Den nye tekniske løsningen for GSI støtter samme importspesifikasjon som tidligere. Det betyr at filer som er produsert etter den eksisterende GSI-spesifikasjonen fortsatt kan brukes i den nye tekniske løsningen. For de fleste skoler og systemleverandører skal det derfor være mulig å laste opp filer i samme format som før, uten behov for endringer i filstrukturen.
Hvorfor bruke import?
Man sparer tid ved at opplysninger overføres automatisk.
Det bidrar til bedre datakvalitet ved at informasjon hentes fra registrerte elevdata.
Det reduserer dobbeltregistrering gjennom å gjenbruke eksisterende informasjon.
Systemer som støtter eksport til GSI
Slik importerer du en fil
- Opprett en GSI-fil i det skoleadministrative systemet.
- Logg inn i GSI for den aktuelle skolen.
- Velg Import.
- Finn og velg filen du har eksportert.
- Klikk Importer.
- Kontroller og oppdater eventuelle opplysninger etter importen.
Import for flere skoler
Noen systemer kan eksportere data for flere skoler i én fil. GSI tillater imidlertid bare import for skoler brukeren har skrivetilgang til. For å unngå at flere nivåer oppdaterer samme skjema samtidig, anbefales det å importere én skole om gangen.
Hvilke data importeres?
Omfanget av data som kan importeres varierer mellom systemene. Hvor mye informasjon som overføres avhenger både av funksjonaliteten i systemet og hvilke opplysninger som er registrert av skolen. Det vil være nødvendig å registrere manglende data manuelt i skjemaet etter at filen er importert. Skjemaet må også fullføres inne i systemet før det sendes videre til kommunen og statsforvalter for godkjenning.
Hvis det allerede finnes data i GSI
Ved import vil opplysninger i importfilen overskrive tilsvarende opplysninger i GSI. Kun data som faktisk finnes i filen blir oppdatert. Det anbefales derfor å kontrollere innholdet i filen før import.