Metodehåndbok for tilsyn
Informasjonskilder og måter å få informasjon på
Vi har bare behov for informasjon som er relevant for de rettslige problemstillingene i tilsynet. Vi må derfor ta stilling til hva vi trenger å vite om kommunens praksis for å kunne konkludere på kontrollspørsmålene i hvert enkelt tilsyn.
Det er nødvendig for oss å ha kunnskap om sektoren og kommunene når vi skal finne frem til kildene som kan gi oss informasjon for å besvare kontrollspørsmålene. Hvis vi er i tvil om hvor vi kan finne den relevante informasjonen, kan vi kontakte kommunen direkte.
I tabellen under er det en liste over ulike typer kilder til informasjon og hvordan vi kan innhente den. Tabellen er ikke ment å være uttømmende.
| Informasjonskilder | Metode for innhenting |
|---|---|
| Opplysninger fra statistikk og innrapportering, for eksempel BASIL, GSI, KOSTRA, Skoleporten og Elevundersøkelsen. |
|
| Dokumenter fra kommunen, for eksempel planer, reglementer, vedtak, rapporter, budsjett og regnskap. |
|
| Informasjon fra de som er berørt og som dermed kan gi opplysninger som viser hvordan praksis er, for eksempel ansatte i kommuneadministrasjonen, barnehagestyrere, skoleledere, ansatte i barnehager og skoler, elever og foreldre. |
|
| Informasjon fra befaring og stedlig besøk, for eksempel ved å se anlegg, stikkprøver i elevmapper og oppslag i datasystemer. | |
| Informasjon fra vår risikovurdering, for eksempel informasjon fra tidligere tilsyn, områdeovervåking, klagesaker og meldinger. |
|
For å få et fullstendig bilde av kommunens praksis og kunne oppfylle kravet om en forsvarlig utredning av saken, trenger vi ofte mer enn én informasjonskilde per kontrollspørsmål. Vi må passe på å velge informasjonskilder som sikrer representativitet for kommunens praksis.
Vurderingen av ulike opplysninger, og vekt og verdi av kilder, er et eget tema.
Vi skal velge den mest ressurseffektive måten å innhente informasjon på
For å være mest mulig ressurseffektiv for kommunen og oss selv, skal vi i størst mulig grad bruke eksisterende informasjon. Dette kan være informasjon som er tilgjengelig på internett og i offentlige registre, og dokumenter kommunen i utgangspunktet skal ha.
Ettersom vi har en plikt til å opplyse saken, kan det likevel være at vi må hente inn flere opplysninger enn de som allerede eksisterer. Det kan være vi må opplyse saken gjennom å kreve redegjørelser, egenvurderinger, eller ved å gjennomføre intervjuer eller befaring. Vi kan forsvare ressursbruken vi pålegger kommunen og andre berørte, dersom det hjelper oss til å opplyse saken godt nok til å kunne besvare kontrollspørsmålene.
I tilsyn direkte med barnehageeierne, har vi gjennom barnehageloven § 55 rett til å hente inn informasjon fra barnehagene, både kommunale og private. Vi har rett til innsyn i dokumenter uten hinder av taushetsplikten. I våre tilsyn med kommunene som barnehagemyndighet, gjelder kommuneloven § 30-3 på samme måte som på opplæringsområdet, se neste avsnitt.
På opplæringsområdet har vi gjennom kommuneloven § 30-3 rett til å kreve de opplysningene som er nødvendige for å gjennomføre tilsynet. Denne retten gjelder likevel bare overfor kommunen og de ansatte i kommunen. Vi kan ikke kreve redegjørelser, utfylling av spørreskjemaer eller intervjuer av andre enn de ansatte i kommunen. Hvis vi ønsker opplysninger fra foreldre, elever eller andre, kan vi bare be om dette.
Vi skal involvere barn når de kan bidra til å besvare kontrollspørsmålene i tilsynet
Siden barn har rett til å bli hørt, skal vi alltid bruke dem som informasjonskilde der de kan bidra med informasjon. Vi må avveie involveringen ut ifra barnas alder og modenhet.
Hovedregelen er at vi skal involvere barn når informasjon fra dem kan bidra til å besvare kontrollspørsmålene i tilsynet. Det er flere temaer der barn kan være en kilde til informasjon, for eksempel skolens arbeid med elevenes psykososiale skolemiljø og skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen. Det er derimot lite aktuelt å involvere barn når vi undersøker kravene til politiattest eller krav til offentlig utlysning av stillinger.
Når vi skal ta stilling til hvordan vi skal hente inn opplysninger fra barn, må vi vurdere hvordan vi kan få informasjon direkte fra barna og om vi har informasjonskilder som indirekte kan si noe om hvordan barna opplever situasjonen. Når temaet angår barna direkte og barna er gamle nok, bør vi bruke dem som en direkte kilde gjennom intervjuer eller spørreskjemaer.
Barn blir indirekte involvert når vi bruker opplysninger fra Elevundersøkelsen eller gjennomfører intervjuer med og spørringer til foreldre. Barn kan dessuten bli representert gjennom ulike organer, for eksempel elevrådet, kommunale ungdomsråd, barnas kommunestyre og ungdommens fylkesting.
Vi skal gjennomføre tilsynsbesøk når det er nødvendig for å besvare kontrollspørsmålene i tilsynet
Vi skal bare gjennomføre tilsynsbesøk når det er nødvendig for å opplyse saken. I vurderingen må vi se på om redegjørelser, egenvurderinger og spørreskjemaer kan gi like god informasjon som intervjuer. Vi bør vurdere praktiske alternativer til et tilsynsbesøk, for eksempel videomøter.
Ofte tar vi stilling til behovet for et tilsynsbesøk når vi planlegger tilsynet. Det er likevel ikke noe i veien for at vi endrer dette underveis. Det avgjørende er at vi får opplyst saken så godt som mulig før vi konkluderer.