10. Krav til regnskap og bokføring

Krav til barnehagenes regnskap og bokføring følger av økonomiforskrift til barnehageloven.

Som beskrevet i kapittel 8, finnes det to hovedgrupper av barnehager:

1. Barnehager som i henhold til barnehageloven plikter å være et selvstendig rettssubjekt.
2. Barnehager som er unntatt fra kravet om selvstendig rettssubjekt.

10.1.1 Krav om årsregnskap

Barnehager som er pålagt å være et selvstendig rettssubjekt, skal etter økonomiforskriften § 4

• følge bokføringsloven
• utarbeide årsregnskap i samsvar med kravene i regnskapsloven
• utarbeide noter etter økonomiforskriften

Dette gjelder selv om barnehagen er organisert i selskapsformer som ikke er pålagt å utarbeide årsregnskap etter regnskapsloven. Det gjelder for eksempel foreninger. Foreninger kan være unntatt fra plikten i regnskapsloven til å utarbeide årsregnskap, men dersom foreningen driver en barnehage, plikter den ifølge økonomiforskriften å utarbeide et årsregnskap for barnehagen.

Årsregnskapet skal inneholde resultatregnskap, balanse og noter. Bokføringsloven § 4 stiller en rekke grunnleggende bokføringsprinsipper til regnskapet, som for eksempel krav om fullstendighet, sporbarhet, nøyaktighet og ajourhold. Disse kravene gjelder for hele regnskapet.

Regnskapsloven skiller mellom små og store foretak. Små foretak har en del forenklede krav til regnskapsrapportering. Alle de private barnehagene er i dag små foretak etter regnskapsloven.

Notekravene for private barnehager (små foretak) følger av regnskapsloven §§ 7-35 til 7-46.  

Det følger også notekrav av økonomiforskriften til barnehageloven § 4:

• Tilleggsvirksomhet etter § 3 første ledd skal føres på en egen avdeling og avdelingsregnskapet skal oppgis i note til årsregnskapet. Se kapittel 10.1.2.
• Rapportering av handel med nærstående skal oppgis i note til årsregnskapet. Se kapittel 10.1.3.
• Interne transaksjoner mellom avdelingene og hvordan felleskostnadene er fordelt skal oppgis i note til årsregnskapet. Se kapittel 10.1.4.

10.1.2. Notekrav om avdelingsregnskap for tilleggsvirksomhet

Det skal utarbeides et eget avdelingsregnskap for tillatt tilleggsvirksomhet (se kapittel 9).

Avdelingsregnskapet skal vise inntekter, kostnader og resultat for tilleggsvirksomheten.

Hvis en transaksjon gjelder både barnehagen og tilleggsvirksomheten, må beløpet fordeles på en korrekt måte. Når det ikke er mulig å føre beløpet direkte på én av virksomhetene, skal den fordeles etter fordelingsnøkler (se kapittel 5) som gjenspeiler hva som faktisk har skapt kostnaden eller inntekten (årsaksprinsippet). Fordelingsnøklene må være godt dokumentert.

Avdelingsregnskap skal oppgis i note til årsregnskapet.

Kravet om eget avdelingsregnskap gjelder ikke for barnehagene til studentsamskipnadene som driver studentvelferdstjenester som tillatt tilleggsvirksomhet, se forskrift om studentvelferdstjenester.

10.1.3. Notekrav om handel med nærstående

Ved handel med nærstående skal barnehagen i note til årsregnskapet spesifisere

• hvem barnehagen har handlet med
• hvilke varer og tjenester som er kjøpt
• totalbeløpene for de ulike varene og tjenestene

Dersom barnehagen ikke har hatt handel med nærstående skal de oppgi dette.

Lønn, bonus og andre naturalytelser

Det skilles ikke mellom om en transaksjon med nærstående inngår i barnehagens ordinære drift eller ikke. Dette innebærer blant annet at lønn, naturalytelser og bonus til nærstående skal regnes som handel med nærstående, og det skal gis noteopplysninger om dette i årsregnskapet.

Dette gjelder også der en bonusordning omfatter alle fast ansatte.

Formålet med bestemmelsene er å legge til rette for kontroll av at offentlige tilskudd og foreldrebetaling brukes i tråd med regelverket. Dette innebærer at lønn til nærstående i private barnehager behandles annerledes enn lønn til ansatte i andre private virksomheter.

Eksempel på note:

Barnehagen har kjøpt regnskapstjenester fra selskap eid av eier for kr 15 000.
Barnehagen har utbetalt lønn til eierens sønn for kr 300 000 i regnskapsåret.
Barnehagen har betalt husleie til søsterselskap for kr 900 000 i regnskapsåret.

10.1.4. Notekrav ved interne transaksjoner mellom avdelingene og felleskostnader

Hvis en transaksjon ikke kan knyttes direkte til barnehage eller tilleggsvirksomhet, skal den fordeles etter fordelingsnøkler basert på hvilke aktiviteter som har skapt inntektene eller kostnadene (årsaksprinsippet). Interne transaksjoner mellom avdelingene og hvordan felleskostnadene er fordelt skal oppgis i note til årsregnskapet.

Fordelingsnøklene skal være tilfredsstillende dokumentert.

10.2.1. Krav om et eget regnskap 

Barnehager som er unntatt fra kravet til selvstendig rettssubjekt (se kapittel 8), skal utarbeide et eget regnskap for barnehagen. Dette følger av økonomiforskriften § 5.

Barnehagen skal følge bokføringsloven når de utarbeider regnskapet. Det innebærer at barnehagene er underlagt krav til bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon, oppbevaring og plikt til regnskapsrapportering. Det stilles også krav til sporbarhet og ajourhold.

Regnskapet skal vise alle inntekter og kostnader som gjelder godkjent barnehagedrift og relevante balanseposter.

Eksempler på relevante balanseposter:  

• eiendom 
• skyldig arbeidsgiveravgift, skyldige feriepenger og skyldig forskuddstrekk 
• bankinnskudd og gjeld til kredittinstitusjoner 
• konsernkonto
• kundefordringer og leverandørgjeld 
• fordringer og gjeld   

Kravet om å føre et eget regnskap gjelder alle som ikke er pliktig å være et selvstendig rettssubjekt. Det betyr at kravet også gjelder for en liten familiebarnehage som er organisert som et enkeltpersonsforetak. Barnehagen skal ha et regnskap som dokumenterer inntekter og kostnader knyttet til barnehagedriften. Dette gjelder selv om standardfradrag brukes i skattemeldingen. Det er ikke i tråd med økonomiforskriften å kun føre opp standardfradrag som eneste kostnad i barnehagens regnskap. Barnehagens regnskap skal inneholde faktiske kostnader i regnskapsåret. Det er også krav til oppbevaring av dokumentasjonen i 10 år (se kapittel 13).

10.2.2. Dokumentasjon på sammenhengen mellom regnskaper i årsregnskapet

Barnehager som selv er unntatt fra kravet om å være selvstendig rettssubjekt, kan inngå i et rettssubjekt som utarbeider årsregnskap. Hvis barnehager er en del av et rettssubjekt som utarbeider årsregnskap, er det krav om at rettssubjektet i årsregnskapet dokumenterer sammenhengen mellom regnskapene for de enkelte barnehagene, og regnskapet for rettssubjektet. 

10.2.3. Dokumentasjon på handel med nærstående

Ved handel med nærstående skal barnehagen ha dokumentasjon som viser

• hvem barnehagen har handlet med
• hvilke varer og tjenester som er kjøpt
• totalbeløpene for de ulike varene og tjenestene

Dersom barnehagen ikke har hatt handel med nærstående, skal dette framgå av dokumentasjonen.

Når barnehagen handler med nærstående, er det ekstra viktig å dokumentere godt at transaksjoner skjer på markedsmessige vilkår. Dette kan du lese mer om under kapittel 3.4.