Fusjonen mellom Senter for IKT i utdanningen og Utdanningsdirektoratet

Vi vurderte tidlig i prosessen at det var nødvendig med omfattende og fortløpende informasjon om fremdrift og avklaringer i fusjonsprosessen. En særskilt kommunikasjonsutfordring for vår fusjonsprosess har vært den korte tid fra beslutningen ble tatt til sammenslåingen skulle skje. Korte frister og mange beslutningspunkter har gjort det mer krevende å informere og involvere.

Prosjektet utarbeidet en kommunikasjonsplan med mange informasjons- og involveringspunkter, som vi i all hovedsak har fulgt gjennom prosessen.

Vi ønsket en gjennomsiktig og åpen prosess:

• åpenhet om alle beslutninger, inkludert informasjon underveis i prosessen
• sentralstyrt informasjon – alle får samme informasjon til samme tid
• faste infomøter med de tillitsvalgte og hovedverneombudene hver uke i tillegg til drøftingssaker og forhandlingssaker
• fast informasjon publisert på intranett hver fredag med siste nytt fra fusjonsprosessen
• fortløpende informasjon underveis der det oppstår ytterligere informasjonsbehov

I tillegg til samlingen for alle medarbeidere 11.-12. oktober, gjennomførte vi tre allmøter. Ett møte da forslag til organisasjonskart var klart, ett møte for å avklare mer om den forestående strategiprosessen våren 2018 og ett møte for å markere avslutningen av prosjektperioden (15. desember). I tillegg inviterte SIKT til åpen dag 19. oktober for å informere om deres oppgaver og portefølje til ansatte i Udir. Den 28. november ble SIKT-ansatte lokalisert i Oslo invitert til Udirs lokaler i Oslo Z, hvor temaet var erfaringer med å sitte i åpent landskap og en omvisning i lokalene.

Det viktigste læringspunktet om kommunikasjon er at det har vært et tilnærmet ubegrenset informasjonsbehov underveis. Prosjektet har brukt vesentlige ressurser på å informere og involvere fortløpende. Det har vært helt nødvendig. Vi vurderer at vår kommunikasjonsstrategi med åpenhet og store mengder informasjon har vært særlig viktig fordi prosessen skulle skje i løpet av fire måneder. Det er kort tid til involvering og gir kort tid mellom beslutningene.

Det har også vært av vesentlig betydning å sentralstyre informasjonen slik at alle får samme informasjon til samme tid.

Viktig informasjon må gjentas. Vi erfarte at det var nødvendig å gi samme informasjon flere ganger. Alle bearbeider vi en fusjonsprosess på ulike måter. Det gjør oss mottagelige for informasjon på ulike tidspunkter i prosessen. Dette er et kjent reaksjonsmønster i omstillingsprosesser, som vi tok høyde for, og som stemte godt i vår prosess.