Behandling av personopplysninger i saker om individuelt tilrettelagt opplæring

Terskelen for hva som regnes som en personopplysning er lav, og det skal veldig lite til for at en aktivitet regnes som behandling av personopplysninger.
All bruk av personopplysninger må ha et rettslig grunnlag for å være lovlig. Det betyr at dere må ha et behandlingsgrunnlag før dere behandler opplysninger i saker som gjelder individuelt tilrettelagt opplæring.

Behandlingsgrunnlaget ligger i opplæringsloven

I saker som gjelder individuelt tilrettelagt opplæring vil opplæringsloven §§ 11-6 til 11-8 som regel gi dere hjemmel til å behandle personopplysninger.

I opplæringsloven § 11-7 første ledd står det at:

"Før kommunen eller fylkeskommunen avgjer om ein elev har krav på individuelt tilrettelagd opplæring, skal dei hente inn ei sakkunnig vurdering frå den pedagogisk-psykologiske tenesta. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal ta stilling til om eleven treng individuelt tilrettelagd opplæring. Dersom eleven også treng personleg assistanse eller fysisk tilrettelegging etter §§ 11-4 og 11-5, skal den sakkunnige vurderinga gi ei heilskapleg vurdering av kva for tilrettelegging eleven treng"

I opplæringsloven § 11-8 står det følgende om innholdet i den sakkyndige vurderingen:
"I ei sakkunnig vurdering skal den pedagogisk-psykologiske tenesta alltid greie ut om

1. eleven sitt utbytte av opplæringa
2. kvifor eleven eventuelt ikkje har, eller ikkje kan få, tilfredsstillande utbytte av opplæringa
3. kva som er realistiske opplæringsmål for eleven
4. kva tiltak som kan gi eleven eit tilfredsstillande utbytte av opplæringa
5. kva kompetanse dei som skal gi opplæringa, bør ha, dersom det skal gjerast unntak frå kompetansekrava etter § 11-9 andre eller tredje ledd"

For å kunne oppfylle plikten til å fatte et vedtak om individuelt tilrettelagt opplæring må dere behandle flere personopplysninger om eleven og foreldrene, som blant annet står i den sakkyndige vurderingen. Slike personopplysninger vil for eksempel være navn, hvilke behov eleven har og hva den individuelt tilrettelagte opplæringen skal gå ut på..

I opplæringsloven § 11-11 står det at:
"Skolen skal éin gong i året utarbeide ei skriftleg oversikt over den individuelt tilrettelagde opplæringa eleven har fått, og ei vurdering av utviklinga til eleven sett opp mot måla i den individuelle opplæringsplanen. Eleven eller foreldra skal få tilgang til oversikta og vurderinga."

Når skolen skal oppfylle plikten til å lage en slik oversikt, behandler skolen personopplysninger. Eleven og foreldrene må blant annet identifiseres med navn, dere må lage en oversikt over opplæringen eleven har fått, og dere må gjøre en vurdering av utviklingen til eleven ut fra målene som er satt i den individuelle opplæringsplanen.

Eksempel 

Ola mottar særskilt tilrettelagt opplæring. I oversikten som er utarbeidet står det en rekke personopplysninger. Det står blant annet at Ola får oppfølging av en ekstra ressursperson i klassen for å få hjelp til å bryte ned og sortere informasjon. Det går også frem at den særskilt tilrettelagte opplæringen har hjulpet, men at han fremdeles har behov for hjelp til å forstå og sortere informasjonen.

Ikke krav om eget samtykke for å behandle personopplysninger

Det er viktig å være klar over at foreldrene skal gi samtykke til at det blir utarbeidet en sakkyndig vurdering og til at det fattes vedtak om individuelt tilrettelagt opplæring. Det kreves ikke et eget samtykke for å behandle personopplysningene etter at dette samtykket er gitt. Det skyldes at opplæringsloven §§ 11-6 til 11-8 gir hjemmel til å behandle personopplysninger for å sikre retten til individuelt tilrettelagt opplæring.

Ikke innhent flere personopplysninger enn nødvendig

Dere skal kun samle inn personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle formålet med bestemmelsene i opplæringsloven §§ 11-6 til 11-11.

For å ikke innhente flere personopplysninger enn nødvendig, bør dere spørre dere selv hvilke opplysninger (eleven/foreldre/personer i skolen) som er nødvendig for å oppnå formålet med bestemmelsen.

Det er viktig at elevens behov vurderes konkret i hver enkelt sak. I noen saker kan være vanskelig å finne ut om eleven kun har behov for tilpasset opplæring for få tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet eller om eleven har behov forindividuelt tilrettelagt opplæring, eller begge deler.

Eksempel

I dette eksemplet viser at det vil variere fra sak til sak hvilke personopplysninger som er nødvendig å innhente:

Johanna har diabetes. Hun blir urolig, ukonsentrert og irritabel i timene, særlig mot slutten av skoledagen. Kommunen er bekymret for at det vil gå utover hennes faglige utvikling. De involverer PPT, etter å ha innhentet samtykke fra Johannas foreldre.

For at PPT skal klare å vurdere om Johanna har behov for individuelt tilrettelagt opplæring, bør PPT få vite at Johanna har diabetes. Diagnosen diabetes er vanligvis ikke nødvendig for PPT å vite om for å vurdere om hun har behov for individuelt tilrettelagt opplæring, men ettersom Johanna nylig har begynt å ta medisiner selv, kan dette være årsaken til hennes konsentrasjonsproblemer. Utredning avdekket at konsentrasjonsvanskene til Johanna skyldes at hun har dysleksi. PPT kommer til at hun har behov for individuelt tilrettelagt opplæring.

Utlevering av vedtaket hvis eleven flytter til ny kommune eller fylkeskommune

Opplæringsloven § 25-1 regulerer hvilke personopplysninger som kan deles om eleven, når en elev flytter til en annen kommune eller fylkeskommune.

Skolene kan uten samtykke innhente personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle formålene som er nevnt i bestemmelsens andre og tredje ledd. Hvilke personopplysninger det gjelder, er nærmere spesifisert i opplæringsforskriften § 20-3 og § 20-4. Hva som kan anses nødvendig å innhente vil imidlertid variere fra elev til elev, og må derfor vurderes individuelt.

Etter § 25-1 fjerde ledd kan skolene i tillegg dele personopplysninger, ved skolebytte eller ved overgang til videregående opplæring, for å legge til rette for opplæringen til en elev. Dette forutsetter, i motsetning til deling av personopplysninger etter andre og tredje ledd, at eleven eller foreldrene tillater slik deling. Et krav om tillatelse har som formål å sikre at det ikke blir delt flere personopplysninger enn det eleven eller foreldrene ønsker.

I merknadene til opplæringsloven § 25-1 i Prop. 57 L (2022-2023) fremgår følgende eksempler på hva som kan være ønskelig å dele etter § 25-1 fjerde ledd: særlig kategori personopplysninger, f.eks. helseopplysninger, uttalelser fra sakkyndige og vedtak om individuelt tilrettelagt opplæring.

Der eleven flytter til en ny kommune eller fylkeskommune, må det derfor foreligge tillatelse fra eleven eller foreldrene, for at vedtaket om spesialundervisning kan deles.