Metodehåndbok for tilsyn

Vi fører tilsyn med forhold der risikovurderingene har avdekket at det er sannsynlig at vi finner brudd på regelverket, og der konsekvensene for barn og elever kan være alvorlige.

Les mer om risikovurderinger

Når vi innretter tilsynet mot risikoen, kan det bidra til å forkorte tilsynsprosessen, tydeliggjøre budskapet og øke læringseffekten av tilsyn.

Vi skal ikke kontrollere kommunene i større grad enn nødvendig. Tilsyn skal bidra til å  ivareta formålet om at regelverket blir fulgt. Barnehageloven og opplæringsloven setter rammer for hvilke temaer vi kan føre tilsyn med.

Når vi undersøker om kommunen sikrer at krav i barnehageloven og opplæringsloven blir oppfylt, betyr det at vi undersøker om internkontrollens innretning og omfang samt tiltak som er iverksatt etter tredje ledd, er egnet til å sikre regeletterlevelse.   

Internkontroll er ikke et eget tema i tilsynet. Når vi skal vurdere om kommunen sikrer regeletterlevelse, inngår kravet til internkontroll i kontrollspørsmålene, og i vurderingen av om de aktuelle kravene i barnehageloven og opplæringsloven blir fulgt. Vi kan undersøke blant annet gjennom å spørre ledere hvordan de tilrettelegger for og følger med på at oppgavene blir gjort i samsvar med regelverket. Når vi intervjuer ansatte, spør vi hvordan de arbeider og hvorfor de gjør det på den måte. Da får vi samtidig vite om ledelsen har internkontroll som fungerer i praksis. Hvis vi finner brudd, viser vi til sammenhengen mellom mangler i styring og ledelse og brudd på barnehageloven og opplæringsloven.  

Regelverket stiller ikke spesifikke krav til hvordan ledelsen i kommunen skal arbeide med internkontroll.  Kommunen skal tilpasse internkontrollen til sitt behov og har stor handlefrihet i hvordan den innretter seg. Hvis vi ikke finner brudd på barnehageloven og opplæringsloven, vil det sjelden være tilfeldig. Det vil som regel ha sammenheng med at kommunen har iverksatt tiltak og prosesser som sørger for at ansatte har kunnskap og trygghet i å utføre oppgavene i samsvar med regelverket. 

Statsforvalteren skal velge kommuner etter en risikovurdering. Statsforvalteren skal i tillegg vurdere den totale belastningen for kommunen, samt omfanget av statlig tilsyn og den kommunale egenkontrollen, se artikkelen «Andre oppgaver hos statsforvalteren». Statsforvalteren skal vurdere å utsette tilsynet eller ikke gjennomføre tilsynet, hvis kommunen nylig har gjennomført en kontroll med det samme temaet.

Når situasjonen ellers er tilnærmet lik mellom flere kommuner, kan det være relevant å legge vekt på om konsekvensen av brudd på regelverket rammer få eller mange barnehager, skoler, barn og elever. Et regelverksbrudd som rammer flere barnehager, skoler, barn eller elever, kan ha større skadevirkning enn der det rammer én eller færre barnehager, skoler, barn eller elever.

I valg av kommune kan det være relevant å legge vekt på hvor lenge det er siden statsforvalteren har ført tilsyn med den aktuelle kommunen eller det aktuelle temaet, og om vi har oppdatert kunnskap om kommunen. Dette er en del av risikovurderingen.

I tillegg til å velge tema for tilsynet og kommune, må vi vurdere og bestemme tidspunkt for tilsynet. Vi utarbeider en tilsynsplan for hvilke tilsyn vi skal gjennomføre i en gitt tidsperiode, for eksempel i løpet av ett år. Statsforvalterens samordningsansvar kan spille inn ved valg av tidspunkt.

Les om statsforvalterens samordningsansvar i artikkelen Andre oppgaver hos statsforvalterne.

Hvis statsforvalteren får informasjon som viser at det er stor risiko for brudd på regelverket i en kommune, kan det føre til at statsforvalteren må prioritere annerledes enn opprinnelig planlagt.