Bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling i private barnehager

Barnehager som er pålagt å være et selvstendig rettssubjekt, skal følge bokføringsloven og utarbeide årsregnskap i samsvar med kravene i regnskapsloven. Dette gjelder selv om barnehagen er organisert i selskapsformer som ikke er pålagt å utarbeide årsregnskap etter regnskapsloven. Et eksempel på dette er foreninger, som er en selskapsform som kan være unntatt fra plikten i regnskapsloven til å utarbeide årsregnskap, men som ifølge økonomiforskriften skal utarbeide årsregnskap.

Årsregnskapet skal inneholde resultatregnskap, balanse, noter og revisjonsberetning. Bokføringsloven stiller blant annet krav til bokføringen for rettssubjektene i form av flere grunnleggende bokføringsprinsipper, jf. bokføringsloven § 4. Eksempler på slike prinsipper er krav om fullstendighet, sporbarhet, nøyaktighet og ajourhold. Disse kravene gjelder for hele regnskapet.

Regnskapsloven skiller mellom små og store foretak. Små foretak har en del forenklede krav til regnskapsrapportering, og skal blant annet ikke levere årsberetning og kontantstrømoppstilling. Alle de private barnehagene vil per i dag være definert som små foretak etter regnskapsloven.

Regnskapsloven stiller også krav til noteopplysningene for små foretak. Notekravene for private barnehager (små foretak) følger av regnskapsloven §§ 7-35-7-46. Noteopplysninger for poster i balanse og resultatregnskap skal ha samme rekkefølge som postene i oppstillingen for balanse og resultatregnskap. I tillegg er det notekrav i økonomiforskriften til barnehageloven. Disse gjelder for tillatt tilleggsvirksomhet og ved handel med nærstående. Se nærmere omtale om dette nedenfor.

Krav til avdelingsregnskap for tilleggsvirksomhet

Det skal utarbeides et eget avdelingsregnskap for tillatt tilleggsvirksomhet. Avdelingsregnskapet skal vise inntekter, kostnader og resultat for tilleggsvirksomheten. Avdelingsregnskap skal oppgis i note til årsregnskapet.

Særlig om fordelingsnøkler

Transaksjoner som ikke kan føres direkte på barnehagevirksomhet eller annen virksomhet, skal fordeles etter fordelingsnøkler anvendt i tråd med de underliggende aktivitetene som forårsaker inntektene eller kostnadene (årsaksprinsippet). Dette vil typisk være administrasjons- eller felleskostnader mellom ulike barnehager og ulike virksomheter i samme rettssubjekt.

Interne transaksjoner mellom avdelingene og hvordan felleskostnadene er fordelt skal oppgis i note til årsregnskapet. Fordelingsnøklene skal være tilfredsstillende dokumentert. Dette for å sikre at valg av fordelingsgrunnlag og beregning av de enkelte barnehagenes andel skal være etterprøvbart. Fordelingsnøklene skal gjennomgås, og eventuelt oppdateres, årlig. Dersom kostnaden som blir fordelt gjelder kjøp av vare eller tjeneste fra en ekstern leverandør, må størrelsene som fordeles være i samsvar med dokumentasjon fra den eksterne leverandøren. Det skal ikke legges til fortjeneste på de fordelte transaksjonene. Dette fordi det er tale om å fordele dokumenterte administrasjons- og felleskostnader mellom barnehagen og tilleggsvirksomheten, og ikke kjøp av tjenester mellom barnehagen og tilleggsvirksomheten.

I tilfeller hvor det er tale om fordeling av inntekter, vil de samme reglene gjelde for fordeling av disse.

Særlig om rapportering av handel med nærstående

Til forskjell fra regnskapsloven, stiller økonomiforskriften notekrav ved handel med nærstående, selv om barnehagene anses å være små foretak.

Ved handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern skal barnehagen i note til årsregnskapet spesifisere hvem barnehagen har handlet med, hvilke varer og tjenester som er kjøpt og totalbeløpene for de ulike varene og tjenestene. Barnehager som ikke har hatt handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern, skal oppgi dette. 

Særlig om krav til rapportering

Årsregnskapet leveres årlig til Regnskapsregisteret. 

Barnehagen skal også hvert år innen en frist fastsatt av departementet, gi regnskapsopplysninger om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling, og opplysninger som underbygger barnehagens regnskap. Rapporteringen skal skje via BASIL. Barnehager som er pålagt å være et selvstendig rettssubjekt skal også rapportere årsregnskap og revisjonsberetning via BASIL

Årsregnskapet til barnehagen skal revideres av en statsautorisert revisor. Rapporteringen i BASIL skal attesteres av en statsautorisert revisor.