Veileder om private barnehagers bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling

Oslo tingrett har i dom av 30. juni 2023 uttalt seg om barnehagelovens dokumentasjonskrav. Retten sier følgende om barnehageloven § 14 a tredje ledd, som nå er erstattet med § 23 fjerde ledd:

«Barnehageeier er med dette pålagt en særskilt forpliktelse til å kunne vise at midler brukes i tråd med formålet om at det skal komme barna til gode. Etter rettens syn er det mest nærliggende å forstå loven og forarbeidene her slik at barnehageeier pålegges å sikre bevis for at midlene er brukt i tråd med lovens krav. Dersom lovgiver ikke mente å pålegge en slik plikt, er det vanskelig å se hvilken selvstendig betydning § 14 a tredje ledd skulle ha ved siden av kravene i første ledd.

Når det gjelder det nærmere innholdet i plikten viser retten til ordlyden «dokumentere». I kjernen ligger her dokumentbevis, men ordlyden kan også forstås i videre forstand, slik at plikten også kan oppfylles med muntlige forklaringer. Det er ikke grunnlag for å konkludere med at det stilles krav om at dokumentasjonsplikten må oppfylles ved hjelp av særskilte typer bevismidler.

Det er likevel sentralt når det i forarbeidene sitert over fastslås at barnehageeier til enhver tid skal kunne dokumentere at utgiftene i tråd med lovens krav. Loven må i lys av dette forstås slik at det stilles krav om løpende eller samtidig dokumentasjon.»

Hvorfor en kostnad er relevant for barnehagedriften, både når det gjelder type kostnad og om kostnaden er reelt knyttet til godkjent barnehagedrift.

• dokumentasjon av at kostnader som skal fordeles, er fordelt i tråd med årsaksprinsippet
• begrunnelse for og dokumentasjon av valgt fordelingsnøkkel
• hovedbok med bilag
• styrereferat

• Timelister
• Arbeidskontrakter
• Arbeidsinstrukser
• Avtaler med vikar- og bemanningsbyrå
• Innkjøpsavtaler
• Husleiekontrakter
• Eksterne vurderinger av takst på eiendommen på tidspunktet for avtaleinngåelsen
• En begrunnelse for barnehagens behov for varen eller tjenesten
• Hvordan prisfastsettingen av varen eller tjenesten er gjort
• Lønnsstatistikk
• Hovedbok med bilag
• Styrereferat

• Leieobjektet og adresse
• Hva lokalet inneholder (for eksempel antall kontor, leke- og oppholdsareal for barna, toaletter og garderober)
• Overtakelse
• Informasjon om avtalens parter
• Dato for avtaleinngåelse
• Leietid
• Leieobjektets areal (inne og ute) og hvor stort areal som faktisk leies
• Leiepris, hva den er basert på, og om og hvor ofte leieprisen indeksreguleres
• Om det er adgang til fremleie
• Hvem som har ansvar for driftsutgifter
• Hvem som har ansvaret for vedlikehold og eventuell oppussing i leieperioden
• Informasjon om oppsigelse

Departementet har i to klagesaker som gjelder lån til eier, fremhevet de strenge dokumentasjonskravene til barnehagen.

I den første saken uttalte departementet at (KDs klagesak av 20.03.2023 (2022/130)):

«Barnehagelovens bestemmelser om transaksjoner mellom barnehagen og nærstående krever at man må være særlig nøye med å dokumentere at disse transaksjonene er berettigede.»

I den andre klagesaken (KDs klagesak av 28.11.2023 (2022/680)) fremhevet departementet at:

«Barnehageeier er med dette pålagt en særskilt forpliktelse til å kunne vise at midler brukes i samsvar med formålet om at midler skal komme barna i barnehagen til gode. Vi oppfatter dette slik at barnehageeier har en plikt til å kunne dokumentere at tilskudd og foreldrebetaling er brukt i samsvar med de kravene loven oppstiller og at barnehagen skal kunne dokumentere dette til enhver tid.»

I gjennomføringen av tilsyn hentes grunnlaget for tilskuddsberegning inn fra kommuner.

Vi ber i hovedsak om følgende dokumentasjon fra barnehagen:

• liste over ansatte i tilsynsåret med årslønn, arbeidsbeskrivelse, stillingstype, stillingsprosent og ansiennitet
• hovedbokutskrift for Basil-postene 5000, 5400, 5600, 5800, 5900 og 6710 (dersom det er rapportert beløp på disse Basil-kontoene)
• kopi av alle bilag på Basil-postene 5800, 5900 og 6710
• feriepengeliste
• lønnsoppgaver alle ansatte
• redegjørelse for eventuelle fordelingsnøkler som er brukt
• eventuelt andre enkeltbilag/avklaringer underveis i tilsynet