Rapportering av elevdata for frittstående videregående skoler

Frittstående videregående skoler skal rapportere om antall elever, hvilke programområder og fag elevene tar og hvilke karakterer de oppnår for skoleåret 2017/18.

Dataene skolene melder inn danner blant annet grunnlag for tilskuddsberegning, statistikk og forskning i Utdanningsdirektoratet, Kunnskapsdepartementet og Statistisk sentralbyrå. Dataene rapporteres også til Lånekassen.

Rapportering via Innsamlingsportalen

Alle godkjente frittstående videregående skoler i Norge og utlandet rapporterer inn via Innsamlingsportalen. Det samme gjelder også Stiftelsen Den Tyske Skoleforening i Norge, Association Du Lycee Francais Rene Cassin D'Oslo, Longyearbyen skole og Statped Oslo. Basen driftes av Waade Information System AS (WIS) på oppdrag fra Utdanningsdirektoratet.

Informasjonen fra Innsamlingsportalen samles i en sentral database, VIGO sentralbase. VIGO sentralbase omfatter all ungdom med rett til videregående opplæring og alle elever i videregående opplæring. Sentralbasen bidrar til at både offentlige og frittstående skoler med rett til statstilskudd rapporterer data i samme struktur og format. Dette er for å sikre et godt og kvalitetssikret datagrunnlag for videregående opplæring. I tillegg brukes karakterinformasjonen ved fylkenes elevinntak i juli for elever som har søkt inntak ved en offentlig skole eller til læreplass kommende skoleår.

Elevtall per 1. oktober og 1. april er grunnlag for beregning av tilskuddsberettiget elevtall

Det er innrapportert elevdata i Innsamlingsportalen som danner grunnlaget for det elevtallet som skolen senere skal bekrefte/godkjenne i Tavla ved rapportering av tilskuddsberettiget elevtall.

  • Før Innsamlingsportalen stenges må skolen kontrollere at elever er riktig rapportert.
  • For kontroll skal skolen benytte skjemaet i PDF-format som blir generert på bakgrunn av skolens rapportering. 

Når Innsamlingsportalen stenges overføres skolens rapportering til Tavla/tilskuddsberettiget elevtall. Endringer som gjøres etter at Innsamlingsportalen er stengt vil ikke bli overført til Tavla. Korrigeringer skolen gjør i Tavla blir ikke tilbakeført til Innsamlingsportalen. Dere vil motta mer informasjon om dette i eget brev i forkant av elevtallsrapporteringene 1. oktober og 1. april.

WIS foretar enkelte kontroller av innrapporterte elevdata, og har tett oppfølging av skolene frem til rapporteringsfristen. Vær oppmerksom på at disse kontrollene ikke er uttømmende, og at Innsamlingsportalen/WIS ikke er en kontrollmotor/godkjenning for at alt skolen rapporterer er korrekt i henhold til godkjenning og regelverk.

Hver enkelt skole har ansvaret for at opplæring de tilbyr er innenfor skolens godkjenning, og at inntaket er gjort etter regelverket for skoler godkjent etter friskoleloven.

Trekk- og korreksjonsordningen – viktig rapportering av elevenes hjemfylke

Det er skolens rapportering i Innsamlingsportalen som danner grunnlag for elevtall og fylkeskommunal tilhørighet per elev, som benyttes av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) i forbindelse med trekk- og korreksjonsordningen. Vi henter ut tallene fra Innsamlingsportalen etter skolens rapporteringer 1. april og 1. oktober, og vidererapporterer til KMD.

Feil og unøyaktigheter i skolens individdata i Innsamlingsportalen kan medføre feil i trekk for den enkelte fylkeskommune.

Hvert år er det mye ekstraarbeid både for direktoratet og skolene på grunn av unøyaktigheter når det gjelder elever som har begynt/sluttet ved skolen og feil rapportering av elever heltid/deltid. Vi presiserer at hver skole må være nøyaktig ved innrapportering og at eventuelle endringer må gjøres i Innsamlingsportalen før denne stenges for skolene. 

Årlige innsamlinger

I løpet av et skoleår er det ni innsamlinger. Det er samme fil/skjema som skal leveres hver gang, med gradvis flere utfylte kolonner gjennom skoleåret. Tabellen nedenfor viser de aktuelle tidspunktene.

Frist Telledato Innsamling Kommentarer
7. sep   Elever tatt inn på programområde ved skolestart. Fylkeskommunen har behov for å vite hvilke elever oppfølgingstjenesten ikke trenger å ta ansvar for. (Dette svarer til fylkeskommunenes innhenting fra egne skoler.)
9. okt 1. okt Offisielle elevtall. Beregning av elevtall danner grunnlag for tilskudd. Her rapporteres elever, programområder og fag. Grunnlag for generering av skjema til bruk av elevtallsrapportering 1. oktober. Brukes også som grunnlag for elevstatistikk hos SSB og Utdanningsdirektoratet. Grunnlag for trekk- og korreksjonsordning. Det vil være en revisjonsrunde på denne innsamlingen i slutten av november. (Denne påvirker imidlertid ikke tall som allerede er rapportert når det gjelder beregning av tilskudd).
15. sep og 13. okt   Karakterer fra skoleåret 2015/16 som er endret på bakgrunn av feilføring av karakterer eller klagebehandling. Karakterer som er endret etter 22. juni. Brukes som grunnlag for karakterstatistikk. Merk at det er en frist i september, men at innsamlingen åpner igjen noen dager i oktober, før ny frist.
15. nov   Elever som har sluttet eller begynt ved skolen etter 1.10  Opplysningene har betydning for rettsberegning og for at elevene skal kunne søke seg inn på Vg2 og Vg3. Brukes også til å få elever som slutter raskere til OT for at elevene skal få oppfylt sin rett til oppfølging.
9. jan   Elever som har sluttet eller begynt ved skolen etter 15.11 Som forrige innsamling.
2. feb   Karakterer ved første halvårsvurdering Brukes av fylkene for foreløpig inntak.
5. apr 1. apr Offisielle elevtall. Beregning av elevtall danner grunnlag for tilskudd. Grunnlag for generering av skjema til bruk ved elevtallsrapportering 1. april. Grunnlag for trekk- og korreksjonsordning.
22. jun   Standpunkt- og eksamenskarakterer (Vg1 og Vg2). Brukes for inntak til fylkeskommunale videregående skoler. Standpunktkarakterer bør føres straks disse foreligger slik at det er klart til eksamenskarakterene kommer.

I forkant alle innsamlinger vil WIS sende ut påminnelse og informasjon på vegne av Utdanningsdirektoratet.

Frist for innrapportering av tilskuddsberettiget elevtall finner skolen i tilskuddsbrev for 2017.

Rapportering til Lånekassen

Fylkene rapporterer data om eksamener som er bestått til Lånekassen. Resultater fra høsteksamen sendes til Lånekassen 1. mars og resultater for våreksamen sendes 15. september. Skolen eller eleven må selv ta ansvar for å sende Lånekassen endringer i karakterer fra forrige skoleår som kommer etter 10. oktober.

Kvalitetssikring

Det er etablert rutiner for å kontrollere, korrigere og rette de innsendte dataene fortløpende slik at dere kan se hva som ikke vil bli godtatt av VIGO sentralbase og få muligheten til å korrigere og sende inn på nytt.

Innsamlingsportalen/WIS foretar enkelte kontroller, men har ikke gjennomgående kontroller av alle individdata sett opp mot regelverket i friskoleloven og tilhørende forskrifter. Det er skolens ansvar at opplæring som tilbys, og rapportering av denne, følger skolens godkjenning og det regelverk som gjelder for frittstående skoler godkjent etter friskoleloven.

Etter rapporteringene 1. oktober og 1. april vil fødselsnummer og hjemkommune bli kontrollert mot folkeregisteret. Folkeregisteret vil overstyre den hjemkommunen skolen har oppgitt. For å få endret hjemkommune må altså eleven ta dette opp med folkeregisteret.

Fant du det du lette etter?

0/250
0/250

Tusen takk for hjelpen!