
- hvis det ikke lenger er nødvendig å beholde opplysningene fordi formålet med opplysningene er oppnådd
- hvis dere behandler personopplysningene med grunnlag i et samtykke som blir trukket tilbake
- hvis opplysningene har blitt behandlet ulovlig
Retten til å kreve sletting gjelder likevel ikke blant annet når
- dere har lagringsplikt, for eksempel etter arkivloven
- lagring er nødvendig for arkivering i allmenhetens interesse, vitenskapelige eller historiske forskningsformål eller statistiske formål
Det er særlig unntaket om at dere har arkiveringsplikt som er aktuelt, og som gjør at foreldrene eller barnet eller eleven ikke alltid kan få slettet opplysninger.
Artikkel 18 i personvernforordningen
Hvis barnet, eleven eller foreldrene mener at de lagrede opplysningene er feil, kan de be barnehage- eller skoleeier om å begrense behandlingen av personopplysningene. Da kan dere lagre personopplysningene, men ikke bruke dem til noe mens dere undersøker om opplysningene er riktige. Det er kun i spesielle situasjoner de kan kreve begrensning.
Dersom noen krever retting fordi dere for eksempel har lagret feil adresse, kan de også kreve at dere ikke sender brev til den aktuelle adressen mens dere undersøker om adressen er riktig.
Artikkel 21 i personvernforordningen
I noen tilfeller har barnet, eleven og foreldrene rett til å protestere mot at dere behandler personopplysningene deres. Da kan dere ikke lenger behandle personopplysningene.
Men det finnes noen unntak fra retten til å protestere. Et særlig viktig unntak for barnehager og skoler er at retten ikke gjelder der dere er pålagt i lov å behandle personopplysningene. I de aller fleste tilfeller behandler barnehager og skoler personopplysninger fordi dere er pålagt det gjennom barnehageloven, opplæringsloven eller friskoleloven med forskrifter.
Det er barnehage- og skoleeier som er ansvarlig for å ivareta rettighetene, men det er ofte den enkelte barnehage eller skole som følger opp i praksis. Barnehagens/skolens lovpålagte rådsorganer, som samarbeidsutvalget og elevrådet, eller elev- og foreldresamtaler kan brukes for å ivareta mange av rettighetene.