Metodehåndbok for tilsyn

Vi skal opplyse saken så godt som mulig før vi fatter vedtak, jf. forvaltningsloven § 17. Vi konkluderer på et faktagrunnlag som er tilstrekkelig sannsynliggjort.

Vi må ta stilling til hvor mye informasjon vi trenger for å være trygge på at vi har et mest mulig riktig bilde av praksis i kommunen. Det er kontrollspørsmålene som bestemmer hvilken informasjon vi har behov for, og hvilke tilsynsaktiviteter som er hensiktsmessige for å innhente informasjon. Vi avveier informasjonsbehovet mot hensynet til hva som er praktisk gjennomførbart og effektiv ressursbruk for kommunen og oss.

Vi må ha kunnskap om barnehage- og opplæringsområdet og om kommunene for å finne frem til kildene som gir nok informasjon til å kunne konkludere på kontrollspørsmålene i tilsynet. For å få et så godt bilde som mulig av kommunens praksis, trenger vi ofte mer enn én kilde. Hvis vi er i tvil om hvor vi kan finne den relevante informasjonen, kan vi kontakte kommunen direkte.

Informasjonskilder

• Opplysninger fra statistikk og innrapportering, som BASIL, GSI, KOSTRA, Skoleporten og Elevundersøkelsen.

• Dokumenter som viser internkontrollen og gir opplysninger om hva som er planlagt, som ulike planer, reglement, vedtak, rapporter, budsjett og regnskap, organisasjonskart, delegeringer, rapporteringslinjer, sjekklister, datasystemer for avvik og risiko for avvik, risikovurderinger, stillingsbeskrivelser, rutiner og maler.

• Dokumenter som viser gjennomføringen i praksis, som skjema, opplæringsmateriell, referat fra møter, vedtak, klager, rapporter, stikkprøver fra elevmapper og skriftlig veiledning.

• Informasjon fra de som er berørte og som dermed kan gi opplysninger om gjennomføringen, for eksempel ansatte i kommuneadministrasjonen, barnehagestyrere, skoleledere, ansatte i barnehager og skoler, elever og foreldre.

• Informasjon fra befaring og tilsynsbesøk, for eksempel etter gjennomgang av bygg, og oppslag i datasystemet.Informasjon fra våre risikovurderinger, som informasjon fra tidligere tilsyn, områdeovervåking, klagesaker og meldinger.

Fremgangsmåter

Vi kan innhente informasjon på ulike måter:

• oppslag i database
• søke på nettsider
• søke i egne arkiver og internett
• innhente dokumentasjon fra kommunen
  • skriftlig redegjørelse
  • egenvurderinger
  • spørreskjema
• gjennomføre formøte
• gjennomføre tilsynsbesøk, befaring og andre stedlige undersøkelser
  • intervju

Brev om tilsyn

Vi har som regel ikke nok informasjon til å varsle pålegg direkte. Vi sender derfor et brev til kommunen der vi informerer om tilsynet og tema for tilsynet. Vi ber kommunen sende inn dokumentasjon. Vi bruker malen for brev om tilsyn, se vedlegg.

Informasjon om tilsynet til elever og foreldre

Vi skal informere alle elever og foreldre om tilsynet, hvis temaet berører elever og foreldre direkte. I andre tilfeller kan vi vurdere om det er hensiktsmessig å informere dem. Formålet er å gjøre elever og foreldre med barn i barnehager og skoler kjent med at vi gjennomfører tilsyn med kommunen, og hva som er temaet for tilsynet. Når de er kjent med tilsynet, kan de kontakte oss med relevant informasjon. Vi kan gi informasjonen gjennom et eget skriv som vi ber kommunen formidle til elever og foreldre. Informasjonsskrivet følger som vedlegg til brev om tilsynet.

Innhente skriftlig dokumentasjon

Vi ber kommunen om opplysninger som er nødvendige for å belyse temaet for tilsynet og svare på kontrollspørsmålene, og som ikke er tilgjengelig for oss andre steder. Vi kan kreve opplysninger fra kommunen uavhengig av taushetsplikten til de ansatte, jf. kommuneloven § 30-3. Retten til å kreve redegjørelse, svar på spørreskjema eller intervjuer, gjelder bare overfor kommuner og de ansatte i kommunen og private barnehager og skoler. Hvis vi pålegger kommunen å gi opplysninger, kan kommunen klage, jf. forvaltningsloven § 14 og kommuneloven § 30-5. Vi skal gjøre retten til å klage kjent for kommunen. Hvis vi ønsker opplysninger fra foreldre, elever og andre, kan vi be om det, men ikke kreve det.

I brevet setter vi en frist for når kommunen skal ha sendt inn dokumentasjonen. Fristen skal gi kommunen rimelig tid til å finne frem eller utarbeide dokumentasjonen. Tre uker vil som regel være en rimelig frist. Hvis vi ber om svært mye dokumentasjon, kan vi gi kommunen en lengre frist.

Skriftlig redegjørelse

Kommunen skal i utgangspunktet sende inn eksisterende dokumentasjon og ikke utarbeide ny dokumentasjon for tilsynet sin del. I noen tilfeller kan det være nødvendig å be kommunen redegjøre for praksis og eventuelt be dem underbygge redegjørelsen med dokumentasjon.

Egenvurdering

Vi kan be kommunen redegjøre gjennom å svare på egenvurderingen der dette er tilgjengelig. Egenvurderingen kan bidra til å øke læringseffekten av tilsynet fordi flere kan bli involvert og bli kjent med kravene i regelverket. Vi må avveie behovet for egenvurdering mot hensynet til hva som er praktisk gjennomførbart og effektiv ressursbruk for kommunen og oss.

Spørreskjema

I et spørreskjema skal mottakeren svare på spørsmålene uten ytterligere redegjørelse. Spørreskjemaer kan være et alternativ eller supplement til redegjørelser, egenvurderinger eller intervjuer. Svarene skal gi informasjon som vi kan bruke til å svare på kontrollspørsmålene. Bruk av spørreskjema er særlig aktuelt for å nå mange og sikre representativitet. Vi bruker spørreskjemaer for å hente relativt standardiserte opplysninger fra en stor gruppe. Det kan for eksempel være hele lærergruppen ved en skole, én eller flere klasser med elever, styrere i alle barnehager eller foreldre.

Det er frivillig for elever og foreldre å svare på spørreskjema. Det kan være nyttig å lage informasjonstekst til elever og foreldre. Vi må tilpasse spørsmålene til målgruppen. I spørsmål til elever og foreldre skal vi unngå faguttrykk, og ta hensyn til elevenes alder.
Vi kan be kommunen administrere fordelingen og innsamlingen av spørreskjemaene. Ettersom det er kommunen som er ansvarlig for at reglene blir fulgt, vil det være nyttig for kommunen å se svarene.

Annen dokumentasjon

Når vi ber om et utvalg av samme type dokumenter, for eksempel kopier av vedtak, må vi spesifisere kriterier for utvalget avhengig av om vi ønsker et representativt utvalg, stikkprøver, eller bare de med et bestemt innhold. Formålet er at utvalget av dokumenter må kunne si noe om kommunens praksis.

Vi gjennomfører formøte fysisk eller digitalt når vi vurderer at det er hensiktsmessig. Det kan særlig være aktuelt hvis flere kommuner får samme tilsyn. Vi kan invitere kommuner som ikke får tilsyn, slik at flere får informasjon om temaet for tilsynet, og kan bruke informasjonen og egenvurderingen til å vurdere egen praksis.

Formålet med formøtet er å legge til rette for dialog med kommunen og

• presentere tema for tilsynet, og informere kort om regelverket
• informere om formålet med tilsynet
• avklare spørsmål om hvilken dokumentasjon kommunen må sende inn
• få en orientering av kommuner som har gjennomført egenkontroll
• få en orientering om ansvarsforholdene i kommunen

Vi inviterer kommunedirektøren og ansvarlige ledere i kommuneadministrasjonen sammen med berørte virksomhetsledere. Ettersom ett av formålene med møtet er å avklare spørsmål om dokumentasjonen, gjennomfører vi møtet i god tid før fristen for dokumentasjon går ut.

Hvis den skriftlige dokumentasjonen og informasjonen fra formøtet gir svar på om regelverket er fulgt, kan vi avslutte tilsynet, eller varsle pålegg direkte, jf. enkel fremgangsmåte.