Veileder
5. Fordeling av kostnader etter fordelingsnøkler
Noen utgifter gjelder flere barnehager eller virksomheter. Da må kostnadene fordeles rettferdig etter fordelingsnøkler.
Fordelte kostnader er utgifter som blir delt mellom ulike avdelinger, barnehager og virksomheter inne i samme rettssubjekt. Kostnader som ikke kan føres direkte på barnehagevirksomhet eller annen virksomhet, skal fordeles etter fordelingsnøkler anvendt i tråd med de underliggende aktivitetene som forårsaker inntektene eller kostnadene (årsaksprinsippet).
Kostnadene må være relatert til aktiviteten i barnehagen. Dette kan være administrasjons- og felleskostnader som oppstår som en følge av direkte barnehagedrift. Administrasjons- og felleskostnader er kostnader som kan knyttes til barnehagedriften via for eksempel barn og ansatte i barnehagen. Slike kostnader kan være kursing og opplæring av ansatte, regnskap og revisjon.
Målet med kostnadsdelingen er å fordele de totale kostnadene på en rettferdig måte basert på forbruk eller nytte. Fordelingsnøkler er metoder eller kriterier som brukes for å fordele kostnadene.
Interne transaksjoner mellom avdelingene og hvordan felleskostnadene er fordelt skal oppgis i note til årsregnskapet.
Fordelingsnøklene skal være tilfredsstillende dokumentert. Dette for å sikre at valg av fordelingsgrunnlag og beregning av de enkelte barnehagenes andel skal være etterprøvbart.
Barnehagen må gjennomgå fordelingsnøklene årlig, og oppdatere dem ved behov. Dersom kostnaden som blir fordelt gjelder kjøp av vare eller tjeneste fra en ekstern leverandør, må det være samsvar mellom utgiften som er fordelt, og dokumentasjon fra den eksterne leverandøren.
Det skal ikke legges til fortjeneste på de fordelte kostnadene. Årsaken er at det dreier seg om fordeling av dokumenterte kostnader mellom barnehagen og tilleggsvirksomheten, og ikke kjøp av tjenester mellom disse.
Eksempler på fordeling av kostnader:
- Utleie av barnehagens lokaler: Fordelte kostnader kan være strøm, husleie, vann/avløp.
- Utleie av driftsmidler (f.eks. bil): Fordelte kostnader vil kunne være drivstoff/ladeutgifter, forsikring osv.
- Kurs/veiledning: Lønn, materiale osv.
Eksempler på ulike fordelingsnøkler og bruken av dem
- Antall timer
- Hvis et selskap har flere barnehager i samme rettssubjekt, og ansatte jobber på tvers av barnehagene, kan kostnaden eksempelvis fordeles etter antall timer den ansatte har jobbet i de ulike barnehagene.
- Antall årsverk
- Dersom kostnader knyttet til pensjon blir betalt av et annet selskap enn barnehagen, skal pensjonskostnadene fordeles etter reell aktivitet. Barnehagen kan bare belastes pensjonskostnader som er relatert til ansatte i barnehagen.
- Materialforbruk
- Dersom morselskapet til barnehagen driver skolevirksomhet i tillegg, og morselskapet kjøper inn materiale for oppgradering av uteområdene til barnehagen og skolen, kan kostnaden måtte fordeles etter materialforbruk.
- Barnehagens areal
- Dersom barnehageeier leier ut deler av barnehagebygget til annen virksomhet, eksempelvis et regnskapskontor, kan husleiekostnaden fordeles etter barnehagens og regnskapskontorets arealbruk.
- Kilometer
- Dersom flere barnehager i samme kjede deler på en buss som kjører barna på turer, kan kostnaden måtte fordeles etter antall kilometer den enkelte barnehage har benyttet bussen. En kjørebok kan være nyttig for å fordele riktig antall kilometer på korrekt barnehage.
- Antall barn
- Kostnader til leker som skal fordeles mellom flere barnehager i samme kjede, kan eksempelvis fordeles etter antall barn i barnehagen.