9. Partsrettigheter, innsyn og personvern i skolemiljøsaker

Nytt kapittel - juni 2020.

9.1. Partsrettigheter

9.1.1 Kort om betydningen av å være part

I forvaltningsloven (fvl.) blir partsbegrepet brukt til å avgrense hvem som har rettigheter under saksbehandlingen. Sentrale partsrettigheter i saker om enkeltvedtak er blant annet retten til forhåndsvarsel, retten til å få uttale seg om opplysninger som forvaltningen har om parten og retten til innsyn. Parten har også rett til å be om å få begrunnelse og underretning om enkeltvedtaket, rett til å klage på enkeltvedtaket og eventuelt be om sakskostnader.

Rettigheter for parter utløser også plikter for forvaltningen. Partsrettigheter påvirker blant annet hvordan forvaltningen forholder seg til taushetsbelagte opplysninger. Som hovedregel er ikke taushetsplikten til hinder for at forvaltningsorganet gjør taushetsbelagte opplysninger kjent for sakens parter.

Dette er bare noen få eksempler på hva det innebærer å være part. Om en person er part i en skolemiljøsak, er derfor et svært viktig spørsmål – både for den som hevder å være part i en sak og for skolen, skoleeier og statsforvalterne. Nedenfor skal vi redegjøre nærmere for hvem som kan tenkes å ha partsrettigheter i håndhevingssaker etter opplæringsloven (oppll.) kapittel 9 A.

9.1.2 Hvem er part i en skolemiljøsak?

I forarbeidene til opplæringsloven (s.45) står det at eleven eller foreldrene som melder inn en sak til statsforvalteren, er å regne som part i statsforvalterens sak . Bortsett fra dette er det gitt få føringer i opplæringsloven og forarbeidene om hvem som kan ha partsrettigheter i skolemiljøsaker. Spørsmålet om andre enn eleven eller foreldrene som melder inn en sak til statsforvalteren kan regnes som part i skolemiljøsaken, må derfor vurderes etter reglene i forvaltningsloven.

Hva kreves for å være part etter forvaltningsloven?

Partsbegrepet er definert i fvl. § 2 første ledd bokstav e. Som part regnes en person som en avgjørelse «retter seg mot» eller som «saken ellers direkte gjelder.» Det er stort sett ikke så utfordrende å fastlegge hvem en skolemiljøsak retter seg mot. Ofte er det mer krevende å avgrense hvem en skolemiljøsak «ellers direkte gjelder».

Partsdefinisjonen skal tolkes strengt . En alminnelig forståelse av ordlyden «ellers direkte gjelder» tilsier at det kreves en reell tilknytning til saken for å kunne bli ansett som part. I denne retningen trekker også juridisk teori, som blant annet peker på at sterke faktiske virkninger for en person kan være nok til å gi partsrettigheter. I forarbeidene til ny forvaltningslov står det følgende om hvordan kravet skal forstås:

«Alternativet innbyr til en konkret vurdering av arten av og intensiteten i tilknytningen mellom personen og saken. Hvor sterkt berørt man må være, eller hvor sterk tilknytning som kreves, kan ikke besvares uttømmende på generelt grunnlag, men vil også bero på forholdene i det enkelte tilfellet. Det kan ha avgjørende betydning hvilke holdepunkter som forarbeidene til en lov på det aktuelle området gir.»

Kan andre elever enn den som har meldt skolemiljøsaken til statsforvalteren være part?

Et spørsmål som enkelte opplever som uklart i håndhevingssaker, er om andre elever enn den som har meldt inn saken, kan regnes som part i saken. Mer konkret er spørsmålet om, og eventuelt i hvilke situasjoner, en skolemiljøsak «ellers direkte» kan tenkes å gjelde en annen elev enn den eleven som har meldt skolemiljøsaken.

Denne problemstillingen er omtalt nærmere i forarbeidene til ny opplæringslov. Utvalget mener at det må vurderes konkret fra sak til sak. Det er ikke nok at en annen elev er utpekt som den som har krenket den som har meldt inn saken. Det avgjørende er om vedtaket kan ha vesentlige faktiske virkninger for en annen elev. Flere partsrettigheter gjelder før vedtaket fattes. Det må derfor vurderes helt fra saksforberedelsen om et mulig vedtak vil kunne få vesentlige faktiske virkninger for en annen elev.

I vurderingen av om virkningen er vesentlig, er det relevant å ta hensyn til at barn og unge er mer sårbare enn voksne, og at det er obligatorisk for elevene å gå på skolen eller i hvert fall nødvendig for å kunne få oppfylt en grunnleggende rettighet. En virkning som ikke anses å være vesentlig for en voksen, kan dermed være vesentlig for barn og unge.

Hvis tiltaket er at en annen elev enn den som har meldt saken må bytte klasse eller skole, er det også åpenbart at den andre eleven er part i saken, i og med at vedtaket «retter seg mot» vedkommende. Dersom vedtaket gjelder kontakten og samhandlingen mellom to elever og det indirekte begrenser en tredje elevs bevegelser eller omgangskrets, kan den tredje eleven også være part dersom begrensningen har vesentlige faktiske virkninger for denne eleven. Hvis det er generelle skolemiljøtiltak som til en viss grad berører alle elevene på skolen eller i klassen, eller en større gruppe elever, vil det normalt ikke være tale om virkninger av en slik karakter at de andre elevene regnes som parter i saken.

Kan en lærer eller andre ansatte på skolen være part i en elevs skolemiljøsak?

Om lærere eller andre som arbeider på skolen kan være part i en elevs skolemiljøsak, må vurderes konkret etter fvl. § 2 første ledd bokstav e. Som en klar hovedregel vil ikke en lærer eller andre som arbeider på skolen kunne anses som parter i en elevs skolemiljøsak. Statsforvalteren skal avgjøre om skolen har oppfylt aktivitetsplikten for den som har meldt saken, jf. oppll. § 9 A-6 andre ledd. I utgangspunktet vil derfor ikke en skolemiljøsak verken kunne rette seg mot en som arbeider på skolen, eller ellers direkte gjelde vedkommende.

Det kan likevel tenkes unntak fra dette utgangspunktet. Sivilombudsmannen har ved to anledninger vurdert om de involverte lærerne hadde partsrettigheter i skolemiljøsakene til elevene. I den siste uttalelsen skriver Sivilombudsmannen blant annet at det avgjørende må være om læreren har en så sterk reell tilknytning til saken at han eller hun har et særlig behov for partsrettigheter, slik som muligheten til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter og til å bli hørt. Sivilombudsmannen presiserer at et viktig moment i vurderingen, er om vedtaket vil kunne føre til «vesentlige skadevirkninger eller annen stor ulempe» for læreren.

Et annet viktig moment er at personer som står i forskjellige avtaleforhold til offentlige organer, kan bli regnet som part fordi saken gjelder dem. I SOM 2006/22 la blant annet Sivilombudsmannen vekt på at den aktuelle skolemiljøsaken hadde ført til at læreren ble suspendert fra stillingen sin da læreren fikk partsrettigheter. I forarbeidene til ny opplæringslov skriver utvalget at hvis skolemiljøvedtaket, eller et mulig vedtak, innebærer vesentlige endringer i hvilke arbeidsoppgaver en bestemt lærer kan ha, kan læreren anses som part i saken. Hvis vedtaket innebærer at en sak må følges opp på en annen måte enn det som er lærerens faglige vurdering, mener utvalget at dette normalt ikke vil være en type virkning som gir partsrettigheter for læreren. Det samme gjelder virkninger som berører skolen eller de ansatte generelt.

Unntaksvis kan partsrettigheter følge av ulovfestet forvaltningsrett. I SOM 2018/496 tok ikke Sivilombudsmannen stilling til om læreren var å regne som part i den konkrete saken. I stedet konkluderte de med at læreren var så berørt av saken at hun uavhengig av om hun var å regne som part, måtte ha visse partsrettigheter. Sivilombudsmannen mente at partsrettighetene kunne forankres «i ulovfestede prinsipper om krav til forsvarlig saksbehandling og å opptre i samsvar med god forvaltningsskikk». Dette innebærer at kravene til god forvaltningsskikk og forsvarlig saksbehandling unntaksvis kan tilsi at også andre enn partene i saken kan få innsyn i sakens dokumenter og mulighet til å uttale seg i saken.

Kan skoleeier være part i en elevs skolemiljøsak?

Offentlige organer har som klar hovedregel ikke partsrettigheter på områder som de selv har ansvaret for . Dette betyr at verken kommuner eller fylkeskommuner har partsrettigheter i håndhevingssaker etter opplæringsloven kapittel 9 A. I oppll. § 9 A-6 femte ledd siste punktum er det også uttrykkelig regulert at skoleeier – det være seg kommunen, fylkeskommunen eller styret i en friskole – ikke har klagerett på statsforvalterens enkeltvedtak i håndhevingssaker.

9.2 Innsyn i aktivitetsplaner

Aktivitetsplaner kan berøre flere elever. En aktivitetsplan vil typisk være utarbeidet på bakgrunn av en konkret situasjon som omhandler en eller flere elever. I aktivitetsplanen til en elev kan det derfor også være tiltak som retter seg mot andre elever, for eksempel kan det være tiltak i aktivitetsplanen til elev A som er rettet mot andre elever (medelever). Dersom aktivitetsplanen inneholder personopplysninger om andre (både direkte eller indirekte personopplysninger), er det viktig å være klar over at personvernregelverket får anvendelse. Opplæringsloven § 9A-4 fastsetter nærmere krav til aktivitetsplanens innhold. I et personvernperspektiv vil det likevel være behov for å begrense hva som skal stå om andre til det som er nødvendig.

Nedenfor vil vi si litt om regelverket som gjelder andre elevers rett til innsyn i aktivitetsplanen til en enkeltelev.

En aktivitetsplan skal som en klar hovedregel ikke regnes som et enkeltvedtak. Statsforvalterens avgjørelse av om skolen har oppfylt sin aktivitetsplikt i en sak er derimot et enkeltvedtak. Dette innebærer at det gjelder ulike regler om innsyn avhengig av om det er en sak på skolenivå eller om saken er hos statsforvalteren (dersom saken er meldt dit).

Hvilke regler som gjelder vil også avhenge av om medeleven som ber om innsyn må regnes som part i saken eller ikke. Vi har derfor delt opp fremstillingen under etter om medeleven som ber om innsyn er part eller ikke. I rundskrivet pkt. 9 er det redegjort nærmere for vurderingen av om en elev er part i en annen elevs skolemiljøsak. Som hovedregel er andre elever ikke part.

9.2.1 Innsyn dersom medelev ikke er part i saken

Rett til innsyn reguleres av offentlighetsloven. Hovedregelen er at dokumenter er åpne for innsyn dersom annet ikke følger av lov eller forskrift, jf. offl. § 3. Unntak fra dette gjelder dersom opplysninger er underlagt taushetsplikt, jf. offl. § 13. Skolen og statsforvalteren skal etter dette ikke gi innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Offentlighetsloven inneholder ikke selv bestemmelser om taushetsplikt, men dette finnes i andre lover.

Forvaltningsloven har generelle bestemmelser om taushetsplikt. Forvaltningsloven § 13 slår fast at alle som arbeider for et forvaltningsorgan «plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold». En aktivitetsplan vil typisk kunne omhandle noens personlige forhold.

Dette innebærer at elever som ikke er part i saken ikke har rett til innsyn i taushetsbelagte opplysninger verken hos skolen eller hos statsforvalteren.

9.2.2 Innsyn dersom medelev er part i saken

Hvilke regler som gjelder i de tilfeller en medelev er part i saken avhenger av om krav om innsyn rettes til statsforvalteren (dersom saken er meldt dit) eller om krav om innsyn rettes til skolen.

Forvaltningsloven har egne bestemmelser om en parts rett til innsyn i saker om enkeltvedtak i §§ 18 og 19. Siden avgjørelsen av skolemiljøsaken hos statsforvalteren er et enkeltvedtak, gjelder disse bestemmelsene når en elev som er part retter krav om innsyn til statsforvalteren.
Hovedregelen er at en part har adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, jf. § 18.

Unntak fra denne hovedregelen er opplysninger i et dokument som gjelder
a) en annen persons helseforhold eller
b) andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre, jf. § 19 andre ledd.

Dette unntaket gjelder imidlertid ikke dersom det er av «vesentlig betydning» for en part å gjøre seg kjent med opplysningene, jf. § 19 andre ledd første punktum.

Et eksempel der dette kan komme på spissen, er de tilfellene der en elev ønsker at en medelev som har krenket vedkommende skal bli pålagt å bytte skole. Som i alle andre saker, har skolen, statsforvalteren eller Utdanningsdirektoratet plikt til å sørge for at disse sakene blir opplyst så godt som mulig. Siden hensynet til barnets beste skal vurderes, må det gjøres en avveining av hensynene til begge elevene – både den som er blitt krenket og den som krenker.

Hvis opplysningene skolen, statsforvalteren eller Udir innhenter avdekker at det for eksempel er helseforhold som gjør eleven som krenker særlig sårbar, vil dette kunne være viktige opplysninger når hensynet til barnets beste skal avveies. Hvis slike opplysninger trekker i avgjørende retning av at skolebytte ikke kan settes inn, bør skolen, statsforvalteren eller Utdanningsdirektoratet vurdere om dette er opplysninger som det er av «vesentlig betydning» for eleven som blir krenket å gjøre seg kjent med, jf. fvl. § 19 andre ledd første punktum. Det er imidlertid en svært høy terskel for å bruke dette unntaket.

Siden aktivitetsplanen ikke er et enkeltvedtak, vil krav om innsyn som rettes til skolen reguleres av offentlighetsloven. Hovedregelen er at dokumenter er åpne for innsyn, jf. offl. § 3. Unntak fra dette gjelder dersom opplysninger er underlagt taushetsplikt, jf. offl. § 13. Skolen skal ikke gi innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt (s.129). Forvaltningsloven § 13 pålegger taushetsplikt om «noens personlige forhold».

Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysninger i en sak gjøres kjent for sakens parter, jf. fvl. § 13 b nr. 1. Denne bestemmelsen er ikke begrenset til saker som gjelder enkeltvedtak . Dette innebærer at denne bestemmelsen også gjelder når saken er på skolenivå, selv om aktivitetsplanen ikke er et enkeltvedtak. Dette er imidlertid ikke en bestemmelse som kan gi hjemmel for innsyn . Når saken er på skolenivå følger hjemmel for innsyn av offentlighetsloven.

Bestemmelsene om partsinnsyn i fvl. §§ 18 og 19 nevnt over gjelder for enkeltvedtak, jf. fvl. § 3. Bestemmelsene kommer derfor i utgangpunktet ikke til anvendelse når skolen mottar krav om innsyn i en aktivitetsplan. Det følger imidlertid av forarbeidene til offentlighetsloven at bestemmelsene i fvl. §§ 18 og 19 likevel vil gjelde når en part krever innsyn etter offentlighetsloven. Det som er skrevet over om unntak fra partsinnsyn etter fvl. § 19 og begrensninger i unntaket i tilfeller der det er av «vesentlig betydning» for eleven å gjøre seg kjent med opplysningene, vil derfor også gjelde for en medelev som er part når saken er på skolenivå. Vurderingen blir derfor den samme.

Dette innebærer at en elever som er part i saken kan ha rett til innsyn i taushetsbelagte opplysninger hos skolen eller statsforvalteren. Dette vil være i tilfeller der det er av «vesentlig betydning» for eleven å gjøre seg kjent med opplysningene.

9.2.3 Elevens rett til innsyn i registrerte personopplysninger om eleven selv

I tillegg til innsyn regulert av offentlighetsloven og forvaltningsloven, gir personvernforordningen artikkel 15 elever rett til blant annet å få vite hvilke personopplysninger som blir behandlet om eleven selv (den registrertes rett til innsyn). Informasjon om behandling av personopplysninger.

Ved å be om innsyn i alle registrerte opplysninger, kan eleven få et overblikk over hvilke personopplysninger som blir behandlet om vedkommende hos den aktuelle behandlingsansvarlige, Eleven kan også be om å få opplyst for eksempel hva som er formålet med behandlingen, lagringstid, sletterutiner osv.

Innsynsretten gjelder ikke ubetinget, men er begrenset av for eksempel forhold som :

• det er utilrådelig at du får kjennskap til opplysningene av hensyn til helsen din eller forholdet ditt til nære pårørende
• opplysningene er omfattet av lovfestet taushetsplikt
• det er i strid med åpenbare og grunnleggende private eller offentlige interesser å gi innsyn, medregnet hensynet til deg selv
• innsynet vil krenke rettighetene og frihetene til andre

Se for øvrig informasjon på Datatilsynets nettsider. 

9.3 Personvern

Elevenes rett til et trygt og godt skolemiljø etter oppll. § 9 A-2, og særlig skolens aktivitetsplikt etter oppll. § 9 A-4 og § 9 A-5 (skjerpet aktivitetsplikt), pålegger skolen en rekke oppgaver/plikter som forutsetter at skolen kan behandle personopplysninger.

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert person eller en person som direkte eller indirekte kan identifiseres. For eksempel vil en persons navn, adresse, telefonnummer, IP-adresse m.m. være personopplysninger. Behandling av personopplysninger er enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger, for eksempel innsamling, registrering, lagring, bruk og utlevering. I en skolemiljøsak vil skolen derfor i (omtrent) alle tilfeller måtte behandle personopplysninger. Skolen kan behandle de personopplysningene som er nødvendige for å ivareta formålet med oppgavene eller pliktene.

Behandling av personopplysninger i en skolemiljøsak, begynner i det øyeblikket skolen/læreren får mistanke om eller kjennskap til at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø. Dette kan f.eks. være i det læreren noterer seg at en elev synes å bli en del utestengt i friminuttet. Allerede i den innledende undersøkelsesfasen om en navngitt elev er altså behandlingen av personopplysninger i gang, og regelverket slår inn. I etterkant av dette vil enhver innsamling, oversendelse osv. av personopplysninger måtte gjøres i samsvar med personvernregelverket.

Det er flere rettigheter og plikter knyttet til behandling av personopplysninger. Det er viktig at skolene ivaretar sine oppgaver etter opplæringsloven kapittel 9 A, samtidig som den enkeltes rettigheter etter personvernregelverket ivaretas.

Regler om behandling av personopplysninger er fastsatt i personopplysningsloven. Personopplysningsloven gjennomfører EUs personvernforordning (også omtalt som GDPR). Hensikten med reglene er å ivareta personvernet til enkeltpersoner ved å styrke den enkeltes innflytelse over, og kontroll med, hvordan deres personopplysninger blir behandlet.

Reglene for behandling av personopplysninger bygger på syv grunnprinsipper for personopplysningsvern som er beskrevet i personvernforordningen artikkel 5. De syv grunnprinsippene gir på ulike måter uttrykk for at behandling av personopplysninger skal skje på en måte som i størst mulig grad sikrer forutsigbarhet og forholdsmessighet for enkeltmennesket. Alle som behandler personopplysninger må opptre i samsvar med disse prinsippene.
De syv grunnprinsippene for behandling av personopplysninger er:

1. Lovlig, rettferdig og gjennomsiktig. Behandling av personopplysninger må være lovlig, må skje rettferdig og skal være åpen. At behandlingen av personopplysninger må være lovlig innebærer at skolen må ha et rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger. 
   
   Personvernforordningen artikkel 6 inneholder en liste over rettslige grunnlag, og minst ett av disse må være oppfylt for at skolens behandling skal være lovlig. Dersom skolen skal behandle særlige sensitive personopplysninger, for eksempel opplysninger om helse, etnisk opprinnelse, religion eller seksuelle forhold, må også minst ett av vilkårene i artikkel 9 i personvernforordningen være oppfylt for at behandlingen skal være lovlig. Kravet om at behandlingen av personopplysninger skal være rettferdig innebærer blant annet at elever, foreldre og ansattes rimelige forventninger til hva deres personopplysninger skal brukes til skal respekteres. 
   
   Behandlingen av personopplysninger skal være forståelig for de registrerte og ikke foregå på skjulte eller manipulerende måter. Plikten til å behandle personopplysninger på en gjennomsiktig måte innebærer at skoleeiere skal være åpne om hva opplysningene brukes til og at elever, foreldre og ansatte skal vite hva som skjer med deres personopplysninger. Dersom skolen for eksempel foretar et intervju med en elev i forbindelse med at en annen elev ikke har et trygt og godt skolemiljø, må skolen være åpen om at dette er grunnen til at de foretar intervjuet. De kan ikke prøve å “lure” ut av en elev hvorvidt denne mobber en annen, ved å manipulere eleven til å tro at intervjuet gjelder noe helt annet.
   
   
2. Formålsbegrensing
   Formålsbegrensningen innebærer at personopplysninger skal samles inn for spesifikke, uttrykkelige angitte og berettigede formål, og ikke behandles på en måte som er uforenlig med disse formålene. Dersom skolen innhenter personopplysninger til bruk i en skolemiljøsak, er det altså dette formålet opplysningene skal brukes til.
   
   
3. Dataminimering
   Prinsippet innebærer at mengden av innsamlede personopplysninger skal begrenses til det som er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Hvis en oppgave kan løses uten at man trenger å behandle personopplysninger, skal heller ikke personopplysninger behandles.
   
   
4. Riktighet
   Dette innebærer at personopplysningene som behandles skal være korrekte. Det betyr at skoleeier skal sørge for at personopplysninger som er feil rettes og oppdateres. Dette kan blant annet gjelde dersom det viser seg at opplysninger gitt om krenker viser seg å ikke stemme. Å rette personopplysninger om elever er oppgaver som av praktiske hensyn må ligge hos den enkelte skole, og ikke hos kommunen som skoleeier. Skoleeier plikter imidlertid å legge til rette for at retting og oppdatering kan skje, og å sette føringer for hvordan skoler skal arbeide med personopplysninger.
   
   
5. Lagringsbegrensning
   Prinsippet om lagringsbegrensning innebærer at personopplysninger skal lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålet de ble innhentet for. Det innebærer at skoleeier skal sørge for at personopplysningene blir slettet eller anonymisert når det ikke lenger er bruk for dem. Skolen kan for eksempel ikke oppbevare et arkiv over tidligere “mobbere” ved skolen i årevis etter at vedkommende er gått ut.
   
   
6. Integritet og konfidensialitet
   Personopplysninger skal behandles slik at opplysningenes integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet beskyttes. Dette innebærer at personopplysningene som behandles skal beskyttes slik at uvedkommende ikke får tilgang til personopplysningene og slik at personopplysningene ikke endres utilsiktet. Skoleeier må derfor ha et bevisst forhold til hvem som får og hvem som ikke får tilgang til systemer som inneholder personopplysninger. For eksempel kan ikke aktivitetsplaner som inneholder personopplysninger ligge åpent tilgjengelig på en pult eller lignende, hvor andre elever vil kunne få tilgang til dem.
   
   
7. Ansvarlighet
   Skoleeier er ansvarlig for å etterleve personvernforordningen. Ansvarlighet innebærer blant annet at skoleeier skal etablere nødvendige organisatoriske og tekniske tiltak for å sikre at personvernforordningen etterleves. Hva som er et nødvendig tiltak vil avhenge av personvernrisiko, noe som betyr at skoleeier må gjennomføre risikovurderinger.

Disse grunnprinsippene er krav som enhver skoleeier må oppfylle for å kunne behandle personopplysninger. Hvis de ikke blir oppfylt, vil det være i strid med personvernet til elever, foreldre eller ansatte. Da kan skoleeier risikere bøter.

Etter personvernforordningen er det skoleeier som er ansvarlig for å ivareta personvernet til elever, ansatte og foreldre. Det vil si at skoleeier som behandlingsansvarlig som må sørge for at reglene følges, ikke den enkelte skole.

Selv om det er skoleeier som er ansvarlig for at plikter og rettigheter i personvernforordningen overholdes, vil mye av det daglige arbeidet med å ivareta reglene foregå på den enkelte skole. Det er derfor viktig at skolene har et bevisst forhold til hvilke personopplysninger de ber om fra elevene, og hvordan de behandler personopplysningene de registrerer.

Den enkelte skole vil bl.a. måtte sørge for at de har hjemmel for å innhente personopplysninger (behandlingsgrunnlag), at de i den enkelte sak ikke innhenter mer informasjon enn det som er nødvendig, at de oppbevarer innhentede personopplysninger trygt, at de retter opp i opplysninger dersom disse viser seg å ikke være riktige, at opplysningene brukes til det formålet de er innhentet for, og at opplysningene ikke lagres lenger enn nødvendig ut fra formålet. Er det for eksempel helt klart at skolemiljøet til eleven ikke er trygt og godt på grunn av klassemiljøet i en klasse, vil det kunne være brudd på prinsippet om dataminimering å innhente personopplysninger om elever i andre klasser.

Det er her også vesentlig at den som behandler personopplysninger, er obs på at også andre medelever som er omtalt i skolemiljøsaken til en elev har de samme rettighetene etter personvernregelverket som den eleven skolemiljøsaken gjelder. Dette kan blant annet komme opp når det kommer til en medelevs rett til innsyn i opplysninger om seg selv i skolemiljøsaken til en annen elev. For mer om innsyn, se her.

Personvernombudet i kommunen eller statsforvalteren kan bistå skoleeiere og skoler med råd og veiledning om hvordan reglene om personvern skal forstås og praktiseres. Datatilsynet har veiledningsansvaret for personvernområdet. Du kan lese mer om personvern på Datatilsynets hjemmeside. 

9.3.1 Kort om taushetsbelagte opplysninger

I mange skolemiljøsaker vil skolen også få vite taushetsbelagte opplysninger. I de fleste tilfeller vil det måtte beskrives enkelthendelser, utarbeides aktivitetsplaner med konkrete tiltak for den enkelte elev osv. Forenklet kan man si at (så godt som) alle taushetsbelagte opplysninger om fysiske personer vil være personopplysninger, men ikke alle personopplysninger vil være taushetsbelagte. Ved behandling av taushetsbelagte (person-)opplysninger vil skolen derfor måtte følge både reglene i personopplysningsloven, og reglene om taushetsplikt i forvaltningslovens kapittel 13.

Taushetsbelagte opplysninger som ofte må behandles, kan eksempelvis være opplysninger om den enkelte elevens fysiske eller psykiske helse, familie- og hjemforhold, følelsesliv, holdninger og innstilling m.m. Dette gjelder ikke bare for den eleven som har sagt at han eller hun ikke har et trygt og godt skolemiljø, men også for eventuelle medelever som har bidratt til at skolemiljøet ikke oppfattes som trygt og godt ved å mobbe, diskriminere, utøve vold, utestenge osv.

I mange 9 A-saker vil det også fremkomme personlige opplysninger om andre personer som er involvert i den enkelte elevens liv, som foreldre eller andre voksenpersoner, søsken m.m. Skolen har ansvaret for at også personopplysninger om andre personer behandles i tråd med kravene nedenfor.
Det er svært viktig at skolen har et aktivt forhold til behandling av slike opplysninger. Det er f.eks. svært viktig at en skole ikke oversender personlige opplysninger om en elev som negativt påvirker en annen elevs skolemiljø, for eksempel mistanker om lovbrudd eller andre personlige opplysninger som nevnt i eksemplene over, til foreldrene til den eleven som er utsatt for krenkelsen.

Spørsmål om behandling av taushetsbelagte opplysninger vil som oftest oppstå når det er tale om å oversende opplysninger til noen, f.eks. fordi en medelev som er omtalt i en annen elevs skolemiljøsak har bedt om innsyn, eller opplysninger om en medelev som har bidratt til at en annens skolemiljø ikke oppfattes som trygt skal oversendes til eleven med et utrygt skolemiljø eller dennes foreldre når det skal utarbeides en aktivitetsplan i samarbeid med hjemmet. For mer om innsyn se her.