Rapportering av elevdata for private videregående skoler

Dataene skolene melder inn danner blant annet grunnlag for tilskuddsberegning, kontroller, statistikk og forskning i Utdanningsdirektoratet, Kunnskapsdepartementet og Statistisk sentralbyrå. Dataene rapporteres også til Lånekassen.

Årlige innsamlinger

I løpet av et skoleår er det ni innsamlinger. Det er samme fil/skjema som skal leveres hver gang, med gradvis flere utfylte kolonner gjennom skoleåret. 

I forkant alle innsamlinger vil WIS sende ut påminnelse og informasjon på vegne av Utdanningsdirektoratet.

Frist for innrapportering av tilskuddsberettiget elevtall finner skolen i tilskuddsbrev for 2023 og 2024.

Rapportering via Innsamlingsportalen

Alle godkjente private videregående skoler i Norge og utlandet rapporterer inn via Innsamlingsportalen. Det samme gjelder også Stiftelsen Den Tyske Skoleforening i Norge, Longyearbyen skole og Statped Oslo. Basen driftes av Waade Information System AS (WIS) på oppdrag fra Utdanningsdirektoratet.

Skolenes informasjonen om elevene går fra Innsamlingsportalen og samles i en sentral database, VIGO sentralbase. VIGO sentralbase omfatter all ungdom med rett til videregående opplæring og alle elever i videregående opplæring. Sentralbasen bidrar til at både offentlige og private skoler med rett til statstilskudd rapporterer data i samme struktur og format til VIGO. Dette er for å sikre et godt og kvalitetssikret datagrunnlag om elever i videregående opplæring. I tillegg brukes karakterinformasjonen ved fylkenes elevinntak i juli for elever som har søkt inntak ved en offentlig skole eller til læreplass kommende skoleår.

Elevtall per 1. oktober og 1. april er grunnlag for beregning av tilskuddsberettiget elevtall

Skolens innrapporterte elevdata i Innsamlingsportalen er grunnlaget for beregning av elevtallet som skolens daglige leder senere skal bekrefte/godkjenne i Tavla ved rapportering av tilskuddsberettiget elevtall.

• Før Innsamlingsportalen stenges må skolen kontrollere at elever er riktig rapportert.
• For kontroll skal skolen benytte skjemaet i PDF-format som blir generert på bakgrunn av skolens rapportering. 

Når Innsamlingsportalen stenges, overføres umiddelbart skolens beregnede tilskuddsberettigede elevtall til Tavla. Endringer i elevdata i Innsamlingsportalen etter fristen, vil ikke bli overført til Tavla. Korrigeringer skolen gjør i Tavla blir ikke tilbakeført til Innsamlingsportalen. Dere vil motta mer informasjon om dette i eget brev i forkant av elevtallsrapporteringene 1. oktober og 1. april.

WIS foretar enkelte kontroller av innrapporterte elevdata, og har tett oppfølging av skolene frem til rapporteringsfristen. Vær oppmerksom på at disse kontrollene ikke er uttømmende, og at Innsamlingsportalen/WIS ikke er en kontrollmotor/godkjenning for at alt skolen rapporterer er korrekt i henhold til godkjenning og regelverk.

Hver enkelt skole har ansvaret for at opplæring de tilbyr er innenfor skolens godkjenning, og at inntaket er gjort etter regelverket for skoler godkjent etter privatskoleloven.

Trekk- og korreksjonsordningen – viktig rapportering av elevenes hjemfylke

Fylkeskommunene får hvert år trekk i sine økonomiske rammer på grunn av elever som velger å gå i private skoler istedenfor offentlige videregående skoler. Utdanningsdirektoratet rapporterer hvert år fylkesvis tilhørighet for alle elever i private videregående skoler.

Det er skolens rapportering i Innsamlingsportalen som danner grunnlag for elevtall og fylkeskommunal tilhørighet per elev, som benyttes av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) i forbindelse med trekk- og korreksjonsordningen. Vi henter ut tallene fra Innsamlingsportalen etter skolens rapporteringer 1. april og 1. oktober, og vidererapporterer til KMD.

Feil og unøyaktigheter i skolens individdata i Innsamlingsportalen kan medføre feil i trekk for den enkelte fylkeskommune.

Hvert år er det mye ekstraarbeid både for direktoratet og skolene på grunn av unøyaktigheter når det gjelder elever som har begynt/sluttet ved skolen og feil rapportering av elever i forhold til heltid/deltid. Vi presiserer at hver skole må være nøyaktig ved innrapportering og at eventuelle endringer må gjøres i Innsamlingsportalen før denne stenges for skolene. 

Rapportering til Lånekassen

Fylkene rapporterer data om eksamener som er bestått til Lånekassen. Resultater fra høsteksamen sendes til Lånekassen 1. mars og resultater for våreksamen sendes 15. september. Skolen eller eleven må selv ta ansvar for å sende Lånekassen endringer i karakterer fra forrige skoleår som kommer etter 15 september.

Kvalitetssikring

Det er etablert rutiner for å kontrollere, korrigere og rette de innsendte dataene fortløpende slik at dere kan se hva som ikke vil bli godtatt av VIGO sentralbase og få muligheten til å korrigere og sende inn på nytt.

Innsamlingsportalen/WIS foretar enkelte kontroller, men har ikke gjennomgående kontroller av alle individdata sett opp mot regelverket i privatskoleloven og tilhørende forskrifter. Det er skolens ansvar at opplæring som tilbys, og rapportering av denne, følger skolens godkjenning og det regelverk som gjelder for private skoler godkjent etter privatskoleloven.

Etter rapporteringene 1. oktober og 1. april vil fødselsnummer og hjemkommune bli kontrollert mot folkeregisteret. Folkeregisteret vil overstyre den hjemkommunen skolen har oppgitt. For å få endret hjemkommune må altså eleven ta dette opp med folkeregisteret.