Veileder om private barnehagers bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling

Regelverk:

Barnehagen skal oppbevare regnskapsmateriale og annen dokumentasjon i 10 år etter regnskapsårets slutt, i tråd med økonomiforskriften til barnehageloven § 9 og bokføringsloven § 13.

Hovedregelen er lagring i Norge. Oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale kan skje i andre EØS-stater uten søknad til Skattedirektoratet, men du må sende melding om hvordan lagring er organisert. Skattedirektoratet har foreløpig godkjent Finland, Sverige, Danmark og Island.

Les om dette hos Skatteetaten

Dokumentasjonen skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Videre skal dokumentasjonen kunne framlegges i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør tilsyn.

Bokføringsloven sier hva som er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Dette er blant annet følgende:

• årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning,
• spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
• dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen,
• revisors skriftlige kommunikasjon med styret
• avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning,
• korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning,
• utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte,
• prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift