Veileder om internkontroll for barnehage- og opplæringssektoren

Hvilket innhold skal internkontrollen ha?

Kommuneloven § 25-1 tredje ledd lister opp nærmere krav til innhold i internkontrollen. Tilsvarende krav finner vi i barnehageloven § 9 og privatskoleloven § 5-2a. De opplistede kravene må dere se i sammenheng med de generelle kravene om at internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

I regelverket står det:
Kommuneloven § 25-1 tredje ledd:

«Ved internkontroll etter denne paragrafen skal kommunedirektøren

  1. utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
  2. ha nødvendige rutiner og prosedyrer
  3. avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
  4. dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig
  5. evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll»

Bestemmelsen er tilsvarende i barnehageloven § 9 tredje ledd og privatskoleloven § 5-2a tredje ledd. 

Hovedoppgaver, mål og organisering

Dere skal beskrive hovedoppgaver, mål og organisering.

I regelverket står det:
Kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav a:

«utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering»

Bestemmelsen er tilsvarende i barnehageloven § 9 tredje ledd bokstav a og privatskoleloven § 5-2a tredje ledd bokstav a. 

Beskrivelsen skal gi overordnet informasjon om virksomhetens oppgaver og ansvar til enhver tid. En slik beskrivelse er viktig for å klargjøre ansvars- og rapporteringslinjer på et overordnet nivå, fra kommunedirektør, via ulike ledernivåer til den enkelte ansatte i barnehager og skoler. Det er igjen viktig for at risiko for brudd på regelverket avdekkes og blir rapportert til riktig nivå, og at forebyggende tiltak iverksettes, og eventuelle brudd blir fulgt opp.

Inkludert i kravet om en klar organisering ligger at dere må beskrive hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt innenfor barnehage- og skoleområdet.

Hvordan beskrivelsen av hovedoppgaver, mål og organisering skal se ut, og hvor detaljert den skal være, skal dere tilpasse. Dette vil variere avhengig av behovet til den enkelte kommune og virksomhet. Eksempel på relevante styringsdokumenter:

  • mål for virksomheten
  • organisasjonskart
  • oversikt over lederstrukturer
  • oversikt over ansatte
  • oppgave- og ansvarsforhold
  • styrings- og rapporteringslinjer
  • delegeringsreglement
  • funksjonsbeskrivelser
  • handlingsplaner og andre aktuelle planer

Eksempel fra barnehagemyndigheten

Kommunen skal organisere sine oppgaver som barnehagemyndighet adskilt fra oppgavene den har som barnehageeier, når dette er egnet til å ivareta tilliten til kommunens upartiskhet, jf. barnehageloven § 11. For å klargjøre ansvars- og rapporteringslinjer, kan det være behov for en tydelig beskrivelse av hvordan rollen som barnehagemyndighet er organisert, og hvilke oppgaver barnehagemyndigheten har.

Hvordan kan dette løses?

Kommunen kan for eksempel plassere ansvaret og beskrive hvordan oppgavene som barnehagemyndighet skal utføres, i organisasjonskart og i funksjonsbeskrivelser.

Rutiner og prosedyrer

Dere skal ha nødvendige rutiner og prosedyrer for å sikre at virksomheten følger regelverket.

I regelverket står det:
Kommuneloven § 25-1 tredje ledd, bokstav b:
«ha nødvendige rutiner og prosedyrer»

Bestemmelsen er tilsvarende i barnehageloven § 9 tredje ledd, bokstav b og privatskoleloven § 5-2a tredje ledd, bokstav b. 

Dere må gjøre en konkret vurdering av hvilke rutiner og prosedyrer som er nødvendige, og se det i sammenheng med de andre kravene til internkontroll. Sentralt i vurderingen av hva som er nødvendig, er risikoen for avvik. Dere må gjøre rutiner og prosedyrer kjent og tilgjengelig for de som skal bruke dem. Det hjelper ikke å ha rutiner hvis de ansatte som skal utføre rutineoppgavene ikke kjenner til dem.

Regelverket stiller ikke krav om at rutiner må være skriftlige. Om rutiner skal være skriftlige eller ikke, kommer an på behovet. Dere må vurdere dette i sammenheng med bokstav d. Skriftlige rutiner skal være en hjelp for at ansatte skal vite hvordan oppgaver skal løses, og at oppgavene blir gjennomført i samsvar med det som er bestemt. Rutiner kan i tillegg bidra til at ansatte blir trygge i utførelsen av oppgavene.

Hvis alle har samme oppfatning av hvordan de skal utføre oppgaver og gjør oppgavene likt, trengs det ikke skriftlige rutiner. Hendelser som skjer sjelden og der konsekvensen for barn, unge og voksne er stor, vil oftere kreve skriftlige rutiner.

Relevante spørsmål for å kartlegge hva som er nødvendige rutiner og prosedyrer:

  • Er det klart for alle hvilke plikter, oppgaver og ansvar dere har?
  • Går det lang tid mellom hver gang dere gjennomfører oppgaver, slik at tydelige rutiner kan bidra til at det blir klart hva oppgaven innebærer?
  • Gjør dere ofte feil?

Eksempel: områder hvor rutiner kan være nødvendige

Barnehage

Det kan være nødvendig med rutiner for å sikre at ansatte vurderer og melder fra om behovet for spesialpedagogisk hjelp, fordi konsekvensen av manglende regelverksetterlevelse kan føre til at et barn ikke får den hjelpen de har krav på og dermed blir hindret utviklingsmuligheter.

Skole

Det kan være nødvendig med rutiner for å sikre at ansatte vurderer og melder fra om behovet for spesialundervisning, fordi konsekvensen av manglende regelverksetterlevelse kan føre til at en elev ikke får forsvarlig utbytte av opplæringen.

Barnehage og skole

Det kan være nødvendig med tydelige rutiner som kan bidra til at den som ufører arbeid eller tjeneste for kommunen kjenner til meldeplikten til barnevernstjenesten, og hva den innebærer.

Hvis det er mistanke om at det er en i barnehage- eller skoleledelsen som har krenket et barn eller en elev, skal den som arbeider i barnehagen eller skolen varsle direkte til barnehage- eller skoleeier. Dette er eksempel på en hendelse som skjer sjelden, men hvis den skjer, må de som arbeider i barnehagen eller skolen kjenne til varslingsplikten til barnehage- eller skoleeier, og hva den innebærer.

Eksempel: private barnehager og private skoler

Barnehageloven og privatskoleloven stiller krav til bruk av tilskudd. Her kan det være behov for skriftlige rutiner fordi feil bruk kan ha store konsekvenser for barn og elever. Tilskuddet skal bare dekke kostnader til godkjent barnehage- eller skoledrift. Rutiner kan bidra til å sikre at innkjøp som gjøres kommer barna eller elevene til gode.

Barnehageloven og privatskoleloven stiller krav til transaksjoner med nærstående. Det kan være nødvendig å ha rutiner for å sikre at nærståendetransaksjoner vurderes mot vilkår og pris mot uavhengig part.

Avvik og risiko for avvik

Dere skal avdekke og følge opp avvik, og risiko for avvik.

I regelverket står det:
Kommuneloven § 25-1 tredje ledd, bokstav c:
«avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik»

Bestemmelsen er tilsvarende i barnehageloven § 9 tredje ledd, bokstav c og privatskoleloven § 5-2a tredje ledd, bokstav c. 

Brudd på egne prosedyrer, rutiner, instrukser og lignende bør dere behandle som avvik, selv om det ikke har ført til brudd på regelverket. Hensikten med å avdekke avvik og risiko for avvik, er å lære av hendelser og gjøre forbedringer, for å forebygge og sikre at den samme hendelsen ikke skjer igjen. Det må være klart for de ansatte hva de skal melde som avvik og til hvem.

For å kunne avdekke avvik og risiko for avvik, er det sentralt at dere skaffer dere systematisk oversikt over risikoområder. Dere kan innhente og analysere informasjon fra flere kilder om hvordan kommunen, barnehagen eller skolen utfører sine oppgaver.

Eksempler på informasjonskilder om avvik og risiko for avvik

Sektoromspennende kilder, som inneholder informasjon fra flere barnehager, skoler og kommuner:

  • ståstedsanalyser
  • nasjonale prøver
  • den årlige tilstandsrapporten i grunnskolen og videregående opplæring
  • rapporter fra forvaltningsrevisjon, kommunale og statlig tilsyn
  • brukerundersøkelser som Elevundersøkelsen og Foreldreundersøkelsen
  • kommunedata fra KOSTRA
  • rapporteringer i BASIL og GSI
  • mediesaker

Enkeltstående kilder, inneholder som regel informasjon om en barnehage, skole eller kommune:

  • informasjon fra barn, elever og foreldre
  • klagesaker
  • eventuelle stikkprøver/ gjennomgang av enkeltvedtak, aktivitetsplaner, elevmapper/ barnemapper og liknende
  • erfaringer fra ansatte eller andre med tilknytning til barnehagen, skolen eller kommunen
  • informasjon fra ledersamtaler/oppfølging
  • årsplaner

Dere kan også innhente opplysninger fra eksterne, som samarbeidsinstanser og andre relevante oppdragstakere. Henvendelser fra ansatte, foreldre og elever med informasjon om mulige brudd, er eksempel på viktige kilder til informasjon om praksis.

Når dere avdekker avvik eller risiko for avvik, må dere kartlegge årsaken til avviket. Dere må analysere den informasjon dere har innhentet, og vurdere hvilke tiltak som kan være egnede til å endre praksis og hindre nye avvik i framtiden. Valg av tiltak må være tilpasset virksomheten og tiltakene må følges opp systematisk. Dere må vurdere ut fra risikoforhold hvor hyppig en slik kontroll skal gjennomføres.

Eksempel: avdekke avvik og risiko for avvik

Barnehage

For å avdekke om det er avvik og risiko for avvik ved barnehagens oppfyllelse av kravene i rammeplanen, kan dere gå gjennom barnehagens årsplan, andre planer for kortere og lengre tidsrom og barnehagens vurderingsarbeid. Samtaler med styrer, ansatte, barn og foreldre kan være en annen kilde.

Private barnehager

For å avdekke avvik og risiko for avvik, kan dere innhente dokumentene som ligger til grunn for kommunens vedtak om tilskudd. Slik kan dere sikre at dere ikke har vesentlige lavere personalkostnader enn tilsvarende kommunale barnehager. 

Barnehagemyndigheten

For å avdekke om det er avvik og risiko for avvik i barnehagemyndighetens gjennomføring av lovpålagte oppgaver, slik som gjennomføring av tilsyn, kan dere be om planer for tilsynsarbeidet, oversikt over gjennomførte tilsyn, risikovurderinger og liknende.

Skole

For å avdekke avvik og risiko for avvik knyttet til gjennomføring av spesialundervisning, kan dere innhente vedtak om spesialundervisning og individuelle opplæringsplaner (IOP), for å se på hva elevene er tildelt av ressurser. Dere kan samtidig innhente informasjon fra årsrapporter eller opplysninger fra foreldre for å høre om eleven faktisk får det de har krav på.

Pedagogisk-psykologisk tjeneste

For å avdekke avvik og risiko for avvik når det gjelder innholdet i sakkyndige vurderinger, kan dere blant annet gå igjennom et utvalg av sakkyndige vurderinger for å vurdere om disse oppfyller minstekravene til en sakkyndig vurdering.

Dokumentere internkontrollen

Dere skal dokumentere internkontrollen i den formen eller det omfanget som er nødvendig.

I regelverket står det:
Kommuneloven § 25-1 tredje ledd, bokstav d:
«dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig»

Bestemmelsen er tilsvarende i barnehageloven § 9 tredje ledd, bokstav d og privatskoleloven § 5-2a tredje ledd, bokstav d.

Det er viktig for at internkontrollen skal fungere. Dokumentasjon er ikke et mål i seg selv. Det innebærer at den skal ha en funksjon, og ikke gi unødvendig arbeid.

Dokumentasjonskravet gjelder de ulike delene av internkontrollen som systemer, rutiner, instrukser og liknende, samt gjennomføring av risikovurderinger og konkrete kontroller og aktiviteter.

Hvor mye av internkontrollen dere må eller bør skrive ned, må dere vurdere konkret. I vurderingen kan dere blant annet legge vekt på følgende:

  • målet med internkontrollen, som er å sikre regeletterlevelse
  • virksomhetens størrelse, egenart og aktiviteter og risikoforhold (jo høyere risiko for avvik, jo større behov for dokumentasjon)
  • hensiktsmessig ressursbruk
  • om dokumentasjonen er egnet til å øke tilliten til kommunen eller virksomheten

Eksempler på dokumentasjon for de ulike delene av internkontrollen:

  • organisasjonskart
  • årshjul
  • delegasjoner
  • risikovurderinger
  • rutiner, instrukser og lignende
  • avvikshåndtering
  • dokumentasjon av planlagte og gjennomførte kontroller, og tiltak
  • avvikssystem
  • referat fra diverse møter
  • fag- og andre støttesystem
Eksempel: dokumentasjon i en mindre barnehage, skole eller kommune

Ansatte i virksomheten kan ha en felles oppfatning av hvordan de skal utføre konkrete oppgaver. Det kan være tilfellet i en liten, barnehage, skole eller kommune, der de ansatte har tett og daglig kontakt. Da er det ikke sikkert at rutinene må være skriftlige.

Samtidig kan det være nødvendig med skriftlige rutiner i en liten virksomhet, fordi det er få ansatte og sårbart hvis noen blir fraværende.

Evaluere og forbedre

Dere skal evaluere, og ved behov, forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.

I regelverket står det:
Kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav e:

«evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll» 

Bestemmelsen er tilsvarende i barnehageloven § 9 tredje ledd bokstav e og privatskoleloven § 5-2a tredje ledd bokstav e.

Denne bestemmelsen handler om at ledere på ulike nivå skal gjennomgå internkontrollen jevnlig. For å sikre betryggende kontroll med at dere etterlever kravene i regelverket, skal dere følge opp arbeidet med internkontroll systematisk. Evalueringen skal bidra til å tilpasse internkontrollen til utviklingen i kommunen, barnehagen eller skolen.

Det er ingen krav til hvordan dere skal gjøre selve evalueringen. Det er heller ikke noe krav i regelverket om hvor ofte en slik gjennomgang skal skje, men evalueringen bør gjøres med jevne mellomrom. Hvor hyppig dere skal gjennomgå rutiner og prosedyrer bør basere seg på en risikovurdering. Forbedringer gjøres ved behov, og innenfor tidsrammer, kostnadsrammer og prioriteringer i kommunen.

Eksempel: systematisk evaluering

Når dere avdekker avvik eller risiko for avvik skal dere vurdere behovet for å forbedre rutiner og prosedyrer. Dette vil imidlertid ikke oppfylle kravet om at evalueringene skal være systematiske. Dere må derfor sørge for et system der dere evaluerer og forbedrer rutiner og prosedyrer regelmessig og i faste intervall, for eksempel i et årshjul eller i årsrapporten.

Forrige
Til toppen