Metodehåndbok for tilsyn

Vi må opplyse saken så godt som mulig. Hvis dokumentasjonen ikke gir oss tilstrekkelig informasjon, må vi gjennomføre intervjuer.

I tilsynene våre trenger vi tilstrekkelig med opplysninger for å kunne besvare kontrollspørsmålene. Dersom dokumentasjonen alene ikke gir oss tilstrekkelig informasjon, må vi vurdere hvilke intervjuer vi skal gjennomføre.

Intervjuer er en måte å få opplysninger om hvordan praksisen er. For eksempel vil en rutine si noe om hvordan det skal være, mens intervjuet vil kunne fortelle oss om rutinen er kjent og blir fulgt. Opplysninger fra et intervju kan bekrefte, avkrefte eller utfylle opplysninger fra andre informasjonskilder.

Intervjuer gjennomfører vi som regel hos kommunen, eller på en utvalgt barnehage eller skole. Det er imidlertid ingenting i veien for at vi ber de vi skal intervjue, om å komme til oss, eller at vi bruker videomøter eller andre tekniske løsninger for overføring av lyd og eventuelt bilde for å gjennomføre intervjuene.

Når vi forbereder og gjennomfører intervjuer, er det en del problemstillinger vi må ta stilling til:

Hvem og hvor mange skal vi snakke med?

Vi må ta stilling til hvem og hvor mange vi skal intervjue ut fra hvilke spørsmål eller problemstillinger vi ønsker å få svar på. I utgangspunktet styres dette av hvilke kontrollspørsmål som ikke er tilstrekkelig besvart gjennom den skriftlige dokumentasjonen, eller som vi ønsker å få bekreftet.

Vi må vurdere hvilke opplysninger vi mangler, og hvem vi antar kan gi oss opplysningene. For eksempel er det naturlig å stille spørsmål til kommunens administrasjonssjef om overordnet informasjon knyttet til kommunens oppbygning, organisering og styringssystemer. Administrasjonssjefen sitter imidlertid vanligvis ikke med detaljkunnskap om forholdene innenfor hvert fagområde. For å få svar på slike spørsmål, må vi henvende oss til andre enn administrasjonssjefen, for eksempel den faglig ansvarlige i kommunen, til ledelsen ved barnehagen eller skolen, eller til det øvrige personalet.

Når vi velger ut personer til intervjuer, må vi tenke på hvilke roller og posisjoner i kommunen som kan sitte med den relevante informasjonen. Vi kan velge personer ut fra bestemte funksjoner, som for eksempel styrer, kontaktlærer, elevrådsleder, eller ut fra hvilke områder ansatte jobber med, for eksempel lærere for bestemte fag eller klasser. Har flere personer samme ansvarsområde, kan det være nødvendig å snakke med flere for å sikre representativitet. Dette gjelder for eksempel når vi skal velge blant ansatte.

Det kan være lurt å legge inn litt ledig tid i løpet av intervjudagen. Kanskje ønsker vi å prate med noen én gang til hvis vi får inn nye opplysninger som vi vil undersøke nærmere. Det kan være fornuftig å legge inn litt tid mellom intervjuene for små oppsummeringer av det vi har hørt og hva vi må få bekreftet eller spørre mer om i de neste intervjuene.

Det er ofte nødvendig å hente inn opplysninger fra barn og unge eller foreldre. Dersom vi ønsker å intervjue foreldre, kan vi plukke ut hvem vi skal intervjue etter tillitsverv eller lignende. Overfor barn, unge og foreldre skal vi understreke at deres bidrag er frivillig, og at det ikke vil bli kjent for andre enn oss at det er de som har gitt oss de aktuelle opplysningene. Siden det er frivillig for foreldre og deres representanter å møte til intervju, har de ikke krav på godtgjørelse for eventuelt tapt arbeidstid.

Elever har i mange tilfeller rett til å bli hørt i henhold til reglene i barnekonvensjonen artikkel 12. Artikkel 12 gir barn en rett til å uttale seg om alle forhold som berører dem. Siden barn har rett til å bli hørt, skal vi alltid bruke dem som informasjonskilde der de kan bidra med informasjon. I tilsyn som berører barn og unge, skal vi derfor undersøke hva som er deres syn, og vi skal tillegge deres synspunkter vekt i samsvar med alder og modenhet. Se Veiledning til bruk av barnekonvensjonen i saksbehandlingen.

Det er ikke krav om samtykke fra foreldre for å intervjue barn og unge. Se mer om intervjuer med barn.

Vi kan be kommunen plukke ut hvem som skal intervjues. Lar vi kommunen velge, skal vi samtidig legge føringer for hvordan dette valget skal gjøres, for eksempel at vi ønsker å snakke med personer som arbeider med bestemte oppgaver eller elever på et bestemt trinn.

Ofte kan det være hensiktsmessig å ta en telefon til barnehagen, skolen eller kommunen for å undersøke hvem som kan gi oss informasjon om et tema.

Skal vi intervjue én person eller flere sammen?

Noen aktører er det som regel best å intervjue alene. Typiske eksempler på dette er rådmenn, sektorledere, rektorer, barnehagemyndigheter og styrere eller andre i stillinger med et særskilt og selvstendig ansvar. Det samme gjelder hvis vi vet om personer som helst vil eller bør snakke med oss alene.

Hvis det er hensiktsmessig, kan vi intervjue flere samtidig. Fordelen med gruppeintervju kan være at vi rekker å intervjue flere, og dermed får inn flere opplysninger. Når vi har gruppeintervjuer, bør de vi intervjuer samtidig, være på samme nivå i organisasjonen. Ved gruppeintervjuer er det dessuten et poeng å forsøke å sikre at gruppen er så representativ som mulig.

Fordelene med gruppeintervju må avveies mot ulempene. For eksempel kan enkelte i gruppen bli passive eller tilbakeholdne, eller noen kan holde tilbake informasjon de ikke ønsker å dele med de øvrige i gruppen. Ved gruppeintervju risikerer vi at personer i gruppen bevisst eller ubevisst justerer seg etter hverandre, og at de derfor fremstår mer enige enn de egentlig er.

Intervjuer med barn, unge og foreldre kan vi holde i grupper, med mindre temaet for intervjuet er relatert til en enkeltsak. Barn kan ha med seg en voksen under intervjuet. Den voksne er med for å være en støtte for barnet, og ikke som en informasjonskilde for oss.

I hvilken rekkefølge skal intervjuene skje?

Opplysninger vi får i intervjuer, vil ofte kunne bekrefte, avkrefte eller utfylle opplysninger fra andre informasjonskilder. Når vi planlegger rekkefølgen på intervjuene, bør vi tenke på hvem som sannsynligvis har opplysninger om hva. Vi skal velge en rekkefølge som vi tror vil gi oss de opplysningene vi trenger på et hensiktsmessig tidspunkt. Vi trenger ikke følge linjen når vi gjennomfører intervjuene. Vi trenger for eksempel ikke å intervjue ansatte etter intervjuer med administrasjonssjefen i kommunen eller andre i lederposisjoner.

Det kan ofte være nyttig å snakke med barn, unge og foreldre før intervjuer med ansatte. Samtidig kan vi ikke forvente at foreldre har mulighet til å komme midt på dagen. Kanskje bør vi derfor gjennomføre intervjuene før eller etter arbeidstid. Det kan komme frem opplysninger her som vi ønsker å undersøke nærmere gjennom intervjuer med for eksempel kommuneadministrativt personale, rektor eller styrer, lærere eller barnehageansatte.

Hva skal vi spørre om?

Spørsmålene i intervjuene skal ta utgangspunkt i kontrollspørsmålene. Dette sikrer at spørsmålene vi stiller, er relevante for de rettslige problemstillingene i tilsynet.

Kontrollspørsmålene egner seg som regel ikke som intervjuspørsmål direkte. Når vi forbereder det stedlige tilsynet, er det derfor viktig å gjennomgå alle opplysningene vi har til nå, for å skaffe oversikt over hvilke kontrollspørsmål som ikke er tilstrekkelig besvart. Intervjuer skal brukes til å finne de svarene som mangler. Når vi lager intervjuguider eller lignende, må vi sørge for at vi spør om det som er relevant for å besvare de kontrollspørsmålene som gjenstår.

Vi tar utgangspunkt i kontrollspørsmålene når vi lager intervjuguiden. Vi kan imidlertid ikke bruke kontrollspørsmålene som intervjuspørsmål direkte.

Vi må underveis i en intervjurekke ta stilling til når et forhold er tilstrekkelig dokumentert og utredet. Vi trenger ikke stille spørsmål om forhold som allerede er tilstrekkelig dokumentert gjennom andre intervjuer eller andre informasjonskilder.

Vi må være forberedt på at det kan komme frem opplysninger om alvorlige eller pågående krenkelser eller grenseoverskridende atferd. Slike opplysninger må vi følge opp, og vi må forsikre oss om at barnet som er utsatt for dette, får nødvendig oppfølging og beskyttelse.

Hvordan gjennomføre et godt intervju?

Å gjennomføre gode og målrettede intervjuer i tilsyn er utfordrende og krever trening.

Det finnes ulik litteratur og kurs som kan være til hjelp.

En veileder om intervjuteknikk, utviklet særlig for våre tilsyn, er tilgjengelig som vedlegg til Metodehåndboken.

Hvordan skal vi bruke opplysningene som kommer frem i intervjuene?

Normalt skal det ikke komme frem i tilsynsrapporten hvem som har sagt hva under et intervju. Det er som regel ikke meningen at en bestemt person skal bli knyttet til et bestemt utsagn eller en opplysning.

Det kan likevel, i særlige tilfeller, være aktuelt å identifisere den som er intervjuet. Det kan være situasjoner der noen etter loven har en særlig sentral rolle, og at faktum i saken gjør det forsvarlig å identifisere vedkommende. For eksempel kan det hende at en uttalelse fra administrasjonssjefen, sektorsjefen eller barnehagefaglig ansvarlig er så sentral, at vi må trekke frem uttalelsen i rapporten for at vår vurdering og konklusjon skal være etterprøvbar.

Vi skal skrive ned og arkivere opplysningene som kommer frem i intervjuene

Vi skal skrive ned opplysningene som vi får i intervjuene. Vi skal arkivere notatene.

Vi kan unnta notatene fra innsyn.

Vi skal notere opplysningene som kommer frem i intervjuene. Dette gjør vi for å sikre skriftlighet og etterprøvbarhet. De nedtegnede opplysningene er viktig både for oss som utfører tilsynet, og for bruk i en eventuell klagesak. Dokumentet med notatene er arkivverdig, og vi skal arkivere det på saken.

Notatene trenger ikke være omfattende. Det er tilstrekkelig at vi noterer oss relevante og vesentlige opplysninger for konklusjonene i tilsynet, og at vi kan finne igjen notatene i sakens dokumenter.

Vi bør tilpasse formen på notatene til det som er hensiktsmessig i den konkrete situasjonen. Det kan være et mer utfyllende notat, et notat med kulepunkter eller et annet format. Det viktige er at opplysninger som er relevante i saken, altså som besvarer kontrollspørsmål negativt eller positivt, er med i notatet.

Noen ganger ønsker vi å få bekreftet innholdet i intervjunotatene

Ut fra risikovurderingene våre, temaet for tilsynet, eller vår kjennskap til kommunen, kan det noen ganger være slik at vi ønsker å få bekreftet innholdet i intervjunotatene av den vi har intervjuet. Notatene får økt dokumentasjonsverdi når de er bekreftet. Slik verifisering krever mer tid til hvert intervju. Vi må avveie behovet for verifisering mot tidsbruken.

Det er flere måter å få bekreftet om notatene våre er i samsvar med informasjonen som kommer frem i intervjuene. Vi må tilpasse fremgangsmåten til den konkrete situasjonen.

Én måte er å stille avklarende spørsmål underveis, eller vi kan lese opp hele eller deler av notatene underveis eller på slutten av intervjuet. Dersom noe er feil eller upresist notert, kan vi rette opp notatet med en gang.

En annen måte er å skrive ut notatet rett etter intervjuet. Personen som ble intervjuet, får da anledning til å lese gjennom og eventuelt påpeke feil og mangler. Vedkommende kan gi tilbakemelding der og da, eller kan få en frist for å gi tilbakemelding senere.

Vi må selv vurdere behovet for verifisering av intervjunotater for hvert enkelt tilsyn og for hvert enkelt intervju. Vi bør velge samme løsning for alle vi snakker med på samme nivå, for eksempel alle lærerne eller alle elevene. Dette må vi vurdere og avklare før tilsynsbesøket slik at vi kan sette av tilstrekkelig tid til hvert intervju når vi setter opp programmet.