Vi har fått spørsmål om kommunale IKT-utgifter er driftsutgifter eller administrasjonsutgifter.
Grunntilskuddet til private ordinære barnehager «skal beregnes ut fra ordinære driftsutgifter i kommunale barnehager, fratrukket administrasjonsutgifter», jf. barnehageloven § 19 a. første ledd andre punktum.
Skillet mellom utgifter til drift og utgifter til administrasjon
Slik vi forstår ordet «driftsutgifter» i barnehageloven § 19 a. første ledd andre punktum, er det alle utgifter som trengs for å opprettholde den løpende og daglige driften av kommunale barnehager. «Adminstrasjonsutgifter» er utgiftene som gjelder den overordnede ledelsen, styringen eller forvaltningen av kommunale barnehager.
I forarbeidene[1] står det om «administrasjonsutgifter» at det
"vil være både sektoravhengige og sektoruavhengige utgifter. Sektoravhengige utgifter vil være utgifter kommunen har til fellesadministrasjon av sine barnehager som for eksempel utgifter til enhetsledere. Sektoruavhengige utgifter vil være utgifter knyttet til administrasjonsoppgaver som for eksempel regnskapstjenester, revisjon, IKT mv. Dette følger også av dagens finansieringsforskrift, se merknad til dagens § 3 første ledd[2]."
Vi mener at forarbeidene støtter ordlydstolkningen overfor. Her kommer det frem at administrasjonsutgifter er «utgifter kommunen har til fellesadministrasjon av sine barnehager» og det vises til eksempler på oppgaver som er typiske for den overordnede ledelsen, styringen eller forvaltningen som regnskapstjenester, revisjon og IKT. Etter dette mener vi at «administrasjonsutgifter» er utgifter som gjelder den overordnede ledelsen, styringen eller forvaltningen av kommunale barnehager.
For å finne ut om en utgift kan trekkes ut av beregningen som «administrasjonsutgifter», må kommunen gjøre en konkret vurdering av om den enkelte utgift gjelder den overordnede ledelsen, styringen eller forvaltningen av kommunale barnehager, altså hva formålet med utgiften er. Dette gjelder også for IKT-utgifter.
Særlig om kategorisering av IKT-utgifter
Vanligvis vil IKT-utgifter til saksbehandlingssystemer, økonomi- og regnskapssystemer, lønns- og personalsystemer, HR-systemer, lisenser for kontorstøtteverktøy, IT-drift av administrative systemer, brukerstøtte/helpdesk for administrative brukere, servere og lagring til administrative formål, informasjonssikkerhet og tilgangsstyring for administrative systemer og innkjøp og drift av PC-er til administrativt personale ha som formål å understøtte den overordnende ledelsen, styringen eller forvaltningen av kommunale barnehager. Mens IKT-utgifter til læringsplattformer, digitale læremidler og pedagogiske programmer, nettbrett og PC-er som brukes i barnehagens pedagogiske arbeid, programvare som brukes til spesialpedagogisk hjelp eller andre digitale verktøy ikke vil ha dette formålet. Her vil formålet typisk være pedagogiske formål, gjerne for å understøtte pedagogiske mål i barnehageloven og rammeplanen. Det må imidlertid vurderes konkret om utgiften hører til drift- eller administrasjon.
Bruk av KOSTRA
Funksjonstilhørigheten til utgiften i KOSTRA-regnskapet vil normalt gi et riktig bilde av hva formålet med utgiften er. KOSTRA-regnskapet er imidlertid ikke laget for å beregne tilskuddet til private barnehager, og det kan inneholde feilføringer, feilklassifiseringer og skjønnsmessige vurderinger. Derfor kan ikke føringen i KOSTRA-regnskapet alltid legges til grunn, og det må gjøres en konkret vurdering av hva formålet med utgiften er for å avgjøre om den regnes som «administrasjonsutgifter» eller ikke, jf. barnehageloven § 19 a. første ledd andre punktum.
Fordeling av IKT-utgifter som gjelder både drift og administrasjon
Selv om mange av IKT-utgiftene kan ha klare formål, kan det også være IKT-utgifter som havner i en gråsone og hvor deler av utgiftene må fordeles mellom administrasjon og kjernevirksomheten til barnehagene fordi formålet med utgiften er todelt. Et eksempel på en utgift som kan ha et todelt formål er utgifter til lisenser kan brukes av de ansatte i barnehagen til pedagogiske formål, men også av kommunenes økonomi- og HR-avdeling. I slike tilfeller må det gjøres en konkret vurdering av om utgiften har flere formål. Har utgiftene flere formål, må den fordeles forholdsmessig mellom formålene.
Det er formålet med utgiften som avgjørende
Oppsummert mener vi at det avgjørende for om en IKT-utgift regnes som driftsutgift eller administrasjonsutgift er formålet med utgiften. Det betyr at en IKT-utgifter ikke automatisk kan klassifiseres som «administrasjonsutgifter».