Metodehåndbok for tilsyn

Den foreløpige rapporten er et forhåndsvarsel etter forvaltningsloven § 16. Forhåndsvarselet skal inneholde

•  sammendrag når det er hensiktsmessig
• temaet for tilsynet
• hvilke deler av kommunens virksomhet vi undersøker
• tilsynshjemmelen
• hvilke rettslige krav regelverket stiller til kommunen
• hvilke opplysninger vi har lagt til grunn for våre konklusjoner
• hvordan vi har vurdert de faktiske forholdene opp mot de rettslige kravene
• begrunnelsen for konklusjonene
• varslede pålegg med tilhørende korreksjonspunkter
• frister for kommunens tilbakemelding

Vi kan bruke kontrollspørsmålene som utgangspunkt for overskrifter. Vi beskriver våre vurderinger og konklusjoner, både positive og negative konklusjoner. Hvis vi skriver observasjoner og vurderinger for flere kontrollspørsmål samlet, må vi ha tilstrekkelig informasjon til å kunne ta stilling til det enkelte kontrollspørsmålet.

I tilsynsrapporten viser vi til om vi har hørt barn og unge, og hvordan vi har vektlagt deres synspunkter i vurderingen.

Våre observasjoner skal være  etterprøvbare for kommunen. Vi opplyser derfor hvor vi har hentet observasjonene fra. Vi kan for eksempel vise til dokumentasjonen, egenvurderingsskjemaene, intervjuene eller spørreskjemaene som elevene har svart på. Vi refererer som hovedregel ikke til samtaler med enkeltpersoner, men for eksempel hvilken gruppe som er intervjuet, eller hvilken gruppe som har fylt ut egenvurderingen.

Hvis vi har svart nei på et kontrollspørsmål, skal vi gi kommunen et varsel om pålegg om å rette, jf. kommuneloven § 30-4. Vi må vise til bestemmelsen allerede i forhåndsvarselet.

Påleggene skal alltid vise til den eller de konkrete lovbestemmelsene som er brutt. Under hvert pålegg skal det være ett eller flere konkrete korreksjonspunkter. Vi bruker kontrollspørsmålene når vi lager korreksjonspunkter, men tilpasser korreksjonspunktene til funnene. Noen kontrollspørsmål inneholder flere krav som skal være oppfylt. I slike tilfeller kan kommunen ha oppfylt noen av kravene, men ikke alle. Korreksjonspunktet skal da bare omfatte den delen av kontrollspørsmålet som ikke er oppfylt.

Korreksjonspunktene skal bidra til at kommunen blir i stand til å vurdere hvilke tiltak de bør iverksette for å rette brudd på regelverket. I korreksjonspunktet beskriver vi så konkret som mulig hva kommunen må gjøre for å oppfylle kravet, men ikke hvordan. Det er opp til kommunen selv, innenfor de rammene som følger av regelverket, hvordan de ønsker å gjøre det. Når kravet i regelverket viser til en skjønnsmessig standard, indikerer det at kommunen har et visst handlingsrom. Kommunen som selvstendig rettssubjekt og med lokalt selvstyre, må finne ordninger som passer lokalt.

Noen kontrollspørsmål inneholder flere krav som skal være oppfylt. I slike tilfeller kan kommunen ha oppfylt noen av kravene, men ikke alle. Korreksjonspunktet skal da bare omfatte den delen av kontrollspørsmålet som ikke er oppfylt.

Kommunen skal få muligheten til å kommentere innholdet i forhåndsvarselet. Kommunen skal etter loven få en rimelig frist. Vanligvis er to uker tilstrekkelig. Dette reflekterer at det bare er innholdet i forhåndsvarselet som kommunen skal forstå og kommentere. Det er ikke meningen at fristen skal være romslig nok til at kommunen kan rette bruddene.

Vi bør som hovedregel tilby et møte etter forhåndsvarselet. I vurderingen legger vi vekt på vår kjennskap til den konkrete kommunen, typen brudd og hvor omfattende bruddene er. Vi vurderer om det er hensiktsmessig å avholde møtet fysisk eller digitalt. Vi avholder møtet før fristen for kommunen til å uttale seg. Varigheten på møtet er vanligvis én time.

Formålet med et møte etter forhåndsvarsel er dialog, og

• å sikre at grunnlaget for varselet om pålegg er tydelig kommunisert og forstått, det vil si våre funn, vurderinger og konklusjoner
• å kunne utdype og forklare det som kommer frem av forhåndsvarselet, men ikke komme med nye poenger eller momenter
• at kommunen kan stille spørsmål for å avklare uklarheter knyttet til faktum

Møtet skal ikke erstatte informasjon som skulle stått i forhåndsvarselet. Hvis kommunen etterspør råd om hvordan de skal rette, kan vi for eksempel vise til andre tilsynsrapporter der vi har konkludert med at regelverket er oppfylt, eller gi eksempler på hvordan andre kommuner har valgt å rette tilsvarende brudd. Det er samtidig viktig å formidle at kommunen må tilpasse løsninger og tiltak til sine behov.

Alle ansatte som ønsker det og de som har bidratt med informasjon i tilsynet, bør delta på møtet. Vi inviterer vanligvis kommunedirektør, ansvarlige i kommuneledelsen, virksomhetsledere og andre vi har intervjuet. Vi bør invitere politisk nivå. Hvis kommunen er enig, kan vi invitere andre kommuner til å delta. Kunnskap om våre vurderinger og funn, vil gjøre det lettere for andre kommuner å vurdere egen praksis.

Kommunen må sende eventuelle kommentarer til oss skriftlig.

Hvis vi ikke har avdekket brudd på regelverket og dermed ikke har varslet pålegg, er det ikke behov for møte.

Kommunen har rett til å uttale seg om innholdet i forhåndsvarselet. Kommunen kan uttale seg om alle sider av saken. Det betyr at kommunen kan kommentere

• vår tolkning av de rettslige kravene
• faktumet vi har lagt til grunn
• vår foreløpige vurdering av faktum opp mot de rettslige kravene
• våre foreløpige konklusjoner
• reaksjonene vi varsler