Veileder om private barnehagers bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling

Styret skal godkjenne avtaler med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern dersom handelen overstiger kr 50 000 per år. 

Dersom avtalen ikke er godkjent av styret, er den ikke er bindende for selskapet dersom selskapet kan godtgjøre at medkontrahenten forsto eller burde ha forstått at styret ikke har godkjent avtalen. 

For avtaler som krever godkjenning av styret, skal også styret utarbeide en redegjørelse for avtalen. Redegjørelsen skal være bekreftet av revisor. Redegjørelsen skal utarbeides etter reglene i aksjeloven § 2-6 første og andre ledd , og skal blant annet inneholde 

• en beskrivelse av avtalen, herunder hva avtalen går ut på, selskapets rolle og hvem som er avtaleparter.
• opplysning om de prinsipper som er fulgt ved vurdering av de eiendeler selskapet skal overta. Alle opplysninger av betydning for verdsettelsen må fremlegges.
• opplysning om de forhold som kan være av betydning for bedømmelsen av en avtale eller bestemmelse om at selskapet skal overta eiendeler eller bli part i en avtale.
• erklæring om at de eiendeler selskapet skal overta, har en verdi som minst tilsvarer det avtalte vederlaget.

Revisor har rett til å foreta de undersøkelser han finner nødvendig og rett til å få tilgang til nødvendige opplysninger for å bekrefte redegjørelsen.

For avtaler som krever godkjenning av styret skal også styret avgi en separat erklæring om avtalen. Erklæringen skal omtale tre forhold

1. avtalen er i selskapets interesse
2. det er rimelig samsvar mellom verdien av det vederlaget selskapet skal yte og verdien av det vederlaget selskapet skal motta
3. kravet til forsvarlig egenkapital og likviditet i aksjeloven § 3-4 vil være oppfylt

Både redegjørelsen og erklæringen skal dateres og signeres av samtlige styremedlemmer, med unntak av styremedlemmer som var inhabile etter aksjeloven § 6-27 ved styrets behandling av saken. Har en som skal signere, innvendinger mot redegjørelsen eller erklæringen, skal vedkommende signere med påtegnet forbehold og gjøre rede for innvendingene i redegjørelsen.

Dersom kravet om godkjennelse av styret ikke blir fulgt, er den ikke bindende for barnehagen dersom selskapet godtgjør at medkontrahenten forsto eller burde ha forstått at styret ikke har godkjent avtalen.

Løpende avtaler betyr avtaler som strekker seg utover ett år. Disse må oppdateres og godkjennes hvert år,  for å sikre at avtalene er representative for de faktiske forholdene ved transaksjoner med nærstående.

Det er naturlig at avtalen oppdateres og godkjennes i forbindelse med årsoppgjøret, i løpet av seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår. Det er ikke krav om at det skal inngås en ny avtale, men eier må se igjennom eksisterende avtale for å se om stemmer med dagens transaksjoner og priser.

Det ingen krav til hvordan dette skal gjøres, men barnehagen har en dokumentasjonsplikt.​ Det innebærer at barnehagen må kunne sannsynliggjøre at bestemmelsen er oppfylt. Dokumentasjon på dette kan være at avtalen er behandlet i et styremøte og at det er ført protokoll over styrebehandlingen.

KDs tolkningsuttalelse datert 20.03.2025: Krav til avtaler med nærstående, jf. økonomiforskriften § 6.

Økonomiforskriften § 6 gjelder avtaler med nærstående. Departementet har i en tolkningsuttalelse knyttet til økonomiforskriften § 6, tatt stilling til hvilke avtaler og hvilken krets av fysiske og juridiske personer som er omfattet av kravene i bestemmelsen. Departementets vurdering er at § 6 må tolkes i sammenheng med barnehageloven § 23 andre ledd, slik at også arbeidsavtaler med nærstående som overstiger 50 000 kroner, er omfattet av bestemmelsen.