Metodehåndbok for tilsyn

Før vi kan ta stilling til hvilket faktum vi skal legge til grunn, må vi vurdere hver opplysning og kilde for seg. Vi må ta stilling til opplysningens

• dokumentasjonsverdi
• representativitet
• innhold

Det handler om å klargjøre de forholdene som har betydning for oss, hvor mye vekt det er forsvarlig å gi opplysningen når vi skal fastslå faktum.

Sjekkpunkter for dokumentasjonsverdi:

• Hvordan ble opplysningen gitt? En skriftlig opplysning veier ofte tyngre enn en muntlig opplysning. Dersom muntlige opplysninger er bekreftet skriftlig, har opplysningen større verdi. Hvis muntlige opplysninger ikke er bekreftet av intervjuobjektet, har opplysningene mindre verdi. Se mer om notater fra intervjuer.
• Hvorfor ble opplysningene gitt? En opplysning som ikke er utarbeidet særskilt for tilsynet, har i utgangspunktet høyere dokumentasjonsverdi enn en redegjørelse skrevet i forbindelse med tilsynet. På samme måte kan en rutine eller plan utarbeidet som et redskap for internt utviklingsarbeid, ha høyere verdi og gi et annet bilde enn et dokument som er et utslag av et offentlig krav om dokumentering av et gitt forhold.
• Har opplysningen til hovedhensikt å informere eller overbevise? Er det interessekonflikter som vi må ta hensyn til? Det kan i tilfelle påvirke innholdet i en bestemt retning og svekke dokumentasjonsverdien. Tilsvarende gjelder dersom det er grunn til å tro at opplysningene er koordinert med sikte på tilsynet.
• Hva baserer opplysningene seg på? Hva er dokumentets bakgrunnsmateriale? Hvordan er opplysningene kvalitetssikret av den som gir dem til oss? Er det førstehånds- eller annenhåndsinformasjon? Er det henvisninger eller referanser til bakgrunnsmateriale?
• Når er opplysningene fra? Er opplysningene tidsaktuelle? Om opplysningene er eldre, hvilken situasjon var kommunen i da informasjonen ble gitt? Kan den sammenliknes med nå-situasjonen?
• Hvem har gitt opplysningen? For dokumenter blir det et spørsmål om forfatter: Hvem har skrevet dokumentet? Avgivers rolle og plassering i ansvarskjeden hos kommunen, erfaring i virksomheten er relevant for å vurdere om vedkommende er kompetent på det aktuelle temaet. Vi må ta hensyn til om dokumentet er forankret i organisasjonen eller bare er utarbeidet av én person.
• Blir opplysningen bekreftet gjennom en annen kilde? Hvis flere kilder peker i samme retning, vil opplysningen ha større verdi.

Sjekkpunkter for representativitet:

• Hvorfor er opplysningen valgt ut?
• Er opplysningen typisk for sitt slag? For hvilken kategori er den i tilfelle typisk?
• Er opplysningen et resultat av tilfeldighet i utvalget?
• Er opplysningen fullstendig, eller kan kommunen ha vedlegg eller annet underlagsmateriale som mangler?

Sjekkpunkter for innhold:

• Fremstår innholdet tydelig, eller er det et underforstått budskap?
• Gir innholdet mening? Er det brukt ord, uttrykk, klisjeer og lignende som det i realiteten er vanskelig å vite hva innebærer?
• Fremstår budskapet balansert eller ensidig?
• Fremstår informasjonen i samsvar med eller i konflikt med informasjon som er kjent fra før?
• Hvilke prioriteringer, vurderinger og sammenhenger kommer frem? Er de logiske? Fremstår opplysningene som kunstige?