Behandling av personopplysninger i spesialundervisningsaker

Terskelen for hva som regnes som en personopplysning er lav, og det skal veldig lite til for at en aktivitet regnes som behandling av personopplysninger.
All bruk av personopplysninger må ha et rettslig grunnlag for å være lovlig. Det betyr at dere må ha et behandlingsgrunnlag før dere behandler opplysninger i saker som gjelder spesialundervisning.

Behandlingsgrunnlaget ligger i opplæringsloven

I saker som gjelder spesialundervisning vil opplæringsloven § 5-1 jf. § 5-3 som regel gi dere hjemmel til å behandle personopplysninger.

I opplæringsloven § 5-3 første og andre ledd står det at:
Før kommunen eller fylkeskommunen gjer vedtak om spesialundervisning etter § 5-1, skal det liggje føre ei sakkunnig vurdering av dei særlege behova til eleven. Vurderinga skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, og kva for opplæringstilbod som bør givast.
Den sakkunnige vurderinga skal blant anna greie ut og ta standpunkt til

• eleven sitt utbytte av det ordinære opplæringstilbodet
• lærevanskar hjå eleven og andre særlege forhold som er viktige for opplæringa
• realistiske opplæringsmål for eleven
• om ein kan hjelpe på dei vanskane eleven har innanfor det ordinære opplæringstilbodet
• kva for opplæring som gir eit forsvarleg opplæringstilbod.

For å kunne oppfylle plikten til å fatte et vedtak om spesialundervisning må dere behandle flere personopplysninger om eleven og foreldrene, som blant annet står i den sakkyndige vurderingen. Slike personopplysninger vil for eksempel være navn, hvilke behov eleven har og hva spesialundervisningen skal gå ut på.

I opplæringsloven § 5-5 andre ledd står det at:
Skolen skal ein gong i året utarbeide skriftleg oversikt over den opplæringa eleven har fått, og ei vurdering av utviklinga til eleven. Utviklinga til eleven skal vurderast ut frå måla som er sette i den individuelle opplæringsplanen til eleven. Skolen sender oversikta og vurderinga til eleven eller til foreldra til eleven og til kommunen eller fylkeskommunen

Når skolen skal oppfylle plikten til å lage en slik oversikt, behandler skolen personopplysninger. Eleven og foreldrene må blant annet identifiseres med navn, dere må lage en oversikt over opplæringen eleven har fått, og dere må gjøre en vurdering av utviklingen til eleven ut fra målene som er satt i den individuelle opplæringsplanen.

Eksempel 

Ola mottar spesialundervisning. I oversikten som er utarbeidet står det en rekke personopplysninger. Det står blant annet at Ola får oppfølging av en ekstra ressursperson i klassen for å få hjelp til å bryte ned og sortere informasjon. Det går også frem at spesialundervisningen har hjulpet, men at han fremdeles har behov for hjelp til å forstå og sortere informasjonen.

Ikke krav om eget samtykke for å behandle personopplysninger

Det er viktig å være klar over at foreldrene skal gi samtykke til at det blir utarbeidet en sakkyndig vurdering og til at det fattes vedtak om spesialundervisning. Det kreves ikke et eget samtykke for å behandle personopplysningene etter at dette samtykket er gitt. Det skyldes at opplæringsloven § 5-1 og § 5-3 gir hjemmel til å behandle personopplysninger for å sikre retten til spesialundervisning.

Ikke innhent flere personopplysninger enn nødvendig

Dere skal kun samle inn personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle formålet med bestemmelsene i opplæringsloven § 5-1, § 5-3, § 5-4 og § 5-5.

For å ikke innhente flere personopplysninger enn nødvendig, bør dere spørre dere selv hvilke opplysninger (eleven/foreldre/personer i skolen) som er nødvendig for å oppnå formålet med bestemmelsen.

Det er viktig at elevens behov vurderes konkret i hver enkelt sak. I noen saker kan være vanskelig å finne ut om eleven kun har behov for tilpasset opplæring for få tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet eller om eleven har behov for spesialundervisning, eller begge deler.

Eksempel

I dette eksemplet viser at det vil variere fra sak til sak hvilke personopplysninger som er nødvendig å innhente:

Johanna har diabetes. Hun blir urolig, ukonsentrert og irritabel i timene, særlig mot slutten av skoledagen. Kommunen er bekymret for at det vil gå utover hennes faglige utvikling. De involverer PPT, etter å ha innhentet samtykke fra Johannas foreldre.

For at PPT skal klare å vurdere om Johanna har behov for spesialundervisning, bør PPT få vite at Johanna har diabetes. Diagnosen diabetes er vanligvis ikke nødvendig for PPT å vite om for å vurdere om hun har behov for spesialundervisning, men ettersom Johanna nylig har begynt å ta medisiner selv, kan dette være årsaken til hennes konsentrasjonsproblemer. Utredning avdekket at konsentrasjonsvanskene til Johanna skyldes at hun har dysleksi. PPT kommer til at hun har behov for spesialundervisning.

Utlevering av vedtaket hvis eleven flytter til ny kommune eller fylkeskommune

Opplæringsloven § 15-10 regulerer hvilke personopplysninger som kan deles om eleven, når en elev flytter til en annen kommune eller fylkeskommune.

Skolene kan uten samtykke innhente personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle formålene som er nevnt i bestemmelsens andre og tredje ledd. Hvilke personopplysninger det gjelder, er nærmere spesifisert i forskrift til opplæringsloven § 22A-3 og § 22A-4. Hva som kan anses nødvendig å innhente vil imidlertid variere fra elev til elev, og må derfor vurderes individuelt.

Etter § 15-10 fjerde ledd kan skolene i tillegg dele personopplysninger, ved skolebytte i grunnskolen eller ved overgang til videregående opplæring, for å legge til rette for opplæringen til en elev. Dette forutsetter, i motsetning til deling av personopplysninger etter andre og tredje ledd, at eleven eller foreldrene tillater slik deling. Et krav om tillatelse har som formål å sikre at det ikke blir delt flere personopplysninger enn det eleven eller foreldrene ønsker.

I merknadene til opplæringsloven § 15-10 i Prop. 145 L (2020-2021) fremgår følgende eksempler på hva som kan være ønskelig å dele etter § 15-10 fjerde ledd: særlig kategori personopplysninger, f.eks. helseopplysninger, uttalelser fra sakkyndige og vedtak om spesialundervisning.

Der eleven flytter til en ny kommune eller fylkeskommune, må det derfor foreligge tillatelse fra eleven eller foreldrene, for at vedtaket om spesialundervisning kan deles.