Bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling i private barnehager

Denne veilederen skal hjelpe eiere av privat barnehager til å forstå og følge kravene til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling. Veilederen omhandler reglene som står i barnehageloven kapittel V (barnehageloven §§ 21-23) og økonomiforskrift til barnehageloven.

Vi vil oppdatere denne veilederen jevnlig slik at den er i tråd med gjeldende praksis. Vi markerer eventuelle endringer, slik at disse er lett synlige.

Hvis du har spørsmål om veilederen,  send en e-post til post@udir.no.

Overordnet om kravene i barnehageloven

Barnehageloven har regler for hvordan barnehagen kan bruke offentlige tilskudd og foreldrebetaling. Formålet med reglene er at pengene skal komme barna i barnehagen til gode.

Barnehagen må oppfylle følgende krav til bruk av tilskudd og foreldrebetaling barnehageloven § 23 :

  • Barnehagen skal bare dekke kostnader som direkte gjelder godkjent drift av barnehagen.
  • Barnehagen skal ikke overfor eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier foreta transaksjoner og dekke kostnader på vilkår eller med beløp som avviker fra eller overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter.
  • Barnehagen skal ikke ha vesentlig lavere personalkostnad per heltidsplass enn det som er vanlig i tilsvarende kommunale barnehager.

I tillegg stiller § 23 i barnehageloven og økonomiforskriften krav til dokumentasjon og rapportering:

  • Barnehagen skal kunne dokumentere at offentlige tilskudd og foreldrebetaling er brukt i samsvar med kravene i § 23.
  • Barnehageeier skal utarbeide et resultatregnskap for hver barnehage som er godkjent etter barnehageloven.
  • Barnehagen skal hvert år innen en fastsatt frist innrapportere opplysninger fra barnehagens resultatregnskap i BASIL. Det skal innleveres ett resultatregnskap per barnehage som om det var en selvstendig enhet.

Dersom kravene som er listet opp ovenfor er fulgt, kan barnehagen disponere et eventuelt overskudd fritt. Å ta ut utbytte, overføre konsernbidrag eller overføre tilbake til egenkapitalen, er eksempler på hvordan barnehagen kan disponere et overskudd.

Barnehageeier har ansvar for at barnehagen drives i samsvar med barnehageloven med tilhørende forskrifter, og andre gjeldende lover og forskrifter. Barnehageeier vil til enhver tid være den fysiske eller juridiske personen som eier barnehagen.

Hvem som er ansvarlig i eierforetaket til barnehagen, følger av regelverket som gjelder for den organisasjonsformen som er valgt for virksomheten. For aksjeselskaper og stiftelser for eksempel, innebærer det blant annet at barnehagen skal ha et styre. Styret for rettssubjektet som driver den private barnehagen, vil være barnehagens øverste ansvarlige organ. Dette styret vil være ansvarlig for at barnehagen drives i samsvar med barnehageloven med forskrifter.

Krav til barnehagens resultatregnskap

Barnehageeier skal utarbeide et resultatregnskap for hver barnehage som er godkjent etter barnehageloven. Resultatregnskapet skal vise alle inntekter og kostnader som gjelder godkjent barnehagedrift. Det skal innleveres ett resultatregnskap per barnehage som om det var en selvstendig enhet.

Inntekter og kostnader skal periodiseres i samsvar med prinsippene i regnskapsloven § 4-1, og regnskapet skal dokumenteres i samsvar med bokføringslovens krav.

Barnehagen skal hvert år innen en fastsatt frist innrapportere opplysninger fra barnehagens resultatregnskap i BASIL.

I barnehageloven står det at barnehagen bare skal dekke kostnader som direkte gjelder godkjent drift av barnehagen. Kostnader som gjelder annen virksomhet eller andre barnehager, skal i sin helhet holdes utenfor regnskapet. En barnehageeier som driver flere barnehager må ha oversikt over kostnader som er påløpt i de ulike barnehagene.

Kostnader som kan belastes barnehagens resultatregnskap – krav om relevans

At barnehagen bare skal dekke kostnader som direkte gjelder godkjent drift av barnehagen, betyr at alle transaksjoner som kostnadsføres i barnehagens resultatregnskap må være direkte knyttet til den driften som kommunen har godkjent etter barnehageloven.

Det må vurderes konkret i hvert enkelte tilfelle om kostnaden direkte gjelder godkjent drift av barnehagen. At kostnaden må «gjelde» godkjent barnehagedrift stiller krav til at kostnaden må være relevant for driften av denne konkrete barnehagen. Barnehagens kostnader må også være reelt knyttet til barnehagedriften.

I denne vurderingen må barnehageeier ta stilling til følgende:

1. Type kostnad: Er denne type kostnad relevant for barnehagedriften?

Eksempel på kostnader som kan være relevant for barnehagedrift er kjøp av klatrestativ og førstehjelpskurs.

Et annet eksempel er barnehager med friluftsprofil som går til innkjøp av en buss for å kjøre barna på tur. Kostnaden til bussen kan være relevant for driften av akkurat denne type barnehage.

Kjøp av varer og tjenester knyttet til formål eller aktiviteter som står i årsplaner eller andre dokumenter, kan også tyde på at kostnaden er relevant for barnehagen.

2. Reell kostnad: Er kostnaden reelt knyttet til barnehagedriften?

Selv om en type kostnad kan være relevant for barnehagedriften, må også kostnaden reelt gjelde driften av den konkrete barnehagen. Dette betyr at varen eller tjenesten som kostnaden gjelder, i realiteten blir benyttet av og kan knyttes til barnehagen. I denne vurderingen vil det være et viktig moment om kostnaden kommer barna i barnehagen til gode. Det kan også være tilfeller hvor kun deler av kostnaden anses relevant, fordi kun deler av varene eller tjenestene reelt sett gjelder godkjent barnehagedrift.

Et eksempel er husleiekostnader. Dette er en relevant kostnad for de fleste barnehager, fordi det direkte gjelder godkjent barnehagedrift. Dersom barnehagen leier mer areal enn hva den har behov for (areal utover godkjent leke– og oppholdsareal og nødvendige rom som personalrom, garderobe og kontor), vil ikke nødvendigvis hele leiekostnaden gjelde godkjent barnehagedrift. Det må da vurderes om kostnaden må anses å være kostnader som ivaretar eierens interesser i barnehagevirksomheten, eller om den faktisk kommer barna i barnehagen til gode.

Typiske kostnader som direkte gjelder godkjent barnehagedrift

Alle kostnader som direkte gjelder godkjent barnehagedrift, skal føres i barnehagens resultatregnskap. Dette er kostnader som er relatert til en aktivitet som kan knyttes til hver enkelt barnehage.

De fleste kostnader er direkte forbundet med barnehagedriften, og skal føres direkte på den enkelte barnehage. Kostnader som direkte gjelder godkjent barnehagedrift kan for eksempel være:

  • utgifter til drift og vedlikehold av eiendom
  • innkjøp av utstyr
  • kostnader til vikarer
  • lønns- og personalutgifter til barnehagens ansatte. Her inngår også rimelige utgifter til velferdstiltak som tar sikte på å øke trivselen og motivasjonen til de ansatte. I vurderingen av hva som er et "rimelig" velferdstiltak, kan man se om velferdstiltaket er vanlig i kommunale barnehager og i arbeidslivet ellers.
  • pensjonskostnader
  • husleie
  • renholdstjenester

Administrasjons- og felleskostnader

Kostnader som ikke kan knyttes direkte til barnehagedriften, kan likevel være kostnader som skal belastes barnehagen. Dette er eksempelvis aktuelt hvis barnehagen inngår i en kjede med andre barnehager, og man ikke kan direkte identifisere hvilken barnehage kostnaden tilhører. Kostnadene må være relatert til aktiviteten i barnehagen.

Dette kan være administrasjons- og felleskostnader som oppstår som en følge av direkte barnehagedrift. Administrasjons- og felleskostnader er kostnader som kan knyttes til barnehagedriften via for eksempel barn og ansatte i barnehagen. Slike kostnader kan være kursing og opplæring av ansatte, regnskap og revisjon.

Dersom barnehageforetaket driver annen virksomhet i tillegg til den som er godkjent etter barnehageloven, skal barnehagens resultatregnskap kunne dokumentere at administrasjons- og felleskostnader mellom virksomhetene er fordelt forholdsmessig. Det samme gjelder hvis barnehagen inngår i et foretak eller en foretaksgruppe (konsern) sammen med andre barnehager.

Bruk av fordelingsnøkler

Når kostnader må fordeles forholdsmessig, skal det velges fordelingsnøkler i tråd med årsaksprinsippet. Dette betyr at de fordeles etter de underliggende aktivitetene, eksempelvis antall ansatte eller antall barn, som forårsaker inntektene eller kostnadene.

Fordelingsnøklene skal kunne dokumentere at kostnaden har tilknytning til aktiviteten i barnehagen, og gjenspeile i hvilken grad denne kostnaden er relatert til driften av den enkelte barnehage. Det er viktig at fordelingsnøklene er objektive og transparent. Fordelingsnøklene må også være etterprøvbare.

Eksempler på ulike tilfeller hvor fordeling er nødvendig:

  • Morselskapet kjøper inn en vare eller tjeneste for bruk i flere barnehageselskaper. Kostnadene fordeles på barnehagene med utgangspunkt i valgt fordelingsnøkkel. Rene utlegg skal fordeles uten påslag.
  • Selskap med flere underliggende avdelinger som kjøper en vare eller tjeneste som skal fordeles på de underliggende barnehagene.
  • Barnehagen eller eier kjøper en vare eller tjeneste som skal brukes både av eier og barnehagen.

Eksempler på fordelingsnøkler og bruken av dem:

  • Antall timer: Hvis et selskap har flere barnehager under samme rettssubjekt, og ansatte jobber på tvers av barnehagene, kan kostnaden eksempelvis fordeles etter antall timer den ansatte har jobbet i de ulike barnehagene.
  • Antall ansatte: Dersom kostnader knyttet til pensjon blir betalt av et annet selskap enn barnehagen, skal pensjonskostnadene fordeles etter reell aktivitet. Barnehagen kan bare belastes pensjonskostnader som er relatert til ansatte i barnehagen.
  • Materialforbruk: Dersom morselskapet til barnehagen driver skolevirksomhet i tillegg, og morselskapet kjøper inn materiale for oppgradering av uteområdene til barnehagen og skolen, kan kostnaden måtte fordeles etter materialforbruk.
  • Barnehagens areal: Dersom barnehageeier leier ut deler av barnehagebygget til annen virksomhet, eksempelvis et regnskapskontor, kan husleiekostnaden fordeles etter barnehagens og regnskapskontorets arealbruk.
  • Kilometer: Dersom flere barnehager i samme kjede deler på en buss som kjører barna på turer, kan kostnaden måtte fordeles etter antall kilometer den enkelte barnehage har benyttet bussen.
  • Antall barn: Kostnader til leker som skal fordeles mellom flere barnehager i samme kjede, kan eksempelvis fordeles etter antall barn i barnehagen.

Kostnader som ikke gjelder godkjent barnehagedrift

Transaksjoner som ikke gjelder drift etter barnehageloven, skal i sin helhet holdes utenfor regnskapet.

Kostnader som ikke skal føres i barnehagens resultatregnskap kan for eksempel være:

  • Kostnader som gjelder andre barnehager eller annen virksomhet.
    • Et selskap kan drive flere virksomheter i tillegg til barnehagevirksomheten. Typisk annen virksomhet er kursvirksomhet, byggeteknisk konsulentvirksomhet, eiendomsutleie og studentvelferd. Enkelte selskap driver også flere barnehager i samme selskap. Barnehageloven krever at kostnader som gjelder andre barnehager eller annen type virksomhet, holdes utenfor barnehagens resultatregnskap. Dette betyr blant annet at barnehagen ikke kan kostnadsføre renter til lån for å finansiere annen type virksomhet eller andre barnehager.
    • Kryssubsidiering: Innenfor en barnehagekjede kan det være noen barnehager som går med overskudd og noen som går med underskudd. Kostnader til andre barnehager som drives i samme rettssubjekt, skal ikke føres i barnehagens regnskap. Hvis barnehagen har oppfylt kravene i barnehageloven § 23 og fått et positivt årsresultat, kan barnehageeier disponere overskuddet fritt, også til å subsidiere andre barnehager.
  • Kostnader til å forvalte eierens interesser i barnehagevirksomheten.
    • Eierkostnader knytter seg ikke til drift av barnehager, og denne typen kostnader skal ikke tas med i barnehagens resultatregnskap. Oppkjøpskostnader er et eksempel på kostnader som kan være relatert til eiers interesser. Oppkjøpskostnader kan verken belastes den oppkjøpte barnehagen selv eller andre barnehager. Eksempler på slike kostnader kan være avskrivninger på goodwill og renter på lån benyttet til anskaffelse av goodwill ved oppkjøp av både egen barnehage og andre barnehager.
  • Kostnader som gjelder privat bruk.
    • Dersom barnehagen har bil, som i praksis kun brukes privat og ikke i driften av barnehagen, er det i strid med barnehageloven hvis barnehagen dekker disse kostnadene. Dersom bilen er en del av lønnsbetingelsene til en ansatt, kan den belastes barnehagens regnskap. Dette må kunne dokumenteres.

Krav om lån i bank

Krav ved låneopptak i private barnehager

Fra 1. juli 2022 er det innført et forbud mot at private barnehager tar opp lån på andre måter enn i finansforetak. I praksis vil dette bety et forbud mot å ta opp lån på andre måter enn i bank.

Forbudet gjelder kun for opptak av nye lån. Dette betyr at barnehagene ikke må endre eksisterende låneavtaler som er inngått på andre måter enn i finansforetak.

Forbudet skal sikre bedre innsyn i de private barnehagenes finansiering, ved at låneformålet og betjeningsevnen alltid vurderes av en ekstern instans, og at kreditoren alltid vil være kjent for myndighetene.

Unntak

Forbudet gjelder ikke kortsiktig gjeld i forbindelse med den daglige driften. At gjelden skal være kortsiktig, innebærer normalt at den ikke har lenger nedbetalingstid enn ett år.

Kortsiktig gjeld i forbindelse med den daglige driften kan typisk være at barnehagen betaler leverandørgjeld og tjenester som barnehagen trenger i det daglige, som for eksempel dagligvarer og vasketjenester. Det inkluderer også skyldig offentlige avgifter og skyldige feriepenger. Vanligvis vil midler som står på konsernkonto, være kortsiktig gjeld. Konsernkontoordninger kan ikke brukes for å omgå forbudet mot å ta opp lån på annen måte enn i finansforetak.

Fisjonsfordringer, fisjonsgjeld eller annen konsernintern gjeld som oppstår i forbindelse med omorganiseringer som er nødvendige for å kunne oppfylle kravet om å være et selvstendig rettssubjekt, skal også anses som kortsiktig gjeld i forbindelse med den daglige driften.

Tillatt låneopptak - finansforetak

Hva som er finansforetak, er definert i finansforetaksloven § 1-3. Som finansforetak regnes foretak som driver virksomhet som:

  • Bank
  • Kredittforetak
  • Finansieringsforetak
  • Forsikringsforetak
  • Pensjonsforetak
  • Holdingforetak i finanskonsern
  • Betalingsforetak
  • E-pengeforetak

Eksempler på låneopptak som ikke er tillatt

  • Lån i konsern
  • Obligasjonslån
  • Låneformidlingsforetak
    Det vil si at foretak som ikke driver annen finansieringsvirksomhet enn organisert eller ervervsmessig formidling av lån eller garanti for lån, ikke regnes som finansforetak.

Krav ved handel med nærstående

Barnehagen har lov til å handle med nærstående. Ved slike transaksjoner er det likevel risiko for at pris og andre kontraktsvilkår ikke er markedsmessige fordi barnehagen handler med en part som ikke er uavhengig av barnehagen.

Barnehageloven stiller krav til at når barnehagen handler med nærstående skal både prisen for transaksjonen og de øvrige vilkår i avtalen være markedsmessig. Markedsmessig pris og vilkår betyr:

  • Den pris og de øvrige vilkår som dannes mellom kjøper og selger i et åpent marked på et gitt tidspunkt.

I loven står det: «Barnehagen skal ikke overfor eieren, eierens nærstående eller selskap i samme konsern som eier foreta transaksjoner og dekke kostnader på vilkår eller med beløp som avviker fra eller overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter».

Regelen gjelder blant annet ved denne type transaksjoner med nærstående:

  • Kjøp av varer og tjenester
  • Avtaler om leie, lån, og tjenesteytelse eller andre ytelser

Barnehagen skal årlig rapportere handel med nærstående i BASIL. Barnehagen skal blant annet rapportere hvem barnehagen har handlet med, hva slags vare eller tjeneste som er kjøpt, og totalbeløp for de ulike varene eller tjenestene

Handel med disse personene eller selskapene er regnet som nærstående etter loven

Nærstående kan være både fysiske og juridiske personer (for eksempel selskaper).

  • Handel med eier: Dette vil til enhver tid være den eller de fysiske eller juridiske personer som eier barnehagen.
  • Handel med eiers nærstående:
    • Dette er foreldre, besteforeldre, barn, barnebarn og søsken til eier. Ektefeller og samboere til disse er også definert som nærstående.
    • Eiers ektefelle og samboer er nærstående. Ektefelle og samboers foreldre, besteforeldre, barn, barnebarn og søsken er også omfattet.
  • Selskap der eier eller eiers nærstående har slik innflytelse som kreves for at det skal foreligge et konsern etter aksjeloven § 1-3 er også omfattet av definisjonen nærstående. Aksjeloven krever «bestemmende innflytelse», for at det skal foreligge konserntilknytning. Eksempel på bestemmende innflytelse er hvis man innehar flertallet av stemmene, eller har rett til å velge eller avsette et flertall av medlemmene i det andre selskapets styre.
  • Transaksjoner med selskap i samme konsern som barnehageeier: Dette er for eksempel morselskapet eller søsterselskaper.

Barnehagen skal velge det rasjonelle alternativet

Barnehagen må ta stilling til hva som er den mest rasjonelle måten å skaffe varen eller tjenesten på. Barnehagen kan ikke velge et dyrere eller dårligere alternativ enn det som er mest rasjonelt. I mange tilfeller vil dette dreie seg om barnehagen leier varen/tjenesten, eller om barnehagen bør kjøpe varen/ansette noen til å utføre oppgaven. For eksempel må det være rasjonelt for barnehagen å leie lokaler av nærstående, fremfor å eie lokalene selv. Det vil si at barnehagen også ville leid lokalene dersom utleier var en uavhengig part.

Barnehageeier bør ta stilling til følgende punkter for å avklare hva som er rasjonelt å velge ved handel med nærstående:

  • Hva er den rasjonelle anskaffelsesmåten for denne varen/tjenesten?
  • Kan barnehagen selv kjøpe varen/tjenesten i markedet for en lavere pris enn det koster å leie?
  • Hvor stort er barnehagens behov for varen/tjenesten? Hvor mye haster det?
  • Er behovet for varen/tjenesten konstant eller varierende?
  • Er dette et kortvarig og begrenset behov, eller et langvarig behov?
  • Kan innleie av flere personer i mindre stillinger dekkes av en person i høyere stillingsprosent?

I vurderingen av hva som er rasjonelt ved handel med nærstående må barnehagen vurdere hvilke handlingsalternativer den har. Barnehagen må velge det alternativet som er mest fordelaktig basert på barnehagens behov. Noen ganger kan det lønne seg å velge det billigste alternativet. Andre ganger kan det være rasjonelt å velge et dyrere alternativ. Hvis barnehagen velger et dyrere alternativ, må barnehagen sannsynliggjøre at det gir en merverdi å velge dette alternativet som kompenserer for prisforskjellen, for eksempel i form av økt fleksibilitet eller økt kvalitet.

Innleie kan for eksempel gi en merverdi i form av økt fleksibilitet, blant annet ved at innleie i større grad enn ansettelse kan tilpasses det løpende personalbehovet. Jo mer varierende dette behovet er, desto større vil denne merverdien kunne være. Innleie kan også gi besparelser ved at barnehagen unngår følgekostnader til administrasjon av ansettelsesforholdet. Enkelte typer kostnader vil påløpe uansett, for eksempel kostnadene til barnehagens lokaler.

Markedsmessig pris

Barnehagen skal ikke betale mer for en vare eller tjeneste enn det den er verdt. Derfor må barnehagen dokumentere at transaksjonen ikke innebærer en overkompensasjon for det som er kjøpt, sammenlignet med markedspris. Barnehageeier er ansvarlig for at prisen er lik det som uavhengige parter ville avtalt.

Hver enkelt transaksjon må være til markedspris. Det har ingen betydning om barnehagen samlet sett har lave kostnader. Lav pris på ett område gir ikke rett til overbetaling på et annet.

Det nærstående selskapet kan ha fortjeneste på salget av varen eller tjenesten. Fortjenesten må settes ut fra en konkret vurdering av hva som er vanlig i det aktuelle markedet på stedet.

Det kan være vanskelig å finne prisen i markedet for en vare eller tjeneste. For eksempel kan det være vanskelig å finne markedsprisen for leie av et konkret barnehagelokale. Disse punktene kan være til hjelp for å vurdere hva som er markedsmessig pris:

  1. Kan barnehagen kjøpe varen eller tjenesten i markedet til lavere pris eller bedre vilkår?
  2. Hva tar andre tilbydere i markedet betalt for tilsvarende vare/tjeneste? Barnehagen bør innhente priser fra uavhengige leverandører. Dette kan gi et godt utgangspunkt for å vurdere om prisen er markedsmessig. Likevel vil ikke dette alltid gi et tilstrekkelig bilde på hva den markedsmessige prisen er. Det er fordi det ofte vil være forskjeller mellom varene/tjenestene når det kommer til kvalitet, volum, merkevare, lokasjon og konkurransesituasjon.
  3. Har nærstående tilsvarende avtaler med andre uavhengige selskaper?
  4. Hva er prisen som det nærstående selskapet selger samme vare eller tjeneste til andre uavhengige selskaper i markedet? Her må det vurderes om varen eller tjenesten barnehagen har kjøpt er det samme som nærstående leverer i markedet.

Markedsmessig vilkår

Selv om prisen tilsvarer markedspris, må barnehagen også vurdere andre vilkår i avtalen. Et eksempel kan være at barnehagen inngår en husleiekontrakt til markedsmessig pris. Avtalen inneholder også vilkår som pålegger barnehagen å sørge for omfattende vedlikehold og utskiftninger, og alle andre kostnader til eiendommen slik som skatt og forsikringer. Barnehagen må vurdere om disse vilkårene, sett i sammenheng med prisen, avviker fra det som ville vært avtalt mellom uavhengige parter.

Barnehagen kan heller ikke kjøpe inn varer eller tjenester fra eier, eiers nærstående eller selskap i samme konsern som eier, som overstiger barnehagens behov. Omfanget av kjøpet må tilsvare det som uavhengige parter ville avtalt, også med hensyn til volumet. Et eksempel er hvis barnehagen kjøper renholdstjenester for mer enn det som en barnehage av den størrelsen normalt har behov for. Denne avtalen er i utgangspunktet ikke markedsmessig, og barnehagen må kunne dokumentere behovet for kjøpet.

Eksempler på metoder for å finne markedsmessig vilkår:

  • Husleie til nærstående selskap

Hvis barnehagen leier barnehagebygget av nærstående, foreligger det ikke en pris satt i markedet for akkurat dette bygget. For å forsikre seg om at leieprisen ikke overstiger markedsmessig pris, kan barnehagen for eksempel innhente priser fra selskaper som leier ut sammenlignbare bygg i samme område. Barnehagen kan også undersøke hva som er leiepris for kommunens egne kommunale barnehager. I og med at sammenlignbare bygg ikke er identiske med barnehagebygget, bør det også gjøres flere undersøkelser.

Barnehagen kan for eksempel bruke en sertifisert takstmann til å fastsette en markedsmessig leiepris for barnehagebygget. Hvis barnehagen har et lite sammenligningsgrunnlag, eller det er stor usikkerhet hva som er markedsmessig pris, bør barnehagen være forsiktig ved fastsettelse av leieprisen.

Dersom huseier tar en ekstrafortjeneste gjennom husleie som overstiger selvkost, må påslaget tilsvare vanlig fortjeneste i utleiemarkedet på stedet.

Husleiekontraktens omfang er et viktig moment i vurderingen av om vilkårene avviker fra det uavhengige parter ville inngått. Dette kan eksempelvis være tilfelle hvis barnehagen betaler leie for mer areal enn hva den har behov for (areal utover godkjent leke – og oppholdsareal og nødvendige rom som personalrom, garderobe og kontor). Dette kan også være i strid med kravet om at barnehagen bare skal dekke kostnader som direkte gjelder godkjent drift av barnehagen.

  • Leie av vikar fra nærstående selskap

Mange barnehager kjøper vikartjenester ved sykdom. Det kan for eksempel være at barnehagen vurderer at det er rasjonelt å leie inn en vikar på timebasis fra et nærstående selskap i forbindelse med korttidssykdom. Dersom det nærstående selskapet leier ut vikarer til uavhengige selskap, for eksempel til kommunale barnehager, er vikarens timepris satt av to uavhengige parter. Det vil gi en god indikasjon på at denne timeprisen er vikarens markedspris. Dersom vikaren ikke leies ut til andre selskaper, bør barnehagen innhente timepriser fra andre uavhengige tilbydere av barnehagevikartjenester.

  • Nærstående selskap kjøper inn varer eller tjenester og videreselger dem til barnehagen

Dersom et nærstående selskap kjøper inn varer eller tjenester for videresalg til barnehagen, vil det nærstående selskapet normalt beregne et påslag ved videresalget. Dette er bare aktuelt i tilfeller hvor selger driver virksomhet med kjøp og salg av slike varer eller tjenester.

Pris og andre vilkår som avtales mellom det nærstående selskapet og barnehagen skal være tilsvarende som ved salg fra det nærstående selskapet til uavhengige kjøpere.

  • Lønn til nærstående

Lønn til nærstående, for eksempel lønn til eier eller eiers ektefelle, er en transaksjon med nærstående som må være på markedsmessig vilkår. Det er den samlede kompensasjonen som er utgangspunktet i vurderingen av om lønnen er markedsmessig (inkludert naturalytelser og feriepenger).

Mangel på arbeidskraft kan påvirke prisen. Mangel på barnehagelærere har for eksempel ført til at noen kommuner betaler barnehagelærere over tarifflønn. En barnehageeier som er barnehagelærer og jobber heltid som barnehagelærer i egen barnehage, kan ta ut samme lønn som en kommunalt ansatt. Tariffestet lønn med et rimelig tillegg, for eksempel for ekstra ansvar eller innsats, vil også godtas. Barnehagen må dokumentere at lønn og annen godtgjøring til eier er i samsvar med tilsvarende stilling i en annen barnehage eller i en tilsvarende bedrift.

Krav om å ikke ha vesentlig lavere personalkostnader

Barnehagen skal ikke ha vesentlig lavere personalkostnad per heltidsplass enn det som er vanlig i tilsvarende kommunale barnehager. Regelen skal hindre at barnehager sparer kostnader ved å ha lavere bemanning eller dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn de kommunale barnehagene. Private barnehager kan likevel ha en annerledes personalsammensetning og annen lønnsstruktur enn kommunale barnehager.

“Tilsvarende kommunale barnehager” betyr normalt at ordinære barnehager sammenlignes med ordinære barnehager, åpne barnehager sammenlignes med åpne barnehager og familiebarnehager sammenlignes med familiebarnehager. Barnehagen skal sammenlignes med de kommunale barnehagene i den kommunen barnehagen holder til. Dersom kommunen ikke har kommunale barnehager, skal barnehagens personalkostnader sammenlignes med det tallmaterialet som ligger til grunn for beregningen av nasjonale satser.

Det holder ikke at barnehagen oppfyller bemannings- og pedagognormen. Dersom de kommunale barnehagene, som utgjør sammenligningsgrunnlaget, har høyere bemannings- eller pedagogtetthet enn normene, vil dette gi utslag i tilskuddsgrunnlaget. Kravet om at barnehagen ikke kan ha vesentlig lavere personalkostnader enn tilsvarende kommunale barnehager gjelder like fullt, selv om kommunen overoppfyller bemannings- og pedagognormen.

Dette skal regnes som en personalkostnad i sammenligningsgrunnlaget

En personalkostnad er kostnader barnehagen har i forbindelse med å ha ansatte. Lønn er en typisk personalkostnad.

Dersom barnehagen har innleid personell, slik som vikarer, vaktmester- og renholdstjenester skal også denne kostnaden inkluderes i personalkostnader. Hele kostnaden til innleid personal skal tas med i beregningen av personalkostnad. Dette betyr for eksempel at et påslag fra vikarbyrå skal inkluderes.

Personalkostnader kan også være andre kostnader ved å ha en person ansatt. Eksempler på dette er:

  • Feriepenger
  • Lønn under sykdom
  • Lønn når det er helligdager
  • Arbeidsgiveravgift
  • Andre utgifter til velferdsordninger

Goder som fri bil, mobiltelefon/internett, medlemskap på treningssenter, avis eller rabatter som har tilknytning til arbeidsforholdet skal regnes som lønn, og dermed en personalkostnad.

Hvis barnehagen har ansatt en kjøkkenassistent som bruker deler av arbeidstiden på å jobbe direkte med barna, vil denne delkostnaden inngå i beregningen av personalkostnader i sammenligningsgrunnlaget. Kjøkkenassistentens arbeid med måltider i barnehagen, kan dekkes av kostpenger, ordinært driftstilskudd eller andre finansieringskilder. Dersom kjøkkenassistenten blir dekket av kostpengene, skal ikke denne kostnaden regnes som en personalkostnad i sammenligningsgrunnlaget.

Dette skal ikke regnes som en personalkostnad i sammenligningsgrunnlaget

Kommunens pensjonskostnader skal holdes utenfor grunnlaget for beregningen av tilskuddet til de private barnehagene. Det betyr at pensjonskostnadene verken skal inngå i beregningen av den gjennomsnittlige personalkostnaden per heltidsplass i kommunale barnehager, eller i beregningen av personalkostnaden per heltidsplass i den private barnehagen.

Siden administrasjonsutgiftene i kommunale barnehager holdes utenfor beregningen av driftstilskuddet, skal heller ikke administrasjonsutgifter være med i grunnlaget for personalkostnader i private og kommunale barnehager.

Administrasjonsutgifter er utgifter som:

  • Regnskap
  • Revisjon
  • Personalfunksjon
  • IKT-tjenester
  • HMS
  • Bedriftshelsetjeneste

Administrasjonsutgifter kan også være felles administrative utgifter som kommunen har knyttet til eieroppgaven. Dette kan for eksempel være overordnet eierstyring av de kommunale barnehagene.

Forbud mot "vesentlig avvik" i personalkostnader

Ved vurderingen av om en privat barnehage har vesentlig lavere personalkostnad per heltidsplass enn det som er vanlig i tilsvarende kommunale barnehager, er det summen av personalkostnadene som skal sammenlignes.

Det er flere momenter som er relevante i vurderingen av om avviket er vesentlig. Momentene som kan vektlegges i vesentlighetsvurderingen må imidlertid være egnet til å begrunne at det reelle avviket er mindre enn det fremstår som. Det innebærer at momentene må kunne tilsi at avviket i realiteten er mindre enn det man hadde kommet til dersom man sammenlignet summene av personalkostnadene isolert sett.

Et eksempel er eiers arbeid i en barnehage som drives som et enkeltpersonforetak. Eier av et enkeltpersonforetak er ikke ansatt og mottar ikke lønn. Barnehageeier tar ut hele eller deler av overskuddet som godtgjørelse for egen arbeidsinnsats. Dette kan begrunne at det reelle avviket er mindre enn det fremstår som. Verdien av eiers arbeidsinnsats må estimeres og ses i sammenheng med barnehagens øvrige personalkostnader. På motsatt side vil ikke lavere pedagogtetthet i en privat barnehage være egnet til å begrunne at det reelle avviket er mindre enn det fremstår som. I et slikt tilfelle har den private barnehagen faktisk brukt mindre på personalkostnader enn det tilskuddssatsen som er lagt til grunn tilsier.

Et annet eksempel er der en privat barnehage har lavere personalkostnader enn tilsvarende kommunale barnehager, og dette avviket utelukkende skyldes lavere lønnsutgifter som følge av et lavere ansiennitetsnivå. Også i dette tilfelle har den private barnehagen brukt mindre på personalkostnader enn det tilskuddssatsen som er lagt til grunn tilsier. Ulik ansiennitet kan forklare hvorfor det foreligger et avvik, men når barnehagen har brukt mindre enn det kommunen har lagt til grunn ved tilskuddsberegningen, vil det likevel ikke kunne begrunne at det reelle avviket er mindre enn det fremstår som.

Krav til dokumentasjon

Barnehageloven krever at barnehagen skal kunne dokumentere at offentlige tilskudd og foreldrebetaling er brukt i samsvar med barnehageloven § 23 og økonomiforskriften. Barnehageeier er til enhver tid ansvarlig for å ha nødvendig og tilstrekkelig dokumentasjon om driften slik den er godkjent etter barnehageloven. Dette gjelder uavhengig av om det er åpnet tilsyn med barnehagen.

Barnehageeier skal utarbeide et resultatregnskap for hver barnehage som er godkjent etter barnehageloven. Barnehagens regnskap skal dokumenteres i samsvar med bokføringslovens krav.

Barnehagen skal hvert år levere opplysninger fra resultatregnskapet i rapporteringsløsningen BASIL, innen fristen som fastsettes av kommunen.

Kostnader i resultatregnskapet

Barnehageeier skal kunne dokumentere at alle transaksjoner som kostnadsføres i barnehagens resultatregnskap, er direkte knyttet til den driften som kommunen har godkjent etter barnehageloven.

Eksempler på dokumentasjon vi kan be om i et økonomisk tilsyn med barnehagen:

  • Hvorfor en kostnad er relevant for barnehagedriften, både når det gjelder type kostnad og omfanget av den.
  • Dokumentasjon av at administrasjons- og felleskostnader mellom virksomhetene er fordelt forholdsmessig, i tilfeller hvor barnehageforetaket driver annen virksomhet i tillegg til den som er godkjent etter barnehageloven.
  • Dokumentasjon av at administrasjons- og felleskostnader er fordelt forholdsmessig i tilfeller hvor barnehagen inngår i et foretak eller en foretaksgruppe (konsern) sammen med andre barnehager.
  • Begrunnelse for og dokumentasjon av valgt fordelingsnøkkel.
  • Hovedbok med bilag.
  • Styrereferat

Markedsmessig vilkår ved handel med nærstående

Risikoen for feilprising gjør at barnehagen er pålagt å utvise en særlig aktsomhet og sørge for god dokumentasjon for den enkelte transaksjon, ved handel med nærstående. Barnehagen skal dokumentere at pris og andre vilkår ville vært tilsvarende dersom transaksjonen hadde blitt gjennomført mellom uavhengige parter. I tillegg må barnehagen dokumentere at omfanget av kjøpet tilsvarer det som ville vært avtalt mellom uavhengige parter. Barnehagen må også kunne dokumentere at transaksjonen i det hele tatt ville funnet sted mellom uavhengig parter.

Eksempler på dokumentasjon vi kan be om i et økonomisk tilsyn med barnehagen:

  • Timelister
  • Arbeidskontrakter
  • Arbeidsinstrukser
  • Avtaler med vikar- og bemanningsbyrå
  • Innkjøpsavtaler
  • Husleiekontrakter
  • Eksterne vurderinger av takst på eiendommen på tidspunktet for avtaleinngåelsen
  • En begrunnelse for barnehagens behov for varen eller tjenesten
  • Hvordan prisfastsettingen av varen eller tjenesten er gjort
  • Lønnsstatistikk
  • Hovedbok med bilag
  • Styrereferat

En husleiekontrakt bør inneholde følgende informasjon:

  • Leieobjektet og adresse
  • Hva lokalet inneholder (for eksempel antall kontor, leke- og oppholdsareal for barna, toaletter og garderober)
  • Overtakelse
  • Informasjon om avtalens parter
  • Dato for avtaleinngåelse
  • Leietid
  • Leieobjektets areal (inne og ute) og hvor stort areal som faktisk leies
  • Leiepris, hva den er basert på, og om og hvor ofte leieprisen indeksreguleres
  • Om det er adgang til fremleie
  • Hvem som har ansvar for driftsutgifter
  • Hvem som har ansvaret for vedlikehold og eventuell oppussing i leieperioden
  • Informasjon om oppsigelse

Personalkostnader

Barnehagen skal kunne dokumentere at personalkostnadene ikke er vesentlig lavere enn i tilsvarende kommunale barnehager.

Eksempler på dokumentasjon vi kan be om i et økonomisk tilsyn med barnehagen:

  • Timelister
  • Hovedbok med bilag
  • Arbeidskontrakt
  • Arbeidsinstruks
  • Avtaler med vikar- og bemanningsbyrå

Krav om internkontroll

Krav om internkontroll

Barnehageeier skal ha internkontroll for å sikre at barnehagen oppfyller kravene i barnehageloven om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling (barnehageloven kapittel V med forskrifter). Kravene til internkontroll følger av barnehageloven § 9.

Målet med internkontrollen er at brudd på regelverket forebygges, avdekkes og følges opp på en hensiktsmessig måte.

Hvem skal utføre internkontroll

Barnehageeier er ansvarlig for internkontrollen i barnehagen. Utførelsen av alle aktiviteter i internkontrollen kan likevel delegeres nedover i barnehagen. Styrer/daglig leder i barnehagen kan få oppgaver knyttet til internkontroll, og igjen kunne delegere videre på hensiktsmessig måte. Samtidig er det en forutsetning at delegeringen er forsvarlig, og at den som delegerer oppgaver, følger med på hvordan oppgavene blir ivaretatt i praksis. Man kan delegere oppgaver, men ikke ansvaret for oppgavene. Vurderinger av internkontrollen med risikovurderinger og tilpasninger må barnehageeier gjøre på et helhetlig og overordnet nivå.

Nærmere om kravene til internkontroll

Internkontrollen må være egnet til å nå målet om regelverksetterlevelse.

Internkontrollen skal være systematisk og tilpasset barnehagens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Dette stiller krav til hvilket omfang internkontrollen skal ha og hvordan internkontrollen i barnehagen skal innrettes. Disse tilpasningene gjelder ikke bare for vurderingen av hvor omfattende internkontrollen må være samlet sett, men også ved vurdering av de ulike aktivitetene isolert sett. Arbeidet med internkontrollen skal ikke være tilfeldig, hendelsesbasert eller spontant.

Ved internkontroll skal barnehageeier:

  • Utarbeide en beskrivelse av barnehagens hovedoppgaver, mål og organisering: Det kan for eksempel gjøres som en oversikt over lederstrukturer, rapporterings- og styringslinjer, delegeringer, funksjonsbeskrivelser med beskrivelse av ansvar og oppgaver for personell innen et bestemt arbeidsområde og så videre. Barnehageeieren kan vise til delegeringsreglement og andre relevante dokumenter som for eksempel forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver.
  • Ha nødvendige rutiner og prosedyrer for å sikre at kravene om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling følges: Hva som er nødvendig vil blant annet bero på en konkret vurdering av risiko for avvik. Det følger indirekte av kravet at rutinene og prosedyrene må gjelde for barnehagen, gjøres kjent og være tilgjengelige. I hvilken grad rutinene og prosedyrene skal dokumenteres skriftlig, må vurderes i lys av dokumentasjonskravet (se punkt nedenfor).
  • Avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik: Både konstaterte avvik og risiko for avvik skal følges opp. Allerede oppståtte feil skal korrigeres. Samtidig må barnehagen forebygge at feil oppstår. Barnehagen må skaffe oversikt over områder hvor det er fare for manglende etterlevelse av lover og forskrifter. Videre må barnehagen sette inn relevante forebyggende og risikoreduserende tiltak for å hindre og forebygge regelbrudd. Dette må barnehagen gjøre både i et kortsiktig og et langsiktig perspektiv.
  • Dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig: Dokumentasjonskravet gjelder de ulike delene av internkontrollen som systemer, rutiner, instrukser og liknende, og selve gjennomføringen av konkrete kontroller og aktiviteter. Det er ikke krav om en bestemt systematikk eller dokumentasjonsmåte. Hva som er nødvendig må barnehagen vurdere ut fra målet med internkontrollen og barnehagens risikoforhold, størrelse, egenart og aktiviteter. Dette vil normalt tilsi at de viktigste delene av internkontrollen må dokumenteres. En høy risiko for avvik innenfor et område vil for eksempel tilsi at barnehagen skriftlig dokumenterer rutiner og andre prosedyrer. Selv om det er nødvendig for barnehagen å ha rutiner for hvordan den skal utføre de lovpålagte oppgavene, kan kravet til å ha en rutine være oppfylt selv om rutinen ikke er nedfelt i en skriftlig prosedyre.
  • Evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll: Evaluering og forbedring er viktig i arbeidet med internkontroll for å sikre systematisk oppfølging og utvikling som til enhver tid er tilpasset barnehagens virksomhet.

Bestemmelsen om internkontroll i barnehageloven er tilsvarende som internkontrollkravet etter kommuneloven. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har utarbeidet en veileder om internkontroll i kommunesektoren, med utgangspunkt i kravene i kommuneloven. Selv om veilederen omhandler kommuneloven, kan den likevel ha overføringsverdi når det gjelder beskrivelsen av de ulike kravene til innholdet i internkontrollen. Veilederen finner du her.

Tilsyn og reaksjoner ved brudd

Om økonomisk tilsyn med private barnehager

Vi skal føre tilsyn med at private barnehager følger kravene til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling. Vi har også ansvar for å veilede barnehagene om disse reglene. Formålet med tilsynet og veiledningen er å sikre at pengene kommer barna i barnehagen til gode.

Vi har også tilsyn med at private barnehager oppfyller kravene om internkontroll for å sikre at kravene til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling følges. Kommunen som barnehagemyndighet fører tilsyn med at barnehageeiere har internkontroll som skal sikre at de oppfyller øvrige krav i loven med forskrifter. Vi kan åpne tilsyn med barnehagens krav til internkontroll alene, i sammenheng med kontroll av enkeltbrudd på andre bestemmelser, eller utvide et allerede pågående tilsyn med enkeltbestemmelser.

Formålet med vårt tilsyn med internkontrollkravet er å bidra til endringer i barnehagens praksis. Barnehageeier vil få større bevissthet om hva som er riktig bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling og hvordan dette skal regnskapsføres. Dette kan bidra til at det blir mindre feil i barnehagenes regnskaper.

Opplysningsplikt

Hvis vi åpner tilsyn med en privat barnehage, plikter barnehagen å gi oss alle opplysninger som vi trenger for å føre tilsyn. Vårt krav på opplysninger gjelder uavhengig av både lovpålagt og avtalefestet taushetsplikt. Vi har også rett til å få adgang til barnehagens lokaler. Adgangen til barnehagens lokaler er avhengig av at vi trenger det for å føre tilsyn.

Hvis vi i forbindelse med gjennomføring av tilsyn har behov for dokumentasjon fra eieren av barnehagen eller nærstående av eieren, skal vi også ha tilgang til slik dokumentasjon.

Eksempler på opplysninger vi kan be om fra eier eller nærstående selskaper:

  • Hvilken pris det nærstående selskapet tar for å levere tilsvarende varer eller tjenester til andre enn barnehagen.
  • Regnskapsinformasjon som viser at nærstående ikke har fakturert flere barnehager eller andre selskaper for den samme tjenesten.
  • Avtaler om salg eller utleie av varer eller tjenester til andre uavhengige parter.
  • Innkjøpspriser.

Nærstående kan klage på vårt krav om innsyn dersom de mener at kravet gjelder opplysninger som vi ikke trenger for å føre tilsyn.

Vedtak om reaksjoner

Dersom vi finner at barnehagen har brutt reglene i barnehageloven kapittel V og økonomiforskriften, kan vi vedta ulike reaksjoner. Reaksjonen avhenger av hvilken type lovbrudd som er gjort og omfanget av bruddet.

Barnehagen vil i disse tilfellene alltid først motta en foreløpig tilsynsrapport med informasjon om resultatet av tilsynet og om valg av reaksjon. Denne rapporten har barnehagen rett til å uttale seg om. På bakgrunn av uttalelsen fra barnehagen, vil vi vurdere om det er grunnlag for å endre innholdet i rapporten. Den foreløpige tilsynsrapporten er et varsel om vedtak etter forvaltningsloven.

Kommunen skal få mulighet til å uttale seg før vi fatter vedtak om reaksjoner i et tilsyn. I praksis vil kommunen få kopi av foreløpig tilsynsrapport (varsel om vedtak), med et brev som informerer om retten til å uttale seg.

Dersom vi helt eller delvis holder fast på at vi mener det er brudd på reglene, vil vi fatte vedtak om reaksjon. En reaksjon kan være å gi barnehagen pålegg om å rette ulovlige forhold, holde tilbake tilskudd til barnehagen, tilbakebetale tilskudd og stenge barnehagen.

Våre vedtak skal sendes kommunen til orientering.

Pålegg om retting

En vanlig reaksjon hvis vi har funnet brudd på reglene er å gi barnehagen pålegg om å rette opp lovbruddet innen en frist. Fristen for å rette avhenger blant annet av hvilken type lovbrudd som er gjort, og hvor lang tid barnehagen normalt vil trenge for å rette opp.

Et eksempel er dersom en barnehage har rapportert feil eller mangelfullt i BASIL. Da kan vi pålegge barnehagen å rapportere i tråd med kravene ved neste års innrapportering. Dersom en barnehage ikke oppfyller plikten til å ha internkontroll, kan vi gi barnehagen pålegg om å rette opp lovbruddet innen en frist.

Holde tilbake tilskudd

Vi har mulighet til å fatte vedtak om å holde tilbake tilskudd.

Dette kan for eksempel være aktuelt hvis en barnehage ikke retter lovbruddet innen fristen vi har satt. Det kan også være aktuelt å holde tilbake tilskudd hvis barnehagen ikke leverer resultatregnskap innen fastsatt frist, eller leverer manglende opplysninger.

Dersom en barnehage ikke oppfyller plikten til å ha internkontroll, kan vi fatte vedtak om at tilskudd skal holdes tilbake fram til barnehagen har rettet opp lovbruddet. Dette kan være tilfellet der manglende internkontroll gir stor risiko for at tilskudd og foreldrebetaling kan bli brukt i strid med barnehageloven kapittel V og forskriftene til disse bestemmelsene.

Dersom vi holder tilbake tilskudd, vil tilskuddet bli utbetalt til barnehagen når vi mener at lovbruddet er rettet opp.

Det er kommunen som betaler ut offentlig tilskudd til private barnehager, men det er vi som følger opp at barnehagen retter opp lovbruddet. Selv om det er kommunen som holder tilbake tilskuddet, må en eventuell klage på vedtak om å holde tilbake tilskudd sendes til oss. Kommunen kan gjerne stå som kopimottaker for å bli orientert om klagen.

Tilbakebetaling av tilskudd

Hvis vi finner at en barnehage har brukt tilskudd i strid med reglene, kan vi vedta at barnehagen skal betale tilbake tilskudd til kommunen.

Dersom vi mener at en barnehage skal betale tilbake tilskudd, må vi vurdere hvor stort beløp som skal tilbakebetales. I denne vurderingen vil vi se på størrelsen på beløpet som er brukt i strid med reglene, og hvor alvorlig regelbruddet er.

Barnehagen kan ikke bruke offentlige tilskudd og foreldrebetaling til å betale tilbake tilskudd. Dette er viktig for å sikre at tilbakebetalingskravet ikke går utover tilbudet til barna. Barnehageeier er ansvarlig for driften, inkludert å håndtere økonomiske reaksjoner på lovbrudd på en måte som ikke rammer barna.

Vedtak om stenging

Dersom barnehagen ikke overholder fristen for å rette ulovlige forhold, eller at forholdet ikke lar seg rette, kan vi vedta tidsbegrenset eller varig stenging av barnehagen.

Tidsbegrenset stenging kan være aktuelt i tilfeller der andre reaksjoner har vært prøvd, eller der det foreligger brudd på reglene som først kan rettes etter en viss tid. Hvis barnehagen dokumenterer at lovbruddet er blitt rettet, vil barnehagen kunne åpne igjen.

Det å stenge en barnehage for godt, er den mest inngripende reaksjonen vi kan vedta, etter barnehageloven. Det betyr i praksis at barnehagen mister godkjenningen etter loven. Foreldrerådet skal få mulighet til å uttale seg før vi fatter vedtak om stenging. Kommunen skal også få mulighet til å uttale seg, og få tid til å plassere barna i andre barnehager før barnehagen skal stenge.

Klage på vedtak

Dersom vi fatter vedtak om reaksjoner, har barnehagen rett til å klage. Kunnskapsdepartementet er klageinstans. En eventuell klage skal likevel sendes til oss.

Når vi har mottatt klagen vil vi vurdere om det er grunnlag for å endre vår konklusjon. Dersom vi helt eller delvis holder fast på vår konklusjon om at vi mener det er brudd på reglene, vil vi sende saken til Kunnskapsdepartementet for klagebehandling.

Tips til deg som fører regnskap

I tillegg til regnskapsloven eller annen særlovgivning for den enkelte driftsform, må du sette deg inn i barnehageloven og økonomiforskrift til barnehageloven.

Alle godkjente barnehager skal utarbeide et resultatregnskap, uavhengig av hvilke regnskapskrav barnehageforetaket ellers er underlagt. Dette gjelder også for barnehager som ikke er egne rettssubjekt. Resultatregnskapet skal vise alle inntekter og kostnader som gjelder godkjent barnehagedrift.

Transaksjoner som ikke gjelder drift etter barnehageloven, skal i sin helhet holdes utenfor. Inntekter og kostnader skal bokføres i den regnskapsmessige perioden de tilhører.

Økonomiforskrift til barnehageloven krever at barnehagen skal innrapportere opplysninger fra resultatregnskapet i BASIL. For at resultatregnskapet skal gi god informasjon er det viktig at inntekter og kostnader rapporteres på riktig post. Unngå bruk av samleposter der det er mulig. Eksempler på dette kan være at kostnader til regnskapsfører, kontorkostnader, vedlikehold m.m. ikke skal føres på samlepost som annen kostnad, men føres på egen egnet konto. Alle transaksjoner skal være dokumentert.

Frister og mer informasjon om resultatregnskapet i BASIL finner du på udir.no.

Resultatregnskapsskjema og veileder om innrapportering av barnehagens resultatregnskap i BASIL

Endringer i veilederen

Oversikt over endringer i veilederen

28.06.2022:

  • Nytt kapittel «krav om lån i bank»
  • Nytt kapittel «krav om internkontroll»
  • Nytt kulepunkt om kryssubsidiering under overskriften «Kostnader som ikke skal føres i barnehagens resultatregnskap kan for eksempel være»
  • Oppdatering om vårt tilsyn med internkontroll i kapittel om «Tilsyn og reaksjoner ved brudd»

04.07.2022:

  • Presisering av hva som er normal varighet på kortsiktig gjeld i forbindelse med den daglige driften, og eksempler på dette.

16.07.2022:

  • Oppdateringer i underkapittel «Forbud mot «vesentlig avvik» i personalkostnader», som følge av tolkningsuttalelse fra Kunnskapsdepartementet datert 30.06.2022. Tatt inn eksempler på momenter som kan og ikke kan begrunne at det reelle avviket er mindre enn det fremstår som, herunder om ansiennitet.
  • Oppdatering i kapittel om «Krav om lån i bank», som følge av tolkningsuttalelse fra KD datert 04.07.2022. Klargjøring av konsernintern gjeld i forbindelse med omorganisering til eget rettssubjekt.