3. Skolenes økonomiforvaltning

Alle private skoler må sende inn fullt årsregnskap med tilhørende avdelingsregnskap for tilleggsvirksomheter til oss innen 1. juni. I forbindelse med opplastningen av disse dokument besvares også en spørreundersøkelse som danner grunnlag for den risikobaserte utvelgelsen. Ved innleveringen av årsregnskapet for 2024 i 2025 ble det for første gang benyttet KI til å sjekke om innleveringen er komplett.

Oversikt gjennomførte tilsyn med skolenes økonomiforvaltning

 Alle tilsynene ble gjennomført uten stedlig tilsyn.

Manglende avdelingsregnskap og tilleggsvirksomhet 

Tilsyn har avdekket flere tilfeller der det ikke føres egne avdelingsregnskap som viser kostnader og inntekter for skolens tilleggsvirksomheter. Dette gjør det vanskelig å etterprøve om statstilskudd og skolepenger kun benyttes til formål som kommer elevene til gode, og svekker både internkontrollen og ekstern oppfølging. I enkelte tilfeller er avdelingsregnskap verken utarbeidet eller oversendt Utdanningsdirektoratet innen fristen, noe som også er brudd på rapporteringsplikten. Det er derfor stilt krav om at skolene fremover må etablere og føre separate regnskap for all tilleggsvirksomhet, slik at finansieringen av skoledrift og tilleggsvirksomhet holdes adskilt, i samsvar med gjeldende regelverk.

Tilsyn har også avdekket at skolene må sikre et tydeligere skille mellom finansieringen av skoledrift og tilleggsvirksomhet. Skolene skal ikke bruke statstilskudd, skolepenger eller inntekter fra skolevirksomheten til å finansiere tilleggsvirksomhet. Dette innebærer blant annet at alle felleskostnader må fordeles på en måte som forhindrer at midler øremerket skoledrift benyttes til andre formål, og at regnskapet skal føres slik at det kun inneholder transaksjoner knyttet til skoledrift og godkjent tilleggsvirksomhet.

Tilsyn har også avdekket at skolene må bli bedre til å sørge for at fordelingsnøklene for anskaffelser tar hensyn til skolens faktiske behov, og at fordelingsnøklene oppdateres når det er behov for det. Videre må skolene sørge for at de har tillatelse for tilleggsvirksomheter hvor det ikke er forhåndsgodkjenning.

Handel med nærstående 

Tilsyn viser at styret må bli bedre til å dokumentere all handel med nærstående i notene til årsregnskapet. Det skal fremgå hvem skolen handler med, hva slags varer eller tjenester som er kjøpt, og totalbeløpet for de ulike transaksjonene. Dette bidrar til åpenhet og etterlevelse av gjeldende regelverk.

Videre har tilsyn avdekket at styret må bli bedre til å fatte vedtak om at handel med nærstående faktisk kommer elevene til gode, og at denne måten å anskaffe varer og tjenester på er rasjonell. Dette innebærer at styret må vurdere om handelen gir en reell fordel for skolen og at det er en hensiktsmessig og forsvarlig løsning sammenlignet med alternativer i markedet. For å styrke dokumentasjonen rundt slike vedtak, skal styret så langt som mulig underbygge beslutningene med priser og vilkår fra uavhengige tilbydere. Dette er viktig for å kunne vise at handel med nærstående ikke innebærer urimelige vilkår eller overpris, og at skolen ivaretar sine økonomiske interesser på en forsvarlig måte.

Videre viser tilsyn at det er lånt ut midler som stammer fra statstilskudd eller skolepenger, i strid med regelverket. Dette gjelder blant annet depositumsordninger hvor skolens midler har blitt disponert uten at det foreligger tilstrekkelig sikkerhet eller dokumentasjon for tilbakebetaling. Skolens styre er derfor pålagt å sørge for at slike utlån opphører, og at alle fordringer blir gjort opp eller dokumentert som betalt. Det er også stilt krav om at styret erklærer at det ikke vil finne sted nye utlån i strid med regelverket.

Samlet sett viser funnene at det er behov for styrket dokumentasjon, økt åpenhet og grundigere vurderinger fra styret når det gjelder handel med nærstående. Dette skal bidra til at skolen ivaretar elevenes interesser og sikrer at ressursbruken er rasjonell og i tråd med regelverket.

Bruk av tilskudd og skolepenger 

Tilsyn med bruk av tilskudd og skolepenger har avdekket at styret i enkelte tilfeller ikke har sørget for at statstilskudd og skolepenger uavkortet kommer elevene til gode. Vi ser også at statstilskudd og skolepenger er benyttet til å dekke oppstartskostnader, til tross for at dette ikke er tillatt. I tillegg er det avdekket at skoler har pådratt seg kostnader som ikke er relevante for skolens virksomhet.  Ett tilsyn avdekket at en skole utførte arbeid og påkostninger på en tomt eid av skolens nærstående.

Oppsummert 

Tilsyn har avdekket at styret ikke alltid ivaretar sitt ansvar for å sikre at skolen har en forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning i tråd med privatskolelovens bestemmelser. Tilsyn viser også mangler knyttet til styrets ansvar for at organisering, ansettelsesforhold og bokføring skjer i samsvar med regelverket. Vi ser i denne sammenheng at skolens regnskaper har inkludert transaksjoner som ikke er direkte knyttet til skoledrift, noe som er i strid med at regnskapet kun skal omfatte virksomhet som er relevant for godkjenningen som privatskole. Manglende etterlevelse av regelverket knyttet til økonomistyring og regnskapspraksis viser at styrets kontroll- og oppfølgingsansvar ikke er tilstrekkelig ivaretatt.