Bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling i private barnehager

Barnehagen har lov til å handle med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier. Ved slike transaksjoner er det likevel risiko for at pris og andre kontraktsvilkår ikke er markedsmessige fordi barnehagen handler med en part som ikke er uavhengig av barnehagen. Derfor er det krav til slike transaksjoner i barnehageloven § 23 andre ledd.

I loven står det: «Barnehagen skal ikke overfor eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier foreta transaksjoner og dekke kostnader på vilkår eller med beløp som avviker fra eller overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter».

Dette innebærer at når barnehagen handler med eier, eiers nærstående eller selskap i samme konsern som eier, skal både prisen for transaksjonen og de øvrige vilkår i avtalen være markedsmessige. 

Markedsmessig pris og vilkår kan defineres som:

• Den pris og de øvrige vilkår som dannes mellom kjøper og selger i et åpent marked på et gitt tidspunkt.

Bestemmelsen innebærer krav om uavhengig prising uten noen beløpsbegrensninger, eller begrensinger i type transaksjoner som foretas.

Regelen gjelder blant annet ved denne type transaksjoner  overfor eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier:

• kjøp av varer og tjenester
• avtaler om leie, lån, og tjenesteytelse eller andre ytelser
• lønn

Barnehageloven legger strenge begrensninger på innholdet i avtaler mellom barnehagen og eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier. Overfor disse kan ikke barnehagen foreta transaksjoner og dekke kostnader på vilkår eller med beløp som avviker fra eller overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter. Dersom avtaler og transaksjoner med denne kretsen er påvirket av relasjonen, er den ulovlig.

Gruppen av fysiske og juridiske personer (for eksempel selskaper) som loven stiller krav til barnehagens transaksjoner med, omfatter følgende:

• Eier: Den eller de fysiske eller juridiske personer som til enhver tid eier barnehagen.
• Eiers nærstående:
  • Eiers ektefelle og samboer
  • Eiers foreldre, besteforeldre, barn, barnebarn og søsken. Ektefeller og samboere til disse er også definert som nærstående.
  • Ektefelle og samboers foreldre, besteforeldre, barn, barnebarn og søsken er også omfattet.

• Selskap der eier eller eiers nærstående har slik innflytelse som kreves for at det skal foreligge et konsern etter aksjeloven § 1-3 er også omfattet av definisjonen nærstående. Aksjeloven krever «bestemmende innflytelse», for at det skal foreligge konserntilknytning. Eksempel på bestemmende innflytelse er hvis man innehar flertallet av stemmene, eller har rett til å velge eller avsette et flertall av medlemmene i det andre selskapets styre.
• Selskap i samme konsern som barnehageeier: Dette er for eksempel morselskapet eller søsterselskaper.

Barnehagen må ta stilling til hva som er den mest rasjonelle måten å skaffe varen eller tjenesten på. Barnehagen kan ikke velge et dyrere eller dårligere alternativ enn det som er mest rasjonelt. I mange tilfeller vil dette dreie seg om barnehagen leier varen/tjenesten, eller om barnehagen bør kjøpe varen/ansette noen til å utføre oppgaven. For eksempel må det være rasjonelt for barnehagen å leie lokaler av eieren, eierens nærstående, eller selskap i samme konsern som eier fremfor å eie lokalene selv. Det vil si at barnehagen også ville leid lokalene dersom utleier var en uavhengig part.

Barnehageeier bør foreta en helhetlig vurdering av hva som er rasjonelt å velge ved handel med eier, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier. Momenter som barnehageeier bør ta stilling til i denne vurderingen kan blant annet være: 

• Kan barnehagen selv kjøpe varen/tjenesten i markedet for en lavere pris enn det koster å leie?
• Hvor stort er barnehagens behov for varen/tjenesten? Hvor mye haster det?
• Er behovet for varen/tjenesten konstant eller varierende?
• Er dette et kortvarig og begrenset behov, eller et langvarig behov?
• Kan innleie av flere personer i mindre stillinger dekkes av en person i høyere stillingsprosent?
• Hva er den rasjonelle anskaffelsesmåten for denne varen/tjenesten?

I vurderingen av hva som er rasjonelt må også barnehagen vurdere hvilke handlingsalternativer den har. Barnehagen må velge det alternativet som er mest fordelaktig basert på barnehagens behov. Noen ganger kan det lønne seg å velge det billigste alternativet. Andre ganger kan det være rasjonelt å velge et dyrere alternativ. Hvis barnehagen velger et dyrere alternativ, må barnehagen sannsynliggjøre at det gir en merverdi å velge dette alternativet som kompenserer for prisforskjellen, for eksempel i form av økt fleksibilitet eller økt kvalitet.

Innleie kan for eksempel gi en merverdi i form av økt fleksibilitet, blant annet ved at innleie i større grad enn ansettelse kan tilpasses det løpende personalbehovet. Jo mer varierende dette behovet er, desto større vil denne merverdien kunne være. Innleie kan også gi besparelser ved at barnehagen unngår følgekostnader til administrasjon av ansettelsesforholdet. Enkelte typer kostnader vil påløpe uansett, for eksempel kostnadene til barnehagens lokaler.

Barnehagen skal ikke betale mer for en vare eller tjeneste enn det den er verdt. Derfor må barnehagen dokumentere at transaksjonen ikke innebærer en overkompensasjon for det som er kjøpt, sammenlignet med markedspris. Barnehageeier er ansvarlig for at prisen er lik det som uavhengige parter ville avtalt.

Hver enkelt transaksjon må være til markedspris. Det har ingen betydning om barnehagen samlet sett har lave kostnader. Lav pris på ett område gir ikke rett til overbetaling på et annet.

Det nærstående selskapet kan ha fortjeneste på salget av varen eller tjenesten. Fortjenesten må heller ikke overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter. 

Det kan være vanskelig å finne prisen i markedet for en vare eller tjeneste. Disse punktene kan være til hjelp for å vurdere hva som er markedsmessig pris:

1. Kan barnehagen kjøpe varen eller tjenesten i markedet til lavere pris eller bedre vilkår?
2. Hva tar andre tilbydere i markedet betalt for tilsvarende vare/tjeneste? Barnehagen bør innhente priser fra uavhengige leverandører. Dette kan gi et godt utgangspunkt for å vurdere om prisen er markedsmessig. Likevel vil ikke dette alltid gi et tilstrekkelig bilde på hva den markedsmessige prisen er. Det er fordi det ofte vil være forskjeller mellom varene/tjenestene når det kommer til kvalitet, volum, merkevare, lokasjon og konkurransesituasjon.
3. Har nærstående tilsvarende avtaler med andre uavhengige selskaper?
4. Hva er prisen som det nærstående selskapet selger samme vare eller tjeneste til andre uavhengige selskaper i markedet? Her må det vurderes om varen eller tjenesten barnehagen har kjøpt er det samme som nærstående leverer i markedet.

Barnehagen må i tillegg til prisen også vurdere andre de øvrige vilkårene i avtalen, i vurderingen av om transaksjonen er markedsmessig. Et eksempel kan være at barnehagen inngår en husleiekontrakt til en gitt pris. Avtalen inneholder også vilkår som pålegger barnehagen å sørge for omfattende vedlikehold og utskiftninger, og alle andre kostnader til eiendommen slik som skatt og forsikringer. Barnehagen må vurdere om disse vilkårene, sett i sammenheng med prisen, avviker fra det som ville vært avtalt mellom uavhengige parter.

Barnehagen kan heller ikke kjøpe inn varer eller tjenester fra eier, eiers nærstående eller selskap i samme konsern som eier, som overstiger barnehagens behov. Omfanget av kjøpet må tilsvare det som uavhengige parter ville avtalt, også med hensyn til volumet. Et eksempel er hvis barnehagen kjøper renholdstjenester for mer enn det som en barnehage av den størrelsen normalt har behov for. Denne avtalen er i utgangspunktet ikke markedsmessig, og barnehagen må kunne dokumentere behovet for kjøpet.

Husleie til nærstående selskap

Så langt har ikke økonomitilsynet i Udir behandlet mange tilsynssaker med temaet husleie til nærstående selskap. Det er også lite forvaltningspraksis på dette temaet. Vi har mottatt mange spørsmål fra barnehageeiere om hvordan de skal fastsette leieprisen, ved leie til eier, eiers nærstående eller selskap i samme konsern som eier. Vurderingstemaet vårt i et tilsyn er om vilkårene i transaksjonen tilsvarer vilkårene som ville blitt lagt til grunn mellom uavhengige parter. Nedenfor følger metoder for å fastsette leiepris ved leie til eier, eiers nærstående eller selskap i samme konsern som eier, som vil være aktuelle for oss å benytte i tilsyn. Denne veilederen vil oppdateres når vi har mer praksis fra tilsyn.

Selvkostmodell med markedsmessig påslag

I mange tilfeller vil det ikke finnes et eget marked for lokaler tilpasset barnehageformål. I slike situasjoner gir forarbeidene til barnehageloven anvisning på at et utgangspunkt for å finne riktig husleie er å benytte selvkostmetoden med markedsmessig påslag. I forarbeidene står det: «Eier kan velge å ta ut en ekstrafortjeneste gjennom husleie som overstiger selvkost. I slike tilfeller er det naturlig å ta utgangspunkt i utleiers selvkost, med et påslag som tilsvarer vanlig fortjeneste i utleiemarkedet på stedet. Her kan barnehageeier også se på til hva som er ansett som gjennomsnittlig husleie for næringsbygg i kommunen».

Fremleieavtaler

I tilfeller ved fremleieavtaler vil utgangspunktet for hva som er markedsmessig være leievilkårene i hovedavtalen, så fremt denne er fremforhandlet av to uavhengige parter.

Transaksjonen må fremstå som rasjonell

Det må være rasjonelt for barnehagen å leie lokaler av nærstående, fremfor å eie lokalene selv. Det vil si at barnehagen også ville leid lokalene dersom utleier var en uavhengig part.

Særlig om leiekontraktens omfang

Husleiekontraktens omfang er et viktig moment i vurderingen av om vilkårene avviker fra det uavhengige parter ville inngått. Dette kan eksempelvis være tilfelle hvis barnehagen betaler leie for mer areal enn hva den har behov for (areal utover godkjent leke – og oppholdsareal og nødvendige rom som personalrom, garderobe og kontor). Dette kan også være i strid med kravet om at barnehagen bare skal dekke kostnader som direkte gjelder godkjent drift av barnehagen.

2. Leie av vikar fra nærstående selskap

Mange barnehager kjøper vikartjenester ved sykdom. Det kan for eksempel være at barnehagen vurderer at det er rasjonelt å leie inn en vikar på timebasis fra et nærstående selskap i forbindelse med korttidssykdom. Dersom det nærstående selskapet leier ut vikarer til uavhengige selskap, for eksempel til kommunale barnehager, er vikarens timepris satt av to uavhengige parter. Det vil gi en god indikasjon på at denne timeprisen er vikarens markedspris. Dersom vikaren ikke leies ut til andre selskaper, bør barnehagen innhente timepriser fra andre uavhengige tilbydere av barnehagevikartjenester.

3. Nærstående selskap kjøper inn varer eller tjenester og videreselger dem til barnehagen

Dersom et nærstående selskap kjøper inn varer eller tjenester for videresalg til barnehagen, vil det nærstående selskapet normalt beregne et påslag ved videresalget. 

Ved videresalg fra nærstående selskap til barnehagen kan ikke det nærstående selskapet være et fordyrende mellomledd for barnehagen. Barnehagen kan ikke belastes for høyrere kostnader enn hva barnehagen hadde betalt ved å handle varen eller tjenesten selv. Eksempelvis kan ikke det nærstående selskapet kjøpe varer til rabatterte priser, for så viderefakturer de med påslag dersom barnehagen kan anskaffe disse selv til rabatterte priser. Dersom barnehagen kan dokumentere at prisen de må betale til nærstående selskap er det samme som barnehagen ville kjøpt det til på det åpne markedet, så vil dette være i tråd med barnehageloven.

4. Lønn til nærstående

Lønn til nærstående, for eksempel lønn til eier eller eiers ektefelle, er en transaksjon med nærstående som må være på markedsmessig vilkår. Det er den samlede kompensasjonen som er utgangspunktet i vurderingen av om lønnen er markedsmessig (inkludert naturalytelser og feriepenger).

Mangel på arbeidskraft kan påvirke prisen. Mangel på barnehagelærere har for eksempel ført til at noen kommuner betaler barnehagelærere over tarifflønn. En barnehageeier som er barnehagelærer og jobber heltid som barnehagelærer i egen barnehage, kan ta ut samme lønn som en kommunalt ansatt. Tariffestet lønn med et rimelig tillegg, for eksempel for ekstra ansvar eller innsats, vil også godtas. Barnehagen må dokumentere at lønn og annen godtgjøring til eier er i samsvar med tilsvarende stilling i en annen barnehage eller i en tilsvarende bedrift.