Behandling av personopplysninger i skolemiljøsaker

Terskelen for hva som regnes som en personopplysning er lav, og det skal veldig lite til for at en aktivitet regnes som behandling av personlysninger.

All bruk av personopplysninger må ha et rettslig grunnlag for å være lovlig. Det betyr at dere må ha et behandlingsgrunnlag før dere henter inn opplysninger i skolemiljøsaker. 

Behandlingsgrunnlaget ligger i kapittel 9 A

I skolemiljøsaker vil opplæringslovens kapittel 9 A som regel gi dere hjemmel til å behandle personopplysninger.

I saker knyttet til enkeltelever er det særlig §§ 9 A-4 og 9 A-5 som gir dere lov til å behandle personopplysninger. Behandler dere personopplysninger i forbindelse med forebyggende og kontinuerlig arbeid for et trygt og godt skolemiljø, er det opplæringsloven § 9 A-3 som er behandlingsgrunnlaget.

Eksempel:

I § 9 A-4 står det at: "Alle som arbeider på skolen, skal varsle rektor dersom dei får mistanke om eller kjennskap til at ein elev ikkje har eit trygt og godt skolemiljø". Dette vil si at alle som jobber på skolen har lov til å gi rektor personopplysninger i slike tilfeller, og at rektor får lov til å motta disse opplysningene.

For å kunne oppfylle plikten til å varsle, må dere oppgi flere personopplysninger. Eleven må identifiseres med navn, og dere må oppgi hva det er som gjør at dere mistanker eller vet at eleven ikke har et trygt og godt skolemiljø.

"Lukas i 4A har en oppførsel som bekymrer lærerne. Han bråker mye i timene, og lager mye uro. Han sier ofte krenkende ting til andre elever. Når de andre elevene svarer ham, blir han veldig sint og utagerer. De andre elevene holder seg derfor i stor grad unna Lukas. Han skjønner ikke dette, og blir lei seg når han blir avvist. I friminuttene går han rastløst fra den ene elevgruppen til den andre. Til kontaktlærer sier Lukas at de andre elevene ikke vil være venner med han og sier stygge ting til han. Skolen er kjent med at Lukas har det vanskelig hjemme og at han utredes for mulig diagnose på BUP. Lærerne varsler rektor om dette."

I mange tilfeller vil det også være nødvendig å oppgi navn på andre elever, for eksempel når eleven har fortalt hvem som plager han eller henne.

"Lukas kontakter en lærer og oppgir at Emil og Mathias, som går i samme klasse som Lukas, ofte plager ham. Dette gjør at Lukas noen ganger gruer seg for å gå på skolen. Læreren varsler rektor om dette."

Skolen skal ikke bruke samtykke som behandlingsgrunnlag i skolemiljøsaker, siden dere allerede har hjemmel i kapittel 9 A i opplæringsloven til å behandle personopplysninger.

Ikke innhent flere personopplysninger enn nødvendig

Dere skal kun samle inn personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle formålet med bestemmelsene i kapittel 9A.

Derfor bør dere stille dere følgende spørsmål:

• Hvilke elever og/eller lærere er det nødvendig å ha opplysninger om for å oppnå formålet?
• Hvilke opplysninger om elever og/eller lærere er nødvendig for å oppnå formålet?

Eksemplene under viser at det vil variere fra sak til sak hvilke personopplysninger som er nødvendige å innhente.

Hvilke elever og/eller lærere er det nødvendig å ha opplysninger om?

Eksempel:

Lukas forteller at to gutter i klassen hans plager ham, men forteller ikke hvem guttene er. Skolen vurderer enten spørre ham om hvem det er som plager ham, eller spørre Lukas om hvordan hver enkelt av guttene i klassen oppfører seg mot ham.

Skolen velger å spørre Lukas om hvem det er som plager ham, og han forteller at det er Emil og Mathias. Her vil det være unødvendig å innhente opplysninger om samtlige gutter i klassen for å finne ut hvilke to som plager Lukas.

Hvis Lukas ikke vil oppgi hvem av guttene i klassen som plager ham, kan det derimot være nødvendig å innhente opplysninger om samtlige gutter i klassen fra andre enn Lukas selv for å finne ut hvilke to som plager ham. Men her vil det for eksempel ikke være nødvendig å innhente opplysninger om samtlige gutter i naboklassen til Lukas.

Hvilke opplysninger om elever og/eller lærere er nødvendige?

Eksempel:

Lukas forteller til en lærer at to gutter i klassen hans plager ham, men forteller ikke hvem guttene er. Læreren spør Lukas om hvem det er som plager ham, og han forteller at det er Emil og Mathias.

Her vil det for eksempel være nødvendig å spørre Lukas om hva Emil og Mathias gjør som plager han, blant annet om konkrete hendelser hvor dette har skjedd.

Samtidig spør læreren Lukas om hva han synes om lærerens matteundervisning, og om hva slags forhold han har til sine foreldre.

Det er her ikke nødvendig å spørre om hva Lukas synes om lærerens matteundervisning for å finne ut hvem som plager ham på skolen. Derimot kan det være nødvendig å spørre om Lukas' forhold til sine foreldre, hvis for eksempel skolen mistenker at hans skolemiljø også kan være påvirket av forhold hjemme.