Barnehagen har lov til å handle med nærstående. Ved slike transaksjoner er det likevel risiko for at pris og andre kontraktsvilkår ikke er markedsmessige fordi barnehagen handler med en part som ikke er uavhengig av barnehagen.
Barnehageloven stiller krav til at når barnehagen handler med nærstående skal både prisen for transaksjonen og de øvrige vilkår i avtalen være markedsmessig. Markedsmessig pris og vilkår betyr:
I loven står det: «Barnehagen skal ikke overfor eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier foreta transaksjoner og dekke kostnader på vilkår eller med beløp som avviker fra eller overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter».
Regelen gjelder blant annet ved denne type transaksjoner med nærstående:
Barnehagen skal årlig rapportere handel med nærstående i BASIL. Barnehagen skal blant annet rapportere hvem barnehagen har handlet med, hva slags vare eller tjeneste som er kjøpt, og totalbeløp for de ulike varene eller tjenestene
Nærstående kan være både fysiske og juridiske personer (for eksempel selskaper).
Barnehagen må ta stilling til hva som er den mest rasjonelle måten å skaffe varen eller tjenesten på. Barnehagen kan ikke velge et dyrere eller dårligere alternativ enn det som er mest rasjonelt. I mange tilfeller vil dette dreie seg om barnehagen leier varen/tjenesten, eller om barnehagen bør kjøpe varen/ansette noen til å utføre oppgaven. For eksempel må det være rasjonelt for barnehagen å leie lokaler av nærstående, fremfor å eie lokalene selv. Det vil si at barnehagen også ville leid lokalene dersom utleier var en uavhengig part.
Barnehageeier bør ta stilling til følgende punkter for å avklare hva som er rasjonelt å velge ved handel med nærstående:
I vurderingen av hva som er rasjonelt ved handel med nærstående må barnehagen vurdere hvilke handlingsalternativer den har. Barnehagen må velge det alternativet som er mest fordelaktig basert på barnehagens behov. Noen ganger kan det lønne seg å velge det billigste alternativet. Andre ganger kan det være rasjonelt å velge et dyrere alternativ. Hvis barnehagen velger et dyrere alternativ, må barnehagen sannsynliggjøre at det gir en merverdi å velge dette alternativet som kompenserer for prisforskjellen, for eksempel i form av økt fleksibilitet eller økt kvalitet.
Innleie kan for eksempel gi en merverdi i form av økt fleksibilitet, blant annet ved at innleie i større grad enn ansettelse kan tilpasses det løpende personalbehovet. Jo mer varierende dette behovet er, desto større vil denne merverdien kunne være. Innleie kan også gi besparelser ved at barnehagen unngår følgekostnader til administrasjon av ansettelsesforholdet. Enkelte typer kostnader vil påløpe uansett, for eksempel kostnadene til barnehagens lokaler.
Barnehagen skal ikke betale mer for en vare eller tjeneste enn det den er verdt. Derfor må barnehagen dokumentere at transaksjonen ikke innebærer en overkompensasjon for det som er kjøpt, sammenlignet med markedspris. Barnehageeier er ansvarlig for at prisen er lik det som uavhengige parter ville avtalt.
Hver enkelt transaksjon må være til markedspris. Det har ingen betydning om barnehagen samlet sett har lave kostnader. Lav pris på ett område gir ikke rett til overbetaling på et annet.
Det nærstående selskapet kan ha fortjeneste på salget av varen eller tjenesten. Fortjenesten må settes ut fra en konkret vurdering av hva som er vanlig i det aktuelle markedet på stedet.
Det kan være vanskelig å finne prisen i markedet for en vare eller tjeneste. For eksempel kan det være vanskelig å finne markedsprisen for leie av et konkret barnehagelokale. Disse punktene kan være til hjelp for å vurdere hva som er markedsmessig pris:
Selv om prisen tilsvarer markedspris, må barnehagen også vurdere andre vilkår i avtalen. Et eksempel kan være at barnehagen inngår en husleiekontrakt til markedsmessig pris. Avtalen inneholder også vilkår som pålegger barnehagen å sørge for omfattende vedlikehold og utskiftninger, og alle andre kostnader til eiendommen slik som skatt og forsikringer. Barnehagen må vurdere om disse vilkårene, sett i sammenheng med prisen, avviker fra det som ville vært avtalt mellom uavhengige parter.
Barnehagen kan heller ikke kjøpe inn varer eller tjenester fra eier, eiers nærstående eller selskap i samme konsern som eier, som overstiger barnehagens behov. Omfanget av kjøpet må tilsvare det som uavhengige parter ville avtalt, også med hensyn til volumet. Et eksempel er hvis barnehagen kjøper renholdstjenester for mer enn det som en barnehage av den størrelsen normalt har behov for. Denne avtalen er i utgangspunktet ikke markedsmessig, og barnehagen må kunne dokumentere behovet for kjøpet.
Eksempler på metoder for å finne markedsmessig vilkår:
Hvis barnehagen leier barnehagebygget av nærstående, foreligger det ikke en pris satt i markedet for akkurat dette bygget. For å forsikre seg om at leieprisen ikke overstiger markedsmessig pris, kan barnehagen for eksempel innhente priser fra selskaper som leier ut sammenlignbare bygg i samme område. Barnehagen kan også undersøke hva som er leiepris for kommunens egne kommunale barnehager. I og med at sammenlignbare bygg ikke er identiske med barnehagebygget, bør det også gjøres flere undersøkelser.
Barnehagen kan for eksempel bruke en sertifisert takstmann til å fastsette en markedsmessig leiepris for barnehagebygget. Hvis barnehagen har et lite sammenligningsgrunnlag, eller det er stor usikkerhet hva som er markedsmessig pris, bør barnehagen være forsiktig ved fastsettelse av leieprisen.
Dersom huseier tar en ekstrafortjeneste gjennom husleie som overstiger selvkost, må påslaget tilsvare vanlig fortjeneste i utleiemarkedet på stedet.
Husleiekontraktens omfang er et viktig moment i vurderingen av om vilkårene avviker fra det uavhengige parter ville inngått. Dette kan eksempelvis være tilfelle hvis barnehagen betaler leie for mer areal enn hva den har behov for (areal utover godkjent leke – og oppholdsareal og nødvendige rom som personalrom, garderobe og kontor). Dette kan også være i strid med kravet om at barnehagen bare skal dekke kostnader som direkte gjelder godkjent drift av barnehagen.
Mange barnehager kjøper vikartjenester ved sykdom. Det kan for eksempel være at barnehagen vurderer at det er rasjonelt å leie inn en vikar på timebasis fra et nærstående selskap i forbindelse med korttidssykdom. Dersom det nærstående selskapet leier ut vikarer til uavhengige selskap, for eksempel til kommunale barnehager, er vikarens timepris satt av to uavhengige parter. Det vil gi en god indikasjon på at denne timeprisen er vikarens markedspris. Dersom vikaren ikke leies ut til andre selskaper, bør barnehagen innhente timepriser fra andre uavhengige tilbydere av barnehagevikartjenester.
Dersom et nærstående selskap kjøper inn varer eller tjenester for videresalg til barnehagen, vil det nærstående selskapet normalt beregne et påslag ved videresalget. Dette er bare aktuelt i tilfeller hvor selger driver virksomhet med kjøp og salg av slike varer eller tjenester.
Pris og andre vilkår som avtales mellom det nærstående selskapet og barnehagen skal være tilsvarende som ved salg fra det nærstående selskapet til uavhengige kjøpere.
Lønn til nærstående, for eksempel lønn til eier eller eiers ektefelle, er en transaksjon med nærstående som må være på markedsmessig vilkår. Det er den samlede kompensasjonen som er utgangspunktet i vurderingen av om lønnen er markedsmessig (inkludert naturalytelser og feriepenger).
Mangel på arbeidskraft kan påvirke prisen. Mangel på barnehagelærere har for eksempel ført til at noen kommuner betaler barnehagelærere over tarifflønn. En barnehageeier som er barnehagelærer og jobber heltid som barnehagelærer i egen barnehage, kan ta ut samme lønn som en kommunalt ansatt. Tariffestet lønn med et rimelig tillegg, for eksempel for ekstra ansvar eller innsats, vil også godtas. Barnehagen må dokumentere at lønn og annen godtgjøring til eier er i samsvar med tilsvarende stilling i en annen barnehage eller i en tilsvarende bedrift.