Metodehåndbok for tilsyn
Innhenting av opplysninger fra kommunen
Kommunen er nærmest til å vite hvilke opplysninger som er aktuelle for tilsynet. Vi skal bare be om opplysninger som er nødvendige for å besvare kontrollspørsmålene i tilsynet.
Tre uker er som regel en rimelig frist for kommunen til å sende inn opplysningene.
Vi ber kommunen gi oss opplysninger og dokumenter samtidig som vi åpner tilsynet. Kommuneloven § 30-3 er hjemmelen for å kreve opplysninger fra kommunen. Vi har rett til å få opplysninger uavhengig av taushetsplikten til de ansatte. Forvaltningsloven § 14 om klage på pålegg om å gi opplysninger gjelder, jf. kommuneloven § 30-5.
Vi skal bare be om opplysninger og dokumenter som ikke er tilgjengelig for oss andre steder, og som er nødvendig for å besvare kontrollspørsmålene i tilsynet. Både av hensyn til kommunen og oss selv, er det viktig at vi begrenser oss til det som faktisk besvarer kontrollspørsmålene våre.
Vi bør beskrive innholdet i dokumentasjonen vi ber om, og ikke hva vi tror navnet på dokumentene er.
Vi bør understreke at kommunen i all hovedsak skal sende inn eksisterende dokumentasjon og ikke lage noe kun for tilsynet sin del. I noen tilfeller er det nyttig å be kommunen redegjøre for praksis og gjerne underbygge redegjørelsen med dokumentasjon. For noen temaer er egenvurdering tilgjengelig i RefLex.
Når vi ber om et utvalg av samme type dokumenter, for eksempel kopier av vedtak, må vi spesifisere kriterier for utvalget avhengig av om vi ønsker et representativt utvalg, stikkprøver eller bare de med et bestemt innhold. Med mindre vi har behov for innsyn i opplysninger knyttet til for eksempel bestemte elever, skal vi gjøre oppmerksom på at dokumentene ikke må inneholde taushetsbelagte opplysninger.
I brevet skal vi sette en frist for når kommunen skal ha sendt inn dokumentasjonen. Fristen skal være slik at kommunen har rimelig tid til å finne frem eller utarbeide den nødvendige dokumentasjonen. Tre uker vil som regel være en rimelig frist for kommunen. Dersom vi ber om svært mye dokumentasjon, eller at kommunen må forberede dokumentasjon til tilsynet, kan vi gi en lengre frist.
Det kan være lurt å be kommunen lage en innholdsfortegnelse eller annen oversikt over dokumentasjonen de sender til oss.