Veileder om private barnehagers bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling
10. Krav til regnskap og bokføring
Regelverk: Økonomiforskriften til barnehageloven § 4 og § 5
Krav til barnehagenes regnskap og bokføring følger av økonomiforskrift til barnehageloven.
Som beskrevet i kapittel 8, finnes det to hovedgrupper av barnehager:
- Barnehager som i henhold til barnehageloven plikter å være et selvstendig rettssubjekt.
- Barnehager som er unntatt fra kravet om selvstendig rettssubjekt.
Regnskap og bokføring for de som plikter å være selvstendige rettssubjekt
Krav om årsregnskap
Barnehager som er pålagt å være et selvstendig rettssubjekt, skal etter økonomiforskriften § 4
- følge bokføringsloven
- utarbeide årsregnskap i samsvar med kravene i regnskapsloven
- utarbeide noter etter økonomiforskriften
Dette gjelder selv om barnehagen er organisert i selskapsformer som ikke er pålagt å utarbeide årsregnskap etter regnskapsloven. Det gjelder for eksempel foreninger. Foreninger kan være unntatt fra plikten i regnskapsloven til å utarbeide årsregnskap, men dersom foreningen driver en barnehage, plikter den ifølge økonomiforskriften å utarbeide et årsregnskap for barnehagen.
Årsregnskapet skal inneholde resultatregnskap, balanse og noter. Bokføringsloven § 4 stiller en rekke grunnleggende bokføringsprinsipper til regnskapet, som for eksempel krav om fullstendighet, sporbarhet, nøyaktighet og ajourhold. Disse kravene gjelder for hele regnskapet.
Regnskapsloven skiller mellom små og store foretak. Små foretak har en del forenklede krav til regnskapsrapportering. Alle de private barnehagene er i dag små foretak etter regnskapsloven.
Notekravene for private barnehager (små foretak) følger av regnskapsloven §§ 7-35 til 7-46.
Det følger også notekrav av økonomiforskriften til barnehageloven § 4:
- Tilleggsvirksomhet etter § 3 første ledd skal føres på en egen avdeling og avdelingsregnskapet skal oppgis i note til årsregnskapet.
- Rapportering av handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som barnehagen skal oppgis i note til årsregnskapet.
- Interne transaksjoner mellom avdelingene og hvordan felleskostnadene er fordelt skal oppgis i note til årsregnskapet.
Notekrav om avdelingsregnskap for tilleggsvirksomhet
Det skal utarbeides et eget avdelingsregnskap for tillatt tilleggsvirksomhet (se kap. 9).
Avdelingsregnskapet skal vise inntekter, kostnader og resultat for tilleggsvirksomheten.
Hvis en transaksjon gjelder både barnehagen og tilleggsvirksomheten, må beløpet fordeles på en korrekt måte. Når det ikke er mulig å føre beløpet direkte på én av virksomhetene, skal den fordeles etter fordelingsnøkler (se kap 5) som gjenspeiler hva som faktisk har skapt kostnaden eller inntekten (årsaksprinsippet). Fordelingsnøklene må være godt dokumentert.
Avdelingsregnskap skal oppgis i note til årsregnskapet.
Kravet om eget avdelingsregnskap gjelder ikke for barnehagene til studentsamskipnadene som driver studentvelferdstjenester som tillatt tilleggsvirksomhet, se forskrift om studentvelferdstjenester.
Notekrav om handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern
Ved handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern skal barnehagen i note til årsregnskapet spesifisere
- hvem barnehagen har handlet med
- hvilke varer og tjenester som er kjøpt
- totalbeløpene for de ulike varene og tjenestene
Dersom barnehagen ikke har hatt handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern, skal dette framgå av dokumentasjonen.
Eksempel på note:
Barnehagen har kjøpt regnskapstjenester fra selskap eid av eier for kr 15 000.
Barnehagen har utbetalt lønn til eierens sønn for kr 300 000 i regnskapsåret.
Barnehagen har betalt husleie til søsterselskap for kr 900 000 i regnskapsåret.
Notekrav ved interne transaksjoner mellom avdelingene og felleskostnader
Hvis en transaksjon ikke kan knyttes direkte til barnehage eller tilleggsvirksomhet, skal den fordeles etter fordelingsnøkler basert på hvilke aktiviteter som har skapt inntektene eller kostnadene (årsaksprinsippet). Interne transaksjoner mellom avdelingene og hvordan felleskostnadene er fordelt skal oppgis i note til årsregnskapet.
Fordelingsnøklene skal være tilfredsstillende dokumentert.
Regnskap og bokføring for de som er unntatt kravet om selvstendig rettssubjekt
Krav om et eget regnskap
Barnehager som er unntatt fra kravet til selvstendig rettssubjekt (se kap. 8), skal utarbeide et eget regnskap for barnehagen. Dette følger av økonomiforskriften § 5.
Barnehagen skal følge bokføringsloven når de utarbeider regnskapet. Det innebærer at barnehagene er underlagt krav til bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon, oppbevaring og plikt til regnskapsrapportering. Det stilles også krav til sporbarhet og ajourhold.
Regnskapet skal vise alle inntekter og kostnader som gjelder godkjent barnehagedrift og relevante balanseposter.
Eksempler på relevante balanseposter:
- eiendom
- skyldig arbeidsgiveravgift, skyldige feriepenger og skyldig forskuddstrekk
- bankinnskudd og gjeld til kredittinstitusjoner
- konsernkonto
- kundefordringer og leverandørgjeld
- fordringer og gjeld
Kravet om å føre et eget regnskap gjelder alle som ikke er pliktig å være et selvstendig rettssubjekt. Det betyr at kravet også gjelder for en liten familiebarnehage som er organisert som et enkeltpersonsforetak. Barnehagen skal ha et regnskap som dokumenterer inntekter og kostnader knyttet til barnehagedriften. Dette gjelder selv om standardfradrag brukes i skattemeldingen. Det er ikke i tråd med økonomiforskriften å kun føre opp standardfradrag som eneste kostnad i barnehagens regnskap. Barnehagens regnskap skal inneholde faktiske kostnader i regnskapsåret. Det er også krav til oppbevaring av dokumentasjonen i 10 år (se kap. 13).
Dokumentasjon på sammenhengen mellom regnskaper i årsregnskapet
Barnehager som selv er unntatt fra kravet om å være selvstendig rettssubjekt, kan inngå i et rettssubjekt som utarbeider årsregnskap. Hvis barnehager er en del av et rettssubjekt som utarbeider årsregnskap, er det krav om at rettssubjektet i årsregnskapet dokumenterer sammenhengen mellom regnskapene for de enkelte barnehagene, og regnskapet for rettssubjektet.
Her er et eksempel på hvordan rettssubjektet kan dokumentere sammenhengen i årsregnskapet mellom barnehager og eventuell tilleggsvirksomhet:
Dokumentasjon av sammenheng barnehage og tilleggsvirksomhet Konto Barnehage A Barnehage B Kurs-virksomhet Totalt Fordelings-nøkkel Inntekter offentlige tilskudd 5 000 000 4 500 000 - 9 500 000 Foreldrebetaling 1 200 000 1 100 000 - 2 300 000 Inntekt kursvirksomhet - - 400 000 400 000 Lønnskostnader -4 000 000 -3 800 000 -200 000 -8 000 000 Husleie -300 000 -250 000 -50 000 -600 000 Arealbruk IT-tjenester -60 00 -55 000 -10 000 -125 000 Antall ansatte Sum årsresultat 1 840 000 1 495 00 140 000 3 47 000
Dokumentasjon på handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern
Ved handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern skal barnehagen ha dokumentasjon som viser
- hvem barnehagen har handlet med
- hvilke varer og tjenester som er kjøpt
- totalbeløpene for de ulike varene og tjenestene
Dersom barnehagen ikke har hatt handel med eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern, skal dette framgå av dokumentasjonen.
Når barnehagen handler med nærstående, er det ekstra viktig å dokumentere godt at transaksjoner skjer på markedsmessige vilkår. Dette kan du lese mer om under kapittel 3.
Fordeling av kostnader etter fordelingsnøkler
Noen utgifter gjelder flere barnehager eller virksomheter. Da må kostnadene fordeles rettferdig etter fordelingsnøkler.
Fordelte kostnader er utgifter som blir delt mellom ulike avdelinger, barnehager og virksomheter inne i samme rettssubjekt. Kostnader som ikke kan føres direkte på barnehagevirksomhet eller annen virksomhet, skal fordeles etter fordelingsnøkler anvendt i tråd med de underliggende aktivitetene som forårsaker inntektene eller kostnadene (årsaksprinsippet).
Kostnadene må være relatert til aktiviteten i barnehagen. Dette kan være administrasjons- og felleskostnader som oppstår som en følge av direkte barnehagedrift. Administrasjons- og felleskostnader er kostnader som kan knyttes til barnehagedriften via for eksempel barn og ansatte i barnehagen. Slike kostnader kan være kursing og opplæring av ansatte, regnskap og revisjon.
Målet med kostnadsdelingen er å fordele de totale kostnadene på en rettferdig måte basert på forbruk eller nytte. Fordelingsnøkler er metoder eller kriterier som brukes for å fordele kostnadene.
Interne transaksjoner mellom avdelingene og hvordan felleskostnadene er fordelt skal oppgis i note til årsregnskapet.
Fordelingsnøklene skal være tilfredsstillende dokumentert. Dette for å sikre at valg av fordelingsgrunnlag og beregning av de enkelte barnehagenes andel skal være etterprøvbart.
Barnehagen må gjennomgå fordelingsnøklene årlig, og oppdatere dem ved behov. Dersom kostnaden som blir fordelt gjelder kjøp av vare eller tjeneste fra en ekstern leverandør, må det være samsvar mellom utgiften som er fordelt, og dokumentasjon fra den eksterne leverandøren.
Det skal ikke legges til fortjeneste på de fordelte kostnadene. Årsaken er at det dreier seg om fordeling av dokumenterte kostnader mellom barnehagen og tilleggsvirksomheten, og ikke kjøp av tjenester mellom disse.
Eksempler på fordeling av kostnader:
- Utleie av barnehagens lokaler: Fordelte kostnader kan være strøm, husleie, vann/avløp.
- Utleie av driftsmidler (f.eks. bil): Fordelte kostnader vil kunne være drivstoff/ladeutgifter, forsikring osv.
- Kurs/veiledning: Lønn, materiale osv.