Metodehåndbok for tilsyn

Den viktigste forberedelsen vi skal gjøre, er å gjennomgå de dokumentene som kommunen har sendt inn, og annen relevant informasjon om kommunen som vi allerede har tilgang til. Vi kan for eksempel gjøre oss kjent med kommunens nettsted, organisasjonskart, BASIL og GSI.

Det viktigste spørsmålet vi må ta stilling til før vi drar på et tilsynsbesøk, er hvilken informasjon vi trenger for å kunne besvare kontrollspørsmålene. Informasjonen styrer hvem vi skal snakke med, hva vi skal spørre om, hvilke andre informasjonskilder vi bør se på, om vi skal be kommunen forberede noe spesielt, og ikke minst hvor mye tid vi trenger for å gjennomføre tilsynsbesøket.

Informasjonskilder det kan være nødvendig å se på under tilsynsbesøket, kan for eksempel være elevmapper eller systemer for fraværsføring, og skriftlige tilbakemeldinger på prøver.

Før tilsynsbesøket bør vi lage ulike arbeidsdokumenter som intervjuguider, planer for gjennomgang av andre informasjonskilder og lignende.

Vi må lage et program for besøket med tidspunkt for eventuelt åpningsmøte, intervjuer, befaringer og gjennomgang av dokumentasjon, systemer eller lignende. Det er viktig at vi legger inn tid til avslutning og forberedelse av de ulike aktivitetene, og tid til oppsummering og diskusjon oss imellom.

Vi skal som hovedregel sende programmet til kommunen senest én uke før besøket. Vi må gi beskjed om andre praktiske forhold som er viktige for å gjennomføre tilsynsbesøket. Dette kan for eksempel være hvor mange eller hvor store rom vi trenger, hvem vi ønsker skal delta på åpningsmøtet, om det må være prosjektør for å vise frem presentasjoner, og andre praktiske avklaringer. Da kan kommunen forberede besøket og blant annet sørge for at alle vi vil snakke med, er tilgjengelig.