Tilgang til personopplysningene

Når barnehagen eller skolen skal dele eller gi tilgang til personopplysningene, må dere vurdere om dere har lov til det.

I noen tilfeller vil det være aktuelt å dele personopplysninger med andre, eller gi andre tilgang til personopplysningene. Dette er en behandling som krever et behandlingsgrunnlag.

Det betyr at dere ikke kan dele eller gi noen tilgang til personopplysninger hvis ikke dere har behandlingsgrunnlag for det.

Dele personopplysninger om barnet med barnets foreldre

Foreldrene er en typisk gruppe barnehagen og skolen deler informasjon med. Barn har selvstendig rett til personvern, og har krav på privatliv. Det kan likevel være nødvendig å dele informasjon om barnet som foreldrene trenger for å utøve foreldreansvaret. Det kan også være nødvendig å dele personopplysninger om barnet for å ha et godt samarbeid med hjemmet.

Dele personopplysninger på eget initiativ

Utgangspunktet er at dere på eget initiativ bare skal dele opplysninger om barnet med foreldre med foreldreansvar og som barnet bor sammen med. Dette gjelder for eksempel i de tilfellene dere deler informasjon med foreldrene som er nødvendig for å sikre et godt samarbeid med hjemmet.

Dele personopplysninger på forespørsel

Foreldre med felles foreldreansvar har imidlertid den samme retten til opplysninger om barnet, uavhengig av hvor barnet bor fast og samværsordningen. Dette betyr at hvis den av foreldrene som barnet ikke bor hos henvender seg til dere og ber om informasjon om barnet, må dere imøtekomme dette.

For foreldre uten foreldreansvar er retten til opplysninger noe mer begrenset. Foreldre som ikke har foreldreansvar har rett til opplysninger om barnet fra blant annet skolen eller barnehagen, hvis ikke taushetsplikten overfor barnet eller den andre forelderen er til hinder for utlevering av opplysningene. Foreldre uten foreldreansvar må selv spørre etter opplysningene, og kan ikke kreve å bli holdt løpende orientert.

Dere kan alltid nekte å gi opplysninger til foreldrene dersom det er til skade for barnet.

Dele opplysninger om umyndige elever på videregående skole

Forskrift til opplæringsloven sier at skolen skal ha kontakt med foreldrene til umyndige elever på videregående skole. Dere skal blant annet varsle om elevens fravær, dersom det er fare for at det ikke er grunnlag for vurdering, eller at eleven kan få karakteren nokså godt eller lite godt i orden eller oppførsel. Dere skal dessuten gi foreldrene annen viktig informasjon om eleven med mindre dere har taushetsplikt for opplysningene. Dere har derfor lov til å dele slike opplysninger med foreldrene til umyndige elever på videregående.

Dele personopplysninger om barnet med andre foreldre

I noen tilfeller vil opplysninger dere gir foreldrene om et barn også inneholde personopplysninger om andre barn. Her må dere vurdere hvor mye det er nødvendig å dele om det andre barnet. Formålet med å dele opplysningene kan for eksempel være å sikre samarbeid med hjemmet, eller dele informasjon som trengs for å utøve foreldreansvaret. Da kan dere ikke dele mer enn det som er nødvendig for å oppnå dette formålet.

Eksempel

Barn A og B leker sammen i barnehagen. De begynner å krangle og A dytter B, slik at B slår seg. De barnehageansatte vet at A har det vanskelig hjemme og at barnevernet er involvert, og mistenker at A utagerer på grunn av dette.

Når foreldrene til B skal hente i barnehagen må barnehagen informere om at B har slått seg, og vurdere om det er nødvendig å nevne at det skjedde i lek mellom A og B. Dere skal bare gi informasjon som gjør at foreldrene kan utøve foreldreansvaret og som gjør at barnehagen sikrer samarbeid med hjemmet.

Barnehagen trenger ikke å si til foreldrene til B at A har det vanskelig hjemme og at barnevernet er involvert. Det trenger ikke foreldrene til B å vite for å kunne utøve foreldreansvaret for B, og det trengs heller ikke for at barnehagen skal sikre samarbeid med foreldrene til B.

Dele klasselister internt i klassen

Foreldre og elever ønsker ofte å få utlevert klasselister med navn og kontaktinformasjon, slik at det blir lettere å ta kontakt med hverandre. Å utlevere klasselister er tillatt etter både personvernregelverket og offentlighetsloven.

Klasselister kan inneholde informasjon om

  • navn
  • adresse
  • telefonnummer
  • e-post

Klasselisten bør ikke inneholde fødselsnummer.

Dere kan dele klasselister så lenge den ikke inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, som for eksempel adressen til en elev med hemmelig adresse. Slike opplysninger må dere slette fra listen eller sladde før dere gir den ut.

Datatilsynet anbefaler at skolene ikke publiserer elevlister offentlig på internett.

Reglene gjelder også for deling av lister over barn til foreldre i barnehagen.

Klasselister til private skoler og friskoler er ikke omfattet av offentlighetsloven. I utgangspunktet tillater personvernregelverket at også private skoler og friskoler deler klasselister internt i klassen, fordi man kan si at dere har en «berettiget interesse» til det (behandlingsgrunnlag i artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Skolen kan ikke dele taushetsbelagte opplysninger, som for eksempel en elevs hemmelige adresse. Skolen har heller ikke lov til å publisere elevlister på internett, med mindre myndige elever eller foreldrene samtykker til dette.

Dette gjelder også for deling av lister over barn til foreldre i private barnehager.

Dele personopplysninger om foreldrene

Noen ganger kan dere oppleve å bli spurt om kontaktinformasjon til foreldrene, for eksempel fra FAU som skal arrangere dugnad.

Dersom dere har innhentet kontaktopplysningene for å ha et skole-hjem-samarbeid, kan dere som hovedregel bare bruke opplysningene til nettopp dette. Dere må vurdere om dere kan gi FAU disse opplysningene, og om formålene er sammenfallende. Å sikre skole-hjem-samarbeid er i utgangspunktet noe annet enn å organisere dugnad.

Det er imidlertid ingenting i veien for at FAU gir generell informasjon om dugnadsjobber via skolens informasjonskanaler.

Noen velger å sende ut samtykkeskjema og lapper hvor foreldrene kan skrive kontaktinformasjon. Noen skoler har også en app der foreldrene kan legge inn eller godkjenne at kontaktopplysninger blir synlig for andre foreldre og FAU. Så lenge samtykket overholder kravene i regelverket og appen skolen bruker er risikovurdert og ansett som lovlig, kan FAU innhente kontaktopplysninger på denne måten.

Skolen bør ikke sende ut e-post til alle foreldre med alle e-postadresser synlige i mottakerfeltet, men mindre det er nødvendig og dere kan begrunne behovet.

Legge ut personopplysninger på internett

For å gjøre personopplysninger om barn tilgjengelig på internett, for eksempel å legge ut bilder på hjemmesiden, trenger dere som hovedregel foreldrenes samtykke. Hvis det er flere barn på et bilde trenger dere samtykke fra alle foreldrene. Barn over 15 år kan som regel samtykke selv.

Å gjøre personopplysninger tilgjengelig på internett er noe barnehagene og skolene må tenke nøye gjennom. Opplysninger dere publiserer vil trolig finnes i overskuelig fremtid, og det kan være vanskelig å fjerne opplysninger fra internett.

Slettmeg.no inneholder en rekke veiledere. Dere kan også kontakte tjenesten for å få bistand med teknisk hjelp og rådgivning for hvordan dere best bør gå frem for å få fjernet uønskede opplysninger på nett.

Dele klasselister internt i klassen