Metodehåndbok for tilsyn

Vi har formøte når det er hensiktsmessig både for kommunen og oss. 

Det kan det være aktuelt å ha et formøte med kommunen. Vi skal bare gjennomføre formøtet når vi mener nytten er klart større enn kostnaden i tid og arbeid. Vi må ta hensyn til både kommunens og vår egen ressursbruk. Det er viktig å regne med tid til forberedelse, reise og eventuelt etterarbeid, og ikke bare den tiden møtet faktisk tar.

Et formøte kan være aktuelt både ved skriftlige og stedlige tilsyn. Ved stedlige tilsyn har vi som regel et åpningsmøte. Vi må vurdere om åpningsmøtet kan erstatte behovet for et formøte.

Hvis vi bestemmer oss for å ha et formøte, må vi tenke på:

• Tema? Typiske emner er bakgrunn for valg av tilsynstemaet, hvordan vi gjennomfører tilsynet og hvilken dokumentasjon vi vil ha av kommunen. Formøtet kan være en arena der kommunen orienterer om sitt arbeid og eventuell egenkontroll av det aktuelle temaet. Kommunens presentasjon av seg selv og sitt arbeid kan være nyttig for oss i den videre planleggingen og gjennomføringen av tilsynet.
• Tidspunkt? Normalt legger vi formøtet etter at vi har åpnet tilsynet, og før fristen for innsending av dokumentasjonen utløper.
• Hvor? Det er vanlig at vi holder formøtet hos kommunen, men det er ikke noe i veien for at vi holder det hos oss. Videomøter kan være et alternativ til fysisk møte. Når vi avgjør hvor vi vil holde møtet, bør vi ta hensyn til hvem vi ønsker skal delta.
• Deltakere? Vi må tilpasse deltakerne etter temaet for møtet. Det er nyttig at den kommunale sektorledelsen er med sammen med andre ansvarlige i kommuneadministrasjonen og berørte enhetsledere. Kontaktpersonen for tilsynet er en selvsagt deltaker. Vi kan invitere andre virksomheter i samme kommune.

Vi kan invitere flere kommuner til formøtet for å utvide effekten av tilsynet.

Når vi skal gjennomføre samme tilsyn med flere kommuner, eller der det er et tett regionalt samarbeid, kan det være aktuelt å ha et felles formøte. Felles møter med flere kommuner er mer tidseffektivt for oss, men det kan gå på bekostning av nødvendig oppmerksomhet på den enkelte kommunen.

Noen ganger kan det være aktuelt å invitere kommuner hvor vi ikke skal gjennomføre tilsyn. På den måten får flere kommuner informasjon om det aktuelle tilsynstemaet. Kommunene kan dermed bruke informasjonen fra formøtet til å vurdere egen praksis. For ytterligere å øke læringseffekten for andre kommuner, kan vi invitere de samme kommunene på et eventuelt sluttmøte.