Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til enkeltpersoner. 

Dette gjelder uavhengig av om dere har skrevet informasjonen ned på et ark, på en datamaskin eller oppbevarer det på en minnepinne.

Noen eksempler på personopplysninger dere møter på i barnehagen og skolen er:

  • kontaktinformasjon, som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse
  • informasjon om allergier
  • atferdsmønstre og sosiale ferdigheter
  • innholdet i elevenes arbeid
  • bilder, videoer eller lydfiler av barn og elever
  • opplysninger om elevenes underveis- og sluttevalueringer
  • fravær og anmerkninger
  • faglig progresjon
  • spesielle undervisningsbehov
  • logg fra elevenes bruk av skolens nettverk

Opplysningene kan være både skrift, tall, fotografier, video og lyd. Når dere for eksempel legger ut bilder der man kan gjenkjenne barna eller elevene på hjemmesiden eller i den digitale læringsplattformen, regnes dette som personopplysninger.

En eksamensbesvarelse vil være en personopplysning, selv om eleven ikke er kjent for sensor. Eleven kan bli identifisert gjennom kandidatnummeret sitt.

Ulike typer personopplysninger

Personvernregelverket skiller mellom to ulike typer personopplysninger; alminnelige og særlige kategorier av personopplysninger. Det er ulike regler for disse to typene, og du må derfor vite hvilken kategori av opplysninger du behandler.

Alminnelige personopplysninger

Alminnelige personopplysninger er alle personopplysninger som ikke hører inn under definisjonen av særlige kategorier av personopplysninger. Dette kan for eksempel være navn, telefonnummer og e-postadresse.

Særlig kategori av personopplysninger (sensitive personopplysninger)

Særlige kategorier av personopplysninger er gitt særlig vern i personvernregelverket. Det skal mer til for å kunne behandle disse personopplysningene enn alminnelige personopplysninger.

I barnehage og skole er de mest aktuelle personopplysningene i særlige kategorier opplysninger om

  • rasemessig eller etnisk opprinnelse
  • politisk oppfatning
  • religion
  • filosofisk overbevisning
  • fagforeningsmedlemskap
  • helse
  • seksuelle forhold eller seksuelle orientering

I barnehagen og skolen behandler dere særlige kategorier av personopplysninger blant annet når dere skal registrere sykefravær (helseopplysning), eller når dere skal sørge for tilrettelegging på grunn av helse. En sykdom eller en skade er typiske eksempler på helseopplysninger. Det har ikke noe å si hvor stor eller liten skaden er, eller om den er kortvarig eller langvarig.

Hvis det er begrunnet i helsemessige årsaker kan informasjon om elevenes sosiale ferdigheter, atferdsmønstre og kommunikasjonsevner også regnes som særlig kategori.

Informasjon om elever som på grunn av religion eller livssyn er fritatt fra deler av undervisningen innebærer også behandling av særlig kategori av personopplysninger. Det samme gjelder hvis dere tar bilder der det er tydelig hvilken religion barna eller elevene har, for eksempel hvis de har på hijab, kippa eller kors.

Karakterer eller andre vurderingsuttrykk er i utgangspunktet alminnelige personopplysninger. Dette blir annerledes hvis dere samtidig registrerer andre opplysninger som faller inn under de særlige kategoriene av personopplysninger, som hvis dere registrerer at eleven er «fritatt» for vurdering i fremmedspråkfaget, og samtidig legger inn en merknad om at eleven er fritatt på grunn av dysleksi (opplysninger om helsemessige forhold). Det samme gjelder der eleven får karakter i samisk (opplysning om etnisk opprinnelse).

Er dere usikre på om dere skal anse en personopplysning som særlig kategori, eller dere står overfor et tvilstilfelle, anbefaler vi at dere uansett behandler opplysningen som særlig kategori.

Andre personopplysninger som må behandles med varsomhet

Det finnes også andre opplysninger som ikke er definert som særlig kategori i personvernregelverket, men som dere likevel må behandle ekstra forsiktig.

En slik personopplysning er adressen til barn, elever eller foreldre som bor på hemmelig adresse. Adresse er ikke en særlig kategori, men adresseinformasjon til dem som bor på hemmelig adresse må dere være ekstra forsiktige med. Hvis adressen er knyttet til en helseinstitusjon, regnes det som at dere behandler opplysninger om helse, som er en særlig kategori.

Andre opplysninger som ikke er særlig kategori, men som dere må behandle ekstra forsiktig, er informasjon om vanskelige familie- eller hjemmeforhold.

Barns personopplysninger har i seg selv et særlig vern, ettersom barn kan være mindre bevisste på aktuelle risikoer, konsekvenser og rettighetene de har.