Veileder om private barnehagers bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling

3. Krav ved transaksjoner med nærstående eller interessefellesskap

Barnehagen har lov til å handle med nærstående eller noen som har felles økonomisk interesse med barnehagen. Ved slike transaksjoner er det likevel risiko for at pris og andre kontraktsvilkår ikke er markedsmessige fordi barnehagen handler med en part som ikke er uavhengig av barnehagen. Derfor er det krav til slike transaksjoner i barnehageloven § 23 andre og femte ledd.

I loven står det: «Barnehagen skal ikke foreta transaksjoner overfor nærstående på vilkår som avviker fra det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter. Dette gjelder også transaksjoner med fysiske eller juridiske personer som har en felles økonomisk interesse med den som er ansvarlig for barnehagen, eller med nærstående.»

Dette innebærer at når barnehagen handler med nærstående eller noen med økonomisk interessefellesskap, skal både prisen og de øvrige vilkår i avtalen være markedsmessige. Med markedsmessig menes at pris og vilkår skal tilsvare det som ville vært avtalt mellom uavhengige parter i en sammenlignbar situasjon.

Videre sier barnehageloven § 23 femte ledd at barnehagen skal kunne dokumentere at offentlige tilskudd og foreldrebetaling er brukt i samsvar med kravet i § 23 andre ledd, omtalt ovenfor. Barnehagen skal kunne dokumentere at beløp og vilkår er markedsmessige.

Eksempler på transaksjoner som kan være med nærstående:

  • Kjøp av varer og tjenester
  • Avtaler om leie, lån, og tjenesteytelse eller andre ytelser
  • Lønn

Nærstående

Hvem som er nærstående til barnehagen er definert i lovens § 22:

Med «barnehagens nærstående» menes

  • fysiske eller juridiske personer som, direkte eller indirekte, eier eller kontrollerer barnehagen med minst 50 prosent
  • styremedlem, daglig leder eller annen fysisk person med beslutningsmyndighet i barnehagen
  • foreldre, søsken, barn, barnebarn, ektefelle, samboer, ektefelles foreldre og samboers foreldre til fysisk person etter bokstavene a og b
  • selskaper mv. som, direkte eller indirekte, eies eller kontrolleres med minst 50 prosent av nærstående etter bokstav a, b eller c

Felles økonomisk interesse

I tillegg sier loven at det samme kravet gjelder transaksjoner med fysiske eller juridiske personer som har en «felles økonomisk interesse» med den som er ansvarlig for barnehagen, eller med nærstående.

Et økonomisk fellesskap kan foreligge uten at partene er underlagt felles eierskap eller kontroll, slik at loven utvider kretsen av transaksjoner som skal følge reglene om nærstående-handel. Et eksempel på «den som er ansvarlig for barnehagen» kan være en fysisk person som driver barnehagen gjennom et enkeltpersonforetak.

I noen tilfeller kan disse personene ha felles økonomiske interesser som kan stå i motstrid til barnehagens interesse. Et slikt økonomisk fellesskap kan foreligge uten at partene er underlagt felles eierskap eller kontroll. Et eksempel er salg av eiendom der barnehagen leier tilbake. I slike tilfeller kan både eier og kjøper ha økonomisk interesse av å sette en høy leiepris, da dette kan øke salgssummen og gi kjøperen en høy leieinntekt fra barnehagen.

Barnehagen skal velge det rasjonelle alternativet

Barnehagen må ta stilling til hva som er den mest rasjonelle måten å skaffe varen eller tjenesten på. Barnehagen kan ikke velge et dyrere eller dårligere alternativ enn det som er mest rasjonelt. I mange tilfeller vil dette dreie seg om barnehagen leier varen/tjenesten, eller om barnehagen bør kjøpe varen/ansette noen til å utføre oppgaven. For eksempel må det være rasjonelt for barnehagen å leie lokaler av eieren, eierens nærstående, eller selskap i samme konsern som eier fremfor å eie lokalene selv. Det vil si at barnehagen også ville leid lokalene dersom utleier var en uavhengig part.

Barnehagen må foreta en helhetlig vurdering

Barnehageeier bør foreta en helhetlig vurdering av hva som er rasjonelt å velge ved handel med eier, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier. Momenter som barnehageeier bør ta stilling til i denne vurderingen kan blant annet være: 

  • Kan barnehagen selv kjøpe varen/tjenesten i markedet for en lavere pris enn det koster å leie?
  • Hvor stort er barnehagens behov for varen/tjenesten? Hvor mye haster det?
  • Er behovet for varen/tjenesten konstant eller varierende?
  • Er dette et kortvarig og begrenset behov, eller et langvarig behov?
  • Kan innleie av flere personer i mindre stillinger dekkes av en person i høyere stillingsprosent?
  • Hva er den rasjonelle anskaffelsesmåten for denne varen/tjenesten?

Hvilke handlingsalternativer har barnehagen?

I vurderingen av hva som er rasjonelt må også barnehagen vurdere hvilke handlingsalternativer den har. Barnehagen må velge det alternativet som er mest fordelaktig basert på barnehagens behov. Noen ganger kan det lønne seg å velge det billigste alternativet. Andre ganger kan det være rasjonelt å velge et dyrere alternativ. Hvis barnehagen velger et dyrere alternativ, må barnehagen sannsynliggjøre at det gir en merverdi å velge dette alternativet som kompenserer for prisforskjellen, for eksempel i form av økt fleksibilitet eller økt kvalitet.

Innleie

Innleie kan for eksempel gi en merverdi i form av økt fleksibilitet, blant annet ved at innleie i større grad enn ansettelse kan tilpasses det løpende personalbehovet. Jo mer varierende dette behovet er, desto større vil denne merverdien kunne være. Innleie kan også gi besparelser ved at barnehagen unngår følgekostnader til administrasjon av ansettelsesforholdet. Enkelte typer kostnader vil påløpe uansett, for eksempel kostnadene til barnehagens lokaler.

Krav om markedsmessig pris og vilkår

Barnehagen skal ikke betale mer for en vare eller tjeneste enn det den er verdt. Derfor må barnehagen dokumentere at transaksjonen ikke innebærer en overkompensasjon for det som er kjøpt, sammenlignet med markedspris. Barnehageeier er ansvarlig for at prisen er lik det som uavhengige parter ville avtalt.

Hver enkelt transaksjon må være til markedspris. Det har ingen betydning om barnehagen samlet sett har lave kostnader. Lav pris på ett område gir ikke rett til overbetaling på et annet.

Det nærstående selskapet kan ha fortjeneste på salget av varen eller tjenesten. Fortjenesten må heller ikke overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter. 

Hvordan finne markedsprisen?

Det kan være vanskelig å finne prisen i markedet for en vare eller tjeneste. 

Her er noen spørsmål som kan være til hjelp:  

  1. Kan barnehagen kjøpe varen eller tjenesten i markedet til lavere pris eller bedre vilkår?
  2. Hva tar andre tilbydere i markedet betalt for tilsvarende vare/tjeneste? Barnehagen bør innhente priser fra uavhengige leverandører. Dette kan gi et godt utgangspunkt for å vurdere om prisen er markedsmessig. Likevel vil ikke dette alltid gi et tilstrekkelig bilde på hva den markedsmessige prisen er. Det er fordi det ofte vil være forskjeller mellom varene/tjenestene når det kommer til kvalitet, volum, merkevare, lokasjon og konkurransesituasjon.
  3. Har nærstående tilsvarende avtaler med andre uavhengige selskaper?
  4. Hva er prisen som det nærstående selskapet selger samme vare eller tjeneste til andre uavhengige selskaper i markedet? Her må det vurderes om varen eller tjenesten barnehagen har kjøpt er det samme som nærstående leverer i markedet.

Eksempler

Klagesaker