Evaluering av årlig tilstandsrapport

Det er likevel et forbedringspotensial når det gjelder å involvere politisk ledelse i arbeidet med og behandlingen av tilstandsrapporten.

Brukes til å vurdere måloppnåelse og kvalitetsutvikling

Skoleeierne er spurt om hva de bruker tilstandsrapporten til, og svarene viser at tilstandsrapporten benyttes som grunnlag for:

• Oppfølging av læringsresultat, læringsmiljø og gjennomføring ved skoler i kommunen/fylkeskommunen.
• Kvalitetsutvikling i opplæringen i kommunen/fylkeskommunen innenfor de tre nasjonale målområdene læringsresultat, læringsmiljø og frafall.
• Å vurdere kommunens/fylkeskommunens måloppnåelse innenfor de tre nasjonale målområdene. 
• Styringsdialogen med skolelederne når det gjelder måloppnåelse innenfor de tre nasjonale målområdene.

Involvering og forankring har betydning

Tilstandsrapporten utformes hovedsakelig på administrativt nivå i kommunen og fylkeskommunen, men også med innspill fra skoleledere. Politisk nivå er lite involvert. Det finnes likevel eksempler på kommuner hvor politisk ledelse har en aktiv rolle. Funnene tyder på at involvering av politisk ledelse øker nytteverdien av tilstandsrapporten.

Dersom politisk ledelse er involvert i utarbeidelsen av tilstandsrapporten, får de bedre innsikt i tilstanden i skolen, og de oppnår et bedre grunnlag for å ta beslutninger om videre utvikling.

Variasjon i målformulering og analyse av data

Analysene av et utvalg tilstandsrapporter viser at det er stor variasjon mellom kommunene når det gjelder hvordan de forstår og tolker data og analyserer tall. Dette henger sammen med kommunenes kapasitet og analysekompetanse.

Det er også store forskjeller mellom kommunene når det gjelder hvordan de formulerer målene som skal være gjenstand for å vurdere resultat – og måloppnåelse i tilstandsrapporten.

Analysene av rapportene viser at rapportene kan kategoriseres i tre hovedgrupper:

• De som ikke har formulert noen lokale mål i tilstandsrapporten i løpet av perioden 2011-2013.
• De som formulerer «visjonsmål» – for eksempel «å score på eller over nasjonalt snitt». Flere kommuner har dette samme likelydende målet gjennom hele perioden.
• De som tallfester lokale resultatmål – det vil si at de for eksempel tallfester hvor mange som skal være innenfor de ulike mestringsnivåene på nasjonale prøver. Flere har justert målene på bakgrunn av resultatene som er presentert underveis i perioden.

Kjennetegn ved en god tilstandsrapport

Basert på funn i evalueringen har Rambøll dokumentert at en god årlig tilstandsrapport kjennetegnes ved at den:

• er forankret blant lokale aktører, først og fremst blant kommunenes politikere og administrasjon, samt hos skoleledelsen
• analyserer skolenes resultater i lys av lokale forhold og forutsetninger
• gir gode og utfyllende vurderinger av skolenes resultater
•  fremstiller data og informasjon på en lettfattelig og forståelig måte
• formulerer mål og tiltak som er fundert i lokale forhold og forutsetninger
• kan argumentere for hva som er relevante tiltak
• konkretiserer og prioriterer tiltak

Disse punktene forutsetter involvering av flere og ulike nivåer i kommunene og fylkeskommunene, og at tilstandsrapporteringsarbeidet vies nødvendige ressurser og kompetanse. Dette er et arbeid som forutsetter oppmerksomhet over tid og handler dermed om kompetanse og kapasitet til å utforme og bruke årlige tilstandsrapporter.

Forskjeller mellom små og store kommuner

Rambøll har sett nærmere på forholdet mellom kommunenes størrelse og kapasitet, og ikke overraskende viser analysene at store kommuner har flere ressurser til å drive skoleutvikling enn små kommuner. Tilsvarende er andelen skoleeiere som rapporterer at de har behov for støtte og hjelp til tilstandsrapporteringen høyest i små kommuner.

Små kommuner oppgir i mindre grad å benytte årlig tilstandsrapport som grunnlag for å vurdere måloppnåelse, kvalitetsutvikling, styringsdialog og oppfølging av resultater. Undersøkelsen viser også at små kommuner oftere involverer skoleledere i arbeidet med utformingen av tilstandsrapporten, og dette kan tolkes som en strategi for å sikre tilgang på nødvendige ressurser og kompetanse i rapporteringsarbeidet.

Årlig rapport om tilstand i opplæring

I 2009 ble kvalitetsvurderingssystemet for grunnopplæringen styrket ved at offentlige skoleeiere og private skoler plikter å utarbeide en årlig rapport om tilstanden i opplæringen. Dette er knyttet til de nasjonale målområdene læringsresultat, læringsmiljø og frafall.

Siden 2011 har Rambøll Management hatt i oppdrag å evaluere årlig tilstandsrapport som tiltak for kvalitetsutvikling i kommune, fylkeskommune og for private skoleeiere.

Evalueringen viser at det i liten grad har skjedd endringer i rutiner for utarbeidelse av rapporten i perioden 2011.