Metodehåndbok for tilsyn

På et tilsynsbesøk kan vi hente inn informasjon gjennom befaring av anlegg, tilgang til datasystemer eller gjennomsyn av dokumenter.

Vi kan bruke tilsynsbesøket til annen informasjonsinnhenting enn bare gjennomføring av intervjuer. Vi må planlegge informasjonsinnhentingen. Vi har begrenset med tid, og vi må bruke tiden til aktiviteter som er nødvendige for å kunne vurdere kontrollspørsmålene i tilsynet.

Det er viktig at vi, så langt det er mulig, informerer kommunen på forhånd om vi ønsker å gjennomføre en befaring, ha tilgang til dokumenter eller datasystemer. Vi kan få opplysninger under tilsynsbesøket som gir et behov for å se på dokumenter eller datasystemer. Vi kan i så fall be om slik tilgang under tilsynsbesøket.

Vi kan be om kopier av utvalgte dokumenter eller utskrifter fra datasystemet. Slike utskrifter bør være datert. Ettersom opplysninger i et datasystem kan fjernes, legges til eller endres mens tilsynet pågår, er det viktig at vi sikrer oss at vi kan dokumentere våre funn i etterkant.

Befaring: Befaring kan gi oss nyttig informasjon avhengig av tilsynstemaet. Det kan for eksempel være at en omvisning i lokalene på en skole kan vise oss noe om hvordan skolen organiserer opplæringen, eller områder som er utenfor rekkevidde under inspeksjonen i friminuttene. Observasjoner kan ofte være ressurskrevende ettersom vi må observere tilstrekkelig lang tid. Vi må vurdere om det er hensiktsmessig ressursbruk.

Tilgang til dokumenter til gjennomsyn: Vi kan be om å få se for eksempel enkeltvedtak, elevmapper og regnskaper. Ved å se på slike dokumenter, kan vi få et inntrykk av omfanget og kvaliteten på et overordnet nivå. Vi kan velge ut enkelte dokumenter som vi vil se nærmere på. I så fall må vi være særlig oppmerksomme på om de er representative.

Tilgang til datasystemer: Det kan være relevant informasjon i systemer for internkontroll, systemer for kommunenes risikovurderinger og oppmøteprotokoll på skolen og lignende. Dersom vi får tilgang, er det viktig at vi har med oss en person fra kommunen slik at ikke vi får ansvaret for å finne frem til de relevante opplysningene. Vi bør dessuten være oppmerksomme på at denne typen datasystemer er i bruk. Det betyr at kommunen kan fjerne, legge til eller endre opplysninger mens tilsynet pågår.