Hvordan forebygge og håndtere alvorlige hendelser i barnehage og skole?

Risiko- og sårbarhetsanalyser

ROS-analyser kan variere i omfang, men det viktigste er at den gjennomføres etter en fast struktur. Man kan forberede noen faste spørsmål som skal besvares for alle tilsiktede hendelser som skolen eller barnehagen ser behov for å analysere.

Svarene bør reflektere

• hvor sannsynlig/trolig hendelsen er
• hvor alvorlige konsekvensene kan bli
• hva som er de største sårbarhetene/svakhetene i beskyttelsen mot hendelsene

Prosessen og deltakelsen i analysen bør også følge et fast og gjennomtenkt mønster.

1. Uønsket hendelse

Hvilke hendelser mener skolen de bør være forberedt på å møte? Beskriv og analyser hendelsene hver for seg. Det kan for eksempel være hendelser som skoleskyting, knivangrep, bombetrussel, gisseltaking og masseslagsmål.

For at analyseobjektet skal være klart, beskrives korte hendelsesforløp for eksempel i form av

• hvem som er gjerningsperson
• hvor på skolen det skjer
• hva som skjer
• hvor lang tid det tar før politiet kommer

2. Årsaker/medvirkende faktorer

Hva er en sannsynlig bakgrunn eller motiv for handlingen? Hva er forutsetningene for at hendelsen kan skje? Det kan være mobbing, utenforskap, depresjon, selvmordsønske, hat, hevn, konflikter, psykisk sykdom o.a. Bakgrunnen er viktig å forstå for å kunne iverksette effektive forebyggende tiltak.

3. Eksisterende, risikoreduserende tiltak (barrierer)

Hvilke tiltak har skolen allerede iverksatt for å motvirke denne typen hendelser?

• Forebygging: Tiltak for inkludering, godt sosialt miljø, god psykisk helse, kompetanse, osv.
• Håndtering: Relevant beredskapsplan som inkluderer skolens håndtering før politiet kommer, f.eks. intern varsling på skolen, ev. låsing av dører og -rømming. Generell beredskap (for eksempel mot brann) er ikke tilstrekkelig.
• Fysisk sikring: Adgangskontroll, låsbare dører, rømningsveier, gjemmesteder

Eksisterende risikoreduserende tiltak påvirker både sannsynlighet og konsekvenser.

4. Sannsynlighet

Hvor trolig er det at hendelsen vil inntreffe? En diskusjon om dette er viktig for å skape en felles forståelse på skolen. Sannsynlighetsvurderingen kan være så enkel som å spørre: Kan den uønskede hendelsen inntreffe på vår skole? Er forutsetningene til stede? Et oppfølgingsspørsmål kan være: Hvor sannsynlig er det?

Ulike skalaer kan brukes fra svært høy sannsynlighet (f.eks i løpet av ett år) til svært lav sannsynlighet (f.eks. i løpet av 100 år). Det er en fordel om samme skala brukes for alle hendelsene i ROS-analysen.

5. Sårbarhet

Hva kan gå galt i forebyggingen og håndteringen av hendelsen?
Her vurderes de lokale forholdene på skolen med hensyn til sosialt miljø, helsetjeneste, kompetanse, beredskapsplaner og fysisk utforming av skolen.

Hjelpespørsmål kan være:

• Har vi elever som faller utenfor?
• Fanger vi opp depresjon og selvmordsplaner?
• Finnes det mekanismer for å løse konflikter?
• Er beredskapsplanen tilpasset og kjent for ansatte og elever?
• Er varslingssystemet effektivt og utprøvd?
• Er rømningsveiene tilstrekkelige mange og sikre?
• Har skolen er klar strategi for å rømme eller å skjule seg?
• Er dørene låsbare og finnes det skjulesteder?
• Har skolen øvd på hendelsen?
• Er skolen forberedt på å håndtere hendelsen inntil politiet kommer?
• Har skolen noen form for adgangskontroll og overvåking?

Svakheter knyttet til forebygging, håndtering og fysisk sikring identifiseres gjennom å besvare spørsmålene og de danner utgangspunkt for eventuelle nye tiltak (barrierer). Kunnskap om svakhetene bidrar i seg selv til større robusthet mot uønskede hendelser.

6. Konsekvenser

Relevante konsekvenser for å vurdere alvorlige tilsiktede hendelser er

• liv og helse (både fysiske og psykiske skader for elever og ansatte)
• redusert undervisning over tid
• psykologiske og sosiale reaksjoner hos berørte og befolkningen (f.eks. frykt og mistillit)
• økonomiske kostnader (reparasjon, ombygging)

Konsekvensene kan vurderes hver for seg, f. eks. på en skala fra 1 (svært små) til 5 (svært store). Det er en fordel om samme skala brukes for alle hendelsene i ROS-analysen.

7. Samlet vurdering av risiko

Den samlede vurderingen av risiko baseres på vurderingene av sannsynlighet og konsekvenser. Hendelsene rangeres ut fra hvor høy risiko de medfører.

8. Styrbarhet (tilgjengelige virkemidler/tiltak)

• Hva slags tiltak kan skolen selv gjennomføre?
• Hva er de enkleste og rimeligste tiltakene?
• Hva er de mest og minst effektive?
• Hvem andre er skolen avhengig av for å gjennomføre tiltak?

Styrbarheten påvirker både hvilke hendelser og hvilke tiltak som skal prioriteres.

9. Forslag til tiltak

Forslagene tar utgangspunkt i de avdekkede sårbarhetene på skolen og bør rette seg spesielt mot hendelser med høyest risiko. Tiltakene kan bidra til reduksjon både i sannsynlighet og konsekvenser. Skolen bør lage en handlingsplan til ROS-analysen med tiltak, ansvar og tidsfrist. Tiltakene kan være både sannsynlighets- og konsekvensreduserende.

Se også risikoanalyse av skoleskyting i Nordland, 2015

Vurder fysiske og organisatoriske tiltak, basert på risiko og sårbarhet som dere fant i ROS-analysen. Kan skolen eller barnehagen gjøre mer for å forebygge hendelsen? Kan det gjøres fysiske tiltak på skolen for å lette en rømning, skape skjulesteder og stenge av deler av skolen?

Skole- og barnehageledelsen har ansvar for å foreslå og iverksette tiltak etter ROS-analysen, eventuelt i samråd med kommunen og andre.

Tiltakene skal, med utgangspunkt i ROS-analysen, være med på å

• forebygge alvorlige tilsiktede hendelser
• begrense skadeomfanget av hendelsene
• bidra til å sikre en god håndtering dersom det skjer hendelser

Sannsynlighetsreduserende tiltak

Sannsynlighetsreduserende tiltak er tiltak for å forebygge at uønskede, tilsiktede hendelser skal skje. Dette kan være:

• Arbeid mot krenkelser og mobbing. Se regelverk om skolemiljø og mobbing
• Sosialpedagogisk oppfølging av enkeltelever
• Plan og oppfølging av uønskede hendelser på nettet. Se også dubestemmer.no
• Innøvde rutiner for å håndtere bekymringsmeldinger og uønskede hendelser
• God tilgang til skolehelsetjeneste og samarbeid med internt og eksternt støtteapparat
• Fokus på tverrfaglig samarbeid. Kommunens relevante etater innen utdanning, helse, barnevern og politi må samordne seg for å finne gode løsninger for barn og ungdom det kommer inn bekymringsmeldinger for. Et godt SLT-samarbeid (SLT = samordningsmodell for lokale forebyggende tiltak mot rus og kriminalitet). Dette er et samarbeid mellom skole, politi og kommunens andre forebyggende ressurser.

Konsekvensreduserende tiltak

Konsekvensreduserende tiltak er organisatoriske og fysiske tiltak for å begrense konsekvensene av uønskede tilsiktede hendelser best mulig.

Dette kan være:

• Orienteringskart/skisser over rømningsveier som er slått opp i alle etasjer der elever/ansatte oppholder seg (også i rom som kan benyttes til egne arrangementer eller utleie).
• Standardisert merking av bygg og rom, utvendig og innvendig, som er kjent for politiet.
• To-veis talevarsling/intercomanlegg der skoleledelsen kan gi (ev. ulike) beskjeder til alle deler av skolen og kan høre hva som foregår i de ulike rommene.
• To dører ut av klasserom for å gjøre det lettere å rømme.
• Innvendige vegger av glass slik at man raskt oppdager en trussel og får oversikt. Glassveggene bør være tette nederst og i hjørnene for at elever/ansatte skal kunne skjule seg.
• Nøkkelbokser på alle bygninger og elektroniske låssystemer som er kjent for politiet.
• Fastlagte rutiner for bruk/ikke bruk av mobiltelefon.
• Montere innvendige låser i alle klasserom.
• Kartlegge alle utganger som kan brukes til å rømme, gjøre dem kjent og øve på å bruke dem.
• Kartlegge egnede skjulesteder, gjøre dem kjent og øve på å bruke dem.
• Utarbeide rutiner for hvem og hvordan varsling skal foregå av skoleledelse, resten av skolen og politiet.

En naturlig oppfølging av ROS-analysen er å lage en egen beredskapsplan for skolen eller barnehagen. For alvorlige tilsiktede hendelser må beredskapsplanen konsentrere seg om minuttene før politiet kommer.

Alle opplæringsinstitusjoner skal ha utarbeidet lokale beredskapsplaner. Bakgrunnen for dette ansvaret er gitt både i «Styringsdokumentet for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i kunnskapssektoren» og i forskrift om miljørettet helsevern og rundskriv I-6/2015 om beredskap mot alvorlige tilsiktede hendelser på skoler og i barnehager.

I denne veiledningen er beredskapsplanen for opplæringsinstitusjonene avgrenset til først og fremst å være en egenberedskapsplan for håndtering av alvorlige tilsiktende hendelser før politiet kommer. Det dreier seg i henhold til politiets egne målinger ofte om 15-30 minutter. I en slik situasjon er skolens rektor i praksis både skadestedsleder og kriseleder før skadestedsledelsen overtas av politiet.

En beredskapsplan bør inneholde en konkret strategi for hvordan elever og ansatte bør opptre under alvorlige tilsiktede hendelser. Strategien må tilpasses den enkelte skole eller barnehage, hvor det tas hensyn til bygningsutforming, antall utganger, mulige gjemmesteder, antall elever, alderssammensetning osv.

Ved angrep

Ledelsen og alle ansatte i barnehage og skole skal ivareta tryggheten til barn og unge. 

• Løp. Kom dere bort fra området. Dersom det er en skytter, og vedkommende ikke er i umiddelbar nærhet, løp for å komme dere i sikkerhet. Ikke ta med dere noe og hold hendene synlig. Advar andre. 
• Skjul. Er dere i nærheten av en skytter, barrikader dere, gjem dere og lås dere inne der det er mulighet. Sett telefonen på lydløs. Forhold dere rolig. Kom dere unna om dere kan. 
• Handle. Varsle når dere har mulighet ved å ringe 112. Om du ikke kan snakke, la telefonen ligge åpen slik at nødsentralen kan lytte. 

Det første som skal vurderes, er å rømme (løpe) vekk fra hendelsen og gjerningspersonen(e), og helst ut av bygningen til et sikkert skjulested. Hvis ikke det er mulig fordi det ikke finnes sikre rømningsveier, så skal man skjule seg, dvs. finne et sted hvor man ikke blir sett og holde seg i ro til hendelsen er over. Først når man er i sikker avstand fra gjerningspersonene, skal man eventuelt varsle andre. Bruk av mobiltelefon fra et skjulested kan avsløre hvor man er. For dem som klarer å rømme bør det fastlegges en felles samlingsplass i trygg avstand fra skole- eller barnehagebygningene.

I beredskapsplanen bør sikre rømningsveier og skjulesteder i ulike deler av bygningene kartlegges og gjøres kjent for å lette vurderingene i en kritisk situasjon. Strategien skal være gjenstand for øvelser og justeres ved f.eks. bygningsmessige endringer, erfaringer fra øvelser og oppdatert risiko- og sårbarhetsanalyse.

Forholdet til andre deler av skolens og barnehagens beredskapsplan

Skolen skal ha en generell beredskapsplan som er egnet til å håndtere også andre hendelser enn alvorlige, tilsiktede hendelser. For alvorlige, tilsiktede hendelser er den mer generelle beredskapsplanen også aktuell, men først etter at politiet har overtatt skadestedsledelsen.

Beredskapsplanen beskriver organisering av kriseledelse, ansvar og fullmakter og prosedyrer for hvordan skolen skal kommunisere med politiet, kommunen og skoleeier. Der skoleeier er en annen enn kommunen, bør samarbeid og dialog mellom skole og kommunen også beskrives. Skolen må ha oppdatert kontaktinformasjon til elever/foresatte slik at de raskt kan varsles.

Kommunene har et ansvar for krisekommunikasjon, se kommunal beredskapsplikt. Det vil være naturlig at hendelser på skolen som også rammer lokalsamfunnet, kommuniseres til befolkningen og media i et samarbeid mellom skole, politi og skoleeier og kommunen.

Når dere lager lokale beredskapsplaner kan dere kontakte politikontakten i den geografiske enheten for å få støtte i arbeidet. Telefon 02800.

Beredskapsplanen følges opp og testes gjennom øvelser. Det må øves separat på hendelser som krever ulik håndtering (som for eksempel brann og tilsiktede hendelser). Formålet med øvelser er å skaffe kunnskap om skolens håndtering av hendelsene som er er beskrevet i beredskapsplanen.

Eksempel på beredskapsplan for barnehager og utdanningsinstitusjoner.

Beredskapsplanen følges opp og testes gjennom øvelser. Ulike hendelser krever ulik håndtering, eksempelvis brann og tilsiktede hendelser. Formålet med øvelser er å skaffe kunnskap om skolens håndtering av hendelsene som beskrevet i beredskapsplanen.

Øvelser er et viktig virkemiddel for å styrke skolens beredskap og evne til håndtering av alvorlige, tilsiktede hendelser. På bakgrunn av kravene i rundskriv for alvorlige, tilsiktede hendelser i skoler og barnehager oppfordres skolene til å øve. Bakgrunnen for øvelsen bør være prosedyrer/rutiner i skolens beredskapsplan. Scenarier for skolens risiko- og sårbarhetsanalyse bør danne bakteppe for øvelsen.

Gjennom øvelser kan skolen:

• teste strategi (rømme/skjule seg) og evnen til å ta riktige valg
• gi opplæring for skolens ledelse og ansatte
• forberede evnen til samhandling med nødetater når de kommer til skolen/barnehagen

Øvelsen må være innrettet på skolens håndtering av den alvorlige tilsiktede hendelsen i inntil en halv time. I følge politiets oversikter på innsatstid, må det beregnes at det kan ta fra ti minutter til en time fra varsel er mottatt til politiet er på skolen/i barnehagen.

Øvelser som fenomen er kanskje en ukjent metode for skolene, bortsett fra brannøvelser. En måte å komme i gang med øvelser, er å gjennomføre diskusjonsøvelser med grunnlag i forberedte problemstillinger. Senere kan skolene, f.eks. i regi av kommunens/fylkeskommunens skoleledelse, sikkerhetsansvarlig i fylkeskommunen, kommunens beredskapskoordinator og nødetatene delta i andre typer øvelser som funksjonsøvelser, spilløvelser, fullskalaøvelser og kombinasjoner av disse.

Diskusjonsøvelser

Diskusjonsøvelse er en øvingsform der alle deltakerne samles i et felles rom. All kommunikasjon skjer i dette rommet. Ingen tiltak iverksettes fysisk, og ingen kontakt tas utenfor rommet. Øvingsformen er fleksibel og kan tilpasses ulike behov og tidsrammer. En stor fordel er at den krever relativt få ressurser. Den kan også kombineres med andre øvingsformer.

Aktuelle deltakere er både skolens ledelse og ansatte. Deltakerne skal diskutere seg gjennom både spesifikke og generiske problemstillinger relatert til det scenarioet som blir presentert av øvingslederen. Scenariet/hendelsesforløpet kan hentes fra skolens ROS-analyse, eventuelt relevante hendelsesforløp/scenarioer fra kommunens helhetlige ROS-analyser, eller scenariet som ligger til grunn for DSBs ROS-analyse av skoleskyting i Nordland.

På bakgrunn av scenariet diskuteres forberedte problemstillinger, dvs. konkrete spørsmål/problemstillinger som gis muntlig eller skriftlig. De må være relevante for å rette oppmerksomheten på skoleledelsens og de ansattes roller før politiet kommer.

Videreutvikling av øvelser

Øvelser kan videreutvikles, både som oppfølging av diskusjonsøvelser, og for et nærmere «dypdykk» i særlige rutiner/funksjoner. Skolen kan også f.eks. gjennom sitt HMS-arbeid gjøre øvelser til en fast årlig aktivitet.

I planleggingen av øvelser er det viktig å beslutte mål for øvelsen, hva det skal øves på, og hvilken type øvelser som det er aktuelt å benytte. I denne sammenheng er det nødvendig å vurdere hvem som skal involveres ut over skolens ansatte og ledere, f.eks. elever og politi, og om kommunikasjonen mellom skolen og kommunens/fylkeskommunens ledelse blir berørt i øvelsen.

Videre bør øvelsene berøre varsling, skolens strategier ved alvorlige, tilsiktede hendelser og prosedyrer for debrifing som et viktig tiltak for å hindre etterskader, spesielt hos elevene.

Mer omfattede øvelser kan kreve mer ressurser – og kan tilrettelegges i samarbeid med flere skoler, kommunen eller fylkeskommunen.

Andre øvelsestyper:

• Funksjonsøvelse: Teste en eller flere funksjoner beskrevet i beredskapsplanen, f.eks. varsling, beslutningsprosedyrer, etablering av skolens beredskapsgruppe, valg av strategier, osv.
• Spilløvelse: Kjennetegnes ved å skille aktørene i en øvelse (f.eks. skolens ledergruppe) fra en motspiller på utsiden (f.eks. HMS-ansvarlig for kommunens eller fylkeskommunens skoler og kommunens beredskapskoordinator). Motspilleren kan spille inn nye forutsetninger for øvelsen som problemstillinger, nyhetssnutter, følgehendelser osv.
• Fullskalaøvelse: Brukes ofte av nødetater og Forsvaret for å skape realistiske øvingssituasjoner. Under øvelsen benyttes vanlig bekledning, arbeidsmetoder og utstyr.

Eksempler på aktuelle problemstillinger:

Håndtering av hendelsen. Hva kan skje? Hvem har ansvaret? Hva bør gjøres? Mulige videre hendelsesforløp.

Skolens strategi

• Rømme
• Skjule seg
• Andre?

Ansvar og vurderinger

• Hvordan vurderes situasjonen?
• Hvor kan det låses? Hvordan kan man trygt rømme/skjule seg? Hvordan komme trygt til utpekt oppmøteplass?
• Hvordan varsle internt på skolen ved en pågående hendelse? Hvem varsler politiet, og på hvilken måte?
• Hva er skolens ansvar etter at politiet er kommet?
  • Hvilken informasjon må politiet få når de kommer til skolen?
  • Informasjon til kommunens ledelse og skoleeier
  • Hvem informerer pårørende?
  • Samarbeid med kommunen

Debrifing
Hvordan gjennomføre debrifing, særlig om elever er involvert i diskusjonsøvelsen?

Gjennom dialog og diskusjon skal deltakerne komme frem til:

• de beste løsningene på problemstillingene
• større forståelse for egen og andres roller og ansvar

Øvelsen avsluttes med en evaluering. Dette innebærer en oppsummering av læringspunkter hvor det blir fastsatt ansvar og frister i et refleksjonsnotat, og funn som grunnlag for å foreslå eventuelle endringer i risikoreduserende tiltak, beredskapsplan og ROS-analyse.

DSB har laget et veiledningssett for øvelser med en grunnbok og flere metodehefter. Materiellet er kanskje for omfattede for å planlegge og gjennomføre en øvelse for skolens egenberedskap, men det kan være gode råd å hente i planleggingen.

Nødetatene har et samarbeid om øvelser som går på rutiner for å håndtere "pågående, livstruende vold" (PLIVO), hvor skolene ofte er arena for øvelsen og de inviteres til å delta. Slike PLIVO- øvelser er fullskalaøvelser med mål om effektiv håndtering når nødetatene er kommet til skadestedet. DSB anbefaler ikke at elever involveres i denne typen øvelser.

I andre øvelsestyper mener vi at elever kan delta i et alderstilpasset opplegg med god briefing og debrifing som del av øvelsen. Det er spesielt aktuelt å øve sammen med elevene for å teste ulike strategier ved alvorlige, tilsiktede hendelser (varsling av elevene, rømme, skjule seg, låse osv).

Ansvaret for beredskap mot alvorlige tilsiktede hendelser på skoler og i barnehager ligger hos virksomhetsledelsen, mens tilsynsansvaret ligger hos kommunen. Oppgaven kan være delegert til kommuneoverlegen eller til kommunens enhet for miljørettet helsevern. Tilsynet kan være et virkemiddel i en sikkerhetsstyringsprosess. Dersom tilsynet avdekker feil og mangler, må disse følges opp.

Det har til nå vært lite fokus på skolenes og barnehagenes beredskap i kommunenes tilsyn innen miljørettet helsevern. Denne veiledningen bidrar forhåpentligvis til at beredskap mot alvorlige, tilsiktede hendelser blir vektlagt i større grad.

I § 25 i forskrift om miljørettet helsevern for skoler og i barnehager fremgår det at kommunen, ved kommunelegen, fører tilsyn med at forskriften overholdes. I Rundskriv I-6/2015 presiseres det at tilsynsoppgavene omfatter tilsyn med skoler og barnehagers risikovurderinger og beredskapsplaner.

Tilsynsprioriteringen i kommunen skal ta utgangspunkt i det som har størst betydning for befolkningens liv og helse. På bakgrunn av føringene over, velger kommunene hyppighet og tilsynsmetode for gjennomføringen av tilsyn med miljørettet helsevern, herunder krav til beredskap i skoler og barnehager. Kommunens plikter etter folkehelseloven og forskrift om miljørettet helsevern blir normalt ivaretatt av kommuneoverlegen eller enhet for miljørettet helsevern etter delegert myndighet. Dette gjelder også tilsyn med skoler og barnehager. Det er utarbeidet egen veileder for kommunens tilsyn med miljørettet helsevern (IS-2288, 2016).

Skolenes beredskap mot alvorlige tilsiktede hendelser er regulert gjennom forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler (1995) §14 - Sikkerhet og helsemessig beredskap.

Her står det at:

• Virksomheten skal planlegges og drives slik at skader og ulykker forebygges.
• Virksomheten skal ha rutiner og utstyr for håndtering av ulykkes- og faresituasjoner.
• Rutinene og sikkerhetsutstyret skal være kjent for alle, herunder barn og elever.

Kommunen skal også vurdere hvordan virksomheten (skolen og barnehagen) har ivaretatt bl.a. sikkerhet og helsemessig beredskap (§14) i forbindelse med behandling av søknad om godkjenning. Kravet om godkjenning omfatter alle barnehager, alle grunnskoler og alle videregående skoler, både offentlige og private. Andre skoler (folkehøgskoler, universiteter, voksenopplæring, mv) er pålagt meldeplikt etter forskrift om miljørettet helsevern (2003).

Nettverk for miljørettet helsevern (NEMFO) har mye nyttig veiledning til bruk for kommunene. 

Kommunens tilsyn 

En mulig tilsynsmetode er egenmeldingstilsyn eller skriftlige tilsyn, der spørsmål om beredskap stilles til virksomhetsleder, sammen med andre relevante forhold innen miljørettet helsevern.

Aktuelle spørsmål er f.eks:

• Har skolen gjennomført en risikovurdering av elevenes skolemiljø?
• Er en eventuell generell risikovurdering fulgt opp med en handlingsplan?
• Har skolen rutiner for registrering og oppfølging av ulykker, skader og nestenulykker?
• Har skolen rutiner for regelmessig opplæring av ansatte i førstehjelp?
• Har skolen dokumentasjon på de ansattes deltakelse på opplæring i førstehjelp?
• Har skolen en beredskapsplan?
• Inneholder beredskapsplanen en vurdering av risiko for alvorlige tilsiktede hendelser, som f.eks skyteepisoder eller gisselsituasjoner?
• Har skolen gjennomført noen form for beredskapsøvelse?
• Når ble beredskapsøvelsen gjennomført?

Barnehager og skoler har ansvaret for beredskapsarbeidet, mens tilsynsansvaret ligger hos kommunen. 

Hva bør dere vurdere i beredskapsarbeidet?

• Hvordan kommuner og fylkeskommuner  kan legge til rette for best mulig beredskap for skoler og barnehager, og koble det til kommunens ansvar for kommunale beredskapsplikt. 
• Hvilke virkemidler og rutiner har kommuner og fylkeskommuner for å sikre eierskap hos ledelse og aktuelle fagmiljøer?
• Hvilke interne krav bør kommuner og fylkeskommuner stille, for å veilede skoler og ved å gjennomføre øvelser?
• Finnes det rutiner for å følge opp utvikling og kvalitet på skolers og barnehagers beredskap?
• Hvordan kan kommunen gjennomføre tilsyn med miljørettet helsevern på skoler og i barnehager for å få oversikt over beredskapsarbeidet.
• Bør det lages rutiner for oppfølging av resultatene fra tilsynet for kommunens og fylkeskommunens ledelse?

For kommunene er det også aktuelt å vurdere hvordan skolers og barnehagers beredskapsansvar bør kobles til kommunens ansvar for kommunal beredskapsplikt. Her bør f.eks. funn fra skolers og barnehagers ROS-analyser være en del av grunnlagsinformasjonen i kommunens helhetlig ROS-arbeid. Det er også av betydning at skolenes beredskapsplaner er samordnet med andre beredskapsplaner i kommunen, og at det er kjente og avklarte prosedyrer både i kommunens overordnede beredskapsplan og skolenes/barnehagenes beredskapsplan om varsling og bistand i en eventuell krisehåndtering, og at det er øvd på dette.

Nedenfor er det noen forslag til prosess og beslutninger. Disse er spesielt rettet mot kommunene. Vi antar at tilsvarende prosesser og beslutninger er aktuelle på bakgrunn av fylkeskommunens oppfølging av trygge og robuste miljøer på videregående skoler.

1. På bakgrunn av regelverk/kommunelegens tilsyn/ KDs Styringsdokument for arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap i kunnskapssektoren gjør kommunen følgende vedtak:

Sak «203/17»: Beredskap mot alvorlige tilsiktede hendelser på skoler og i barnehager «Vedtak»: Det skal gjennomføres ROS-analyser med tanke på alvorlige tilsiktede hendelser på alle skoler og i barnehager i «Lykke kommune» innen 1.12. 18. Identifiserte tiltak som kan redusere sannsynligheten for og konsekvenser av slike hendelser skal prioriteres.

2. På bakgrunn av kommunens analyse av tilsiktede hendelser på kommunens skoler i helhetlig ROS og plan for oppfølging av samfunnssikkerhet og beredskap for «Lykke kommune», gjør kommunen følgende vedtak:

Sak «203/17»: Beredskap mot alvorlige tilsiktede hendelser på skoler og i barnehager «Vedtak»: Det skal gjennomføres ROS-analyser med tanke på alvorlige tilsiktede hendelser på alle skoler og i barnehager i «Lykke kommune» innen 1.12. 18. Analysen skal ta utgangspunkt i hendelsen i helhetlig ROS og sikre at regelverket for miljørettet helsevern på skoler og i barnehager skal følges opp. Identifiserte tiltak som kan redusere sannsynligheten for og konsekvenser av slike hendelser, skal prioriteres. Kommunelegen gjennomfører tilsyn med alle skoler og barnehager med dette som tema innen 2019, og kommer tilbake til kommunestyret med en rapport om status på arbeidet.

Beredskapskoordinator legger til rette for at øvelser med alvorlige, tilsiktede hendelser på skolen fanges opp i kommunen øvelsesplan snarest. I tillegg utarbeider beredskapskoordinator en mal for øvelser med alvorlige, tilsiktede hendelser for ledere ved skoler og barnehager. Alle kommunens skoler skal gjennomføre øvelse innen 2020. Beredskapskoordinator bistår skolene i evalueringen og kommer tilbake til kommunestyret med en samlet rapport fra disse øvelsene.

Kommunestyret vil ta stilling til ytterligere oppfølging av beredskap på skoler og i barnehager når resultatet fra de ovennevnte tiltakene foreligger.

En utfordring med slike vedtak er å få frem behovet for kontinuerlig utvikling, vedlikehold og kompetanse i beredskapsarbeidet, i tråd med sikkerhetsstyringen.

Hva om skolebygget endres – følger det da et automatisk krav om ny ROS-analyse for skolen?

Bør kommunen også vedta rutiner for revisjon og oppdatering av tiltakene som danner grunnlag for skolenes beredskap, samt krav om å integrere beredskap mot alvorlige, tilsiktede hendelser i skolens system for trygge skolemiljø?

Ansvaret for å forbygge alvorlige hendelser og sørge for god beredskap i barnehager og alle utdanningsinstitusjoner, er delt mellom kommunen, virksomhetsledelsen og nødetatene. Gode løsninger krever høy grad av samhandling i forebyggings- og beredskapsarbeidet.

Kommunene

Kommunen skal sikre helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid i kommunen.

Kommunen skal ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet, jf. sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører, både offentlige og private.

Virksomhetsledelsen ved barnehager og skoler

Barnehage- og skoleledelsen har plikt å vurdere risiko og planlegge beredskap. For barnehager og skoler gjelder folkehelselovens forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. og rundskriv I-6/2015 fra Helse og omsorgsdepartementet. Videre pålegger Kunnskapsdepartementet statlige universiteter og høyskoler å arbeide med samfunnssikkerhet og beredskap.

Nødetatene

Nødetatene har en plikt til å ha tilstrekkelig beredskap for å respondere raskt og ta ansvar for å håndtere alle former for trusler og hendelser, og til å samarbeide på tvers av sektorer for å forebygge alvorlige hendelser. jf. politiloven, folkehelseloven og brannvernloven.

Ansvarsfordeling

Virksomhetsledelsen (styret, styrer/rektor/direktør) skal

• sørge for at alle ansatte er sikkerhetsbevisste, har kunnskap om risikosituasjoner og har fått opplæring i interne sikkerhetsprosedyrer.
• sørge for at virksomheten har kompetent personell som ivaretar, følger opp og melder fra om bekymringer.
• etablere rutiner for samarbeid på tvers av fagmiljøer og etater nå det gjelder forebyggende tiltak.
• kartlegge egne risikosituasjoner (fysiske og psykososiale forhold) der ansatte, barn, elever og studenter kan eksponeres for fare.
• gjennomgå og analysere funn fra kartlegginger og vurdere behov for sikkerhetstiltak.
• utarbeide beredskapsplaner i samarbeid med kommunen og nødetatene, som beskriver hvordan ledelsen og de ansatte skal  håndtere ulike alvorlige hendelser i det omfanget som risiko- og sårbarhetsvurderingen gir grunnlag for.
• samarbeide med lokalt politi for å styrke beredskapen og sikkerheten ved den enkelte barnehagen og utdanningsinstitusjonen.
• gjennomføre regelmessige øvelser av beredskapsplanene med ansatte i virksomheten. Planene skal gjennomgås og revideres årlig og ellers ved behov. Det må være en alderstilpasset tilnærming til hvordan barnehagebarn, elever og studenter blir gjort kjent med
• påse at rutiner for beredskaps- og sikkerhetsarbeidet inngår i virksomhetens internkontrollsystem (jf. §4 i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.)
• sørge for at det er utarbeidet en plan for krisekommunikasjon med pårørende, ansatte og media.

Kommunen

• har det overordnede ansvaret for beredskapsarbeidet i kommunen.
• skal bistå barnehager og utdanningsinstitusjoner i beredskapsarbeidet.
• skal koordinere og samkjøre øvelser internt i kommunen og mot nødetatene.
• skal gjennomføre tilsyn med virksomhetene i kommunen (offentlige og private utdanningsinstitusjoner og barnehager) for å sikre at beredskapsarbeidet er i tråd med forskrift om miljørettet helsevern i skole og barnehager m.v.
• skal samarbeide med lokalt politi for å styrke beredskapen og sikkerheten ved den enkelte barnehage, skole og utdanningsinstitusjon. Kommunen skal ved behov søke bistand og råd fra lokalt politi.
• har fagkompetanse og rutiner for å ivareta personer som trenger hjelp og oppfølging.
• skal ha et etablert kriseteam som trår i kraft ved alvorlige hendelser.
• skal ha en plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte

Nødetatene

Politiet skal

• respondere raskt og ta ansvar for å håndtere trusler og hendelser.
• beskytte og sikre personer og objekter.
• etterforske trusler og hendelser.
• bistå den enkelte institusjon med råd og forslag til hvordan beredskapsplanene for akutte situasjoner skal utformes med hensyn til varsling, evakuering osv.
• gi råd om forebygging av kriminalitet og tiltak for å forebygge alvorlige, uønskede hendelser.
• ha et forebyggingsprogram om alvorlige hendelser tilpasset barnehager og utdanningsinstitusjoner.

Brannetaten skal

• respondere raskt ved hendelser.
• være kjent med barnehagene og utdanningsinstitusjonene i kommunen, kjenne lokaliteter og beliggenhet.
• gi råd og være tilgjengelig ved øvelser.

Lokale helsemyndigheter skal

• respondere raskt ved hendelser.
• være en del av kommunens støtte- og beredskapsteam.
• ha kompetent personell og rutiner for å ivareta sårbare personer.
• delta i kommunens beredskapsplanlegging og i arbeidet med å forebygge uønskede hendelser.