Metodehåndbok for tilsyn

Metodehåndboken er lagt opp etter hvordan vi vanligvis gjennomfører et tilsyn. De fleste aktivitetene i tilsynsmetoden gjelder for alle tilsynene våre for å sikre at tilsynene blir gjennomført på en ensartet måte og at de følger kravene i regelverket. På noen områder er tilsynsmetoden fleksibel ved at vi kan tilpasse fremgangsmåten til tilsynet vi gjennomfører. I dette kapitlet gir vi en oversikt over fleksibiliteten i tilsynsmetoden.

Ikke krav om at vi må åpne tilsyn med et åpningsbrev

Vi skal som hovedregel informere kommunen om at vi har åpnet tilsyn, vanligvis med et åpningsbrev. Vi ønsker åpenhet overfor kommunen vi fører tilsyn med. Vi har som regel behov for at kommunen sender oss dokumentasjon og tilrettelegger for tilsynsbesøk.

Det er ikke et krav om at vi alltid må åpne tilsynet med et åpningsbrev. Noen ganger har vi allerede tilstrekkelig informasjon til å konkludere med regelverksbrudd. For eksempel kan vi ha informasjon om at en skole ikke gjennomfører Elevundersøkelsen. Hvis saken allerede er opplyst så godt som mulig, vil et brev om åpning av tilsyn bare forsinke prosessen og føre til at det tar lengre tid før kommunen retter bruddet på regelverket. Da bør vi varsle pålegg om retting uten å gå veien om åpning av tilsyn gjennom et åpningsbrev.

Tilsynsmetoden er ikke til hinder for at vi gjennomfører uanmeldte tilsyn. Unntaksvis kan det foreligge særlige grunner som tilsier at det er nødvendig at tilsynet er uanmeldt. Vi kan for eksempel ha mistanke om at vi ikke får et korrekt bilde av kommunens praksis hvis vi varsler tilsynet. I uanmeldte tilsyn er formålet å undersøke det konkrete forholdet som vi mener vi ellers ikke vil få tilstrekkelig opplyst. Vi må være oppmerksomme på at de ansatte i kommunen har sine daglige oppgaver de skal ivareta. Siden uanmeldt tilsyn er en form for stikkprøve, må vi vanligvis supplere med andre undersøkelser.

Noen ganger kan vi endre temaene for tilsynet, eller avlyse tilsynet

Når vi har mottatt dokumentasjonen fra kommunen, kan det skje at den viser lav risiko for brudd på regelverket på ett eller flere av temaene vi har åpnet tilsyn med. Vi kan da vurdere om vi skal begrense temaene for tilsynet, slik at tilsynet ikke blir mer omfattende enn risikovurderingen tilsier. Det hender at dokumentasjonen viser at det ikke lenger er noen risiko for brudd på regelverket innenfor temaene i tilsynet. Dette kan være tilfeller der dokumentasjonen viser at kommunen allerede har iverksatt egnede rettingstiltak. Vi kan da vurdere om vi skal la være å gjennomføre tilsynet. Hvis vi endrer eller avlyser et tilsyn, skal vi alltid gi kommunen en tilbakemelding om dette.

Underveis i tilsynet kan vi avdekke forhold som gir indikasjoner på brudd på regelverket på andre områder enn det som er temaet for tilsynet. Hovedregelen er at vi ikke skal utvide tilsynet til å omfatte nye temaer, men at overskuddsinformasjon skal inngå i vårt kunnskapsgrunnlag for fremtidige risikovurderinger. Dette sikrer at vi prioriterer tilsyn hvor risikoen totalt sett er høyest. Tilsynsmetoden hindrer ikke at vi inkluderer det nye temaet i tilsynet ut fra en konkret vurdering. Forutsetningen er at vi kan opplyse saken godt nok til å vurdere og konkludere. Vi bør generelt være tilbakeholdne med å utvide tilsynene våre, men noen ganger kan det være nødvendig. Vi bør i så fall varsle kommunen om at vi utvider tilsynet.

Vi kan endre undersøkelsesmetode og gjøre nye undersøkelser underveis i tilsynet

Det er ikke noe i veien for at vi bestemmer oss for å gjennomføre et tilsynsbesøk, selv om vi opprinnelig åpnet et skriftlig tilsyn. Det kan hende at vi under gjennomgangen av den innsendte dokumentasjonen, finner ut at vi trenger å hente inn informasjon gjennom intervjuer, eller at vi av andre årsaker vil besøke administrasjonen eller virksomheter i kommunen.

Tilsvarende kan det skje at vi har åpnet tilsyn og sagt at vi kommer på tilsynsbesøk, men at den skriftlige dokumentasjonen fullt ut besvarer kontrollspørsmålene. Da trenger vi ikke gjennomføre tilsynsbesøket. Vi skal ikke gjøre tilsynene mer ressurskrevende for kommunen og oss enn nødvendig.

Vi kan oppleve at en tilsynssak ikke er tilstrekkelig opplyst, selv om vi har innhentet dokumentasjon fra kommunen og gjennomført et tilsynsbesøk. Hvis vi ikke er sikre på hva som er sannsynlig praksis i kommunen, kan vi heller ikke vurdere kommunens praksis opp mot kontrollspørsmålene og skrive en foreløpig tilsynsrapport. Vi må i stedet sørge for å klargjøre de faktiske forholdene, for eksempel ved å hente inn ny dokumentasjon, gjennomføre telefonintervjuer eller et nytt tilsynsbesøk.

Vi vurderer selv hvilke møter det er hensiktsmessig å ha i tilsynet

Vi vurderer selv om det er hensiktsmessig å holde formøte, åpningsmøte eller sluttmøte. Slike møter er ressurskrevende å forberede og gjennomføre både for oss og kommunen. Vi må avveie ressursbruken opp mot hvor stor nytte vi antar møtet vil ha for kommunen. Hvis vi har bestemt oss for å kombinere tilsynet med veiledning, er det som regel nødvendig å legge opp til møter der vi kan veilede kommunen om kravene i regelverket.

Vi kan samarbeide på tvers av fagområdene

Vi kan samordne vårt tilsyn med tilsyn på andre fagområder der vi har tilgrensende temaer. Vi skal gjennomføre tilsynsaktivitetene slik de følger av Metodehåndboken, men kan ellers tilpasse hvordan vi praktisk gjennomfører tilsynet. I tilsyn på tvers av fagområdene kan det være hensiktsmessig å skrive en felles rapport med tanke på kommunen som mottaker. Rapporten må inneholde våre rettslige krav, observasjoner, vurderinger, positive og negative konklusjoner, mulige pålegg og korreksjonspunkter.