Metodehåndbok for tilsyn

Egenvurderinger utarbeidet i tilsyn

Dokumentasjon som kommunen har utarbeidet i forbindelse med tilsyn, er som hovedregel ikke interne dokumenter som vi kan unnta fra offentligheten etter offentlighetsloven § 14. Dersom en egenvurdering er fylt ut i tilsynet for å gi statsforvalteren opplysninger om barnehagens, skolens eller kommunens praksis, er ikke det et dokument som er utarbeidet til internt bruk for skolen eller kommunen.

Selv om egenvurderingen ikke kan anses som et internt notat, har vi plikt til å unnta taushetspliktige opplysninger, jf. offentlighetsloven § 13, jf. forvaltningsloven § 13.

Opplysninger om hvem som har informert oss om mulige brudd på regelverket, gjelder noens personlige forhold. Opplysningene er derfor taushetsbelagte etter forvaltningsloven § 13 første ledd. Vi har plikt til å ivareta hensynet til meldere, og deres behov for beskyttelse. Vi skal derfor sørge for at det ikke blir kjent hvem som har informert oss om mulige brudd på regelverket.

Siden det kun er taushetsbelagte opplysninger vi skal unnta fra innsyn, kan vi ikke unnta hele egenvurderingen med mindre vi har hjemmel for det. Hvorvidt vi kan unnta hele dokumentet, må vi vurdere etter offentlighetsloven § 12 i hvert enkelt tilfelle.

Egenvurderinger som bare har blitt brukt internt

Egenvurderinger som skolen, barnehagen og kommunen har brukt internt for å vurdere egen praksis innenfor et tema, er interne dokumenter som kommunen kan unnta fra innsyn etter offentlighetsloven § 14. Skjemaene er interne selv om barnehagen eller skolen har sendt dem til andre i kommunen, eller til statsforvalteren i forbindelse med tilsyn.

At kommuner, barnehager og skoler sender et internt dokument til et tilsynsorgan i forbindelse med en tilsynssak, medfører ikke at adgangen til å gjøre unntak fra offentlighet går tapt, jf. punkt 7.2.5 i veilederen til offentlighetsloven.

Dersom et dokument oppfyller vilkårene i offentlighetsloven § 14, kan vi unnta hele dokumentet fra innsyn. Vi må likevel vurdere om vi skal gi merinnsyn etter § 11.

Egenvurderinger som har blitt fylt ut og brukt internt før det ble åpnet tilsyn, skal vi altså anse som interne dokumenter selv om de blir sendt til statsforvalteren i forbindelse med et tilsyn. Hvis vi praktiserer stor grad av meroffentlighet på dette området, kan vi motvirke at barnehager, skoler og kommuner har en åpen dialog når de jobber med egenvurderinger som en del av sitt forbedringsarbeid.

Andre grunnlag for unntatt eller utsatt offentlighet

Vi kan unnta fra innsyn opplysninger når det er påkrevd fordi innsyn vil motvirke våre kontrolltiltak og pålegg, jf. offentlighetsloven § 24 første ledd. At offentlighet generelt gjør det vanskelig å få oppriktige svar i egenvurderingene, er ikke nok til å unnta fra innsyn. For å kunne bruke denne bestemmelsen til å unnta innsyn, må vi vise at innsyn vil motvirke arbeidet med tilsynet.

Vi kan vurdere å unnta egenvurderinger fra offentlighet inntil saken er avgjort, jf. offentlighetsloven § 24 andre ledd andre punktum. Bestemmelsen gjelder dokumenter om brudd på regelverket. Det er ikke et krav at det faktisk har skjedd et brudd på regelverket. Formålet med opplysningene må være å avklare om det har skjedd et brudd. Når vi ber barnehager, skoler eller kommuner om å fylle ut og sende inn egenvurderinger, gjør vi det for å undersøke om de oppfyller rettslige krav. Etter en konkret vurdering kan vi bruke bestemmelsen som hjemmel for å unnta egenvurderinger fra innsyn inntil saken er avgjort. Se punkt 8.10 i veilederen til offentlighetsloven for mer informasjon.