Veileder om private barnehagers bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling

En avskrivning av en eiendel betyr i praksis å fradragsføre verdifallet på en eiendel etter hvert som den brukes og slites.

Private barnehagen kan eie egne transportmidler. Dersom transportmiddelet er anskaffet fra en nærstående part, er det et krav etter barnehageloven om at anskaffelsen må ha skjedd til markedsmessige beløp og vilkår.

Videre er det et krav i barnehageloven om at kostnader til transportmiddel direkte må gjelde den godkjente driften av barnehagen. Kostnader til barnehagens egen minibuss som brukes til henting av barn, kjøring på utflukter mv., er et eksempel på en godkjent kostnad.

Transportmiddelet kan ikke brukes til private formål. Unntaket er tilfeller hvor barnehagen har inngått en fri bil-ordning etter skatteloven.

Transportmiddelet kan ikke brukes til annen næring. Unntaket er hvis barnehagen mottar et vederlag for bruken av kjøretøyet i annen næring. Dersom barnehagen leier ut egne transportmiddel er det et krav at utleievirksomheten må utgjøre en mindre del av den totale virksomheten. Inntekt og kostnader fra tilleggsvirksomhet skal føres på egen avdeling og oppgis i note til årsregnskapet.

Den mest anvendte metoden for regnskapsmessig avskrivning av kjøretøy, er lineære avskrivninger.

Dette innebærer at anskaffelsesprisen på transportmiddelet fordeles med like beløp over transportmiddelets forventede økonomiske levetid, dvs. den perioden det er bedriftsøkonomisk lønnsomt å beholde driftsmidlet framfor å avhende det eller bytte det ut.

Eksempel: Hvis barnehagen kjøper et transportmiddel til 500 000 med forventet levetid på ti år, er årlige avskrivninger de neste ti årene 50 000 kroner. I Basil skal den årlige kostnaden føres på post 6010 «Avskrivning transportmiddel».

Kostnadsfordeling på tvers av barnehager skal skje etter årsaksprinsippet. Det betyr at kostnadene skal fordeles etter de underliggende aktivitetene som forårsaker kostnadene. Når det gjelder kostnader til avskrivninger av transportmiddel, vil selve bruken av kjøretøyet være grunnlaget for fordelingen. En kjørebok kan være nyttig for å fordele riktig antall kilometer på korrekt barnehage.

Fremmedtjenester er tjenester som belastes barnehagen, enten gjennom fakturering eller fordeling, som følge av tjenester som utføres av andre enn barnehagen selv.
Nedenfor følger noen eksempler på tjenester barnehagen kan kjøpe fra andre som fremmedtjenester:

• Revisjon
• Regnskap
• Rådgivning
• Juridiske tjenester
• IKT tjenester
• HR
• Tolke- og oversettingstjenester
• Fagsupport
• Branntekniske tjenester

Barnehageeier skal til enhver tid kunne dokumentere at alle kostnader som er ført i barnehagens regnskap er i tråd med lovens krav

Når vi åpner tilsyn med temaet fremmedtjenester, trenger vi dokumentasjon på at alle kostnader er i tråd med lovens krav.

Hvilken dokumentasjon vi trenger, vil variere. Nedenfor kan du se noen eksempler på dokumentasjon vi kan etterspørre:

• Hvilke kostnader som inngår i de rapporterte beløpene. Den enkelte kostnad må kunne identifiseres. Dette er typisk utskrift av hovedbok og kopi av aktuelle bilag.
• Dersom det er fordelte kostnader fra for eksempel morselskap vil vi også be om hovedbok fra mor for å kunne identifisere hvilke kostnader som er fordelt.
• Redegjørelser for hvordan de enkelte kostnadene knyttes til godkjent barnehagedrift. Det kan også være aktuelt å etterspørre ytterligere grunnlag for kostnadene, f.eks. i form av lønnsoppgaver, timelister, stillingsbeskrivelser, avtaler m.m.
• Beregning av fordelingsnøkler dersom det er fordelte kostnader. Fordelingsnøklene må være etterprøvbare basert på dokumentasjonen vi mottar.

Dersom transaksjonen er foretatt med eier, eiers nærstående eller selskap i samme konsert, må barnehagen dokumentere at transaksjonen ikke innebærer en overkompensasjon. I slike tilfeller må barnehagen dokumentere at transaksjonen i det hele tatt ville ha funnet sted mellom uavhengige parter.

Barnehagen skal ha internkontroll som sikrer at kravene i barnehageloven med forskrifter følges. Det følger av barnehageloven § 9. Internkontrollen skal være systematisk og tilpasset barnehagens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

En god internkontroll bør speile de risikoene som finnes. Dette vil blant annet si at barnehagen skal ha økonomisk internkontroll som sikrer at:

1. Barnehagen kun belastes med kostnader til godkjent barnehagedrift (og kommer barna i barnehagen til gode).
2. Transaksjoner med nærstående skjer på samme vilkår og beløp som om transaksjonen var til en uavhengig part.
3. Korrekt regnskapsrapportering.

Etter økonomiforskriften § 6 om avtaler med nærstående skal barnehagen ha en rutine for styrebehandling av avtaler med nærstående som overstiger kr 50 000 pr år. I tillegg skal det utarbeides en redegjørelse og en erklæring som viser at avtalen er i samsvar med barnehagens interesse og til vilkår og beløp som mellom uavhengige parter.

Barnehagen skal også ha en rutine for at løpende avtaler med nærstående skal oppdateres og godkjennes årlig av eier. Formålet er at de ser at transaksjoner med nærstående er på samme vilkår og beløp som transaksjonen var til en uavhengig part og at tilskudd og foreldrebetaling kommer barna i barnehagen til gode.

Barnehageloven § 23 første ledd sier at barnehagen bare skal dekke kostnader som direkte gjelder godkjent barnehagedrift. Det er derfor et krav at styrearbeidet som godtgjøres, direkte må gjelde godkjent barnehagedrift.

Videre stiller barnehageloven § 23 annet ledd krav til transaksjoner med nærstående. Barnehagen står fritt til å handle med nærstående, men barnehagen må kunne dokumentere at prisen og vilkårene ikke avviker fra det som ville ha vært avtalt mellom uavhengige parter.

Barnehagen må ikke overfor eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier foreta transaksjoner og dekke kostnader på vilkår eller med beløp som avviker fra eller overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter, jf. barnehageloven § 23 andre ledd.

Dette innebærer at barnehagens økonomiske og rettslige disposisjoner skal være markedsmessige og rasjonelle. Dersom barnehagen betaler overpris i form av styregodtgjørelse til en av eier eller eiers nærstående, foreligger det et brudd på barnehageloven.

Hvem som regnes som nærstående, er definert i aksjeloven § 1-5.

For å finne frem til hva som er et markedsmessig styrehonorar, er det naturlig å se på disse faktorene:

• gjennomsnittlig styregodtgjørelse i private barnehager
• barnehagens størrelse i omsetning og antall barn
• antatt arbeidsbelastning og innsats
• rollen (ordinært medlem, styreleder eller vara)
• styremedlemmers personlige ansvar
• hva uavhengige styremedlemmer i samme barnehage får eller har fått i godtgjørelse
• om styremedlemmet fra før av mottar annen godtgjørelse fra barnehagen

Gjennomsnittlig styrehonorar ligger på ca. 41 000 til hele styret (2021-tall). Styreleder får typisk noe høyere honorar enn ordinære styremedlemmer med et gjennomsnitt på ca. 22 000 kroner i honorar. Store avvik fra dette, må kunne forklares og dokumenteres.

Styremedlemmets antatte arbeidsbelastning, rolle og ansvar, vil kunne tillegges vekt. I tillegg kan man se hen til hvor mange medlemmer styret har. Det skal mer til for å godta avvik fra markedsmessig godtgjørelse hvis styremedlemmet mottar annen godtgjørelse i form av lønnsinntekt fra barnehagen.

Kompensjon for risiko som aksjonær eller innsats som arbeidstaker, skal barnehagen ikke gi i form av styregodtgjørelse. Det skal videre mye til for å forsvare at nærstående styremedlemmer mottar høyere godtgjørelse enn uavhengige medlemmer av samme styre.

Barnehagen må kunne dokumentere at styregodtgjørelsen til nærstående er i samsvar med det som ville vært inngått mellom uavhengige parter i en tilsvarende stilling. Vurderingen som ligger til grunn for fastsettelsen av styregodtgjørelsen bør dokumenteres skriftlig.

Kostnader til tiltak som for eksempel å bedre språkforståelsen blant minoritetsspråklige barn i førskolealder og barn med nedsatt funksjonsevne, holdes utenfor ved beregningen av tilskuddssatsene. De private barnehagene mottar særskilt tilskudd for disse barna, som vi trekker ifra den private barnehagens personalkostnader. Foreldrebetalingen og de ordinære kostnadene for de barna som mottar slik støtte, behandles på samme måte som for andre barn ved beregningen av tilskudd. Det medfører at de ordinære kostnadene tas med i tilskuddsberegningen.

Tilskuddet til barnehager baseres på to år gamle kommunetall. Disse kostnadene prisjusteres med kommunal delflator til tilsynsåret. Det er også kommunal deflator som benyttes som prisjusteringsfaktor i tilskudssberegningen. Kommunal deflator består av to tredjedeler lønnsvekst, og en tredjedel prisvekst. Den kommunale deflatoren skal gjenspeile pris- og kostnadsvekst for de to årene og kompensere for dette. Deflatoren bygges opp ved å vekte sammen flere indikatorer for prisvekst, og det første anslaget på kommunal deflator kommer når statsbudsjettet for det aktuelle året legges frem. Det er dette anslaget som er tilgjengelig når tilskuddene til barnehagene beregnes, og blir brukt i tilskuddsberegningen.

Det er en utfordring å treffe reell prisvekst og lønnsvekst så lenge den må beregnes i forkant av de aktuelle årene det gis tilskudd for. Siden tilskuddene til barnehager beregnes ut fra dette kan   barnehagen få mer, eller mindre tilskudd enn reell prisvekst og lønnsvekst skulle tilsi. Det avgjørende i vurderingen av hvorvidt personalkostnadene er vesentlig lavere, er hva den private barnehagen har blitt finansiert for gjennom tilskuddsberegningen. Barnehagen er finansiert med kommunal deflator, ikke reell lønnsvekst og prisvekst. Vi legger derfor kommunal deflator til grunn når vi beregner kommunens personalkostnader. 

Ansiennitet 

Vi har sett eksempler på at de ansatte i kommunen har høyere lønninger som følge av høyere ansiennitet enn den private barnehagen.

Personalsammensetning 

Vi har sett eksempel på at de kommunale barnehagene har en større andel fagarbeidere, mens den private barnehagen har en større andel ufaglærte assistenter. Dette bidrar til et avvik.

Sykdom og vikarbruk 

I noen tilfeller blir ansatte ikke erstattet med vikar ved sykdom, noe som kan gi et avvik. 

Bemannings- og pedagogtetthet 

Noen kommuner har høyere bemannings- og pedagogtetthet enn den private barnehagen vi fører tilsyn med. I noen tilfeller overoppfyller kommunen normene, slik at det oppstår en differanse i personalkostnader, selv om den private barnehagen oppfyller lovkravene til normene. I slike tilfeller er den private barnehagen finansiert for en høyere bemanning enn den selv har. Det vil kunne gi et avvik.

Åpningstider 

Vi har sett eksempel på at tilbudet i kommunale barnehager har lengre åpningstider enn den private barnehagen, som bidrar til høyere lønnsutgifter i de kommunale barnehagene.

Økonomiforskriften § 6 gjelder for  alle avtaler (transaksjoner) barnehagen inngår med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern og som overstiger terskelverdien på kr 50 000. Bestemmelsen gjelder eksempelvis for leieavtaler, låneavtaler og arbeidsavtaler.

Bestemmelsen i økonomiforskriften § 6 skal gjelde for ulike organisasjonsformer. Det kan derfor variere hvem som er ansvarlig. I praksis vil det være styret for det rettssubjektet som driver barnehagen. Vår vurdering er at det er de som har ansvaret for at barnehagen drives i samsvar med loven og for at lovkravet er oppfylt. 

Etter økonomiforskriften § 6 første ledd skal saksbehandlingsreglene i aksjeloven § 3-8 følges «dersom handelen med den nærstående samlet overstiger 50 000 kroner per år». Økonomiforskriften § 6 er ikke fullstendig sammenfallende med aksjeloven § 3-8.

Beløpsgrensen gjelder samlet for avtaler med den nærstående. Hensikten med dette er å unngå tilpasninger ved at barnehagen kan inngå flere avtaler med lavere beløp for å omgå regelen.

Godkjenning og oppdatering av avtaler med nærstående skal gjøres hvert år. Det naturlige er at det gjøres i forbindelse med årsoppgjøret innen seks måneder etter regnskapsårets slutt. For barnehager som  normalt følger regnskapsåret, det vil si kalenderåret, skal avtaler være godkjent og oppdatert innen 30. juni året etter. For barnehager med avvikende regnskapsår er det tilstrekkelig at det er foretatt godkjenning og oppdatering i løpet av seks måneder etter endt periode.

Fra høringsnotatet av 28. juni 2022:

Hensikten er å sikre at avtalene er representative for de faktiske forholdene ved transaksjoner med nærstående. Målet er at avtalene dokumenterer dagens reelle transaksjoner og priser. 

Avtaler som går over tid, det vil si at avtaleperioden strekker seg utover ett år, skal oppdateres og godkjennes årlig.