Metodehåndbok for tilsyn

• 01.12.2025: Metodehåndbok for tilsyn er gjennomgått. Vi har gjort språklige endringer, og foretatt presiseringer og tilføyelser som ikke endrer innholdet i metoden. Vi har tatt inn et nytt kapittel om oppfølgingstilsyn.
• 16.04.2024: Pkt. 1. Tilføyelse om at Udir har utarbeidet presiserende rutinebeskrivelser for deler av det økonomiske tilsynet.
• 20.10.2023: Vi oppdaterte håndboken med Vedlegg 2: Sjekkliste for kvalitetssikring av tilsynsrapporter.
• 16.10.2023: Vi publiserte revidert versjon av Metodehåndbok for tilsyn.

Tilsyn er ett av flere virkemidler som statsforvalterne og Utdanningsdirektoratet bruker for å sikre at kommunene og private barnehage- og skoleeiere etterlever regelverket. Formålet er å undersøke om kommunen følger regelverket på barnehage- og opplæringsområdet, og gi kommunen pålegg om å rette der regelverket ikke blir fulgt. Tilsyn skal bidra til at barn og elever får et godt og likeverdig tilbud i samsvar med barnehage- og opplæringsloven. Tilsyn skal bidra til læring og forbedring i barnehager, skoler og kommuner.

Statsforvalteren kan føre tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av sine plikter etter særlovgivningen, jf. kommuneloven kapitel 30. Tilsynshjemlene i barnehageloven §§ 54-56, opplæringsloven § 29-2 og privatskoleloven § 7-2 setter rammer for hva vi kan føre tilsyn med.

Tilsyn er myndighetsutøvelse, og regelverket stiller krav til hvordan vi skal utføre tilsyn. Kravene i kommuneloven og forvaltningsloven skal ivareta rettsikkerheten til kommunene og hindre maktmisbruk og vilkårlighet fra myndighetenes side. Dette gjelder både innholdet i en avgjørelse og hvordan avgjørelsen blir tatt.

Det er et mål at Metodehåndboken skal bidra til likebehandling og forutsigbarhet for kommunene og private barnehage- og skoleeiere. Den skal medvirke til at vi opptrer profesjonelt, og at vi velger de fremgangsmåtene og tilsynsaktivitetene som er mest effektive for å fremme formålet med tilsynet.

Metodehåndboken bygger på ISO 19011, «Retningslinjer for revisjon av styringssystemer», og er tilpasset våre tilsyn. Fremgangsmåten i tilsynet som vi beskriver i kapitlene 6 til 8 er derfor godt egnet til å undersøke om kommunen gjennom internkontrollen tilrettelegger for og følger opp at plikter etter barnehage- og opplæringsloven er oppfylt.

I tillegg til Metodehåndboken følger Udir en egen rutinebeskrivelse for deler av det økonomiske tilsynet med private barnehager og skoler.

Målgruppen for Metodehåndboken er statsforvalterne som skal følge Metodehåndboken i tilsyn med kommuner og fylkeskommuner. Den gjelder så langt den passer for Utdanningsdirektoratet som fører tilsyn med private barnehage- og skoleeiere.

Merk:

• Når vi bruker «vi» i teksten, mener vi statsforvalterne og Utdanningsdirektoratet som tilsynsmyndigheter.
• Vi bruker «kommunen» som et samlebegrep for kommunen som lokal barnehagemyndighet, kommunen som barnehage- og skoleeier, fylkeskommunen, samt private barnehage- og skoleeiere.

Tilsyn er et inngripende virkemiddel som krever hjemmel i lov. Det går frem av den enkelte særloven at vi kan føre tilsyn, og hvilke lovkrav vi kan føre tilsyn med. Kommuneloven kapittel 30 inneholder regler for hvordan statsforvalterne gjennomfører tilsyn med kommunepliktene.

Barnehageloven

Kommunen fører tilsyn med at kommunale og private barnehageeiere driver i samsvar med barnehageloven, med unntak av kapittel V med forskrifter, jf. barnehageloven § 53.

Utdanningsdirektoratet fører tilsyn med økonomiske forhold i private barnehager, jf. barnehageloven § 56.

Statsforvalteren fører tilsyn med kommunens og fylkeskommunens plikter jf. barnehageloven § 54. I særlige tilfeller kan statsforvalteren føre tilsyn med den enkelte barnehagen, jf. barnehageloven § 55.

Opplæringsloven

Statsforvalterne fører tilsyn med kommunens og fylkeskommunens plikter, jf. opplæringsloven § 29-2 første ledd.

Privatskoleloven

Utdanningsdirektoratet fører tilsyn med de private skolene, jf. privatskoleloven § 7-2.

Våre tilsyn skal bidra til regeletterlevelse og endring der vi finner brudd. I kapittel 4.2 presenterer vi forutsetninger for at våre tilsyn skal bidra til læring og forbedring.

Det er barnehagemyndigheter, barnehageeiere og skoleeiere som har ansvaret for å følge regelverket. Det går frem av særlovgivningen.

Kommuneloven slår fast at kommunedirektøren skal ha internkontroll for å sikre at kravene i regelverket blir oppfylt. Kravet til internkontroll i kommuneloven gjelder for kommunen som barnehagemyndighet og kommunen som skoleeier. Kravet til internkontroll for private og kommunale barnehageeiere og private skoleeiere følger av særlovgivningen. 

Har kommunene god internkontroll og selv avdekker og korrigerer ulovlig praksis, vil det påvirke behovet for statlig tilsyn. Bedre kommunal egenkontroll vil ikke erstatte behovet for statlig tilsyn, men kan påvirke hyppigheten og omfanget. Statlig tilsyn skal komme som et tillegg til kommunens egen oppfølging av virksomheten, og ikke som en erstatning.

Våre tilsyn på barnehage- og opplæringsområdet er lovlighetstilsyn, jf. kommuneloven § 30-2. Formålet med tilsyn er å bidra til at regelverket blir oppfylt, og at rettssikkerheten for barn og elever blir ivaretatt.

Tilsyn skal medvirke til at alle barn og elever lærer, mestrer og trives i et inkluderende fellesskap.

Tilsyn er kontroll av regeletterlevelsen og et virkemiddel for å støtte barnehagemyndigheter, barnehage- og skoleeiere i å følge regelverket. Tilsyn skal ha som effekt å bidra til å fremme læring og forbedring, og kan være et viktig bidrag i lokal kvalitetsutvikling og bedring av tjenester til barn og unge.

Tiltak som god dialog mellom tilsynsmyndigheten og kommunen, veiledning om regelverk, og gjensidig tillit mellom tilsynsmyndigheten og kommunen, er viktige forutsetninger for at tilsyn kan gi læring og utbytte, og for å nå målet om et målrettet og effektivt tilsyn.

Veiledning om regelverket i kombinasjon med tilsyn kan øke læringseffekten og utbyttet av tilsynet.

Les mer om veiledning i artikkelen Andre oppgaver hos statsforvalterne.

Vi har begrenset med ressurser og må derfor prioritere å føre tilsyn der vi antar at det vil ha størst effekt, og der rettssikkerheten til barn og elever ikke blir godt nok ivaretatt gjennom andre virkemidler. Vi beslutter derfor tema for tilsynet og valg av kommune på bakgrunn av en risikovurdering. Når vi vurderer risiko, ser vi på hvor stor sannsynlighet det er for regelverksbrudd, og hvor alvorlige konsekvenser et brudd kan få for barn og elever.

Både sannsynligheten for og konsekvensen av et eventuelt brudd står dermed sentralt i de vurderingene som skal ligge til grunn for tilsyn. Jo større sannsynlighet og alvorligere konsekvens, jo høyere risiko. Risikovurderingen skjer kontinuerlig og er basert på oppdatert informasjon om risikoen for brudd. 

Tilsyn er myndighetsutøvelse. I kommuneloven kapittel 30 om statlig tilsyn finner vi generelle regler for statsforvalternes tilsyn med kommunene. Statsforvalteren kan kontrollere om kommunen oppfyller plikter som følger av regelverket. Vi kan be om de opplysningene som er nødvendige for å gjennomføre tilsynet, og varsle pålegg der vi finner brudd.

Vi er bundet av lovfestet og «ulovfestet» forvaltningsrett. Den ulovfestede delen bygger i stor grad på rettspraksis. Forvaltningsloven stiller krav til hvordan vi skal gjennomføre tilsyn. Kravene skal ivareta rettsikkerheten til kommunene og hindre maktmisbruk og vilkårlighet fra myndighetenes side. Dette gjelder både innholdet i en avgjørelse og hvordan avgjørelsen blir tatt.

Det gjelder blant annet å

• tolke loven på riktig måte
• vurdere habilitet
• opplyse saken tilstrekkelig
• ivareta plikten til likebehandling
• ivareta retten for kommunen til å uttale seg
• ivareta kravet til etterprøvbarhet

Forvaltningslovens generelle saksbehandlingsregler gjelder uavhengig av om tilsynsmyndigheten fatter vedtak.

Vi må avveie kravene som skal sikre forsvarlig saksbehandling, mot hva som er effektivt og praktisk mulig. Vi må legge vekt på at tilsyn legger beslag på ressurser, og at tilsyn er arbeidskrevende for kommunen og oss. Vi har derfor et ansvar for at tilsynet ikke blir mer omfattende enn nødvendig for å ivareta formålet med tilsyn.

Vi skal være godt forberedt og opptre profesjonelt som tilsynsmyndighet. Vi må ha god kunnskap om hvordan barnehage- og opplæringsområdet er organisert og fungerer i praksis. Det gjelder alt fra hverdagen i barnehager og skoler til politisk og administrativ ledelse i kommunene. Vår kompetanse bidrar til tillit. Et tilsynsteam bør derfor kombinere juridisk kompetanse med barnehagefaglig, skolefaglig eller økonomisk kompetanse.

Vi skal vektlegge god dialog og kommunisere på en måte som blir forstått gjennom hele tilsynsprosessen. Vi opptrer saklig og med høflighet og respekt i møte med kommunene. Vi formidler at kommunen og vi har et felles mål om et godt barnehage- og skoletilbud for alle barn og elever.

For å ivareta formålet med tilsyn, må vi sette av nok tid til veiledning og oppfølging gjennom hele tilsynsprosessen.

Vi skal evaluere oss selv etter tilsyn. Gjennom å evaluere oss selv og være åpne for tilbakemeldinger, kan vi videreutvikle våre tilsyn slik at vi oppnår varig endring og regelverksetterlevelse på en mer effektiv måte. Vi kan gjennomgå tilsynsprosessen for å vurdere hva vi kan lære.

Vi kan invitere dem som har deltatt i tilsynet til å gi tilbakemelding på hvordan de opplevde tilsynet. Vi kan enten be om svar på konkrete spørsmål, eller be om en mer uformell tilbakemelding.

Vi mottar fortløpende informasjon om regelverksbrudd og risiko for regelverksbrudd. Noe informasjon inngår i risikovurderingene for å planlegge tilsynsbesøk, mens noe informasjon må vi følge opp raskt med andre tilsynsaktiviteter.

Tilsyn innebærer at vi utfører en rekke aktiviteter som vi omtaler som tilsynsaktiviteter. Tilsynsaktiviteter er alle handlinger og aktiviteter vi gjør som tilsynsmyndighet, når vi får informasjon om regelverksbrudd eller risiko for regelverksbrudd. Vi må til enhver tid velge de tilsynsaktivitetene som er best egnet til å opprette eller gjenopprette etterlevelse av regelverket på en effektiv og rask måte. Vi bruker tilsynshjemmelen til å gjennomføre tilsynsaktiviteter.

Vi kan ikke bruke like mye ressurser for å følge opp all informasjon om risiko. Vi må prioritere tilsyn med kommuner som bryter regelverket, eller som har en praksis som indikerer mulige brudd og der tilsyn har størst effekt for tilbudet til barn og elever.

Det er vårt ansvar som tilsynsmyndighet at saken er så godt opplyst som mulig før vi fatter eventuelt vedtak om pålegg, jf. forvaltningsloven § 17. Vi må derfor vurdere hvilke tilsynsaktiviteter som er best egnet til å skaffe oss tilstrekkelig informasjon.

Vi må vurdere å endre fremgangsmåten underveis og kombinere ulike virkemidler og tilsynsaktiviteter for å ivareta formålet med tilsynet.

Når vi har nok informasjon om regelverksbrudd, kan vi reagere raskt ved å varsle pålegg direkte.

Kommunene må årlig rapportere en rekke opplysninger til staten. Når rapporteringene er lovpålagte, vil det være brudd på regelverket hvis de ikke rapporterer, eller når rapporteringen er mangelfull. Vi kan få opplysninger om brudd på regelverket i møter med kommunen, fra medieomtale eller på annen måte. Når vi bruker denne fremgangsmåten, vil det vanligvis ikke være behov for å innhente flere opplysninger ettersom vi allerede har tilstrekkelig informasjon til å konstatere brudd på regelverket.

Noen eksempler på temaer som vi kan håndtere med denne fremgangsmåten:

• gjennomføring av Elevundersøkelsen
• obligatoriske kartleggingsprøver
• nasjonale prøver
• lærernormen

Et annet eksempel er der tema for tilsynet er valgt etter en risikovurdering, men vi får overskuddsinformasjon som gjør det nødvendig å reagere raskt med varsel om pålegg. Det kan for eksempel være informasjon om brudd som kan få alvorlige konsekvenser for barn og elever.

Når vi har tilstrekkelig informasjon og konkluderer med at regelverket er fulgt, kan tilsynet avsluttes med et brev.

Når vi har behov for mer informasjon, må vi bruke tilsynshjemmelen i de relevante lovene og kommuneloven § 30-3 for å få saken opplyst så godt som mulig.

Vi kan bruke kommuneloven § 30-3 som grunnlag for å

• invitere kommunen til et møte
• innhente en skriftlig redegjørelse
• be kommunen svare på en egenvurdering
• be kommunen opplyse om de har avdekket brudd på regelverket, og i så fall hvordan de har planlagt å rette opp

Formålet er å skaffe oss mer informasjon der vi har fått kjennskap til en alvorlige enkelthendelse eller annen informasjon om mulige brudd på regelverket.

Basert på informasjon fra kommunen, må vi vurdere om og hvordan vi skal følge opp:

• Vi varsler pålegg om å rette hvis vi vurderer at vi har nok informasjon til å konkludere med brudd på regelverket.
• Vi avslutter tilsynet med et eget brev, hvis vi finner det sannsynliggjort at kommunen har endret praksis i samsvar med regelverket.
• Vi veileder kommunen om regelverket.
• Vi innhenter mer informasjon ved å gjennomføre intervju.

I noen tilfeller bestemmer vi allerede ved risikovurderingen at vi skal gjennomføre intervjuer og andre stedlige undersøkelser for å skaffe oss et mest mulig riktig bilde av praksis.

Virkemidlene tilsyn og veiledning har det samme målet om at kommunene skal følge regelverket. Veiledning kan være hensiktsmessig i enkelte situasjoner, og vil være avhengig av utfordringene den enkelte kommunen har. Hvis kommunen ønsker å rette et brudd på regelverket, men ikke har tilstrekkelig regelverksforståelse, kan veiledning om regelverket være et mer egnet virkemiddel enn tilsyn. Andre ganger er tilsyn best egnet for å oppnå formålet om at reglene blir fulgt.

Les mer i artikkelen Andre oppgaver hos statsforvalteren.

Vi bør veilede om regelverket samtidig som vi gjennomfører tilsyn, for å øke den samlede effekten av tilsynet. Veiledning om regelverket kan være aktuelt på ulike steg i tilsynsprosessen. Vi kan ikke veilede kommunen i hva de konkret må gjøre for å oppfylle regelverket. Det er viktig at vi er tydelige på hva som er veiledning og hva som er tilsyn, for ikke å utfordre det kommunale selvstyret.

Vi kan kombinere to eller flere tilsynsaktiviteter. Vi kan for eksempel be kommunen om en redegjørelse eller egenvurdering i forkant av et møte.

Hvis det underveis i tilsynsprosessen viser seg at måten vi har valgt å innhente informasjon på ikke opplyser saken godt nok, må vi vurdere andre tilsynsaktiviteter. Det må vi formidle og begrunne til kommunen på en tydelig måte.

Oppfølgingstilsyn kan være aktuelt når vi har informasjon som indikerer 

• at brudd ikke er rettet og planlagte tiltak ikke er iverksatt
• at tiltak ikke har sørget for endringer i praksis 

I et oppfølgingstilsyn kan vi kontrollere om kommunen har gjennomført de endringene som vi har pålagt i tidligere tilsyn. Vi undersøker om tilsynet har hatt den effekt vi har vært ute etter, og om virksomheten har lagt om sin praksis slik at barn eller elever får det de har krav på etter regelverket. 

Når vi gjennomfører oppfølgingstilsyn, kan vi ta utgangspunkt i plan for å rette pålegg og undersøke om planlagte tiltak er iverksatt og har hatt ønsket effekt. Vi vurderer hvordan vi skal følge opp basert på den informasjon vi har om kommunen, og kan

• innhente mer informasjon ved å gjennomføre intervju
• be kommunen redegjøre for om planlagte tiltak er iverksatt og om de har bidratt til endring av praksis

Dersom vi finner brudd på regelverket, gir vi pålegg om å rette bruddet.

Tilsyn er basert på risikovurderinger. Det vil si at vi velger tema og kommune ut fra sannsynligheten for og konsekvensen av mulig brudd på regelverket.

Vi fører tilsyn med forhold der risikovurderingene har avdekket at det er sannsynlig at vi finner brudd på regelverket, og der konsekvensene for barn og elever kan være alvorlige.

Les mer om risikovurderinger

Når vi innretter tilsynet mot risikoen, kan det bidra til å forkorte tilsynsprosessen, tydeliggjøre budskapet og øke læringseffekten av tilsyn.

Vi skal ikke kontrollere kommunene i større grad enn nødvendig. Tilsyn skal bidra til å  ivareta formålet om at regelverket blir fulgt. Barnehageloven og opplæringsloven setter rammer for hvilke temaer vi kan føre tilsyn med.

Når vi undersøker om kommunen sikrer at krav i barnehageloven og opplæringsloven blir oppfylt, betyr det at vi undersøker om internkontrollens innretning og omfang samt tiltak som er iverksatt etter tredje ledd, er egnet til å sikre regeletterlevelse.   

Internkontroll er ikke et eget tema i tilsynet. Når vi skal vurdere om kommunen sikrer regeletterlevelse, inngår kravet til internkontroll i kontrollspørsmålene, og i vurderingen av om de aktuelle kravene i barnehageloven og opplæringsloven blir fulgt. Vi kan undersøke blant annet gjennom å spørre ledere hvordan de tilrettelegger for og følger med på at oppgavene blir gjort i samsvar med regelverket. Når vi intervjuer ansatte, spør vi hvordan de arbeider og hvorfor de gjør det på den måte. Da får vi samtidig vite om ledelsen har internkontroll som fungerer i praksis. Hvis vi finner brudd, viser vi til sammenhengen mellom mangler i styring og ledelse og brudd på barnehageloven og opplæringsloven.  

Regelverket stiller ikke spesifikke krav til hvordan ledelsen i kommunen skal arbeide med internkontroll.  Kommunen skal tilpasse internkontrollen til sitt behov og har stor handlefrihet i hvordan den innretter seg. Hvis vi ikke finner brudd på barnehageloven og opplæringsloven, vil det sjelden være tilfeldig. Det vil som regel ha sammenheng med at kommunen har iverksatt tiltak og prosesser som sørger for at ansatte har kunnskap og trygghet i å utføre oppgavene i samsvar med regelverket. 

Statsforvalteren skal velge kommuner etter en risikovurdering. Statsforvalteren skal i tillegg vurdere den totale belastningen for kommunen, samt omfanget av statlig tilsyn og den kommunale egenkontrollen, se artikkelen «Andre oppgaver hos statsforvalteren». Statsforvalteren skal vurdere å utsette tilsynet eller ikke gjennomføre tilsynet, hvis kommunen nylig har gjennomført en kontroll med det samme temaet.

Når situasjonen ellers er tilnærmet lik mellom flere kommuner, kan det være relevant å legge vekt på om konsekvensen av brudd på regelverket rammer få eller mange barnehager, skoler, barn og elever. Et regelverksbrudd som rammer flere barnehager, skoler, barn eller elever, kan ha større skadevirkning enn der det rammer én eller færre barnehager, skoler, barn eller elever.

I valg av kommune kan det være relevant å legge vekt på hvor lenge det er siden statsforvalteren har ført tilsyn med den aktuelle kommunen eller det aktuelle temaet, og om vi har oppdatert kunnskap om kommunen. Dette er en del av risikovurderingen.

I tillegg til å velge tema for tilsynet og kommune, må vi vurdere og bestemme tidspunkt for tilsynet. Vi utarbeider en tilsynsplan for hvilke tilsyn vi skal gjennomføre i en gitt tidsperiode, for eksempel i løpet av ett år. Statsforvalterens samordningsansvar kan spille inn ved valg av tidspunkt.

Les om statsforvalterens samordningsansvar i artikkelen Andre oppgaver hos statsforvalterne.

Hvis statsforvalteren får informasjon som viser at det er stor risiko for brudd på regelverket i en kommune, kan det føre til at statsforvalteren må prioritere annerledes enn opprinnelig planlagt.

Når temaet for tilsynet er bestemt, må vi klargjøre de rettslige kravene som regelverket stiller til kommunen. Det er de rettslige kravene vi skal vurdere faktagrunnlaget mot.

Les mer om å tolke lovteksten for å finne de rettslige kravene.

Når vi har klargjort de rettslige kravene, lager vi et kontrollskjema. Kontrollskjemaet er vårt arbeidsverktøy i tilsynet, som vi kan gi til kommunen hvis de etterspør det. Skjemaet skal inneholde hjemmelen for kravet, pålegget, kontrollspørsmål og relevante informasjonskilder. Innledningsvis skal vi beskrive hvilke avgrensninger vi har gjort.

Vi formulerer de rettslige kravene i tilsynet som kontrollspørsmål. Hvert kontrollspørsmål representerer et krav i barnehage- eller opplæringsloven som skal undersøkes og  vurderes for seg. Et kontrollspørsmål kan inneholde flere krav. Kontrollspørsmålene og det rettslige grunnlaget skal sikre at de rettslige relevante problemstillingene i tilsynet er dekket, og at vi kontrollerer alle kommunene mot de samme kravene. Når vi har skjønnsmessige krav, må vi formulere kontrollspørsmålene ut fra de relevante vurderingskriteriene vi kom frem til da vi tolket det rettslige kravet.

 Vi velger hvilke kontrollspørsmål som er relevante ut fra våre risikovurderinger.

Vi identifiserer mulige informasjonskilder som kan opplyse om kommunens praksis. Vi skal kun gjøre de undersøkelsene som er nødvendige for å svare på kontrollspørsmålene. Dette innebærer for eksempel at vi ikke gjennomfører intervjuer hvis dokumentasjonen gir tilstrekkelig informasjon. Det er imidlertid vårt ansvar å opplyse saken, og informasjonskildene som  kommer frem av kontrollskjemaet skal ikke begrense oss, se mer om informasjonskilder og undersøkelser under kapittel 6.3.

Når vi svarer nei på et kontrollspørsmål, skal vi gi kommunen pålegg om å rette de forholdene som er i strid med regelverket. Vi utformer påleggstekst til alle de rettslige kravene i kontrollskjemaet. I mange tilfeller er pålegget dekkende for flere kontrollspørsmål.

Pålegget skal vise til den eller de konkrete lovbestemmelser som er brutt, slik at det er tydelig for kommunen hvilket lovgrunnlag som ligger til grunn for pålegget. I praksis vil pålegget ofte ligge nært opp til lovteksten, men det er ikke nødvendig å gjengi hele lovbestemmelsen.

Les mer om pålegg

Vi skal opplyse saken så godt som mulig før vi fatter vedtak, jf. forvaltningsloven § 17. Vi konkluderer på et faktagrunnlag som er tilstrekkelig sannsynliggjort.

Vi må ta stilling til hvor mye informasjon vi trenger for å være trygge på at vi har et mest mulig riktig bilde av praksis i kommunen. Det er kontrollspørsmålene som bestemmer hvilken informasjon vi har behov for, og hvilke tilsynsaktiviteter som er hensiktsmessige for å innhente informasjon. Vi avveier informasjonsbehovet mot hensynet til hva som er praktisk gjennomførbart og effektiv ressursbruk for kommunen og oss.

Vi må ha kunnskap om barnehage- og opplæringsområdet og om kommunene for å finne frem til kildene som gir nok informasjon til å kunne konkludere på kontrollspørsmålene i tilsynet. For å få et så godt bilde som mulig av kommunens praksis, trenger vi ofte mer enn én kilde. Hvis vi er i tvil om hvor vi kan finne den relevante informasjonen, kan vi kontakte kommunen direkte.

Informasjonskilder

• Opplysninger fra statistikk og innrapportering, som BASIL, GSI, KOSTRA, Skoleporten og Elevundersøkelsen.

• Dokumenter som viser internkontrollen og gir opplysninger om hva som er planlagt, som ulike planer, reglement, vedtak, rapporter, budsjett og regnskap, organisasjonskart, delegeringer, rapporteringslinjer, sjekklister, datasystemer for avvik og risiko for avvik, risikovurderinger, stillingsbeskrivelser, rutiner og maler.

• Dokumenter som viser gjennomføringen i praksis, som skjema, opplæringsmateriell, referat fra møter, vedtak, klager, rapporter, stikkprøver fra elevmapper og skriftlig veiledning.

• Informasjon fra de som er berørte og som dermed kan gi opplysninger om gjennomføringen, for eksempel ansatte i kommuneadministrasjonen, barnehagestyrere, skoleledere, ansatte i barnehager og skoler, elever og foreldre.

• Informasjon fra befaring og tilsynsbesøk, for eksempel etter gjennomgang av bygg, og oppslag i datasystemet.Informasjon fra våre risikovurderinger, som informasjon fra tidligere tilsyn, områdeovervåking, klagesaker og meldinger.

Fremgangsmåter

Vi kan innhente informasjon på ulike måter:

• oppslag i database
• søke på nettsider
• søke i egne arkiver og internett
• innhente dokumentasjon fra kommunen
  • skriftlig redegjørelse
  • egenvurderinger
  • spørreskjema
• gjennomføre formøte
• gjennomføre tilsynsbesøk, befaring og andre stedlige undersøkelser
  • intervju

Brev om tilsyn

Vi har som regel ikke nok informasjon til å varsle pålegg direkte. Vi sender derfor et brev til kommunen der vi informerer om tilsynet og tema for tilsynet. Vi ber kommunen sende inn dokumentasjon. Vi bruker malen for brev om tilsyn, se vedlegg.

Informasjon om tilsynet til elever og foreldre

Vi skal informere alle elever og foreldre om tilsynet, hvis temaet berører elever og foreldre direkte. I andre tilfeller kan vi vurdere om det er hensiktsmessig å informere dem. Formålet er å gjøre elever og foreldre med barn i barnehager og skoler kjent med at vi gjennomfører tilsyn med kommunen, og hva som er temaet for tilsynet. Når de er kjent med tilsynet, kan de kontakte oss med relevant informasjon. Vi kan gi informasjonen gjennom et eget skriv som vi ber kommunen formidle til elever og foreldre. Informasjonsskrivet følger som vedlegg til brev om tilsynet.

Innhente skriftlig dokumentasjon

Vi ber kommunen om opplysninger som er nødvendige for å belyse temaet for tilsynet og svare på kontrollspørsmålene, og som ikke er tilgjengelig for oss andre steder. Vi kan kreve opplysninger fra kommunen uavhengig av taushetsplikten til de ansatte, jf. kommuneloven § 30-3. Retten til å kreve redegjørelse, svar på spørreskjema eller intervjuer, gjelder bare overfor kommuner og de ansatte i kommunen og private barnehager og skoler. Hvis vi pålegger kommunen å gi opplysninger, kan kommunen klage, jf. forvaltningsloven § 14 og kommuneloven § 30-5. Vi skal gjøre retten til å klage kjent for kommunen. Hvis vi ønsker opplysninger fra foreldre, elever og andre, kan vi be om det, men ikke kreve det.

I brevet setter vi en frist for når kommunen skal ha sendt inn dokumentasjonen. Fristen skal gi kommunen rimelig tid til å finne frem eller utarbeide dokumentasjonen. Tre uker vil som regel være en rimelig frist. Hvis vi ber om svært mye dokumentasjon, kan vi gi kommunen en lengre frist.

Skriftlig redegjørelse

Kommunen skal i utgangspunktet sende inn eksisterende dokumentasjon og ikke utarbeide ny dokumentasjon for tilsynet sin del. I noen tilfeller kan det være nødvendig å be kommunen redegjøre for praksis og eventuelt be dem underbygge redegjørelsen med dokumentasjon.

Egenvurdering

Vi kan be kommunen redegjøre gjennom å svare på egenvurderingen der dette er tilgjengelig. Egenvurderingen kan bidra til å øke læringseffekten av tilsynet fordi flere kan bli involvert og bli kjent med kravene i regelverket. Vi må avveie behovet for egenvurdering mot hensynet til hva som er praktisk gjennomførbart og effektiv ressursbruk for kommunen og oss.

Spørreskjema

I et spørreskjema skal mottakeren svare på spørsmålene uten ytterligere redegjørelse. Spørreskjemaer kan være et alternativ eller supplement til redegjørelser, egenvurderinger eller intervjuer. Svarene skal gi informasjon som vi kan bruke til å svare på kontrollspørsmålene. Bruk av spørreskjema er særlig aktuelt for å nå mange og sikre representativitet. Vi bruker spørreskjemaer for å hente relativt standardiserte opplysninger fra en stor gruppe. Det kan for eksempel være hele lærergruppen ved en skole, én eller flere klasser med elever, styrere i alle barnehager eller foreldre.

Det er frivillig for elever og foreldre å svare på spørreskjema. Det kan være nyttig å lage informasjonstekst til elever og foreldre. Vi må tilpasse spørsmålene til målgruppen. I spørsmål til elever og foreldre skal vi unngå faguttrykk, og ta hensyn til elevenes alder.
Vi kan be kommunen administrere fordelingen og innsamlingen av spørreskjemaene. Ettersom det er kommunen som er ansvarlig for at reglene blir fulgt, vil det være nyttig for kommunen å se svarene.

Annen dokumentasjon

Når vi ber om et utvalg av samme type dokumenter, for eksempel kopier av vedtak, må vi spesifisere kriterier for utvalget avhengig av om vi ønsker et representativt utvalg, stikkprøver, eller bare de med et bestemt innhold. Formålet er at utvalget av dokumenter må kunne si noe om kommunens praksis.

Vi gjennomfører formøte fysisk eller digitalt når vi vurderer at det er hensiktsmessig. Det kan særlig være aktuelt hvis flere kommuner får samme tilsyn. Vi kan invitere kommuner som ikke får tilsyn, slik at flere får informasjon om temaet for tilsynet, og kan bruke informasjonen og egenvurderingen til å vurdere egen praksis.

Formålet med formøtet er å legge til rette for dialog med kommunen og

• presentere tema for tilsynet, og informere kort om regelverket
• informere om formålet med tilsynet
• avklare spørsmål om hvilken dokumentasjon kommunen må sende inn
• få en orientering av kommuner som har gjennomført egenkontroll
• få en orientering om ansvarsforholdene i kommunen

Vi inviterer kommunedirektøren og ansvarlige ledere i kommuneadministrasjonen sammen med berørte virksomhetsledere. Ettersom ett av formålene med møtet er å avklare spørsmål om dokumentasjonen, gjennomfører vi møtet i god tid før fristen for dokumentasjon går ut.

Hvis den skriftlige dokumentasjonen og informasjonen fra formøtet gir svar på om regelverket er fulgt, kan vi avslutte tilsynet, eller varsle pålegg direkte, jf. enkel fremgangsmåte.

Vi kan innhente mer informasjon ved å gjennomføre et fysisk eller digitalt tilsynsbesøk. Formålet er å opplyse saken tilstrekkelig.

Behovet for informasjon styrer hvem vi skal snakke med, hva vi skal spørre om, om vi skal be kommunen forberede noe, og hvor mye tid vi trenger for å gjennomføre tilsynsbesøket.

Vi utarbeider ulike arbeidsdokumenter som

• intervjuguider
• en plan for gjennomgang av informasjonskilder, som for eksempel elevsaker og vedtak
• program med tidspunkt for eventuelt åpningsmøte, intervjuer, befaringer og gjennomgang av dokumentasjon, systemer eller lignende

Vi legger inn tid til forberedelse og avslutning av de ulike aktivitetene, og til diskusjon og oppsummering oss imellom.

Vi skal som hovedregel sende programmet til kommunen to uker før besøket, og senest én uke før besøket. Det samme gjelder for digitale intervjuer.

Vi gir kommunen beskjed om praktiske forhold, for eksempel hvor mange eller hvor store rom vi trenger, hvem vi ønsker skal delta på åpningsmøtet, om mulighet for å vise frem presentasjoner, og eventuelle andre avklaringer. Da kan kommunen forberede besøket og sørge for at alle vi vil snakke med, er tilgjengelige.

Har vi besluttet å gjennomføre et tilsynsbesøk, bør vi som hovedregel holde et åpningsmøte i starten av tilsynsbesøket. Det kan skje dagen før intervjuene, eller i starten av selve intervjudagen. Varigheten er vanligvis en halv til én time. Varigheten kan avhenge av om vi har gjennomført formøte som en del av tilsynet. Vi må beregne tid til spørsmål.

Formålet med åpningsmøtet er å informere og å ha dialog om tilsynet gjennom å

• informere om tema for tilsynet og kort om regelverket
• informere om formålet med tilsynet
• sikre at alle får samme informasjon før intervjuene
• informere om hvordan tilsynet blir gjennomført
• informere om hvordan intervjuene blir gjennomført

Vi avholder åpningsmøtet hos kommunen, eller digitalt. Vi inviterer dem som skal delta i tilsynet. Det er vanlig at kommunedirektøren, ansvarlige ledere i kommuneadministrasjonen, virksomhetsledere og andre ansatte deltar. Hvis kommunen er enig, kan vi invitere andre kommuner til å delta.

Vi formulerer oss i et klart og forståelig språk. Vi informerer om at vi vil hente inn opplysninger om kommunens praksis, og at vi ikke fører tilsyn med enkeltpersoners praksis.

Når dokumentasjonen ikke gir oss nok informasjon, kan vi gjennomføre intervjuer. Vi må vurdere hvem som kan bekrefte, avkrefte eller utfylle opplysningene i dokumentasjonen. For å vurdere om kommunen gjennom internkontrollen sikrer regeletterlevelse, er ledere i linjen, ansatte og barn og elever viktige informasjonskilder. Eksempelvis kan rektor i intervju fortelle om skolens rutiner, mens intervju med ansatte forteller oss om rutinen er kjent og blir fulgt av de ansatte.

Intervjuer gjennomfører vi hos kommunen, eller digitalt.

Vi tar stilling til om et forhold er godt nok utredet underveis i intervjurekken. Vi stiller ikke spørsmål om forhold som allerede er besvart av flere i intervjuer og bekreftet i andre kilder.

Vi kan legge inn tid i løpet av intervjudagen for å

• planlegge hva vi må bekrefte eller spørre om i de neste intervjuene
• undersøke informasjon nærmere ved å snakke med noen en gang til
• oppsummere det vi har hørt

Når vi forbereder og gjennomfører intervjuer, er det en del problemstillinger vi må ta stilling til:

Hvem og hvor mange skal vi intervjue?

Vi tar stilling til hvem og hvor mange vi skal intervjue ut fra hvilke kontrollspørsmål som ikke er tilstrekkelig besvart, eller som vi ønsker å få bekreftet.

Vi kan velge personer ut fra bestemte funksjoner, som for eksempel kommunedirektør, kommunalsjef for barnehager og skoler, styrer, rektor, andre i skoleledelsen, kontaktlærer, elevrådsleder, eller ut fra hvilke områder ansatte jobber med, som lærere for bestemte fag eller klasser. Hvis flere personer jobber med det samme ansvarsområdet, kan det være nødvendig å snakke med flere for å sikre representativitet.

I de tilfellene vi ber kommunen velge hvem vi skal snakke med, bør vi gi føringer for hvordan valget skal skje. Vi kan for eksempel velge ut fra oversendte lister, eller be om å få snakke med personer som arbeider med bestemte oppgaver, elever på et bestemt trinn, eller elever ut fra saksmapper.

Vi kan hente inn opplysninger fra foreldre for å opplyse saken, enten med samtale eller ved å bruke spørreskjema. Det kan for eksempel være aktuelt å snakke med foreldre som har elever i skolemiljøsaker, eller med vedtak om individuelt tilrettelagt opplæring, eller foreldre med tillitsverv eller lignende roller. 

Vi skal opplyse om at bidrag fra barn, elever og foreldre er frivillige, og at det ikke vil bli kjent for andre enn oss at det er de som har gitt oss opplysningene. Siden det er frivillig for foreldre og deres representanter å møte til intervju, har de ikke krav på godtgjørelse for eventuelt tapt arbeidstid.

Samtaler med barn og elever

Når temaet angår barn og elever direkte, har de rett til å bli hørt. Vi kan snakke med dem eller bruke spørreskjema. Det kan være aktuelt å snakke med elever som sitter i elevrådet, bestemte klasser, eller elever som har vedtak om individuelt tilrettelagt opplæring eller aktivitetsplaner i skolemiljøsaker. Alternativt kan vi gjøre tilfeldige utvalg fra ulike trinn eller grupper.

Les mer om Samtaler med barn og unge

Intervjue én eller flere sammen?

Vi intervjuer som hovedregel én og én. Det er særlig aktuelt for kommunedirektør, sektorledere, barnehagemyndigheter, styrere og rektorer eller andre i stillinger med et særskilt og selvstendig ansvar. Det samme gjelder hvis vi vet om personer som helst vil eller bør snakke med oss alene.

Hvis det er hensiktsmessig, kan vi intervjue flere samtidig. Fordelen med gruppeintervju er at vi rekker å intervjue flere, og dermed får inn opplysninger fra flere. Når vi har gruppeintervjuer, bør gruppen bestå av personer på samme nivå i organisasjonen. Ved gruppeintervjuer er det dessuten et poeng å forsøke å sikre at gruppen er så representativ som mulig.

Fordelene med gruppeintervju, må avveies mot ulempene. Enkelte i gruppen kan bli passive eller tilbakeholdne, eller holder tilbake informasjon de ikke ønsker å dele med de øvrige i gruppen. Ved gruppeintervju risikerer vi at personer i gruppen bevisst eller ubevisst justerer seg etter hverandre, og at de derfor fremstår mer enige enn de egentlig er.

Vi må vurdere konkret om vi skal intervjue barn, unge og foreldre i grupper. Vi må legge vekt på hensynet til barnets beste og personvernhensyn i vurderingen. Barn kan ha med seg en voksen under samtalen. Den voksne er med for å være en støtte for barnet, og ikke som en informasjonskilde for oss. Ofte vet vi på forhånd om barnet vil ha med seg en voksen, men vi må være forberedt på endringer.

Les mer om å intervjue barn i vår veileder om intervjuteknikk

I hvilken rekkefølge skal vi intervjue?

Utgangspunktet er at vi velger den rekkefølgen og tidspunkt for intervju som er hensiktsmessig og gir oss de opplysningene vi trenger. Vi anbefaler å starte og slutte med rektor eller barnehagemyndighet, kommunedirektøren, eller eventuelt andre med lederposisjoner i kommunen.

Se også Veileder om intervjuteknikk

Det kan være nyttig å snakke med foreldre før intervjuer med ansatte. Vi kan gjennomføre intervjuene før eller etter arbeidstid, eventuelt på telefon eller digitalt. I disse samtalene kan det komme frem opplysninger som vi ønsker å undersøke nærmere gjennom intervjuer med for eksempel ansatte i kommuneadministrasjonen, rektor eller styrer, lærere eller barnehageansatte.

Hvis vi i ettertid vurderer at faktum ikke er godt nok opplyst, må vi innhente mer informasjon, for eksempel ved å supplere med nytt intervju.

Hva skal vi spørre om?

Spørsmålene i intervjuene skal ta utgangspunkt i kontrollspørsmålene. Kontrollspørsmål egner seg som regel ikke som intervjuspørsmål direkte.

Spørsmålene til kommunedirektøren bør være av mer overordnet karakter, knyttet til kommunens styringssystemer. Kommunedirektøren har vanligvis ikke detaljkunnskap om forholdene innenfor hvert fagområde. For å få svar på slike spørsmål, må vi henvende oss til andre, for eksempel fagansvarlige i kommunen, ledelsen i barnehagen eller skolen, og til andre ansatte.

Bekrefte innhold i intervjunotatene

Vi kan få bekreftet om notatene våre er i samsvar med informasjonen som kommer frem i intervjuene, ved å stille avklarende spørsmål underveis. Hvis vi har oppfattet feil eller noe er uklart, retter vi opp i notatet med én gang.

Notere og arkivere informasjon

Vi skal notere ned og arkivere informasjonen fra intervjuene for å sikre skriftlighet og etterprøvbarhet. De nedtegnede opplysningene er viktige både for tilsynsteamet som utfører tilsynet, og for bruk i en eventuell klagesak. Dokumentet med notatene er arkivverdig, og vi skal arkivere det på saken. Notatene trenger ikke være omfattende. Det er tilstrekkelig å notere relevante og vesentlige opplysninger som har betydning for konklusjonene i tilsynet.

Vi tilpasser formen på notatene til det som er hensiktsmessig i den konkrete situasjonen. Det kan være et mer utfyllende notat, et notat med kulepunkter eller et annet format. Vi kan unnta notatene fra innsyn.

Les mer om innsyn og offentlighet

Se også Sivilombudets innsynsguide

Befaring og observasjon, tilgang til dokumenter og systemer

For å oppnå formålet med tilsyn, kan vi hente inn informasjon gjennom befaring, observasjon, tilgang til dokumenter eller datasystemer.

Befaring kan for eksempel være omvisning i barnehagens eller skolens lokaler. En omvisning kan si noe om hvordan barnehagen eller skolen organiserer opplæringen, eller kan avdekke områder som er utenfor rekkevidde når barna og elevene er utendørs.  

Observasjon: Målet med observasjon, vil som regel være å opplyse saken tilstrekkelig. For å få en forståelse av forholdene, kan det være nødvendig å observere over noe tid. Observasjon kan derfor være ressurskrevende.

Tilgang til dokumenter til gjennomsyn: Vi kan be om å få se for eksempel vedtak, elevmapper og regnskaper. Vi kan velge ut et gitt antall vedtak vi vil se nærmere på. I så fall må vi være særlig oppmerksomme på om de er representative.

Tilgang til datasystemer: Det kan være relevant informasjon i systemer for internkontroll, systemer for kommunenes risikovurderinger og oppmøteprotokoll på skolen og lignende. Det er viktig at en ansatt fra kommunen bistår for å sikre at vi effektivt finner frem til de relevante opplysningene.

Vi må planlegge informasjonsinnhentingen. Vi informerer kommunen, så langt det er mulig, på forhånd om vi ønsker å gjennomføre en befaring, ha tilgang til dokumenter eller datasystemer. Hvis vi får opplysninger under tilsynsbesøket som gir et behov for å se på dokumenter eller datasystemer, kan vi be om en slik tilgang under besøket. Vi kan be om kopier av utvalgte dokumenter, eller utskrifter fra datasystemet. Utskrifter bør være datert, slik at vi sikrer oss at vi kan dokumentere våre funn i etterkant. Vi bør generelt bruke metodene som er best egnet til å opplyse saken, og minst ressurskrevende for kommunen og oss.

Vi kan avrunde tilsynsbesøket med et avsluttende intervju med kommunedirektøren sammen med barnehagemyndighet eller rektor, og eventuelt andre med lederposisjoner i kommunen, for å stille spørsmål som ikke er avklart i de tidligere intervjuene.

Vi kan avslutte med å gjenta informasjon om videre saksgang, når kommunen kan forvente rapporten fra oss, og hva som kan bli aktuelt av videre oppfølging. Vi kan gi informasjon om hovedtrekkene i hva vi har sett hvis det er områder der observasjonene er entydige.

Vi vil aldri kunne vite nøyaktig hvordan praksisen i en kommune er, men vi må ta stilling til hva vi kan legge til grunn som det mest sannsynlige faktumet for å kunne vurdere om regelverket er oppfylt eller ikke. Hvis alle opplysningene peker mot det samme, vil det ikke være vanskelig å si at noe er sannsynliggjort. En mer krevende situasjon er der hvor opplysningene peker i ulike retninger. Typisk kan det være at dokumenter sier én ting, mens opplysninger fra intervjuer og egenvurderingene sier noe annet. Da må vi legge til grunn det faktumet vi mener er mest sannsynliggjort, det vil si at det er mer enn 50 prosent sannsynlig.

Vi må vurdere faktumet på bakgrunn av de opplysningene vi har. I vurderingen kan det være grunn til å være oppmerksom på følgende:

• Hvordan opplysningen er gitt. Hvis skriftlige opplysninger er bekreftet muntlig, kan vi tillegge dem mer vekt, enn der skriftlige opplysninger ikke er bekreftet i intervju. Se mer om notater fra intervjuer.
• Hvorfor opplysningene ble gitt. En opplysning i et dokument som ikke er utarbeidet for tilsynet, kan ha større vekt enn opplysning i et dokument som er utarbeidet i forbindelse med tilsynet, ettersom opplysningene kan være tilpasset.
• Når opplysningene er fra. Opplysningene som er nært i tid, kan vi vanligvis tillegge mer vekt enn eldre opplysninger.
• Hvem som har gitt opplysningen. Avhengighet og lojalitet kan påvirke hvilke opplysninger som blir gitt.
• Om opplysningene kan være gitt i en bestemt hensikt. Interessekonflikter kan påvirke innholdet i opplysningene i en bestemt retning og ha mindre vekt. Tilsvarende gjelder hvis det er grunn til å tro at opplysningene er koordinert med sikte på tilsynet.
• Om opplysningene blir bekreftet gjennom en annen kilde. Hvis flere kilder peker i samme retning, vil vi kunne tillegge opplysningen større vekt enn om opplysningene kommer kun fra én kilde.

Når vi har konkludert med hvilket faktum vi legger til grunn, må vi vurdere om faktum er i tråd med regelverket, se punkt 6.2. Klargjøre rettslige krav.

Hvis det er vanskelig å konkludere med hva som er mest sannsynlig, bør vi se på hver kilde og opplysning for seg selv én gang til. Vi må vurdere om vi har utredet saken godt nok, eller om vi må innhente mer informasjon.

Hvis vi finner systematiske brudd på barnehageloven og opplæringsloven, vil det ha sammenheng med mangler i internkontrollen. I rapporten viser vi til denne sammenhengen. 

Hvis vi ikke har funnet brudd på barnehageloven og opplæringsloven fordi ansatte gjør det de skal til tross for svakheter i internkontrollen, må vi beskrive hvilke svakheter vi har funnet. Eksempelvis kan vi vurdere at oppfølging fra overordnet nivå er mangelfull, men tjenestenivået har iverksatt tiltak og prosesser som innebærer at regelverket blir fulgt på tilsynstidspunktet. Vi konkluderer derfor ikke med brudd på barnehageloven og opplæringsloven.  

Noen ganger kan det være vanskelig å belyse et forhold og konkludere fordi enkelte situasjoner oppstår sjelden eller ikke har inntruffet. Vi kan likevel måtte konkludere med brudd på kontrollspørsmålet fordi ansatte ikke er forberedt og trygge på hvordan de skal håndtere situasjonen hvis den skulle oppstå. 

Feil i enkelttilfeller, for eksempel mangler i vedtak til enkeltbarn, er brudd på barnehageloven og opplæringsloven som vi kan omtale, men vi kan ikke ut fra enkelttilfeller konkludere med brudd på kontrollspørsmålet.

Vi formidler våre undersøkelser, vurderinger og konklusjoner til kommunen gjennom tilsynsrapporten. Tilsynsrapporten må beskrive observasjoner og funn slik at kommunen kan kontrollere dem. Kommunen må kunne forstå våre vurderinger og konklusjoner.

Hvis vi har avdekket mulige brudd på regelverket, skriver vi et forhåndsvarsel om vedtak etter forvaltningsloven. Kommunen kan uttale seg til dette. Hvis det etter tilbakemeldingen fra kommunen gjenstår brudd, skriver vi den endelige tilsynsrapporten som er et vedtak etter forvaltningsloven. Vi avslutter tilsynet når kommunen har sannsynliggjort at de har rettet bruddene.

Den foreløpige rapporten er et forhåndsvarsel etter forvaltningsloven § 16. Forhåndsvarselet skal inneholde

•  sammendrag når det er hensiktsmessig
• temaet for tilsynet
• hvilke deler av kommunens virksomhet vi undersøker
• tilsynshjemmelen
• hvilke rettslige krav regelverket stiller til kommunen
• hvilke opplysninger vi har lagt til grunn for våre konklusjoner
• hvordan vi har vurdert de faktiske forholdene opp mot de rettslige kravene
• begrunnelsen for konklusjonene
• varslede pålegg med tilhørende korreksjonspunkter
• frister for kommunens tilbakemelding

Vi kan bruke kontrollspørsmålene som utgangspunkt for overskrifter. Vi beskriver våre vurderinger og konklusjoner, både positive og negative konklusjoner. Hvis vi skriver observasjoner og vurderinger for flere kontrollspørsmål samlet, må vi ha tilstrekkelig informasjon til å kunne ta stilling til det enkelte kontrollspørsmålet.

I tilsynsrapporten viser vi til om vi har hørt barn og unge, og hvordan vi har vektlagt deres synspunkter i vurderingen.

Våre observasjoner skal være  etterprøvbare for kommunen. Vi opplyser derfor hvor vi har hentet observasjonene fra. Vi kan for eksempel vise til dokumentasjonen, egenvurderingsskjemaene, intervjuene eller spørreskjemaene som elevene har svart på. Vi refererer som hovedregel ikke til samtaler med enkeltpersoner, men for eksempel hvilken gruppe som er intervjuet, eller hvilken gruppe som har fylt ut egenvurderingen.

Hvis vi har svart nei på et kontrollspørsmål, skal vi gi kommunen et varsel om pålegg om å rette, jf. kommuneloven § 30-4. Vi må vise til bestemmelsen allerede i forhåndsvarselet.

Påleggene skal alltid vise til den eller de konkrete lovbestemmelsene som er brutt. Under hvert pålegg skal det være ett eller flere konkrete korreksjonspunkter. Vi bruker kontrollspørsmålene når vi lager korreksjonspunkter, men tilpasser korreksjonspunktene til funnene. Noen kontrollspørsmål inneholder flere krav som skal være oppfylt. I slike tilfeller kan kommunen ha oppfylt noen av kravene, men ikke alle. Korreksjonspunktet skal da bare omfatte den delen av kontrollspørsmålet som ikke er oppfylt.

Korreksjonspunktene skal bidra til at kommunen blir i stand til å vurdere hvilke tiltak de bør iverksette for å rette brudd på regelverket. I korreksjonspunktet beskriver vi så konkret som mulig hva kommunen må gjøre for å oppfylle kravet, men ikke hvordan. Det er opp til kommunen selv, innenfor de rammene som følger av regelverket, hvordan de ønsker å gjøre det. Når kravet i regelverket viser til en skjønnsmessig standard, indikerer det at kommunen har et visst handlingsrom. Kommunen som selvstendig rettssubjekt og med lokalt selvstyre, må finne ordninger som passer lokalt.

Noen kontrollspørsmål inneholder flere krav som skal være oppfylt. I slike tilfeller kan kommunen ha oppfylt noen av kravene, men ikke alle. Korreksjonspunktet skal da bare omfatte den delen av kontrollspørsmålet som ikke er oppfylt.

Kommunen skal få muligheten til å kommentere innholdet i forhåndsvarselet. Kommunen skal etter loven få en rimelig frist. Vanligvis er to uker tilstrekkelig. Dette reflekterer at det bare er innholdet i forhåndsvarselet som kommunen skal forstå og kommentere. Det er ikke meningen at fristen skal være romslig nok til at kommunen kan rette bruddene.

Vi bør som hovedregel tilby et møte etter forhåndsvarselet. I vurderingen legger vi vekt på vår kjennskap til den konkrete kommunen, typen brudd og hvor omfattende bruddene er. Vi vurderer om det er hensiktsmessig å avholde møtet fysisk eller digitalt. Vi avholder møtet før fristen for kommunen til å uttale seg. Varigheten på møtet er vanligvis én time.

Formålet med et møte etter forhåndsvarsel er dialog, og

• å sikre at grunnlaget for varselet om pålegg er tydelig kommunisert og forstått, det vil si våre funn, vurderinger og konklusjoner
• å kunne utdype og forklare det som kommer frem av forhåndsvarselet, men ikke komme med nye poenger eller momenter
• at kommunen kan stille spørsmål for å avklare uklarheter knyttet til faktum

Møtet skal ikke erstatte informasjon som skulle stått i forhåndsvarselet. Hvis kommunen etterspør råd om hvordan de skal rette, kan vi for eksempel vise til andre tilsynsrapporter der vi har konkludert med at regelverket er oppfylt, eller gi eksempler på hvordan andre kommuner har valgt å rette tilsvarende brudd. Det er samtidig viktig å formidle at kommunen må tilpasse løsninger og tiltak til sine behov.

Alle ansatte som ønsker det og de som har bidratt med informasjon i tilsynet, bør delta på møtet. Vi inviterer vanligvis kommunedirektør, ansvarlige i kommuneledelsen, virksomhetsledere og andre vi har intervjuet. Vi bør invitere politisk nivå. Hvis kommunen er enig, kan vi invitere andre kommuner til å delta. Kunnskap om våre vurderinger og funn, vil gjøre det lettere for andre kommuner å vurdere egen praksis.

Kommunen må sende eventuelle kommentarer til oss skriftlig.

Hvis vi ikke har avdekket brudd på regelverket og dermed ikke har varslet pålegg, er det ikke behov for møte.

Kommunen har rett til å uttale seg om innholdet i forhåndsvarselet. Kommunen kan uttale seg om alle sider av saken. Det betyr at kommunen kan kommentere

• vår tolkning av de rettslige kravene
• faktumet vi har lagt til grunn
• vår foreløpige vurdering av faktum opp mot de rettslige kravene
• våre foreløpige konklusjoner
• reaksjonene vi varsler

Kommunen er uenig i vår lovtolkning, våre vurderinger og konklusjoner

Vi må vurdere kommunens tilbakemelding opp mot lovtekst, forarbeider, rundskriv og andre rettskilder. Hvis vi er enige med kommunen, må vi gjøre  endringer i teksten og eventuelt i pålegg og korreksjonspunkt. Vi skal gjengi og kommentere kommunens kommentarer til forhåndsvarselet i vedtaket.

Kommunen påpeker feil i faktumet

Vi må vurdere om det faktumet kommunen mener er riktig, er sannsynliggjort. Hvis vi mener det, må vi endre teksten i tilsynsrapporten og vurdere de aktuelle kontrollspørsmålene på nytt. Hvis vi endrer våre konklusjoner til gunst for kommunen, skal vi ta ut den aktuelle påleggsteksten eller korreksjonspunktet i tilsynsrapporten.

Kommunen har gjennomført tiltak for å rette

Tilsynsrapporten skal gjenspeile situasjonen på tidspunktet den er datert. Hvis den faktiske situasjonen har endret seg, oppdaterer vi teksten i tilsynsrapporten. Vi må vurdere om det er sannsynliggjort at endringen faktisk har funnet sted, og hvordan dette påvirker svarene på de aktuelle kontrollspørsmålene.

Kommunen har rettet alle regelverksbruddene

Hvis kommunen har rettet alle regelverksbruddene, avslutter vi tilsynet med en rapport uten brudd. I mindre omfattende tilsyn kan vi avslutte tilsynet med en kort rapport. Rapporten må inneholde tilstrekkelig informasjon for at kommunen skal forstå hvorfor vi endrer vår vurdering og konkluderer med at det ikke lenger foreligger brudd på regelverket

Når vi må forhåndsvarsle på nytt

Tilsynsrapporten kan kun inneholde brudd på regelverket og pålegg som kommunen har fått varsel om. Hvis vi blir kjent med nye brudd, for eksempel gjennom kommunens uttalelse på forhåndsvarselet, skal vi sende et nytt forhåndsvarsel. Det samme gjelder hvis vi ser at vi må endre rettsgrunnlaget for pålegget, for eksempel hvis vi har henvist til feil bestemmelse.

Kommunen skal få mulighet til å uttale seg om det nye forholdet, jf. forvaltningsloven § 16. Vi varsler det nye pålegget eller korreksjonspunktet gjennom et revidert forhåndsvarsel. Kommunen skal ha en rimelig frist, minimum to uker.

Tilsynsrapporten har i all hovedsak det samme innholdet som vi har beskrevet i forhåndsvarselet.  Vi inkluderer informasjon om retten til å klage i vedtaket, se forvaltningsloven § 27, jf. §§ 18, 28, 29, 30, 32 og 42, og rettefrist.

Tilsynsrapporten skal gjenspeile situasjonen på tidspunktet den er datert. Kommunens tilbakemelding på forhåndsvarselet kan føre til at vi må endre teksten. Det samme gjelder hvis vi får opplysninger fra andre som tilsier at vår tolkning av regelverket, vår forståelse av faktum eller våre konklusjoner ikke er riktige. Vi må omtale både kommunens uttalelse og vår vurdering av uttalelsen i tilsynsrapporten. Det gjelder uavhengig av om uttalelsen fører til endringer i våre konklusjoner. Hvis vi endrer noen av konklusjonene til gunst for kommunen, tar vi ut de aktuelle påleggstekstene eller korreksjonspunktene fra vedtaket.

Tilbakemelding om retting

Vi fastsetter konkret hvordan vi vil at kommunen skal gi tilbakemelding på at de har rettet. I tilbakemeldingen bør kommunen beskrive

• hvilke tiltak kommunen har satt i verk eller planlegger å sette i verk for å rette brudd på regelverket
• hvordan kommunen planlegger å følge med på at tiltakene blir iverksatt og regelverket blir fulgt
• hvilke interne frister kommunen har satt for å sikre fremdrift og gjennomføring

Kommunen er ansvarlig for å rette bruddene uavhengig av på hvilket nivå i organisasjonen de har skjedd.

I utgangspunktet skal pålegget og korreksjonspunktene gi kommunen tilstrekkelig informasjon til å forstå hvilke endringer de må gjøre i sin praksis.

Vi må vurdere i det enkelte tilfellet om vi har behov for ytterligere dokumentasjon. Vi skal kun be om dokumentasjon som er nødvendig for å ta stilling til om bruddene er rettet. Hvilken type dokumenter det er aktuelt å kreve, må vi se i sammenheng med påleggstekstene og korreksjonspunktene. Det kan være et godt utgangspunkt å se på dokumentasjonen vi innhentet tidligere i tilsynet.

Frist for å oppfylle pålegg

I vedtaket skal vi fastsette en frist for kommunen til å oppfylle påleggene. Fristen skal være tilstrekkelig til at kommunen har en reell mulighet til å rette regelverksbruddene og redegjøre for hvordan de har rettet. Fristen skal ikke være lengre enn det som er nødvendig. De varslede påleggene er en konsekvens av at kommunen ikke har gjort noe som etter regelverket allerede skulle vært gjort.

Vi må ta hensyn til hvilke regelverksbrudd vi har avdekket, hvor krevende de vil være å rette, og hvilke konsekvenser det kan ha at regelverksbruddene pågår. Noen momenter som kan tilsi en kort frist, er at bruddet har umiddelbare negative konsekvenser for barnehagebarn og elever, at bruddet kan rettes gjennom relativt raske prosesser i kommunen, eller at kommunen var kjent med bruddet før tilsynet.

Vanligvis bør fristen ikke være kortere enn tre uker, men heller ikke lengre enn tre måneder. Unntaksvis kan  vi gi en lengre frist. I så fall, bør vi be om å få oppdateringer om status underveis.

Kommunen kan klage på vedtak med pålegg om å rette. Kommunen skal sende klagen til statsforvalteren som skal behandle klagen og forberede klagesaken i tråd med reglene i forvaltningsloven § 33.

Statsforvalteren skal avvise klagen hvis vilkårene for å behandle klagen ikke er oppfylt. Vilkårene for å behandle en klage går frem av forvaltningsloven §§ 28-32. Eksempler på slike vilkår, er klagefristen og kravet om at klageren må ha rettslig klageinteresse. Avvisning av klagen er et enkeltvedtak som vi behandler etter reglene for enkeltvedtak i forvaltningsloven. Kommunen kan klage på statsforvalterens vedtak om å avvise en klage.

Hvis vilkårene for å behandle klagen er oppfylt, skal statsforvalteren vurdere om klagen gir grunnlag for å oppheve, endre eller opprettholde vedtaket. Statsforvalteren må vurdere kommunens synspunkter i klagen og innhente nye opplysninger hvis klagen gir grunn til det.

Klagebehandlingen kan føre til at statsforvalteren endrer vedtaket, som for eksempel å fjerne et pålegg, eller endre innholdet i ett eller flere pålegg. Hvis statsforvalteren kommer til at det ikke er grunnlag for å vedta noen pålegg i saken, kan de oppheve vedtaket.

Hvis statsforvalteren opprettholder vedtaket, skal de sende saken til Utdanningsdirektoratet for endelig behandling. I oversendelsen skal statsforvalteren redegjøre for sin vurdering av kommunens klage og beskrive hvorfor vedtaket er opprettholdt. Hvis statsforvalteren opprettholder deler av vedtaket, skal de sende denne delen av saken til Utdanningsdirektoratet.

Når statsforvalteren endrer vedtaket til fordel for kommunen, skal de informere kommunen om retten til å kreve dekning av sakskostnader.

Når vi konkluderer med ikke brudd på regelverket, utarbeider vi en rapport uten brudd. Det skal komme klart frem i rapporten hva vi har vurdert, både faktum og rettslige krav, og hvorfor vi ikke har avdekket brudd på regelverket. Opplysninger om varslede pålegg og korreksjonspunkter, klageadgang og frist for å rette er ikke aktuelt ettersom vi ikke har funnet brudd. Vi avslutter tilsynet med en kort rapport.

Hvis kommunen eller vi oppdager feil i rapporten, må vi korrigere teksten og oversende korrigert versjon av rapporten. Hvis kommunens tilbakemelding avdekker at det er ett eller flere nye brudd på regelverket, må vi i forhåndsvarsle pålegg om å rette.

Hvis vi har informert elever og foreldre om tilsynet, skal vi også informere dem om brudd på regelverket. Vi sender informasjon til elever og foreldre samtidig som vi sender tilsynsrapporten til kommunen. Vi kan for eksempel sende sammendraget av tilsynsrapporten sammen med et følgebrev som skolen skal gi til elevene og foreldrene. Elevene og foreldrene har gjennom elevrådet og foreldrerådet rett til å medvirke, og kan derfor bidra inn i barnehagens eller skolens arbeid med rettetiltak.

Hvis vi avslutter tilsynet uten brudd, avslutter vi med tilsynsrapporten. Vi sender informasjon til alle elever og foreldre som tidligere har fått informasjon om tilsynet.

Statsforvalteren publiserer en sladdet versjon av tilsynsrapporten på Tilsynskalenderen tidligst tre dager og senest to uker etter at den er sendt til kommunen.

Når fristen for å rette regelverksbrudd og gi tilbakemelding er utløpt, må vi vurdere om vi kan avslutte tilsynet.

På bakgrunn av kommunens erklæring og redegjørelse for at de har rettet brudd, eventuell dokumentasjon og andre opplysninger vi har mottatt, må vi vurdere om retting er sannsynliggjort. Vi må vurdere om tiltakene som kommunen har iverksatt eller planlegger å iverksette, er tilstrekkelig til å etablere en praksis i samsvar med regelverket.

Vi har fortsatt plikt til å opplyse saken. Hvis vi er usikre på faktum, må vi innhente mer dokumentasjon eller redegjørelse. Vi kan gjennomføre nye intervjuer hvis det er nødvendig.

Vi må ta stilling til om tiltakene kommunen har gjennomført eller planlegger å gjennomføre, er tilstrekkelig til å etablere en praksis i samsvar med regelverket, og om det er sannsynliggjort at kommunen vil følge den nye praksisen over tid.

Hva som er tilstrekkelig, må vi vurdere konkret i den enkelte saken. Det vil være avhengig av type regelverksbrudd og hvilken kompetanse og vilje kommunen har til å endre sin praksis. Det er for eksempel ikke nok å presentere en ny rutine. Kommunen må ha gjennomført tiltak som er egnet til å sikre at rutinen blir fulgt. Det kan for eksempel være opplæring og forankring hos dem som er omfattet av rutinen, eller oppdatering av dokumenter som hører til rutinen, for eksempel årshjul, sjekklister og maler.

Det er ikke slik at vi må få dokumentert at alle aktivitetene rundt en ny rutine er gjennomført. Hvis enkelte aktiviteter ligger frem i tid, enten i årshjulet eller fordi aktiviteten blir utløst av en bestemt hendelse, må vi vurdere om det er sannsynlig at aktiviteten vil bli gjennomført slik som den er planlagt. Vi kan ikke vente med å konkludere til hendelsen faktisk skjer, eller at vi får dokumentert alle aktivitetene i et årshjul. Vi kan be kommunen synliggjøre for oss hvordan de selv følger med på at tiltakene de har iverksatt fører til at brudd blir rettet. Hvis vi vurderer at tiltakene kommunen har iverksatt, sannsynliggjør at en ny praksis er etablert og vil bli fulgt, er bruddet rettet. Vi avslutter tilsynet med et eget brev, se mal under vedlegg. I avslutningsbrevet viser vi til vedtaket og kommunens tilbakemelding. I brevet skal vi påpeke at vår konklusjon bygger på våre undersøkelser i tilsynet og status på det tidspunktet brevet er datert.

Der vi har informert elever og foreldre om tilsynet, skal vi informere elever og foreldre om kommunens rettetiltak. De skal få vite at tilsynet er avsluttet, og hva det eventuelt har ført til av endringstiltak.

Informasjonen skal ivareta vår plikt til å informere elever og foreldre som har vært direkte involvert i tilsynet. Vi sender informasjonen til elever og foreldre samtidig med brevet til kommunen der vi avslutter tilsynet. Vi bør oppsummere hovedinnholdet i rettetiltakene i et eget brev som kommunen skal gi til elevene og foreldrene ved barnehagen eller skolen.

Kommunens retting kan noen ganger synliggjøre nye brudd. Hvis nye brudd på regelverket fører til nye pålegg og korreksjonspunkter, skal vi varsle kommunen på nytt etter forvaltningsloven § 16.

Vi sender vanligvis forhåndsvarsel gjennom et eget brev. Kommunen skal få minst to uker til å kommentere det nye forholdet.

Kommunen evner ikke alltid å rette brudd på regelverket innen fristen. I slike tilfeller må vi følge opp at kommunen endrer ulovlig praksis og at arbeidet har fremdrift. Vi må velge den fremgangsmåten og de tilsynsaktivitetene som er nødvendige for å oppnå formålet med tilsynet.

Vi kan gi kommunen skriftlig tilbakemelding, konstatere at vedtaket ikke er etterkommet og eventuelt gi ny frist. Vi adresserer brevet til kommunedirektøren som øverste ansvarlig for at reglene blir fulgt.

Vi kan tilby kommunen et fysisk eller digitalt møte hvor de øverste ansvarlige i kommunen blir invitert. Formålet med møtet er å legge til rette for at kommunen kan stille spørsmål om rettingen, og for at kommunen kan redegjøre for situasjonen. Vi må vurdere om kommunen har behov for veiledning utover dette.

Vi kan følge opp med veiledning om regelverket hvis kommunen ber om det. Kommunen må forstå tilsynsrapporten, påleggstekster og korreksjonspunkter for å kunne rette brudd på regelverket og lære av sine feil. Vi kan for eksempel vise til tilsynsrapporter fra andre kommuner hvor tilsynsmyndigheten har konkludert med at regelverket er oppfylt. Kommunen må alltid tilpasse løsninger og tiltak til behov i egen kommunen, og vi kan ikke fortelle kommunen hva de skal gjøre for å rette

Les om veiledning i artikkelen Andre oppgaver hos statsforvalterne.

Vi kan anbefale kommunen å innhente bistand i arbeidet med å rette hvis vi vurderer at det er hensiktsmessig. Vi må gjøre det tydelig for kommunen at det er frivillig å innhente slik bistand.

Vi må vurdere om vi skal ha løpende dialog med kommunen, for å sikre tilstrekkelig fremdrift, og for at kommunen skal forstå alvoret i situasjonen. Vi kan for eksempel be kommunen rapportere til oss om status for å sikre fremdrift i arbeidet.

Når vi vurderer at kommunen har fulgt opp og rettet i samsvar med pålegg i rapporten, avslutter vi tilsynet. Basert på risikovurderinger, vurderer vi behovet for å følge opp om kommunen har gjennomført rettetiltakene som beskrevet, jf. kapittel 5.3.

Vår vurdering av risiko i den enkelte kommunen, er en fast og gjentagende øvelse. Det er den konkrete risikoen i den enkelte kommunen som avgjør om vi skal føre tilsyn med kommunen og hvilke temaer vi skal føre tilsyn med. Når vi har avsluttet et tilsyn, skal vi derfor vurdere om risikobildet for kommunen og fylket har endret seg.

Vi må vurdere hvilken betydning tilsynet har hatt for kommunen og den samlede risikoen i fylket. Kommunens retting kan på den ene siden føre til at vi vurderer at det ikke lenger er risiko for brudd på regelverket. På den andre siden kan vi ha oppdaget forhold som utgjør en risiko på et annet område, eller vi kan ha funnet mangler i det systematiske arbeidet som tilsier at det er høy risiko på flere områder.

Vi må ta stilling til hvordan vi vil håndtere det nye risikobildet for kommunen og fylket.

Les om ulike fremgangsmåter

Intern evaluering: Vi bør evaluere vår egen gjennomføring og avslutning av tilsynet, som en del av vårt eget forbedringsarbeid.

Vi kan evaluere ved å gjennomgå oppgavene i tilsynsprosessen for å vurdere hva vi kan lære. Vi tar utgangspunkt i kapittel 4, Forutsetninger for godt og virkningsfullt tilsyn, ved formulering av spørsmål i evalueringen.

Ekstern evaluering: Vi kan invitere kommunen til å evaluere tilsynet. Vi kan enten be om svar på konkrete spørsmål i en digital undersøkelse til kommuneadministrasjonen og andre som deltok i tilsynet, eller be om en mer fri tilbakemelding. Alternativt kan vi ha egne møter med kommunen for å diskutere gjennomføringen av tilsynet.

Selvevaluering og evaluering fra tilsynsobjektene kan inngå i et kontinuerlig forbedringsarbeid og utvikling av tilsynsarbeidet.

I Utdanningsdirektoratets tilsyn med de private skolene, inviterer vi til evaluering etter gjennomført tilsynsbesøk og etter avsluttet tilsyn gjennom digitale skjema. I tilsyn basert på skriftlig dokumentasjon, inviterer vi til evaluering kun etter avsluttet tilsyn.

Hvis dere ønsker å ta utgangspunkt i våre maler til bruk i deres egne tilsyn, kan dere duplisere skjemaene via følgende lenker:

• tilbakemelding etter tilsynsbesøk
• tilbakemelding etter avsluttet tilsyn 

Dere bør gjennomføre en kvalitetskontroll av tilsynsrapporten før den godkjennes.

1. Har vi brukt gjeldende versjon av rapportmalen?

Gjeldende versjon av rapportmalen er tilgjengelig i vedlegg 1.

2. Går de rettslige kravene frem av rapporten?

Vi må finne frem til de ulike rettskildene og vekte kildene mot hverandre for å tolke hvilke krav regelverket stiller. Vi trenger ikke gjengi disse tolkningene i tilsynsrapportene, men kravene i kontrollspørsmålene og hjemmel for kravene skal alltid fremgå.

• Har vi vist til lov og forskrift?
• Går kravene i alle kontrollspørsmålene frem av rapporten?

Hjelpespørsmål for å vurdere hvor grundig vi må vurdere rettslige krav:

• Er dette rettslige krav som er utarbeidet av Utdanningsdirektoratet?
• Har vi brukt de rettslige kravene i en tidligere rapport?
• Har det skjedd endringer i kontrollskjemaet som vi må få med i de rettslige kravene?

3. Går de faktiske forholdene frem av rapporten?

Er saken tilstrekkelig opplyst?

Vi skal sørge for at saken er så godt opplyst som mulig. Etter barnekonvensjonen har barn og unge rett til å bli hørt i saker som angår dem. Vi skal derfor alltid bruke dem som informasjonskilde der de kan bidra med informasjon om tilsynstemaet.

• Har vi innhentet opplysninger fra relevante og representative kilder?
• Har vi brukt barn og unge som informasjonskilde der de kan bidra til å besvare kontrollspørsmålene i tilsynet?

Hjelpespørsmål for å vurdere om saken er tilstrekkelig opplyst:

Er det mulig å vurdere kommunens praksis eller rutiner opp mot kontrollspørsmålene? Hvis ikke, er saken vanligvis enten for dårlig opplyst, eller så kommer de faktiske forholdene i saken ikke godt nok frem av rapporten.

Kommer alle relevante observasjoner frem?

Rapporten skal vise relevante kilder og observasjoner. Vi skal ikke la være å opplyse om observasjoner som ikke støtter det faktumet vi har lagt til grunn.

• Kommer det tydelig frem hva som er kildene til observasjonene våre? For eksempel hvilken dokumentasjon, eller gruppe som er intervjuet, eller gruppe som har fylt ut spørreskjema.
• Har vi bare tatt med relevante observasjoner?

Har vi fått frem observasjoner som peker både i den ene og den andre retningen? Har vi ut fra observasjonene konkludert med hvilket faktum vi legger til grunn?

Vi skal legge til grunn de faktiske forholdene som er mest sannsynlig. Noen rettslige krav er utformet slik at det er kommunen som skal dokumentere eller sannsynliggjøre at den oppfyller regelverket.

• Begrunner vi hva vi mener er sannsynliggjort der observasjoner trekker i ulik retning?
• Kommer det frem hvorfor vi eventuelt ikke har lagt til grunn opplysningene vi har fått fra barn og unge?
• Kommer det frem hva som er observasjoner og hva som er våre vurderinger av hva som er sannsynliggjort faktum?
• Har vi bare lagt til grunn faktum som er opplyst når vi konkluderer? Unngår vi forutsetninger som for eksempel «vi forutsetter at ...»? Beskriver rapporten faktum slik det er nå?
• Har vi vurdert de faktiske forholdene opp mot kontrollspørsmålene?
  • Vi skal vurdere de faktiske forholdene som vi har lagt til grunn som sannsynliggjort, opp mot de rettslige kravene.
  • Vi skal kun ta med opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om det rettslige kravet er oppfylt, dersom det er nødvendig for å begrunne hvorfor kommunen ikke oppfyller kravet.
• Har vi knyttet vurderingene våre til de rettslige kravene i kontrollspørsmålene, slik at vi:
  • ikke har for streng anvendelse av regelverket?
  • ikke har for romslig anvendelse av regelverket?
  • ikke vurderer ut fra hva vi selv mener er god praksis?
• Kommer det frem hvorfor vi konkluderer som vi gjør, spesielt der de faktiske forholdene trekker i ulik retning?
• Gir vurderingene nok informasjon til at kommunen vet hva den skal rette, men ikke så konkrete at vi begrenser kommunens handlingsrom?
• Inneholder rapporten en tydelig konklusjon på vurderingene?
• Er både positive og negative konklusjoner begrunnet?
• Har vi unnlatt å gi anbefalinger?

4. Har vi formulert påleggstekst med tilhørende korreksjonspunkter?

• Er det sammenheng mellom konklusjonene i tilsynet og påleggene?
• Krever pålegget det som følger av det rettslige kravet?
• Gir korreksjonspunktene presis informasjon om hva kommunen skal rette?
• Har vi satt en frist for kommunen for tilbakemelding til oss?

5. Har vi skrevet i klarspråk?

• Er rapporten skrevet i et klart og lett forståelig språk?