Veileder om private barnehagers bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling

Krav til barnehagenes regnskap og bokføring følger av økonomiforskrift til barnehageloven.

Det er ulike krav til regnskap og rapportering for barnehager som er pålagt å være selvstendig rettssubjekt og for barnehager som er unntatt fra dette kravet.

Barnehager som er pålagt å være et selvstendig rettssubjekt, skal følge bokføringsloven og utarbeide årsregnskap i samsvar med kravene i regnskapsloven. Dette gjelder selv om barnehagen er organisert i selskapsformer som ikke er pålagt å utarbeide årsregnskap etter regnskapsloven.

Et eksempel på dette er foreninger, som er en selskapsform som kan være unntatt fra plikten i regnskapsloven til å utarbeide årsregnskap, men som ifølge økonomiforskriften skal utarbeide årsregnskap.

Årsregnskapet skal inneholde resultatregnskap, balanse og noter. Bokføringsloven stiller blant annet krav til bokføringen for rettssubjektene i form av flere grunnleggende bokføringsprinsipper, jf. bokføringsloven § 4. Eksempler på slike prinsipper er krav om fullstendighet, sporbarhet, nøyaktighet og ajourhold. Disse kravene gjelder for hele regnskapet.

Regnskapsloven skiller mellom små og store foretak. Små foretak har en del forenklede krav til regnskapsrapportering, og skal blant annet ikke levere årsberetning og kontantstrømoppstilling. Alle de private barnehagene vil per i dag være definert som små foretak etter regnskapsloven.

Regnskapsloven stiller også krav til noteopplysningene for små foretak. Notekravene for private barnehager (små foretak) følger av regnskapsloven §§ 7-35-7-46. Noteopplysninger for poster i balanse og resultatregnskap skal ha samme rekkefølge som postene i oppstillingen for balanse og resultatregnskap. I tillegg er det notekrav i økonomiforskriften til barnehageloven. Disse gjelder for tillatt tilleggsvirksomhet og ved handel med nærstående. 

Krav til avdelingsregnskap for tilleggsvirksomhet

Det skal utarbeides et eget avdelingsregnskap for tillatt tilleggsvirksomhet. Avdelingsregnskapet skal vise inntekter, kostnader og resultat for tilleggsvirksomheten.

Transaksjoner som ikke kan føres direkte på barnehage- eller tilleggsvirksomhet, skal fordeles etter fordelingsnøkler anvendt i tråd med de underliggende aktivitetene som forårsaker inntektene eller kostnadene (årsaksprinsippet). Fordelingsnøklene skal være tilfredsstillende dokumentert.

Avdelingsregnskap skal oppgis i note til årsregnskapet.

Kravet om eget avdelingsregnskap gjelder ikke for barnehagene til studentsamskipnadene som driver studentvelferdstjenester som tillatt tilleggsvirksomhet. Dette omfatter bare velferdstjenester til studenter «hvor formålet er å støtte opp om de særskilte behov studentene har i kraft av sin livssituasjon som studenter», jf. forskrift om studentvelferdstjenester § 8 første ledd første punktum.  

Noen former for barnehager/barnehageeiere er gitt unntak fra kravet om å være selvstendig rettssubjekt. Det gjelder

• åpne barnehager
• barnehager som er en del av virksomheten til sokn i Den norske kirke
• barnehageeiere som alene, sammen med nærstående eller selskap i samme konsern eier ordinære barnehager med til sammen færre enn tretti barn
• familiebarnehager med til sammen færre enn ti barn

Disse unntakene er hjemlet enten i barnehageloven § 7a tredje ledd eller økonomiforskriften § 3a.

Økonomiforskriften krever at barnehagene som er unntatt fra kravet til selvstendig rettssubjekt, skal utarbeide et eget regnskap. Det gjelder også barnehager som ikke er underlagt krav til dette etter regnskapsloven.

Barnehagene som ikke er pålagt å følge regnskapsloven, skal følge bokføringsloven når de utarbeider regnskapet. Det innebærer at barnehagene er underlagt krav til bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon, oppbevaring og plikt til regnskapsrapportering. Det stilles også krav til sporbarhet og ajourhold.

Regnskapet skal vise alle inntekter og kostnader som gjelder godkjent barnehagedrift.

Endringer for regnskapsåret 2025

1. januar 2025 kom det en lovendring som vil påvirke rapporteringen av regnskapet for 2025, som altså skal gjøres i 2026. Dette innebærer følgende endringer:

• Regnskapet får krav om relevante balanseposter. Relevante balanseposter kan omfatte eiendom, investeringer, mellomværende, fordringer og gjeld.
• Barnehager med andre barnehager eller annen virksomhet i samme rettssubjekt, skal i årsregnskapet dokumentere sammenhengen mellom regnskapene for de enkelte barnehagene, og regnskapet for rettssubjektet.

Ved handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern skal barnehagen ha dokumentasjon som viser hvem barnehagen har handlet med, hvilke varer og tjenester som er kjøpt og totalbeløpene for de ulike varene og tjenestene. Dersom barnehagen ikke har hatt handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern, skal dette framgå av dokumentasjonen.

Fordelte kostnader er utgifter som blir delt mellom ulike avdelinger, barnehager og virksomheter inne i samme rettssubjekt. Kostnader som ikke kan føres direkte på barnehagevirksomhet eller annen virksomhet, skal fordeles etter fordelingsnøkler anvendt i tråd med de underliggende aktivitetene som forårsaker inntektene eller kostnadene (årsaksprinsippet). 

Kostnadene må være relatert til aktiviteten i barnehagen. Dette kan være administrasjons- og felleskostnader som oppstår som en følge av direkte barnehagedrift. Administrasjons- og felleskostnader er kostnader som kan knyttes til barnehagedriften via for eksempel barn og ansatte i barnehagen. Slike kostnader kan være kursing og opplæring av ansatte, regnskap og revisjon.

Målet med kostnadsdelingen er å fordele de totale kostnadene på en rettferdig måte basert på forbruk eller nytte. Fordelingsnøkler er metoder eller kriterier som brukes for å fordele kostnadene. 

Interne transaksjoner mellom avdelingene og hvordan felleskostnadene er fordelt skal oppgis i note til årsregnskapet.

Fordelingsnøklene skal være tilfredsstillende dokumentert. Dette for å sikre at valg av fordelingsgrunnlag og beregning av de enkelte barnehagenes andel skal være etterprøvbart. 

Fordelingsnøklene skal gjennomgås, og eventuelt oppdateres, årlig. Dersom kostnaden som blir fordelt gjelder kjøp av vare eller tjeneste fra en ekstern leverandør, må størrelsene som fordeles være i samsvar med dokumentasjon fra den eksterne leverandøren.

Det skal ikke legges til fortjeneste på de fordelte kostnadene, ettersom dette dreier seg om fordeling av dokumenterte kostnader mellom barnehagen og tilleggsvirksomheten, og ikke kjøp av tjenester mellom disse.

Ved fordeling av inntekter vil de samme reglene gjelde for fordelingen av disse.

Barnehagen skal hvert år innen en fastsatt frist innrapportere regnskapsopplysninger om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling, og opplysninger som underbygger barnehagens regnskap, til departementet.

Rapporteringen skal skje via Basil.