Krav til barnehagens resultatregnskap

Barnehageeier skal utarbeide et resultatregnskap for hver barnehage som er godkjent etter barnehageloven. Resultatregnskapet skal vise alle inntekter og kostnader som gjelder godkjent barnehagedrift. Det skal innleveres ett resultatregnskap per barnehage som om det var en selvstendig enhet.

Inntekter og kostnader skal periodiseres i samsvar med prinsippene i regnskapsloven § 4-1, og regnskapet skal dokumenteres i samsvar med bokføringslovens krav.

Barnehagen skal hvert år innen en fastsatt frist innrapportere opplysninger fra barnehagens resultatregnskap i BASIL.

I barnehageloven står det at barnehagen bare skal dekke kostnader som direkte gjelder godkjent drift av barnehagen. Kostnader som gjelder annen virksomhet eller andre barnehager, skal i sin helhet holdes utenfor regnskapet. En barnehageeier som driver flere barnehager må ha oversikt over kostnader som er påløpt i de ulike barnehagene.

Kostnader som kan belastes barnehagens resultatregnskap – krav om relevans

At barnehagen bare skal dekke kostnader som direkte gjelder godkjent drift av barnehagen, betyr at alle transaksjoner som kostnadsføres i barnehagens resultatregnskap må være direkte knyttet til den driften som kommunen har godkjent etter barnehageloven.

Det må vurderes konkret i hvert enkelte tilfelle om kostnaden direkte gjelder godkjent drift av barnehagen. At kostnaden må «gjelde» godkjent barnehagedrift stiller krav til at kostnaden må være relevant for driften av denne konkrete barnehagen. Barnehagens kostnader må også være reelt knyttet til barnehagedriften.

I denne vurderingen må barnehageeier ta stilling til følgende:

1. Type kostnad: Er denne type kostnad relevant for barnehagedriften?

Eksempel på kostnader som kan være relevant for barnehagedrift er kjøp av klatrestativ og førstehjelpskurs.

Et annet eksempel er barnehager med friluftsprofil som går til innkjøp av en buss for å kjøre barna på tur. Kostnaden til bussen kan være relevant for driften av akkurat denne type barnehage.

Kjøp av varer og tjenester knyttet til formål eller aktiviteter som står i årsplaner eller andre dokumenter, kan også tyde på at kostnaden er relevant for barnehagen.

2. Reell kostnad: Er kostnaden reelt knyttet til barnehagedriften?

Selv om en type kostnad kan være relevant for barnehagedriften, må også kostnaden reelt gjelde driften av den konkrete barnehagen. Dette betyr at varen eller tjenesten som kostnaden gjelder, i realiteten blir benyttet av og kan knyttes til barnehagen. I denne vurderingen vil det være et viktig moment om kostnaden kommer barna i barnehagen til gode. Det kan også være tilfeller hvor kun deler av kostnaden anses relevant, fordi kun deler av varene eller tjenestene reelt sett gjelder godkjent barnehagedrift.

Et eksempel er husleiekostnader. Dette er en relevant kostnad for de fleste barnehager, fordi det direkte gjelder godkjent barnehagedrift. Dersom barnehagen leier mer areal enn hva den har behov for (areal utover godkjent leke– og oppholdsareal og nødvendige rom som personalrom, garderobe og kontor), vil ikke nødvendigvis hele leiekostnaden gjelde godkjent barnehagedrift. Det må da vurderes om kostnaden må anses å være kostnader som ivaretar eierens interesser i barnehagevirksomheten, eller om den faktisk kommer barna i barnehagen til gode.

Typiske kostnader som direkte gjelder godkjent barnehagedrift

Alle kostnader som direkte gjelder godkjent barnehagedrift, skal føres i barnehagens resultatregnskap. Dette er kostnader som er relatert til en aktivitet som kan knyttes til hver enkelt barnehage.

De fleste kostnader er direkte forbundet med barnehagedriften, og skal føres direkte på den enkelte barnehage. Kostnader som direkte gjelder godkjent barnehagedrift kan for eksempel være:

• utgifter til drift og vedlikehold av eiendom
• innkjøp av utstyr
• kostnader til vikarer
• lønns- og personalutgifter til barnehagens ansatte. Her inngår også rimelige utgifter til velferdstiltak som tar sikte på å øke trivselen og motivasjonen til de ansatte. I vurderingen av hva som er et "rimelig" velferdstiltak, kan man se om velferdstiltaket er vanlig i kommunale barnehager og i arbeidslivet ellers.
• pensjonskostnader
• husleie
• renholdstjenester

 Administrasjons- og felleskostnader

Kostnader som ikke kan knyttes direkte til barnehagedriften, kan likevel være kostnader som skal belastes barnehagen. Dette er eksempelvis aktuelt hvis barnehagen inngår i en kjede med andre barnehager, og man ikke kan direkte identifisere hvilken barnehage kostnaden tilhører. Kostnadene må være relatert til aktiviteten i barnehagen.

Dette kan være administrasjons- og felleskostnader som oppstår som en følge av direkte barnehagedrift. Administrasjons- og felleskostnader er kostnader som kan knyttes til barnehagedriften via for eksempel barn og ansatte i barnehagen. Slike kostnader kan være kursing og opplæring av ansatte, regnskap og revisjon.

Dersom barnehageforetaket driver annen virksomhet i tillegg til den som er godkjent etter barnehageloven, skal barnehagens resultatregnskap kunne dokumentere at administrasjons- og felleskostnader mellom virksomhetene er fordelt forholdsmessig. Det samme gjelder hvis barnehagen inngår i et foretak eller en foretaksgruppe (konsern) sammen med andre barnehager.

Bruk av fordelingsnøkler

Når kostnader må fordeles forholdsmessig, skal det velges fordelingsnøkler i tråd med årsaksprinsippet. Dette betyr at de fordeles etter de underliggende aktivitetene, eksempelvis antall ansatte eller antall barn, som forårsaker inntektene eller kostnadene.

Fordelingsnøklene skal kunne dokumentere at kostnaden har tilknytning til aktiviteten i barnehagen, og gjenspeile i hvilken grad denne kostnaden er relatert til driften av den enkelte barnehage. Det er viktig at fordelingsnøklene er objektive og transparent. Fordelingsnøklene må også være etterprøvbare.

Eksempler på ulike tilfeller hvor fordeling er nødvendig:

• Morselskapet kjøper inn en vare eller tjeneste for bruk i flere barnehageselskaper. Kostnadene fordeles på barnehagene med utgangspunkt i valgt fordelingsnøkkel. Rene utlegg skal fordeles uten påslag.
• Selskap med flere underliggende avdelinger som kjøper en vare eller tjeneste som skal fordeles på de underliggende barnehagene.
• Barnehagen eller eier kjøper en vare eller tjeneste som skal brukes både av eier og barnehagen.

Eksempler på fordelingsnøkler og bruken av dem:

• Antall timer: Hvis et selskap har flere barnehager under samme rettssubjekt, og ansatte jobber på tvers av barnehagene, kan kostnaden eksempelvis fordeles etter antall timer den ansatte har jobbet i de ulike barnehagene.

• Antall ansatte: Dersom kostnader knyttet til pensjon blir betalt av et annet selskap enn barnehagen, skal pensjonskostnadene fordeles etter reell aktivitet. Barnehagen kan bare belastes pensjonskostnader som er relatert til ansatte i barnehagen.

• Materialforbruk: Dersom morselskapet til barnehagen driver skolevirksomhet i tillegg, og morselskapet kjøper inn materiale for oppgradering av uteområdene til barnehagen og skolen, kan kostnaden måtte fordeles etter materialforbruk.

• Barnehagens areal: Dersom barnehageeier leier ut deler av barnehagebygget til annen virksomhet, eksempelvis et regnskapskontor, kan husleiekostnaden fordeles etter barnehagens og regnskapskontorets arealbruk.

• Kilometer: Dersom flere barnehager i samme kjede deler på en buss som kjører barna på turer, kan kostnaden måtte fordeles etter antall kilometer den enkelte barnehage har benyttet bussen.

• Antall barn: Kostnader til leker som skal fordeles mellom flere barnehager i samme kjede, kan eksempelvis fordeles etter antall barn i barnehagen.

 Kostnader som ikke gjelder godkjent barnehagedrift

Transaksjoner som ikke gjelder drift etter barnehageloven, skal i sin helhet holdes utenfor regnskapet.

Kostnader som ikke skal føres i barnehagens resultatregnskap kan for eksempel være:

• Kostnader som gjelder andre barnehager eller annen virksomhet. 
  • Et selskap kan drive flere virksomheter i tillegg til barnehagevirksomheten. Typisk annen virksomhet er kursvirksomhet, byggeteknisk konsulentvirksomhet, eiendomsutleie og studentvelferd. Enkelte selskap driver også flere barnehager i samme selskap. Barnehageloven krever at kostnader som gjelder andre barnehager eller annen type virksomhet, holdes utenfor barnehagens resultatregnskap. Dette betyr blant annet at barnehagen ikke kan kostnadsføre renter til lån for å finansiere annen type virksomhet eller andre barnehager. 
  • Kryssubsidiering: Innenfor en barnehagekjede kan det være noen barnehager som går med overskudd og noen som går med underskudd. Kostnader til andre barnehager som drives i samme rettssubjekt, skal ikke føres i barnehagens regnskap. Hvis barnehagen har oppfylt kravene i barnehageloven § 23 og fått et positivt årsresultat, kan barnehageeier disponere overskuddet fritt, også til å subsidiere andre barnehager. 
• Kostnader til å forvalte eierens interesser i barnehagevirksomheten.
  • Eierkostnader knytter seg ikke til drift av barnehager, og denne typen kostnader skal ikke tas med i barnehagens resultatregnskap. Oppkjøpskostnader er et eksempel på kostnader som kan være relatert til eiers interesser. Oppkjøpskostnader kan verken belastes den oppkjøpte barnehagen selv eller andre barnehager. Eksempler på slike kostnader kan være avskrivninger på goodwill og renter på lån benyttet til anskaffelse av goodwill ved oppkjøp av både egen barnehage og andre barnehager.
• Kostnader som gjelder privat bruk. 
  • Dersom barnehagen har bil, som i praksis kun brukes privat og ikke i driften av barnehagen, er det i strid med barnehageloven hvis barnehagen dekker disse kostnadene. Dersom bilen er en del av lønnsbetingelsene til en ansatt, kan den belastes barnehagens regnskap. Dette må kunne dokumenteres.