Metodehåndbok for tilsyn

Ved oppstart av tilsynsbesøket er det vanlig å holde et åpningsmøte. Behovet for et åpningsmøte, formen, innholdet og lignende må vi vurdere i hvert enkelt tilsyn. Vi må veie nytten opp mot både vår og kommunens ressursbruk. Har vi for eksempel hatt et formøte, eller det bare er få personer vi skal intervjue, er det kanskje ikke nødvendig med et åpningsmøte. I slike tilfeller kan vi i stedet starte intervjuene med å gi samme informasjon som vi normalt gir i et åpningsmøte.

På et åpningsmøte snakker vi ofte til personer som ikke har deltatt i tilsyn før, og som kanskje er usikre på hva som skal skje.

Vi må derfor tenke på språkbruken vår, og unngå juridisk eller tilsynsteknisk språk i størst mulig grad. Vi må få frem at vi er der for å hente inn opplysninger til bruk i tilsynet. Det blir mye lettere for oss å få den informasjonen vi trenger hvis de vi snakker med skjønner hvorfor vi er der, og forstår hva vi sier.

Dersom vi har bestemt oss for å holde et åpningsmøte, må vi ta stilling til følgende spørsmål:

• Tema? Hensikten med åpningsmøtet er å sikre at alle vi skal intervjue, får nødvendig informasjon før vi gjennomfører intervjuene. I et åpningsmøte bør vi informere om formålet med tilsynet, tilsynets tema og avgrensning og kort om regelverket. Vi skal være åpne om hvilke rettslige krav vi skal kontrollere i tilsynet. Vi bør informere om hvordan tilsynet vil bli gjennomført. Det er viktig å legge vekt på hva som vil skje i intervjuene. Vi bør informere om vår funksjon og våre arbeidsoppgaver, og ikke forvente at dette er kjent for alle som deltar. Vi må sette av tid til spørsmål fra de som deltar. Et åpningsmøte varer vanligvis 30-60 minutter.
• Tidspunkt? Det er som regel naturlig å starte det stedlige tilsynet med et åpningsmøte.
• Hvor? Det er vanlig at vi holder åpningsmøtet hos kommunen eller på skolen, men det er ikke noe i veien for at vi har det i andre lokaler, for eksempel hos oss eller i et leid lokale. Videomøter er et alternativ dersom kommunen har mulighet for det.
• Deltakere? Vi inviterer de som skal delta i tilsynet. Det er vanlig at kommunens administrasjonssjef, kommunal sektorledelse og relevante enhetsledere deltar. Vi kan invitere elever som vi skal ha intervjuer med. Det kan imidlertid være en fordel å ha et eget møte med elevene. Da kan vi tilpasse informasjonen til dem. Dersom kommunen samtykker, kan vi invitere andre kommuner til å delta på åpningsmøtet.
• Ett eller flere åpningsmøter? Når vi fører tilsyn med flere enheter i samme kommune, for eksempel flere skoler, kan det være hensiktsmessig å gjennomføre et felles åpningsmøte, men separate åpningsmøter er et alternativ.